De afdeling Onderzoekscoördinatie volgt alle dossiers op van onderzoeksprojecten die via een contract werden toegekend. De contactpersonen bij wie u meer gedetailleerde informatie kunt krijgen zijn:

• Griet Vanhyfte, tel. 09 264 8988, Griet.Vanhyfte@UGent.be
• Katrien De Block, tel. 09 264 3037, Katrien.Deblock@ugent.be
  
• Dirk De Craemer, tel. 09 264 3033, Dirk.Decraemer@UGent.be
• EU-projecten worden opgevolgd door de EU-cel. Contacteer Nathalie Vandepitte, Saskia Vanden Broeck, Margo Baele, Luk Hautekiet, Matthias De Beuf en Bram Van der Biest, via mail: EU-cel@UGent.be
• Projecten in het kader van ontwikkelingssamenwerking worden opgevolgd door Helke Baeyens, tel. 09 264 3035, Helke.Baeyens@UGent.be en Nancy Terryn, tel. 09 264 9814, Nancy.Terryn@ugent.be.

Elk contract moet ook worden ondertekend door de rector of de voorzitter IOF-raad (momenteel vice-rector). Hiervoor geldt een specifieke procedure.

De dossiers worden als volgt beheerd:

• De dossiers van onderzoeksprojecten toegekend door het Bijzonder Onderzoeksfonds (BOF) of toegekend via een subsidiebesluit, toekenningsbrief of toewijzing offerte (info) worden binnen de afdeling Onderzoekscoördinatie administratief, en dikwijls ook financieel, opgevolgd.
• De dossiers van projecten die gefinancieerd worden door het Industrieel Onderzoeksfonds (IOF) (info: Ingrid Merchiers, tel. 09 264 9951) worden binnen de dienst UGent  Techtransfer opgevolgd.
• Het contractueel toegekende budget wordt op één of meerdere WBS-elementen ter beschikking gesteld van de promotor(en). Meer informatie hierover kunt u verkrijgen bij:
  
  • Lieven De Vriendt, tel. 09 264 9506, L.Devriendt@UGent.be
  • Matthias.Debeuf, tel. 09 264 9815, Matthias.Debeuf@ugent.be
  • Pascale Blancquaert, tel. 09 264 3039, Pascale.Blancquaert@UGent.be
  • en bij Luk Hautekiet, tel 09 264 9560, Luk.Hautekiet@UGent.be voor EU-projecten
  • en bij Barbara Lobert, tel. 09 264 8920, Barbara.Lobert@UGent.be voor FWO-projecten.

Lees ook de belangrijke informatie met betrekking tot financiële projectopvolging.

Nadat een onderzoeksproject volledig werd afgerond en verantwoord dient het project financieel te worden afgesloten. Eventuele positieve saldi en/of negatieve saldi kunnen overgeboekt, respectievelijk aangevuld, worden met eigen middelen (kas). Om de afsluiting te vragen van uw project dient u gebruik te maken van het formulier aanvraag afsluiting project.

In noodzakelijke gevallen kan de rector toelating verlenen om een kredietlijn vervroegd te openen, op basis van een garantstelling van de financierende partij of van de promotor. Deze vervroegde opening wordt door de promotor schriftelijk aangevraagd, met gebruik van het formulier aanvraag vervroegde kredietlijn. Dit formulier wordt bezorgd aan dr. Dirk De Craemer, afdelingshoofd Onderzoekscoördinatie, tel 09 264 3033.

Voor de feitelijke aanstelling van wetenschappelijke en administratieve medewerkers (met inbegrip van doctoraatsbursalen), lastens onderzoeksprojecten en -contracten, verleent de cel dossierbeheer van de afdeling Onderzoekscoördinatie advies in verband met het voorstel tot aanwerving. Voor meer informatie hierover contacteert u Mario Deschaepdryver, tel. 09 264 3026, Mario.Deschaepdryver@UGent.be. Aanwervingen van personeelsleden gebeuren op basis van het formulier "Voorstel tot aanwerving" (ook beschikbaar in pdf-versie), dat u kunt downloaden.

Naast het aanstellen van personeel op onderzoeksprojecten is het ook mogelijk om binnen- en buitenlandse bezoekers te ontvangen, zoals onderzoekers van andere universiteiten die in het kader van een wetenschappelijk project een kort verblijf doorbrengen bij een UGent-promotor. In principe duurt zo'n verblijf niet langer dan drie maanden. Voor registratie van deze bezoekers kan u een bezoekerskaart aanvragen.