Personeelsleden van de UGent die het traject woonplaats-werk en werk-woonplaats met het openbaar vervoer afleggen zullen in de toekomst niet langer de kostprijs van het abonnement voor NMBS of De Lijn zelf moeten voorschieten om dit later terugbetaald te krijgen: de betaling aan de vervoermaatschappij zal immers via het derdebetalerssysteem gaan.

Vanaf april 2012 wordt het derdebetalerssysteem voor abonnementen in gebruik genomen door een pilootgroep : de faculteit Psychologie en Pedagogische Wetenschappen (FPPW), de directie Bestuurszaken (DBZ) en de directie Personeel en Organisatie (DPO).  Nadat de piloot als succesvol is geëvalueerd, zal het systeem veralgemeend worden naar alle personeelsleden. Dit is gepland in het najaar van 2012.

Start

• De instap van het personeelslid in het derdebetalerssysteem zal starten wanneer betrokkene in Apollo een nieuw traject woonwerkverkeer registreert dat een deeltraject met NMBS en/of De Lijn bevat.  Het personeelslid zal na registratie een uitnodiging per e-mail ontvangen om bij DPO eenmalig het vereiste aanvraagformulier te ondertekenen voor het bekomen van een moederkaart en het eerste abonnement bij de NMBS of een eerste abonnement bij De Lijn. Wie al eerder een traject geregistreerd heeft in Apollo, moet een nieuw traject registreren (via “Traject wijzigen”) met ingang van de datum waarop diens huidige abonnement niet langer geldig is.
• Het abonnement NMBS zal zonder betaling kunnen afgehaald worden aan het loket, enkel voor de zogenaamde moederkaart zal een klein bedrag betaald moeten worden.  Een personeelslid dat in het woon-werk traject zowel gebruik maakt van NMBS als De Lijn, zal hiervoor enkel een aangepast abonnement NMBS nodig hebben.
• Wie enkel gebruik maakt van De Lijn heeft een Lijn-abonnement nodig.  Dit zal naar het thuisadres van de personeelslid opgestuurd worden.  De kost van het abonnement zal steeds rechtstreeks aan de UGent gefactureerd worden.
• Wie als nieuw personeelslid start aan de UGent zal niet vanaf dag 1 gebruik kunnen maken van het derdebetalerssysteem.  De moederkaart en het eerste abonnement NMBS  zullen wellicht binnen enkele dagen afgehaald kunnen worden aan het NMBS-Loket.  Een Lijn-abonnement wordt naar het thuisadres opgestuurd, dit kan enkele weken vragen.  In afwachting van de beschikbaarheid van het nieuwe abonnement kunnen tienrittenkaarten of gewone tickets gebruikt worden.
• Omdat het opnemen van een personeelslid in het derdebetalerssysteem de nodige administratieve voorbereiding vraagt, zal dit enkel toegepast worden voor personeelsleden die nog minstens 3 maanden door de UGent tewerkgesteld zullen worden.  Voor anderen zullen kortlopende abonnementen verder via de bestaande werkwijze terugbetaald worden.

Hoe gaat het verder?

• Wie een moederkaart NMBS heeft, kan de volgende vijf jaar probleemloos nieuwe abonnementen afhalen aan het NMBS-loket.   Na afloop van die periode zal het personeelslid uitgenodigd worden voor het aanvragen van een nieuwe kaart.
• Wie gebruik maakt van een Lijnabonnement, zal voor het aflopen van het abonnement tijdig via mail gevraagd worden om in Apollo de vernieuwing aan te vragen.

Duur van het abonnement

Zowel bij NMBS als bij De Lijn kunnen abonnementen met een geldigheid van een jaar, 3 maanden of één maand aangevraagd worden.  Wie zeker weet dat men het abonnement een jaar zal gebruiken voor het traject van en naar de UGent, neemt best een jaarabonnement: dat is immers goedkoper voor de werkgever.

Wel moet absoluut vermeden worden om abonnementen aan te vragen voor een te lange duur.   Men blijft dus beter bij abonnementen met een kortere duur:

• Als de duur van de tewerkstelling aan de UGent op termijn onzeker is.
• Als men overweegt om in de toekomst voor een deeltraject gebruik te maken van de fiets in plaats van van het openbaar vervoer.  Zie ook verder.
• Als men voorziet te zullen verhuizen. Met name NMBS-abonnementen zijn specifiek voor één traject.  Lijnabonnementen gelden voor heel Vlaanderen, zodat zich hier geen probleem stelt als men bijvoorbeeld tijdens het jaar zou verhuizen én verder enkel gebruik zou maken van De Lijn.

Voortijdig beëindigen

Indien om onvoorziene redenen een abonnement toch niet tot het einde van zijn geldigheid zou gebruikt worden, moet het zo snel mogelijk terugbezorgd worden aan DPO.  De vervoersmaatschappij zal dan een gedeeltelijke terugbetaling doen voor de nog resterende periode.

Indien het abonnement niet meteen terugbezorgd wordt, kan de ten onrechte gemaakte kost teruggevorderd worden van het personeelslid.

Combineren met fietsen?

Wie een lopend abonnement heeft, kan niet voor hetzelfde deeltraject van het woon-werkverkeer een fietsvergoeding krijgen.  Het kan wel voor een ander deeltraject, bijvoorbeeld als men naar het station fietst en verder met de NMBS reist.

Woon-werkverkeer in Apollo

Om een traject te registreren gaat u in Apollo naar het luik “Personeel”, dan naar “Mijn Gegevens” en vervolgens naar het tabblad “Woon-Werk”. 
Apollo dient opgestart te worden via Athena. In de Office folder vindt u het Apollo-icoon 

Met vragen en bemerkingen kan u ook terecht bij de helpdesk van DPO: mail naar dpo@UGent.be, of telefonisch: 9898.