besteding werkingsmiddelen AAP
Procedure voor de besteding van werkingsmiddelen verdeeld onder de assistenten en doctor-assistenten (tweede facultair onderzoeksfonds)
Assistenten en doctor-assistenten kunnen gebruik maken van een deel van de werkingsmiddelen, gefinancierd vanuit het tweede facultair onderzoeksfonds. Elk jaar wordt bepaald welk bedrag kan besteed worden. De vakgroepvoorzitters worden hiervan via e-mail op de hoogte gebracht.
De toegekende werkingsmiddelen kunnen gebruikt worden voor:
- organisatie van wetenschappelijke samenkomsten met internationaal karakter (congres, symposium, ...)
- organisatie wetenschappelijke samenkomsten met lokaal karakter maar deelname ook buiten UGent
- reiskredieten - deelname congressen, ....
- kortdurende verblijven in het buitenland
- langdurige verblijven in het buitenland
- apparatuur en uitrusting
- ondersteuning publicaties (publicatiekosten, ....)
De voorkeur wordt gegeven aan internationale mobiliteit (items 3, 4 en 5). Daarom wordt er gevraagd om minimaal de helft van het toegekende bedrag hieraan te spenderen.
De (doctor-)assistent(e) levert de originele bewijzen van de gemaakte of te maken kosten in op het decanaat. De financiële modaliteiten zijn als volgt:
- ofwel wordt de (doctor-)assistent rechtstreeks vanuit het decanaat vergoed; in dit geval dienen de originele bewijsstukken van de gemaakte kosten voorgelegd te worden op het decanaat (geen forfaitaire vergoedingen); de (doctor-)assistent bezorgt aan het decanaat de originele onkostennota's met desgevallend de bijbehorende bewijsstukken. Er wordt gevraagd aan de betrokken persoon om een weekrapport in SAP zelf voor te bereiden (invullen maar afrekening op status 'open' laten staan), dan over te dragen aan het decanaat zodat aldaar de kostentoewijzing kan aangepast worden. De afwerking en goedkeuring van het weekrapport gebeurt dan ook op het decanaat.
- ofwel worden de originele facturen binnengebracht op het decanaat voor rechtstreekse betaling op het CWO-budget.
- OVERBOEKINGEN ZIJN DUS NIET MEER MOGELIJK
Er wordt gevraagd om de documenten binnen te brengen op het decanaat ten laatste twee maanden nadat de kosten werden gemaakt.
De werkingsmiddelen voor de assistenten en doctor-assistenten zijn NIET cumuleerbaar. Dit betekent dat de gemaakte kosten in een welbepaald kalenderjaar moeten ingediend worden op het decanaat uiterlijk tegen 30 november van het beschouwde kalenderjaar.
Voor meer informatie: muriel.vervaeke@ugent.be (tel. 09 264 3713)