Charter voor doctoraatsstudenten en promotoren

Het charter sluit aan bij de bestaande regelgeving en beleidsplannen aan de UGent, en respecteert de principes die neergelegd zijn in het European Charter for Researchers (European Commission, 2005).

Het charter kwam tot stand op initiatief van de Stuurgroep Doctoral Schools, na een brede consultatie van de betrokken partijen binnen de Universiteit Gent.

De in de tekst vervatte engagementen zijn niet bindend in juridische zin (tenzij ze een vertaling zijn van wettelijke of reglementaire bepalingen).

Inleiding

De relatie tussen doctoraatsstudenten en promotoren is onderworpen aan de bepalingen van:

De universitaire omkadering en de promotoren in het bijzonder creëren het wetenschappelijk klimaat voor de vervolmaking van het doctoraatsonderzoek.

De doctoraatsstudenten gaan op hun beurt een engagement aan om in alle integriteit aan wetenschappelijk onderzoek te doen en resultaten af te leveren die zowel de Universiteit Gent als henzelf ten goede zullen komen.

De noodzakelijke voorwaarde hiertoe is een relatie van reciprociteit en een gezonde arbeidssfeer waarbij ook rekening wordt gehouden met welzijn op het werk. Een duidelijke communicatie en een bereidheid van beide partijen om in geval van conflict constructief tot een oplossing te komen, zijn essentiële elementen hiervan.

Dit charter heeft betrekking op iedere samenwerking aan de Universiteit Gent tussen een doctoraatsstudent, de promotor(en) en eventuele leden van de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC), en de voorzitter van de vakgroep waarmee de doctoraatsstudent verbonden is, of waarmee de administratief promotor (‘hoofdpromotor’) verbonden is, indien de doctoraatsstudent niet op de payroll van de Universiteit Gent staat.

Afspraken en planning

Een goede start van het doctoraatsproject houdt in dat tussen de doctoraatsstudent en de promotor(en) duidelijke (schriftelijke) afspraken bestaan over de opzet van het onderzoek, de financiële en praktische randvoorwaarden, het te volgen onderzoeksplan, de begeleiding bij de uitvoering van het onderzoek, de integratie in de onderzoeksomgeving, de opleidings- en mobiliteitsbehoeften, en de loopbaanverwachtingen.

De afspraken betreffen:

  • de opzet van het onderzoek en de (inhoudelijke, praktische en financiële) voorwaarden die nodig zijn om het binnen de voorziene termijn uit te voeren;
  • het te volgen onderzoeksplan (opeenvolgende onderzoeksfasen, belangrijkste deadlines);
  • de vorm van het doctoraat (boekvorm of bundeling van artikels);
  • de publicatie en/of valorisatie van tussentijdse resultaten;
  • de wijze en frequentie van de rapportering aan, en begeleiding en feedback door de promotor(en);
  • de planning van de bijeenkomsten van de eventuele doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC);
  • het (co)auteurschap van publicaties die uit het doctoraatsproject of uit eventuele gezamenlijke onderzoeksactiviteiten voortvloeien. Het uitgangspunt hierbij is dat elke coauteur een volwaardige bijdrage heeft geleverd bij het tot stand komen van de publicatie, en omgekeerd dat iedereen die een volwaardige bijdrage heeft geleverd ook formeel erkend wordt als coauteur;
  • de verwachtingen van en het aanbod binnen de vakgroep of onderzoekseenheid op het vlak van ondersteuning van onderwijs, onderzoek en dienstverlening, administratieve taken, deelname aan diverse activiteiten, en gebruik van infrastructuur;
  • het opleidings- en/of mobiliteitsprogramma gekoppeld aan het doctoraatstraject (met inbegrip van een financieel plan indien van toepassing).

De doctoraatsstudent is steeds verantwoordelijk voor het opstellen van een onderzoeksplan en voor de eventuele wijzigingen eraan tijdens het doctoraatstraject, tenzij hierover andere afspraken worden gemaakt.

De promotor(en) en de DBC ondersteunen de doctoraatsstudent bij het opstellen van het onderzoeksplan, wijzen tijdig op eventuele lacunes en kunnen er desgewenst een realistische bijsturing van eisen.

De promotor(en) en de DBC schetsen een realistisch beeld van wat de begeleiding zal inhouden en wijzen de doctoraatsstudent op de eigen verantwoordelijkheid met betrekking tot de voortgang van het onderzoek.

De doctoraatsstudent en de promotor(en) zijn op de hoogte van het administratieve en reglementaire kader waarbinnen het doctoraatsproject en de eventueel daarmee verbonden tewerkstelling van de doctoraatsstudent plaatsvinden: het onderwijs- en examenreglement, de (aanvullende) reglementen m.b.t. onderwijs en onderzoek, de facultaire vereisten betreffende het indienen van het doctoraat (publicatiecriteria, verplichte doctoraatsopleiding), de reglementen en regelgeving m.b.t. het professionele statuut van de doctoraatsstudent.

Dit kader wordt samen overlopen door promotor en doctoraatsstudent op het moment van de aanvraag tot de eerste inschrijving voor het doctoraat.

De doctoraatsstudent informeert zich over de mogelijkheden om aan de Universiteit Gent verdiepende of verbredende cursussen te volgen, om al dan niet met de steun van de Doctoral Schools elders bijkomende training te volgen, of om interuniversitair of intersectoraal (d.i. buiten de academische sector) mobiel te zijn.

De promotor(en) en de DBC stimuleren de doctoraatsstudent om opleidingen te volgen of mobiliteit op te zetten voor zover die relevant zijn voor het onderzoek of voor de professionele ontwikkeling. De promotor(en) en de (gedelegeerde van de) vakgroepvoorzitter wijzen de doctoraatsstudent op de mogelijke financiële implicaties van het studie- of mobiliteitsprogramma, maken duidelijke afspraken over een eventuele tussenkomst hierin uit de werkingsmiddelen van de vakgroep of onderzoekseenheid, en informeren over de mogelijkheden om een beroep te doen op facultaire of andere mobiliteits- of onderzoeksbudgetten.

Opvolging en publiceren/valorisatie

Een goede tussentijdse opvolging en evaluatie van het onderzoek en van de ontwikkeling van de doctoraatsstudent als onderzoeker bieden de beste garantie voor een succesvolle en tijdige afwerking van het doctoraatsproject en voor de ontwikkeling van de doctoraatsstudent van een beginnend tot een meer ervaren onderzoeker.

De doctoraatsstudent engageert zich om aan de promotor(en) en doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) tijdig en volledig te rapporteren en feedback te vragen over de voortgang van alle aspecten van het doctoraatsproject. Dit engagement behelst het volgende:

  • de doctoraatsstudent dient het verplichte jaarlijkse voortgangsrapport in en neemt de feedback erop in acht;
  • de doctoraatsstudent rapporteert over de tussentijdse resultaten van het onderzoek volgens de afspraken, en neemt de feedback erop in acht;
  • de doctoraatsstudent meldt een gewenste bijsturing van het onderzoeksplan om persoonlijke of uit het onderzoek voortkomende redenen, neemt de feedback erop in acht, en volgt het eventuele remediëringstraject op;
  • in het geval van mogelijke inbreuken op het reglementaire kader waarbinnen het doctoraatsproject en de eventueel daarmee verbonden tewerkstelling plaatsvinden, meldt de doctoraatsstudent deze aan, of laat ze behandelen door de daarvoor bevoegde personen of instanties;
  • de doctoraatsstudent verleent alle medewerking en verschaft de nodige informatie aan UGent Techtransfer of de door UGent Techtransfer aangeduide personen in het kader van de eventuele bescherming of valorisatie van de onderzoeksresultaten;
  • de doctoraatsstudent meldt ieder voornemen om (tussentijdse) onderzoeksresultaten openbaar te maken (o.a. in wetenschappelijke of vulgariserende publicaties en op conferenties) aan de promotoren, legt de met het oog hierop voorbereide teksten of presentaties desgevraagd voor, en neemt de feedback erop in acht. Bij elke voorgenomen openbaarmaking dienen de intellectueelrechtelijke bescherming en eventuele contractuele verplichtingen naar derde partijen gewaarborgd te zijn (o.m. op het vlak van vertrouwelijkheid en octrooibescherming);
  • de doctoraatsstudent waakt in samenspraak met de promotor(en) waar nodig over de vertrouwelijkheid van bepaalde onderzoeksresultaten en van de achtergrondkennis die door de Universiteit Gent ter beschikking wordt gesteld voor het uitvoeren van het doctoraat.

De promotor(en) en de DBC engageren zich om tijdig en constructief in te gaan op vragen tot feedback vanwege de doctoraatsstudent over de voortgang van alle aspecten van het doctoraatsproject, om op te treden indien de voortgang van een van deze aspecten onvoldoende is, en om de doctoraatsstudent toegang te geven tot kennis of voorzieningen die de voortgang kunnen bevorderen. Dit engagement behelst het volgende:

  • de promotor(en) en de DBC komen de gemaakte afspraken over contactmomenten, feedback, valorisatie en publicatie van het onderzoek na;
  • de promotor(en) en de DBC geven advies over het verplichte jaarlijkse voortgangsrapport en de eindevaluatie van het curriculum van de doctoraatsopleiding;
  • de promotor(en) en de DBC informeren en ondersteunen (bv. door een remediëringstraject op te leggen) de doctoraatsstudent (zo nodig proactief) indien de voortgang van het doctoraatsproject onvoldoende wordt geacht;
  • de promotor(en) en de DBC garanderen het recht op wederwoord van de doctoraatsstudent bij ieder feedback- of evaluatiemoment, i.h.b. wanneer de voortgang van het doctoraatsproject onvoldoende wordt geacht;
  • de promotor(en) en de DBC melden mogelijke inbreuken op het reglementaire kader waarbinnen het doctoraatsproject en de eventueel daarmee verbonden tewerkstelling van de doctoraatsstudent plaatsvinden aan de daarvoor bevoegde personen of instanties.

De doctoraatsstudent, de promotor(en) en de DBC stellen zich constructief op indien zich problemen voordoen in de samenwerking. Bij onderlinge conflicten of mogelijke reglementaire inbreuken kan men zich met het oog op bemiddeling wenden tot de facultaire ombudspersoon voor doctoraatsstudenten.

De (gedelegeerde van de) vakgroepvoorzitter engageert zich om naar de betrokkenen te luisteren bij onderlinge conflicten of mogelijke reglementaire inbreuken en hen te informeren over de mogelijkheden om deze te remediëren of verder te laten opvolgen.

Bij onderlinge conflicten (zowel van wetenschappelijke als van persoonlijke aard) die leiden tot een negatieve werksfeer, wordt er een traject van conflictbemiddeling doorlopen.

Examen en carrière

Een goede opvolging van de afwerking van het doctoraatsproject biedt de beste garantie voor een succesvol doctoraatsexamen en voor een vlottere overgang naar een volgende persoonlijke of professionele uitdaging.

De doctoraatsstudent neemt tijdig het initiatief tot het initiëren van de planning van het doctoraatsexamen en het afwerken van de eventuele doctoraatsopleiding. Dit engagement behelst het volgende:

  • de doctoraatsstudent meldt aan de promotor(en) en de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) het voornemen om het proefschrift in te dienen voor het doctoraatsexamen en neemt de feedback op de eindfase van het onderzoek in acht;
  • de doctoraatsstudent legt het finale manuscript van het proefschrift voor aan de promotor(en) en de DBC en neemt de feedback erop in acht;
  • de doctoraatsstudent stelt alle administratieve handelingen die door de faculteit of de centrale administratie worden opgelegd in het kader van de indiening van het proefschrift, de afwerking van de (eventuele) doctoraatsopleiding en het doctoraatsexamen.

De promotor(en) en de DBC engageren zich om tijdig en constructief in te gaan op vragen m.b.t. de afwerking van het proefschrift en de planning van het doctoraatsexamen, om de hiervoor vereiste administratieve stappen te zetten, en om oplossingen te zoeken indien de afwerking vertraging oploopt. Dit engagement behelst het volgende:

  • de promotor(en) en de DBC geven aan de doctoraatsstudent de toestemming om het proefschrift in te dienen voor het doctoraatsexamen of leggen in onderling overleg een uitstel hiervan vast;
  • de promotor(en) en de DBC reageren op vragen tot feedback over de eindfase van het onderzoek en/of het finale manuscript;
  • de promotor(en) en de DBC stellen alle administratieve handelingen die door de faculteit of de centrale administratie worden opgelegd in het kader van de indiening van het proefschrift, de afwerking van de (eventuele) doctoraatsopleiding en het doctoraatsexamen;
  • in het geval van een mogelijke overschrijding van de financierings- of aanstellingstermijn wijzen de promotor(en) en de DBC op de mogelijkheden tot verdere financiering of alternatieve aanstelling en/of helpen ze bij het opstellen van een aangepast onderzoeksplan.

De doctoraatsstudent is verantwoordelijk voor de eigen loopbaan.

De promotor(en) en de (gedelegeerde van de) vakgroepvoorzitter wijzen de doctoraatsstudent op deze verantwoordelijkheid, schetsen een realistisch beeld van de mogelijkheden die zich in de academische sector of daarbuiten kunnen voordoen, informeren over de mogelijkheden om een postdoctoraal mandaat of een andere academische of niet-academische betrekking in binnen- of buitenland te verkrijgen, en spreken hiervoor hun netwerk aan.