Reservaties

Het indienen van een aanvraag tot gebruik van zalen kan uitsluitend door het aanvraagformulier uiterlijk drie weken vóór de activiteit te bezorgen aan:

Universiteit Gent
Congrescentrum Het Pand
Mevr. Mieke Dutré
Onderbergen 1
9000 Gent
fax 09 264 83 96

Privé-aangelegenheden, feesten of studentenfuiven worden nooit in aanmerking genomen.

Algemene voorwaarden

• Het maximum toegelaten aantal zitplaatsen mag niet overschreden worden. De Universiteit kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor de daardoor ontstane risico’s. Zie Capaciteit zalen.
  
• De gebruikers moeten instaan voor het eerbiedigen van het rookverbod in de beschikbaar gestelde lokalen.
• De toestemming tot het gebruik van de lokalen kan worden herroepen wanneer blijkt dat de aanvraag op misleidende verklaringen steunt.
• Wanneer de gebruikers afzien van het gebruik van de ter beschikking gestelde lokalen, moeten zij Congrescentrum Het Pand hiervan schriftelijk of via e-mail via bovenstaand adres verwittigen.
• De gebruikers verplichten zich ertoe de betaling uit te voeren binnen de 30 dagen na ontvangst van de factuur, zo niet zullen de nodige procedures ingespannen worden om de betaling te bekomen. Aan de gebruikers die binnen de gestelde termijn niet betaald hebben zal elk verder gebruik van universitaire lokalen geweigerd worden.

Catering

• Bij catering door de eigen diensten van Het Pand hoeft geen zaal gereserveerd te worden. De diensten van Het Pand voorzien voor u gratis de best geschikte ruimte.
• Indien u tijdens werkdagen gebruik maakt van een externe traiteur wordt 25 procent extra aangerekend bovenop de huur voor het lokaal waar de catering plaatsvindt.

Meer info vindt u in de rubriek Catering en recepties.

Huurprijzen

De prijzen omvatten het gebruik van de lokalen van 8 tot 22 uur. Na 22 uur zal 37,50 euro per uur extra aangerekend worden. Alle activiteiten dienen om 01 uur beëindigd te zijn.

Coëfficiënten voor meerdaags gebruik van zalen en apparatuur:

• 2 dagen - huurprijs maal 1,5
• 3 dagen - huurprijs maal 2
• 4 dagen - huurprijs maal 2,5
• 5 dagen - huurprijs maal 3
• 6 dagen - huurprijs maal 3,5
• 7 dagen - huurprijs maal 4

Op zaterdag en zondag worden volgende extra kosten aangerekend:

• Openen en sluiten van het gebouw:
  zaterdag: € 50
  zondag: € 100
• Permanentie balie:
  zaterdag: € 16 € per uur
  zondag: € 32 € per uur

De hierna voorgestelde prijzen zijn enkel van toepassing voor activiteiten voor eigen rekening georganiseerd door:

• Vakgroepen en diensten van de UGent mits betaling via interne verrichting
• Diensten van de Stad Gent en de Provincie Oost Vlaanderen
• Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap
• Hogescholen waarmee de UGent geassocieerd is
• Alumni verenigingen van de UGent

Huurprijs zalen

* 08.00 - 12.00 / 14.00 - 18.00 / 18.00 - 22:00

Huurprijs apparatuur

De vergaderzalen zijn uitgerust met standaard meubilair flipchart, scherm en, zo nodig, spreekgestoelte. De organisatoren staan in voor de bediening van de apparatuur. De technicus van het Pand toont het gebruik van de apparatuur en komt tussen in geval van problemen.

Gestolen en beschadigd materiaal wordt aangerekend.

* Refter en zaal Rector Vermeylen

Standen

Er wordt 50 euro per stand aangerekend (25 euro vanaf 2e dag)

Annulering

• Reserveringen voor kleine vergaderzalen kunnen uiterlijk 2 weken voor de geplande activiteit zonder kosten geannuleerd worden.
• De reserveringen voor de refter kunnen uiterlijk 3 maanden voor de geplande activiteit geannuleerd worden.

Indien deze periodes overschreden worden dient 50% van de huurprijs betaald te worden. Bij wijziging van de reservatie wordt 50% van de minimumprijs aangerekend.

Annuleringen gebeuren uitsluitend schriftelijk: per brief, fax of via e-mail.