Deze website draagt het AnySurferlabel, een Belgisch kwaliteitslabel voor toegankelijke websites. Meer informatie vindt u op www.anysurfer.be.

Document acties

Draaiboek 'Eigen Initiatieven' en analoge VLIR-UOS projecten

Draaiboek ter ondersteuning

  1. Algemeen
  2. Uitgaven
  3. Ontvangst bezoekers en bursalen
  4. Aanvraag budgetoverdrachten, budgetverschuivingen en verlengingen
  5. Rapportering
  6. Opmaken van verkoopfacturen en creditnota's op verkoopfacturen

1. Algemeen

Het VLIR-UOS contract krijgt van de afdeling Onderzoekscoördinatie een intern projectnummer (13Vxxxxx) en wordt gelinkt aan een basis wbs-element (B/xxxxx/01, fonds IV2). Op basis van het contract wordt het wbs-element aangemaakt voor de volledige duur van het project, waarbij per werkingsjaar een andere kredietlijn wordt aangemaakt. Hierin wordt het budget voorzien zoals U het aan de VLIR hebt aangevraagd.

Dwz dat voor een project van 5 jaar het eerste werkingsjaar B/xxxxx/02 zal zijn, het tweede B/xxxxx/03, het derde B/xxxxx/04 etc. 

Uw project wordt geprefinancierd door UGent voor het volledige budget. De vorderingen aan VLIR-UOS gebeuren centraal door de ICOS.  

De promotor van het project vult een IWETO-formulier (inloggen aub) in dat gefaxt kan worden naar 09/264 35 83 of per e-mail overgemaakt kan worden aan iweto@UGent.be.

top

2. Uitgaven

De budgetten van de Eigen Initiatieven worden meestal in 2 SAP-headings onderverdeeld: "2-6" en "Person". In uitzonderlijke gevallen worden de budgetten verder opgesplitst.

Onder de heading "2-6" vallen: werking, investering, doorstorting en -in mindere mate relevant- onderaanneming; onder de heading "person" worden personeelskosten gebudgetteerd.

Meestal zijn de onderverdelingen van SAP anders dan de VLIR-budgetposten.

2.1. Aankoop van apparatuur en vrijstelling van BTW

Elke budgethouder (of proxy) kan aankopen verrichten tot en met 5.500 euro. Ingeval de aankopen dit bedrag overschrijden, dient u een speciale procedure te volgen.
Meer info (inloggen aub).

Er mag in principe geen BTW aangerekend worden op aankopen verricht in België bestemd voor het partnerland; de invoertaksen vallen ten laste van de partnerinstellingen.
Meer info (inloggen aub).

Ingeval van aankoop van goederen in België moet de btw-vrijstelling ingeroepen worden bij het plaatsen van de bestelling. De SAP-bestelbon dient de volgende vermeldingen te bevatten: "Uitvoer - Vrijstelling van btw – Artikel 42, §3, eerste lid, 8° van het btw-Wetboek – Vergunning nr. 77.800/B van 2 april 1993". Alsdan zal de leverancier geen Belgische btw aanrekenen op de factuur waarop hij dezelfde vermeldingen moet aanbrengen, samen met het inschrijvingsnummer van de bestelbon.

2.2. Voorschot voor de partnerinstelling

Om een som geld naar de partnerinstelling over te maken, dient er een brief opgemaakt te worden, gericht aan Geert Van de Gucht, directeur Financiën, ter attentie verstuurd aan Dr. Dirk De Craemer, afdelingshoofd Onderzoekscoördinatie, ter goedkeuring. In deze brief vermeldt u volgende informatie m.b.t. de partnerinstelling:

  • volledige naam en adres;
  • naam van de gevolmachtigde op de rekening;
  • naam en adres van de bank;
  • rekeningnummer;
  • IBAN-code;
  • SWIFT-code;
  • vermelding : "de verantwoording van dit voorschot zal gebeuren simultaan met de verantwoording naar de financier, VLIR-UOS, toe."

En vermeldt u ten behoeve van de directie Financiën:

  • aanvraag voorschot;
  • WBS-element;
  • door te storten bedrag.

De directie Financiën stuurt een reserveringsbedrag en reserveringsnummer door naar de budgethouder. Een voorschot wordt, zolang het bedrag niet werd verantwoord, binnen SAP steeds afgeboekt op werking, ook als dit gaat om de aankoop van vast-actief in het partnerland. U ziet het als "obligo" in SAP verschijnen, tot U de bewijsstukken (dwz een kopie van de facturen) van de partnerinstelling voor dit voorschot hebt doorgestuurd naar Dhr Pieter Van Mulders (DFIN).

Recent werd ook op Apollo een standaard document ingebracht ivm voorschotten dat U ook kan gebruiken. 

2.3. Budgetoverdracht (coordinatiekosten en benchfee)
Om bench fees of coördinatiekosten naar de kas door te storten, dient men te werken met de formulieren op de Apollo server (onder personeel) of er dient een brief opgemaakt te worden, gericht aan Geert Van de Gucht, directeur Financiën, ter attentie verstuurd aan Dr. Dirk De Craemer, afdelingshoofd Onderzoekscoördinatie, ter goedkeuring. Benchfees voor studenten kunnen worden overgeschreven eens de student hier is, coordinatiekosten als U de goedgekeurde jaarafrekening van VLIR-UOS ontvangt.

In deze brief vermeldt u volgende informatie:

  • wbs-element van het EI-project;
  • wbs-element (E/xxxxx/02) van uw kas;
  • bedrag budgetoverdracht;
  • reden budgetoverdracht en (eventueel) bijlagen zoals goedgekeurde jaarverslag in geval coordinatiekosten.

2.4. Uitbetaling van beurzen aan studenten of per diem aan bezoekers

De uitbetaling van beurzen of per diem kan u zelf doen als u een kasboek heeft dat u toelaat cash geld af te halen. Indien niet of indien de beurs moet worden uitbetaald op een rekeningnummer gedurende enkele maanden, dan gebeurt dit via de afdeling Onderzoekscoördinatie. Hiertoe geeft u tijdig, en bij voorkeur ten laatste 2 maand voor aankomst van de bursaal, de gegevens door aan Nancy Terryn: Nancy.Terryn@UGent.be .

Hier vindt u de up-to-date referentiebedragen.

top

3. Ontvangst buitenlandse bezoekers en bursalen

3.1. Ontvangst bezoeker
(max. 2 weken ten laste van het project)

  • uitnodiging opmaken en laten ondertekenen door de promotor;
  • opstarten van de visumprocedure (DGOS formulier zie onderaan bezorgen aan Nancy.Terryn@ugent.be);
  • boeken van het hotel (max. 100 euro / dag);
  • afsluiten van een verzekering (inloggen aub);
  • registratie aan de UGent als bezoeker (inloggen aub);
  • uitbetaling van de per diem (75 euro / dag): dit kan U zelf als U vakgroep over een kasboek beschikt, of anders kan cash geld bekomen worden via aanvraag aan Mevr Els Vanhee van de dienst Financiën.

Hier vindt u de per diem referentiebedragen en hotelmaxima per land.

3.2. Ontvangst bursaal

3.2.1. Stagiair:

3.2.2. Master-student

  • indiening documenten bij de afdeling Studentenadministratie;
  • wanneer de student toegang werd verleend tot het programma, stuurt de afdeling Studentenadministratie een toelatingsbrief;
  • opstarten visumprocedure (DGOS formulier zie onderaan bezorgen aan Nancy.Terryn@ugent.be);
  • boeken van een kamer;
  • openen van een bankrekening;
  • afsluiten van een verzekering (inloggen aub);
  • registratie aan de UGent als student;
  • inschrijving in het vreemdelingenregister van de Stad Gent (zie onderaan), solvabiliteitsbrief aan te vragen bij  Nancy.Terryn@UGent.be
  • uitbetaling van de beurs (MSc-beurs) via Nancy.Terryn@UGent.be (duidelijk alle gegevens melden: duur, bedrag, extra fees,...) indien betaling op Belgische rekening of cash geld te bekomen via aanvraag aan Mevr Els Vanhee van de dienst Financiën (bv voor eerste maand).

3.2.3. PhD-student

  • indiening PhD dossier bij de afdeling Studentenadministratie;
  • indiening doctoraatsonderwerp en promotor bij de decaan (dient ter goedkeuring voorgelegd te worden aan de faculteitsraad);
  • na goedkeuring stuurt de afdeling Studentenadministratie een toelatingsbrief;
  • opstarten visumprocedure (DGOS formulier zie onderaan bezorgen aan Nancy.Terryn@ugent.be);
  • boeken van een kamer;
  • openen van een bankrekening;
  • afsluiten van een verzekering (inloggen aub);
  • registratie aan de UGent als doctoraatstudent;
  • inschrijving in het vreemdelingenregister van de Stad Gent (zie onderaan), solvabiliteitsbrief aan te vragen bij  Nancy.Terryn@UGent.be
  • uitbetaling van de beurs (PhD beurs) via Nancy.Terryn@UGent.be (duidelijk alle gegevens melden: duur, bedrag, extra fees,...) indien betaling op Belgische rekening of cash geld te bekomen via aanvraag aan Mevr Els Vanhee van de dienst Financiën (bv voor eerste maand).
top

4. Aanvraag budgetoverdrachten, budgetverschuivingen en verlengingen aan VLIR-UOS

De aanvraag van een budgetoverdracht tussen werkingsjaren, een budgetverschuiving tussen budgetposten of een verlenging van de projectduur dienen schriftelijk aangevraagd te worden aan Caroline Deneweth (VLIR-UOS, Bolwerksquare 1 a, 1050 Brussel). Indien VLIR-UOS haar fiat geeft, wordt automatisch een brief overgemaakt aan de ICOS van de UGent, waarna die de budgetoverdracht, verschuiving of verlenging laat aanpassen in SAP.

top

5. Rapportering

Voor de EI-projecten dient jaarlijks gerapporteerd te worden en dit binnen de 2 maanden na het aflopen van het werkingsjaar. Daartoe dient een financieel verslag opgemaakt te worden in de macro’s van de VLIR (excell programma ontworpen voor de financiële rapportering) en een activiteitenverslag. Deze kan u downloaden op de formatenpagina van de VLIR-UOS website.

top

6. Opmaken van verkoopfacturen en credit nota’s op verkoopfacturen

Het wbs-element wordt steeds volledig geprefinancierd (cf. supra). De stortingen van VLIR-UOS worden via de ICOS geregeld.

Nuttige links en documenten