Administratief en financieel projectmanagement

Het project in SAP

Wanneer?

  • Eens de getekende exemplaren van het contract (Grant Agreement) en formulier A (Accession to the contract) opgestuurd zijn naar de EU-cel, wordt het volledige UGent-projectbudget, zoals beschreven in Annex I van het contract, in SAP geprefinancierd.
  • In sommige gevallen kan een vervroegde opening van een kredietlijn aangevraagd worden, mits garantstelling van de kas van de promotor. Dit formulier moet - ondertekend door alle betrokkenen en vergezeld van alle bijhorende documenten - bezorgd worden aan de EU-cel.

Hoe?

  • Het project wordt in SAP gedefinieerd (het project krijgt een nummer (bv. B/09999)) en één of meerdere WBS-elementen worden toegekend (/02, /03, /04, etc.), afhankelijk van het soort project.
  • WBS-element(en) UGent-budget:
    • In de meeste gevallen is het overheadpercentage dat door de EC wordt toegestaan hoger dan het UGent-tarief van 17%. Het verschil tussen beide bedragen (recuperatie overhead) wordt op een apart WBS-element ter beschikking gesteld.
    • Het projectbudget van 7KP-projecten in SAP wordt opgesplitst in 'personeel', 'werking', 'onderaanneming' en eventueel 'doorstorting' (voor UGent-coördinatoren).
    • In tegenstelling tot 6KP kunnen in 7KP-projecten de kosten van vaste personeelsleden van UGent ingebracht worden. Deze kosten worden verantwoord maar leiden in praktijk niet tot uitgaven op het project.
  • WBS-element doorstorting: In projecten waarbij UGent optreedt als coördinator, worden de budgetten die moeten doorgestort worden naar de partners op een apart WBS-element geopend met 0% overhead.
  • WBS-element onderaanneming (subcontracten): Ook aan onderaanneming wordt een apart WBS-element toegekend met 0% overhead.
  • Alle uitgaven in het kader van EU-projecten genieten van een volledige BTW-recuperatie Bv. Bij een aankoop van 121 Euro (100 + 21% btw) wordt slechts 100 Euro op het project aangerekend. 21 Euro wordt aangezuiverd door de Centrale UGent BTW-pot.

Intakegesprek

Eens het project bijna of net is opgestart, komt de EU-cel bij de promotor langs voor een intakegesprek. Tijdens zo'n gesprek worden de belangrijkste aandachtspunten voor de implementatie van het 7KP-project toegelicht.

Financiële rapportering en Certificate on the Financial Statements

Wanneer?

  • De frequentie van de financiële rapportering staat beschreven in Artikel 4 van de Grant Agreement met de Europese Commissie.
  • Tenzij anders vermeldt in het contract, is een Certificate on the Financial Statements (vroeger: audit certificate) verplicht van zodra de gevraagde EC-contributie in het formulier C samen met de reeds toegekende EC-contributies waarvoor geen certificate werd verleend groter of gelijk is aan 375.000 euro.

Hoe?

  • De financiële rapportering dient te gebeuren door middel van het door de Europese Commissie voorziene formulier C, dat voor UGent ondertekend moet worden door de directeur Financiën.
    • 7KP: Dit formulier dient on-line te worden ingevuld in het FORCE of SESAM (Marie Curie) - databestand van de Europese Commissie.
    • 6KP: Het formulier wordt in een excel-bestand ingevuld.

Ondersteuning EU-cel

  • Na het verstrijken van de rapporteringsperiode bezorgt de EU-cel de promotor uit SAP een excel-overzicht van de gemaakte kosten in deze periode. Dit overzicht houdt rekening met de niet-aanvaardbare BTW en taksen, met afschrijvingstermijnen van apparatuur en - indien nodig - met eindejaarspremie en vakantietoelage die nog kunnen volgen.
  • De promotor kan hier opmerkingen op formuleren en eventueel nog overboekingen doen.
  • Op basis hiervan wordt het formulier C ingevuld:
    • 7KP: het formulier wordt door de EU-cel on-line ingevuld en na goedkeuring ervan door de EC, getekend door de directeur Financiën;
    • 6KP: het formulier wordt door de EU-cel in excel ingevuld en wordt getekend door de promotor en de directeur Financiën.
  • Indien een audit nodig is, zal de EU-cel, samen met de directie Financiën, het volledige auditdossier samenstellen en voorleggen aan de UGent-auditeur.
  • Na controle door de auditeur kan de Certificate on the Financial Statements (7KP) of het audit certificate (6KP) bij de EU-cel afgehaald worden.

(Niet-)aanvaardbare kosten?

  • BTW en taksen: Voor 7 en 6KP-projecten geldt steeds dat BTW en taksen geen aanvaardbare kosten zijn. Deze kosten mogen nooit aan de Europese Commissie aangerekend worden en moeten uit de facturen gehaald worden.  Op 7KP-projecten geldt een volledige recuperatie van BTW op de uitgaven in een EU-project.
  • Personeelskosten: In tegenstelling tot 6KP-projecten kunnen in 7KP-projecten zowel de kosten van tijdelijke (doctoraatsbeurzen, wetenschappelijk personeel (WP) of administratief en technisch personeel (laboranten)) als vaste personeelsleden ingebracht worden (ZAP, AAP en ATP). Voor alle personeelsleden worden timesheets bijgehouden via de specifieke webapplicatie in SAP.
  • Reis- en verblijfskosten: De Europese Commissie schrijft voor om voor de aanrekening van reis- en verblijfskosten op 7KP-projecten de voor de instelling gebruikelijke procedures voor onkostennota's te hanteren. Het reglement is hier (pdf) te vinden.
  • Uitrustingskosten: Bij het plaatsen van bestellingen moeten steeds de UGent-bestelprocedures worden gerespecteerd. Voor het inbrengen van uitrustingskosten dienen de voor de instelling gebruikelijke afschrijvingsregels gehanteerd te worden.

Administratieve documenten

  • Vervroegde opening kredietlijn: formulier download (pdf) of download
  • voorstel tot aanwerving
  • Procedure voor het aanvragen van een Certificate on the Financial Statements.
  • Richtlijnen bij het opvragen van het CJI3-rapport en een uitprint van facturen in Kredietopvolging in SAP.
  • afschrijvingsregels van UGent