De bestelprocedure vakgroepbibliotheken Geschiedenis (LW03) werd opgesteld in overleg met de bibliotheekcommissie van de vakgroep en de betrokken ATP-medewerkers.

Algemene afspraken

• Iedere vakgroep heeft een bibliotheekverantwoordelijke die de aanvragen en bestellingen voor vakliteratuur opvolgt. Hij/zij koppelt ook terug naar de mensen binnen de vakgroep die een bestelling hebben gedaan of een suggestie voor een aankoop hebben ingediend.  Bij de vakgroep Geschiedenis is deze contactpersoon Astrid Schoeters (astrid.schoeters@ugent.be - 09/331.02.88).
• De selectie van vakliteratuur gebeurt door de wetenschappelijke staf van de vakgroep, rekening houdend met enkele selectiecriteria en de zwaartepunten binnen de bibliotheekcollectie (in ontwikkeling). 
• Er wordt niet meer gewerkt met zichtzendingen. Alle aanvragen en bestellingen van publicaties binnen de vakgroep dienen voortaan door de medewerkers te worden ingediend via het online bestelformulier (aanmelden op UGent netwerk verplicht).
• Enkele velden in het bestelformulier zijn verplicht om identificatie mogelijk te maken: auteur, ISBN, naam aanvrager en mailadres, financieringswijze, reservatie-opties.
• Bij de bestelling kan bij voorkeur al een standplaatsnummer worden vermeld volgens het plaatsingssysteem van de betrokken bibliotheken. De definitieve toekenning van het standplaatsnummer gebeurt door een hoofdcatalograaf van de Faculteitsbibiotheek LW of door de collectieverantwoordelijke van een vakgroepbibliotheek.
• Publicaties die reeds in een andere UGent bibliotheek aanwezig zijn, worden NIET meer besteld, tenzij de aanvrager dit expliciet vermeldt in het bestelformulier bij de opmerkingen.
• Alle publicaties die worden aangekocht met geld van de vakgroep dienen verplicht te worden verwerkt in SAP en Aleph voor ze kunnen worden geconsulteerd. Zodra een publicatie is verwerkt is deze terug te vinden in Meercat met het juiste standplaatsnummer.
• Bestellingen kunnen altijd worden gereserveerd door de aanvrager indien gewenst. Na verwerking wordt deze dan via mail verwittigd dat het boek in de bibliotheek kan worden opgehaald.

Financiering

A. Aanvragen voor bestellingen op centraal aankoopkrediet vakgroep

De vakgroepbibliotheek Geschiedenis beschikt over een beperkt centraal aankoopkrediet waarmee algemene werken kunnen worden aangekocht die niet projectgebonden zijn. De aanvragen worden binnen de vakgroep opgevolgd door een bibliotheekcommissie. De samenstelling van de commissie en de uitgangspunten bij de collectievorming zijn hier te vinden. Aanvragen voor nieuwe abonnementen op tijdschriften en/of motivaties voor aankoop van boeken die zich reeds in een andere UGent bibliotheek bevinden dienen ook via dit formulier te gebeuren.  Aankopen van doubletten en tijdschriften worden per definitie altijd voorgelegd aan de bibliotheekcommissie.

B. Bestellingen op eigen werkingskrediet ZAP en AAP of met 'projectgelden'

Hier beslist de projectverantwoordelijke, het ZAP of het AAP zonder tussenkomst van de bibliotheekcommissie welke werken hij/zij wil aankopen. Na het doorgeven van de bestelling worden deze publicaties onmiddelijk geplaatst bij de leveranciers. Indien werd aangegeven dat de publicaties bij aankomst dienen te worden gereserveerd dan ontvangt de aanvrager een mail wanneer de bestelling klaar ligt.