Inschrijven doctoraat
Eerste inschrijving doctoraat en doctoraatsopleiding
De eerste inschrijving kan enkel na een positieve beslissing van de faculteit waar je je doctoraatsdiploma wenst te behalen. Met toelating van de faculteit kan je je officieel laten inschrijven. Een eerste inschrijving kan op elk moment van het academiejaar. Hiervoor meld je je persoonlijk aan bij de Centrale Studentenadministratie met volgende documenten:
- het ingevulde formulier First enrolment doctorate Universiteit Gent (Doctoral Schools);
- je identiteitskaart;
- een bewijsstuk waarop het rijksregisternummer voorkomt (identiteitskaart, SIS-kaart, ...);
- in voorkomend geval een bewijs van taalkennis;
- het diploma of een duidelijke kopie van het diploma dat toegang verleent tot de inschrijving of een attest van slagen voorzien van de nodige handtekeningen en stempels (niet nodig voor gediplomeerden van de Universiteit Gent).
Na de administratieve afhandeling van de inschrijving, ontvang je een uitnodiging tot het betalen van het verschuldigde studiegeld.
Deze procedure geldt ook voor het gezamenlijk doctoraat, zij het dat hier afwijkende regeleing m.b.t. het studiegeld kunnen gelden.
Wie zich inschrijft voor het doctoraat wordt eveneens ingeschreven voor één van de Doctoral Schools en verwerft het recht om de doctoraatsopleiding Universiteit Gent te volgen.
Deze procedure geldt voor inschrijving op basis van een Belgisch diploma. Wie doctoreert op basis van een NIET-Belgisch diploma volgt een andere weg:
Voorlopige inschrijving doctoraat
Financiering in het verschiet maar nog geen toelating om in te schrijven
In uitzonderlijke gevallen kan je voorlopig inschrijven voor het doctoraat. Een voorlopige inschrijving voor het doctoraat geldt enkel voor toelating op basis van een Vlaams diploma.
Heb je al financiering in het verschiet (bijv. beurs of aanwerving op project) maar door omstandigheden heb je de toestemming van de faculteit nog niet op zak dan kan je voorlopig inschrijven voor het doctoraat en de doctoraatsopleiding via het formulier Voorlopige inschrijving doctoraat en doctoraatsopleiding
Bij je inschrijving leg je ook een bewijs voor van financiering:
- een bewijs dat een FWO-, IWT-beurs of een andere externe beurs werd toegekend;
- een bewijs dat middelen vanwege UGent werden toegekend (bijv. BOF); dit bewijs kan onder andere ook een voorstel tot aanwerving of toekenning van een doctoraatsbeurs zijn van je toekomstige promotor waaruit blijkt dat de promotor beschikt over voldoende middelen.
Dit betekent geen bewijs dat er financiële middelen (beurs, ...) werden aangevraagd, maar wel een bewijs dat die middelen beschikbaar zijn.
Via de voorlopige inschrijving voor het doctoraat en de doctoraatsopleiding kan je dan bewijzen dat je student bent, wat noodzakelijk is voor het regelen van je aanwerving aan de UGent (op basis van die beschikbare middelen), in afwachting dat de toelating tot het doctoraat formeel door de faculteitsraad geregeld kan worden.
Een voorlopige inschrijving kan op elk moment van het academiejaar. Ben je voorlopig ingeschreven dan dien je verplicht zo snel mogelijk de formele toestemming om te doctoreren van de betrokken faculteitsraad te vragen en je binnen een termijn van 4 maanden in te schrijven voor het doctoraat.
Voor volgende faculteiten is het niet nodig om voorlopig in te schrijven:
- Wetenschappen
- Ingenieurswetenschappen en Architectuur
- Diergeneeskunde
- Bio-Ingenieurswetenschappen
- Farmaceutische wetenschappen
Reden: een voorlopige inschrijving is er indien je reeds financiering in het verschiet hebt, maar als je nog de toestemming van de faculteit nodig hebt om je te kunnen inschrijven (zie hoger). Vooral in de vakanties, als de faculteitsraden weinig of niet samenkomen, kan dit een probleem vormen. Bij boven vernoemde faculteiten echter, beslist de decaan over de toelating tot eerste inschrijving i.p.v. de faculteitsraad. In dergelijk geval dien je dus de goedkeuring van de faculteit niet af te wachten, maar kun je snel geholpen worden door de decaan, via contactname met je Facultaire Studentenadministratie.
Inschrijving predoctorale opleiding
Voor een inschrijving voor de predoctorale opleiding is de toelating van de faculteitsraad nodig. Een aanvraag richt je tot de Facultaire Studentenadministratie van de faculteit waar je ze wenst te volgen of de doctoraatstitel wenst te behalen.
De inschrijvingsperiode voor een predoctorale opleiding wordt bepaald door de faculteit.
Formulieren
Herinschrijving doctoraat en doctoraatsopleiding
Elk academiejaar moet je opnieuw inschrijven tot het doctoraatsproefschrift met succes is verdedigd.
- Deze verplichting geldt voor alle doctorandi, ongeacht de aanstellingsvorm en de financieringsbron.
- De herinschrijving moet gebeuren binnen de inschrijvingsperiode. Er kan een onbeperkt aantal keer heringeschreven worden. De herinschrijving is gratis.
- Ben je lid van een Doctoral School, dan moet je herinschrijven voor het doctoraat én de doctoraatsopleiding, ook indien je de doctoraatsopleiding niet volgt.
- Alleen als je aan je onderzoek bent begonnen vóór 2007-2008 en niet bent overgestapt naar een Doctoral School, kan je herinschrijven voor het doctoraat zonder inschrijving voor de doctoraatsopleiding.
- Ook in het academiejaar waarin je proefschrift zal verdedigen, moet je herinschrijven. Een inschrijving voor het doctoraatsexamen is enkel mogelijk indien je ook bent ingeschreven als doctoraatsstudent.
Procedures
- Herinschrijving voor het doctoraat en de doctoraatsopleiding binnen Doctoral Schools: enkel via http://herinschrijving.ugent.be. Herinschrijven is enkel mogelijk indien je over een goedgekeurd voortgangsrapport beschikt. Je wordt via e-mail op de hoogte gehouden van de deadline en de procedure voor het indienen van dit rapport. Indien je problemen ondervindt met het voortgangsrapport, neem dan contact op via doctoralschools@UGent.be.
- Studenten buiten de context van de Doctoral Schools schrijven zich opnieuw in via het formulier Herinschrijving predoctorale opleiding, doctoraat, doctoraatsopleiding De promotor moet het formulier ondertekenen.
Wijziging doctoraat
Indien je een wijziging wil doorvoeren aan je doctoraat m.b.t. de beoogde doctorstitel (zie 'picklist 'doctoral degree' op formulier First enrolment doctorate), je een andere faculteit wil kiezen of er een volledig nieuwe doctoraatsbegeleidingscommissie moet worden samengesteld, dan moet je de procedure 'Eerste inschrijving doctoraat en doctoraatsopleiding' opnieuw doorlopen.
Indien het om een wijziging gaat m.b.t. (mede)promotor, taal proefschrift, onderwerp/onderzoeksthema of doctoraatsbegeleidingscommissie, dan leg je de gevraagde wijziging voor aan je Facultaire Studentenadministratie, die de nodige administratieve procedures zal doorvoeren.
Uitschrijven of stopzetten
Indien je wil stoppen met je doctoraat/doctoraatsopleiding/predoctorale opleiding, deel je dit persoonlijk of per aangetekend schrijven mee aan de Centrale Studentenadministratie. Verwittig tevens je Facultaire Studentenadministratie.
Je dient je studentenkaart in te leveren en verliest je UGent-account. Je studiegeld krijg je terug, op het vast bedrag (€ 63) na, indien je binnen de vier maanden na je (voorlopige) inschrijving je contract beëindigt.
