Timesheets voor Europese Kaderprogramma's

De Universiteit Gent neemt momenteel deel aan bijna 200 projecten in het 7e Kaderprogramma (7KP). In 7KP kunnen ook de lonen van vaste personeelsleden in rekening gebracht worden. Dit op voorwaarde dat de gepresteerde uren via timesheets aangetoond worden.

Op basis van de bevindingen van een EC-audit van één van deze 7KP-projecten, werd het UGent-systeem van timesheets aangepast aan de EC-vereisten:

  • Per persoon moet 1 timesheet gemaakt worden.
  • Het volstaat niet enkel de uren gepresteerd op het 7KP-project  (of andere Europese projecten) op te lijsten. Voortaan moeten alle uren (dus voltijds 38 uur per week of 7,6 uur per dag) gerapporteerd worden, ook de uren waarop de persoon andere activiteiten (onderwijs, dienstverlening, ander onderzoek) uitvoerde.
  • Op de timesheet moeten ook de uren (7,6 uur per dag) aangeduid worden voor: Wettelijke feestdagen, verplichte verlofdagen, sluiting van de UGent, ziekte, gewone verlofdagen, afwezigheden (vb contract 4/5, ouderschapsverlof, …)
  • Wanneer er voor vaste personeelsleden uren worden ingebracht, dienen er timesheets te worden ingevuld voor het ganse kalenderjaar waarin deze uren vallen. De EC vraagt immers om voortaan een uurloon te hanteren berekend wordt op basis van de totale loonkost en de werkelijke productieve uren van dan jaar.
  • Personeelsleden, rechtstreeks aangeworven op het project, vullen enkel timesheets in voor de maanden van aanwerving.

Timesheet

Model 2017

Model 2016

Model 2015