Deel 10: Facultair reglement voor uitgaande uitwisselingsstudenten

Informatie over uitwisseling en infosessies, kandidaatstelling en toewijs bestemming

kan je vinden:

Gelieve altijd eerst bovenstaande richtlijnen te consulteren. Bij onduidelijkheden of problemen kan je de FCI contacteren

FCI Contact

Communicatiewetenschappen: Prof. dr. Sofie Van Bauwel, Jonas De Meulenaere en Tanneke Van de Walle
Politieke Wetenschappen: Prof. dr. Jan Orbie en Mathieu Blondeel
Sociologie: Prof. dr. Raf Vanderstraeten, Emma Degroote en Deborah De Brabanter
Faculteit: Prof. dr. Sofie Van Bauwel, Dries Ledoux en Hilde Van Peteghem (rio.psw@ugent.be)

Studieprogramma

De student maakt het studieprogramma op in overleg met de FCI verantwoordelijke van de opleiding en met de verantwoordelijken in de gastinstelling. Je studieprogramma moet worden goedgekeurd door de Facultaire Commissie Internationalisering. Hou rekening met volgende inhoudelijke en procedurele voorwaarden, die door de FCI strikt opgevolgd worden:

Inhoudelijk:

  • Het voorgestelde programma moet het UGent curriculum van het uitwisselingsjaar zo veel mogelijk benaderen. Dit betekent dat voor elk verplicht of algemeen opleidingsonderdeel een equivalent opleidingsonderdeel moet gevolgd worden aan de gastinstelling. Voorgestelde vakken moeten een gelijkwaardig studieniveau hebben als in Gent en mogen geen herhaling inhouden van eerder gevolgde opleidingsonderdelen.
  • Gedurende het academiejaar moet je een pakket opleidingsonderdelen volgen ter waarde van 60 ECTS-punten (bij modeltraject).
  • Onderzoekspaper en masterproeven moeten worden beoordeeld door de UGent (zie reglementen op http://www.ugent.be/ps/nl/onderwijs/administratie) en kunnen niet worden opgenomen aan de gastinstelling.
  • Het volgen van taalcursussen wordt niet meegeteld in het studieprogramma (uitzondering: als keuzevak in de opleiding communicatiewetenschappen of sociologie).
  • Studenten in een GIT-traject kunnen slechts in bepaalde gevallen op uitwisseling gaan.
  • Studenten die deelnemen aan een buitenlandse stage via een uitwisselingsprogramma moeten het stagereglement van de opleiding volgen (zie ook richtlijnen psw voor buitenlandse stage op minerva). Zij kunnen studiepunten krijgen via curriculumonderdeelrealisatie.

Procedureel:

  • Het voorstellen van je studieprogramma en de beoordeling door de FCI gebeurt in oasis (uitwisselingsaanvraag) en erasmusmanager. https://www.ugent.be/ps/nl/voor-studenten/uitwisseling/formulieren
    Na goedkeuring van het voorstel door de FCI wordt je studieprogramma officieel door het opstellen en ondertekenen van het document Learning Agreement (LA) door 3 partijen (thuisinstelling, gastinstelling en student).
  • De goedkeuring gebeurt in meerdere fasen:
    1. Bij het indienen van je uitwisselingsaanvraag in oasis stel je een voorlopig programmavoorstel op. Noteer in oasis voor elk voorgesteld opleidingsonderdeel de titel (in correcte spelling), de naam van het equivalente UGent-vak, het aantal ECTS-punten, het semester, de onderwijstaal en een uitgebreide beschrijving van de inhoud.
    2. Vóór je vertrekt kan je je programmavoorstel in oasis aanpassen als je over de nieuwe studiegids van je gastinstelling beschikt.
    3. Kort na je aankomst, en ten laatste op 15 oktober (20 februari voor 2de semester): indienen definitief programmavoorstel (wijziging in oasis), opnieuw met titel, equivalent UGent-vak, etc. (zie richtlijnen oasis en curriculum eind aug)
    4. Na goedkeuring door de FCI, en ten laatste op 1 november (10 maart voor 2de semester): indienen van de definitieve Learning Agreement during mobility bij RIO of de FCI contactpersoon van je opleiding ondertekend door jezelf en de verantwoordelijke(n) van de gastinstelling. Dit officiële document is verplicht voor de toekenning van je beurs (Erasmus+)
  • Programmawijzigingen die te laat ingediend worden, zullen, behoudens overmacht of uitdrukkelijke motivatie, niet meer aanvaard worden.
  • Let op de correcte benaming en schrijfwijze van de opleidingsonderdelen want die verschijnt na goedkeuring in je curriculum, op je puntenbriefje en diplomasupplement.

Respecteer strikt de deadlines van de facultaire studentenadminstratie (FSA) voor het indienen van de formulieren voor keuzevakken, onderzoekspaper, masterproef enz. van je UGent-opleidingsonderdelen. Check daarom regelmatig de facultaire website, de aankondigingen op minerva, psw-nieuwsbrief en de mails verzonden naar je UGent-mailadres.

Voor je vertrek

  • Iedereen in GIT-statuut moet goedkeuring vragen aan trajectbegeleider en FCI na 2e zittijd van academiejaar voor de uitwisseling. De voorwaarden en aanvraagprocedure kan je nalezen op minerva.
  • Voor je vertrek vraagt de AI om het erasmuscontract te ondertekenen. Dit kan pas nadat je je opnieuw ingeschreven hebt op de rol als UGent-student (zie stappenplan).
  • Als student moet je je informeren over de duur en het verloop van de semesters aan de gastinstelling. Besef dat wanneer semesters afwijken van die in Gent (september – januari/februari – juni), dit gevolgen kan hebben voor je studieverblijf, examens en proclamatie aan de UGent of aan de gastinstelling. Als student moet je dan ook zelf de nodige stappen ondernemen om alles vlot te laten verlopen.
  • Uitgaande uitwisselingsstudenten die reeds tijdens de examenperiode naar de gastuniversiteit dienen te vertrekken omdat daar vroeger met de lesprogramma's wordt gestart, kunnen toelating vragen om examens af te leggen buiten de officiële examenperiode, mits akkoord van de verantwoordelijke lesgever (cfr. artikel 2 § 6 van het OER 2016). Studenten moeten een uitzondering aanvragen door het indienen van het ingevulde “aanvraagformulier organisatie examen buiten officiële examenperiode voor uitwisselingsstudenten FPSW” na bekendmaking van de examenroosters (ten laatste begin juli bij vertrek 1e semester of begin december bij vertrek in 2e semester) bij de FCI.
  • Uitgaande uitwisselingsstudenten die tijdens hun uitwisselingsverblijf een ugent onderzoekspaper of masterproef moeten indienen, kunnen uitzonderlijk en mits motivering een (uitstel-)aanvraag doen van max. 2 weken indien de indiendatum overlapt met examenperiodes in de gastinstelling (indienen formulier bij FCI en FSA 3 weken voor deadline onderzoekspaper of masterproef).
  • Om de communicatie te vergemakkelijken moet je je als uitwisselingsstudent inschrijven op Minerva op de facultaire cursussite voor uitgaande uitwisselingsstudenten bij het begin van het academiejaar dat je op uitwisseling gaat.

Verblijf, examens en punten

  • Wijzigingen (verlengen of verkorten) van de studieperiode tijdens het uitwisselingsverblijf moeten binnen onze faculteit worden voorgelegd aan de FCI-verantwoordelijken van de opleiding en kunnen worden geweigerd.
  • De omzetting van de examenpunten gebeurt door de FCI net voor de deliberaties. Dit betekent dat je de resultaten in het ‘transcript of records’ tijdig moet doorsturen naar de administratieve coördinator (m.a.w. vóór 29 juni voor eerste zittijd en 6 september voor tweede zittijd) anders word je gedelibereerd en geproclameerd in een volgende zittijd.
  • De vakken en de respectievelijke ECTS-punten per vak op de ‘transcript of records’ moeten exact overeenkomen met het voorgestelde studieprogramma in oasis en in de learning agreement.
  • Examens voor niet geslaagde vakken moet je afleggen in de gastinstelling bij dezelfde lesgever. Maak in dat geval duidelijke afspraken voor tweede zittijd met de desbetreffende lesgever (evt. nog tijdens je verblijf). Indien je nog UGent-vakken moet afleggen, maak dan duidelijke afspraken met de lesgever.
  • Na je uitwisselingsverblijf moet je je gastinstelling en je vakken evalueren.

De verantwoordelijkheid voor het naleven van dit reglement ligt bij de student

Dit reglement doet geen afbreuk aan de bestaande regelgeving van de uitwisselingsprogramma’s.
De Faculteitsraad kan dit reglement herzien. De laatste versie is beschikbaar op de website
http://www.ugent.be/ps/nl/onderwijs/uitwisseling/richtlijnen-uitwisselingsstudent

Veelgebruikte afkortingen:

AI
Afdeling internationalisering – Rectoraat UGent http://www.ugent.be/nl/onderwijs/internationalisering/aib
ECTS
European Credit Transfer and Accumulation System http://www.ugent.be/nl/univgent/waarvoor-staat-ugent/internationalisering/ects.htm ; http://www.ugent.be/en/ghentuniv/internationalisation/ects
FCI
Facultaire Commissie Internationalisering
FPSW
Faculteit Politieke en Sociale Wetenschappen
FR
Faculteitsraad
FSA
Facultaire Studentenadministratie http://www.ugent.be/ps/nl/onderwijs/administratie
LA
Learning agreement http://www.ugent.be/nl/onderwijs/internationalisering/buitenland/procedure.htm
OER
Onderwijs- en examenreglement http://www.ugent.be/nl/onderwijs/administratie/regelgeving
TOR
Transcript of records (puntenbriefje)