Een reservatie doorgeven

Voor een aanvraag tot gebruik van zalen in Het Pand moet u het ingevulde reservatieformulier uiterlijk 3 weken vóór de activiteit mailen naar auditoria@UGent.be met als onderwerp 'Aanvraag lokaal Het Pand'.

Opgelet, privé-aangelegenheden, feesten of studentenfuiven worden nooit in aanmerking genomen.

Algemene voorwaarden

• Het maximum toegelaten aantal zitplaatsen mag niet overschreden worden. De Universiteit kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor de daardoor ontstane risico’s. Zie Capaciteit zalen.
  
• De gebruikers staan in voor het eerbiedigen van het rookverbod in de beschikbaar gestelde lokalen.
• De toestemming tot het gebruik van de lokalen kan worden herroepen wanneer blijkt dat de aanvraag op misleidende verklaringen steunt.
• De gebruikers verplichten zich ertoe de betaling uit te voeren binnen de 30 dagen na ontvangst van de factuur, zo niet zullen de nodige procedures ingespannen worden om de betaling te bekomen. Aan de gebruikers die binnen de gestelde termijn niet betaald hebben zal elk verder gebruik van universitaire lokalen geweigerd worden.

Catering

• Op UGent-werkdagen bent u verplicht gebruik te maken van de cateringdienst Het Pand, tenzij wij deze catering niet kunnen verzorgen.
• Bij gebruik van catering door onze cateringsdienst, is het gebruik van de ruimte voor de catering gratis. Wij kiezen de ruimte die het meest geschikt is voor uw evenement. Indien een specifieke ruimte gewenst wordt of indien u samenwerkt met externe traiteurs, dient voor deze ruimte wel huur betaald te worden.

Meer info vindt u in de rubriek Catering en recepties.

Huurprijzen

De prijzen omvatten het gebruik van de lokalen van 8 tot 22u. Na 22u wordt 37,50 euro per uur extra aangerekend.

Alle activiteiten dienen om 01u beëindigd te zijn.

Coëfficiënten voor meerdaags gebruik van zalen

• 2 dagen - huurprijs maal 1,5
• 3 dagen - huurprijs maal 2
• 4 dagen - huurprijs maal 2,5
• 5 dagen - huurprijs maal 3
• 6 dagen - huurprijs maal 3,5
• 7 dagen - huurprijs maal 4

Openen en sluiten van het gebouw/permanentie balie

• Op niet-werkdagen van de UGent wordt een toeslag van 50 euro gerekend voor het openen en sluiten van de gebouwen. Op zon- en feestdagen wordt een toeslag van 100 euro gerekend voor het openen en sluiten.

• Op niet-werkdagen van de UGent wordt een toeslag van 50% op de totale huurprijs gerekend voor het bemannen van de balie en de extra schoonmaak.

Huurprijs zalen

Onderstaande instanties betalen het 'Intern-tarief', anderen betalen het 'extern-tarief'. 

• Vakgroepen en diensten van de UGent mits betaling via interne verrichting
• Diensten van de Stad Gent en de Provincie Oost Vlaanderen
• Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap
• Hogescholen waarmee de UGent geassocieerd is
• Alumni verenigingen van de UGent
• VIB & IMIC
  

* 08.00 - 12.00 / 14.00 - 18.00 / 18.00 - 22:00

 Apparatuur

De vergaderzalen zijn uitgerust met standaard meubilair flipchart, scherm en, zo nodig, spreekgestoelte. De organisatoren staan in voor de bediening van de apparatuur. De technicus van het Pand toont het gebruik van de apparatuur en komt tussen in geval van problemen.

Gestolen en beschadigd materiaal wordt aangerekend.

Annulering

Annuleringen gebeuren uitsluitend via e-mail aan auditoria@UGent.be