Studiereizen met studenten
De vergoeding van het vervoer bij studiereizen kan enkel aangevraagd worden door één of meerdere verantwoordelijke lesgevers.
Onderwijstip (UGent) Internationale excursies en studiereizen: wat, hoe en waarom?
Procedure voor de vergoeding van het vervoer van een binnenlandse studiereis en de verzekering van de deelnemers
De maximale vergoeding per student bedraagt 75 euro.
- Bij een busreis:
- De vakgroep contacteert minstens twee weken vóór de reisdatum de firma Busenco voor de praktische afspraken (aantal deelnemers, dag, vertrekuur, vertrekplaats, bestemming ...).
Contact: info@busenco.be - De vakgroep brengt de Facultaire Dienst Onderwijsondersteuning [FDO] op de hoogte van de geplande studiereis met vermelding van het opleidingsonderdeel waarbinnen deze kadert én het aantal studenten en begeleiders.
- FDO maakt in SAP de bestelbon op voor de busreis en bezorgt deze aan Busenco.
- Na de reis bezorgt Busenco de factuur rechtstreeks aan DFIN. Meer informatie over het raamcontract met Busenco.
- Bij een treinreis worden de gemaakte reiskosten van de begeleiders en de studenten na afloop van de reis terugbetaald vanuit de faculteit. De reiskosten (bv. voor een groepsticket) kunnen teruggevorderd worden via een onkostennota (ConCur).
Procedure voor de financiële tussenkomst bij een buitenlandse studiereis en de verzekering van de deelnemers
Voor buitenlandse studiereizen van één dag geldt dezelfde procedure als voor binnenlandse studiereizen (zie hierboven).
Voor buitenlandse studiereizen van meer dan één dag (met overnachting) kan door de faculteit voor elke deelnemende student een bedrag van 50 EUR toegekend worden. Voor alle begeleiders samen kan aan de vakgroep ook telkens een bedrag van 25 EUR per deelnemende student toegekend worden.
- In het begin van het semester waarbinnen de studiereis gepland is bezorgt de verantwoordelijke lesgever aan de onderwijsdirecteur een aanvraag, met vermelding van de bestemming en datum van de reis en het opleidingsonderdeel waarin de reis kadert. De aanvraag is vergezeld van een lijst van de deelnemende studenten.
- Binnen een periode van drie maanden na de einddatum van de reis (!) bezorgt de vakgroep aan FDO het volgende:
- de lijst van de effectieve deelnemers aan de reis;
- per factuur/onkostennota een afdruk van het boekhouddocument (transactie FB03) en van het gescand document met barcode;
- de bijbehorende bewijsstukken.
FDO zorgt voor de overboekingen; de vakgroep zorgt voor de verdeling van de toegekende 50 EUR aan alle deelnemende studenten.
Om tijdens de studiereis verzekerd te zijn voeren de begeleidende personeelsleden de procedure voor reisaanvraag in ConCur (voorheen SAP) uit.
Contact
Facultaire Dienst Onderwijsondersteuning Ingenieurswetenschappen en Architectuur
Onderwijsdirecteur prof. Hennie De Schepper
Administratieve opvolging Marion Roels