Welkom op de startpagina van de PhD Wizard, een initiatief tot vereenvoudiging van de administratieve procedure voor de inschrijving en/of aanwerving van buitenlands gediplomeerde kandidaat-doctorandi (uitgewerkt door DOWA, DOZA, DPO en GUIDe, in samenwerking met de facultaire administraties).

Het gebruik van deze wizard is voorwaardelijk: enkel indien de kandidaat beschikt over een niet-Belgisch diploma, het uitdrukkelijk akkoord van een UGent-promotor en voldoende financiering heeft (bij de start van diens onderzoek), kan een UGent-promotor zijn/haar kandidaat registreren via deze wizard.

Wat zijn de belangrijkste verschillen met de reguliere procedure?

• We rekenen op u als UGent-promotor (of proxy) als initiator van de workflow;
• De facultaire beslissing over de academische toelaatbaarheid en goedkeuring van het doctoraat zelf gebeuren in één beweging i.p.v. na elkaar;
• Er wordt gestreefd naar een gelijktijdige behandeling van het dossier door de facultaire diensten enerzijds en de centrale diensten anderzijds;
• Alles wordt in de mate van het mogelijke via een elektronisch dossier afgehandeld.

Tips vóór gebruik

Geen volledige automatisering

De wizard is een hulpmiddel om de verschillende processen (centraal en facultair) beter op elkaar te laten aansluiten en sneller te laten verlopen. Hij vervangt de centrale en facultaire goedkeuringsprocedures niet maar biedt enkel ondersteuning bij de administratieve afhandeling van de aanvraag. Noch is het een applicatie is waarmee men de stand van zaken van een dossier automatisch kan traceren.

Gegevens

Zorg ervoor dat u de voornaamste identificatie- en diplomagegevens van uw kandidaat bij de hand heeft (bijv. geboortedatum, titel diploma etc.). De ingegeven data worden slechts bewaard indien de wizard volledig doorlopen werd.

Visumplicht kandidaat

Het al dan niet verplicht zijn tot inreisvisum en i.h.b. het verzamelen van de documenten hiervoor heeft een groot effect op de voorziene tijdsduur van de procedure aan de UGent. Het is daarom aan te raden om de visumplicht van de kandidaat na te gaan via de website van de Federale Overheidsdienst voor Buitenlandse Zaken.

Voor kandidaten uit China geldt eveneens de APS-screening (alvorens zij een visum kunnen aanvragen). Meer informatie via het China Platform. Opgelet: voor kandidaat-doctorandi met een CSC-beurs is deze procedure vereenvoudigd.

Registratie van kandidaat-doctorandus via PhD Wizard

• De wizard verloopt in het Nederlands. Wanneer de registratie van de kandidaat-doctorandus succesvol is verlopen, zal de promotor een bevestigingsmail met een stappenplan ontvangen.

• Ook de kandidaat-doctorandus ontvangt na registratie een e-mail (in het Engels) die hem/haar de nodige informatie bezorgt om de admission-procedure op te starten (met het application form in bijlage).

• Via een derde e-mail wordt de centrale en facultaire administratie op de hoogte gebracht van de opstart van het dossier.
  

De gegevens kunnen eveneens worden ingevuld door een proxy van de promotor. Indien uw medewerker nog niet geregistreerd werd als proxy voor deze applicatie (dus niet proxy voor SAP- of punteninbrengpakket), kan u contact opnemen met Dieter Lemaitre.

Vragen?

Raadpleeg het facultair draaiboek of contacteer PhDadmission@UGent.be.

Er is tevens een Engelstalige handleiding beschikbaar.

START PHD WIZARD...