Deel 13: Stagereglement EU-Studies

Algemene inleiding

Hoofddoel van de stage georganiseerd in de Master in de EU Studies is om studenten de mogelijkheid te geven om de inzichten van het academisch onderwijs en onderzoek te confronteren met de levende werkelijkheid. De stage moet studenten toelaten om de verworven politiek-wetenschappelijke inzichten van de EU-studies toe te passen in het werkveld. Aan de stage is een stageverslag gekoppeld waarin de student een kritische reflectie maakt van (i) de stageplaats en (ii) zijn/haar inbreng in drie specifieke cases.

Bijkomend zullen studenten via de stage vaardigheden ontwikkelen, zoals werken in teamverband, communiceren, probleemoplossend denken, een planning opstellen, onderhandelen, enz., en concrete kennis opdoen, bijv. over machtsverhouding tussen de EU en andere private en publieke actoren, besluitvormingsmechanismen, netwerking, agendasetting, dagelijkse beleidsbeslissingen, link met het maatschappelijke veld enz. De stage beoogt dan ook de complementariteit van werkervaring en academische vorming.

De stage is toegankelijk voor studenten Master EU Studies die kiezen voor het keuzevak ‘stage EU studies’. De stage vindt in principe plaats in het 2e semester omdat ze verder bouwt op de theoretische opleidingsonderdelen van de Master EU Studies die in het 1ste semester gedoceerd worden. De stage staat voor 5 studiepunten. Bijgevolg is het mogelijk dat de student in kwestie naast de stage ook nog een tweede keuzevak in het tweede semester dient op te nemen om aan voldoende studiepunten te komen.

De stage is niet verplicht. Studenten zoeken zelf een stageplaats. Mogelijke stageplaatsen zijn bijvoorbeeld overheidsadministraties, studiediensten, politieke partijen, krantenredacties, middenveldorganisaties, bedrijven enz. die in contact komen met de EU, evenals de EU-instellingen zelf. Door te registreren op www.star.ugent.be krijgen studenten ook een vrijblijvend overzicht van alle stageplaatsen van de afgelopen academiejaren (via de tab ‘stageplaats info’). Vaste stageplaatsen (bv. VRT) worden gecommuniceerd via Minerva met bijhorende procedures

Studenten leggen uiterlijk tegen 8 oktober (of de eerstvolgende werkdag) een stageplaats ter goedkeuring voor via www.star.ugent.be OF geven in een beknopt document (‘stagedocument’) aan met welke stageplaatsen ze in gesprek zijn, of waar ze hun kandidatuur hebben ingediend. Dit document wordt elektronisch ingediend op de minervawebsite, meer bepaald in het mapje ‘dropbox’. Beide zullen geconsulteerd worden door de stageverantwoordelijke van de opleiding (dr. Joren Verschaeve). Indien er twijfels bestaan over de inhoudelijke invulling van een stage (bv. link met EU studies onvoldoende aanwezig) zal de stageverantwoordelijke voor eind oktober contact opnemen met de student en verdere verduidelijking vragen en hen eventueel vragen een nieuwe stageplaats te zoeken.

Voor de begeleiding van de stage kan elke student binnen het Centrum voor EU Studies terecht bij de stageverantwoordelijke van de opleiding. Daarnaast moet de student op de stageplaats een stagebegeleider zoeken. De evaluatie van de stage gebeurt door (i) de stageverantwoordelijke en (ii) de stagebegeleider. De uiteindelijke beoordeling gebeurt op basis van alle elementen die met de stage zijn verbonden (zie infra).

Stagereglement

Duur

1.De stage start in principe na de zittijd van de examenperiode van het eerste semester. De stageduur bedraagt normaal gezien tussen de 150 en 160 uur. In regel wordt dit totaal bereikt door vier werkdagen, acht uren per dag, gedurende 4 tot 5 weken, ofwel door drie werkdagen, acht uren per dag, gedurende 6 tot 7 weken, op de stageplaats de afgesproken opdracht(en) uit te voeren. Een stage mag echter ook langer duren dan 160 uur. Een deel van de stage wordt dan als ‘vrijwillig’ beschouwd en valt nog steeds onder de verzekering van de Ugent.

Studenten en stageaanbieders onderhandelen in hun overeenkomst een precieze afbakening van de stageperiode. Stages kunnen ook doorlopen tijdens de vakantieperiodes van het tweede semester, indien dat door beide partijen overeengekomen wordt. Door te kiezen voor een basispakket van drie of vier werkdagen, behoudt de student onderhandelingsruimte om minstens één dag per week te vrijwaren voor het verder werken
aan zijn/haar masterproef alsook deel te nemen aan andere (mogelijke) onderwijsactiviteiten in het tweede semester (bv. werkcollege masterproef, tweede keuzevak).

Cumulatieve toelatingsvoorwaarden

2.Vooraleer tot de stage toegelaten te worden moeten de kandidaat-stagiairs geslaagd zijn in de derde bachelor politieke wetenschappen of het schakelprogramma of voorbereidingsprogramma met goed gevolg hebben afgerond. Hiervan kan worden afgeweken mits goedkeuring van de stageverantwoordelijke. Om deze goedkeuring aan te vragen, stuurt de student via mail een bericht naar dr. Joren Verschaeve.

3. De ‘stage’ en het bijbehorende stageverslag kan als opleidingsonderdeel enkel gevolgd worden door studenten van Master in de EU Studies van de UGent.

Voorbereiding en toewijzing stageplaatsen

4.Studenten dienen ten laatste op 8 oktober (of de eerstvolgende werkdag van het academiejaar) een digitaal stagevoorstel doorgeven via www.star.ugent.be indien reeds een stageplaats werd gevonden (voor technische procedures, zie powerpoint op Minerva)

OF

een stagedocument opstellen indien er nog geen stageplaats werd gevonden. Dit stagedocument geeft een overzicht van de stageplaatsen weer waarmee de student in onderhandeling is.

5. In beide gevallen geef je beknopt weer welke EU-gerelateerde taken op de stageplaats aan bod kunnen komen. Bij een stagevoorstel doe je dit online in het daarvoor voorziene ‘hokje’ (zie powerpoint Minerva), bij een stagedocument maak je gebruik van een kort Word document waarin (i) de lijst van stageplaatsen wordt opgesomd waarmee je in onderhandeling bent alsook (ii) de EU-gerelateerde taken die hier aan bod kunnen komen.
Het stagedocument wordt in een elektronische versie ingediend op de minervawebsite bij het vak ‘stage’ in de map ‘Dropbox’.

De student die na 8 oktober op basis van hun stagedocument een definitieve stageplaats gevonden hebben leggen deze zo snel mogelijk via www.star.ugent.be ter goedkeuring voor in de vorm van een digitaal stagevoorstel. Wie er niet in slaagt een stageplaats vast te leggen neemt contact op met de stageverantwoordelijke van de opleiding en moet er rekening mee houden dat hij/zij alsnog zal moeten inschrijven voor twee opleidingsonderdelen in het 2de semester van de Master EU Studies indien er geen stageplaats gevonden kan worden.

6.De stageverantwoordelijke heeft het recht om niet in te stemmen met een stagevoorstel dat de tijdsindeling niet respecteert of dat onvoldoende inhoudelijke kwaliteitsgaranties biedt. Hij zal hierover in eerste instantie voor eind oktober contact opnemen met de student en bijkomende verduidelijking vragen.Wanneer wordt ingestemd met een stageplaats zal dit online zichtbaar zijn via www.star.ugent.be. Bij problemen gelieve Bij problemen gelieve contact op te nemen met joren.verschaeve@ugent.be.

7. Er wordt binnen het Centrum voor EU-Studies een tweede lezer aangeduid en bezoeker die de stageplaats zal bezoeken. Dit is niet noodzakelijk de stageverantwoordelijke zijn.

8. De student is verantwoordelijk voor het afsluiten en ondertekenen van het stagecontract vóór de aanvang van de stage. Het stagecontract is verplicht en wordt automatisch aangemaakt via www.star.ugent.be (nadat het stagevoorstel is goedgekeurd verschijnt automatisch de knop ‘stagecontract’ naast de eigen stageplaats). Deze tekst wordt geplakt in een word document om vervolgens correct aan te vullen met volgende gegevens:

  • Stagepromotor Ugent = “Joren Verschaeve, joren.verschaeve@ugent.be , +32 9 264 68 59”
  • Stageverantwoordelijke = “Gegevens van de persoon die de student zal begeleiden op de stageplaats”

Verder dient de student de lay-out van het contract te verzorgen (uitlijnen) en wordt de motivering voor de stageplaats verwijderd. Voor de ondertekening van het stagecontract wordt via mail een afspraak gemaakt met de stageverantwoordelijke.

De student kan op vraag van de stageplaats ook een bijkomend contract afsluiten. Deze worden voor ondertekening digitaal doorgestuurd naar de stageverantwoordelijke zodat deze gecontroleerd kunnen worden door de juridische dienst van de Universiteit Gent.

Studenten die een Engels of anderstalig contract wensen af te sluiten nemen hiervoor contact op met de stageverantwoordelijke.

9. Uiterlijk één week na de start van de stage dient de student een stagefiche in (zie Bijlage 1). Dit voorstel wordt opgemaakt in overleg met de stagebegeleider op de stageplaats en bevat een overzicht van taken en opdrachten die in het kader van de stage vervuld zullen worden, een aanduiding van de periode waarbinnen de stage zal plaatsvinden en welke dagen er stage zal gevolgd worden. Het stagedocument wordt in een elektronische versie ingediend op de minervawebsite bij het vak ‘stage’ in de map ‘Dropbox’.

Begeleiding

10. De stageverantwoordelijke staat in voor de begeleiding van de student en fungeert als aanspreekpunt en centraal contactpersoon van de de Ugent

11.De stagebegeleider is verantwoordelijk voor de begeleiding van de stage op de stageplaats. Hij helpt waar nodig en mogelijk en staat de student bij in de concrete werkzaamheden. De stagebegeleider op de werkvloer wordt niet vergoed of bezoldigd. Hij contacteert de stageverantwoordelijke zo snel mogelijk bij eventuele problemen of vragen.

Gedragscode student

12.De student eerbiedigt het in de stageplaats gebruikelijke werkschema en vervult naar best vermogen de hem/haar toevertrouwde opdrachten. De student is gebonden door de beroepscode van de stageplaats en door de regels van het beroepsgeheim die er gelden, alsook door de algemene gedragscode voor studenten van de UGent.

13. De stagebegeleider kan, in overleg met de student en de stageverantwoordelijke eventueel bijkomende regels, afspraken of verplichtingen voorstellen. Deze zijn enkel bindend na instemming ermee door de stageverantwoordelijke en de stagiair.

14.De student kan om ernstige en gegronde redenen verzoeken om van stageplaats te veranderen. Hij richt dit verzoek zo snel mogelijk tot de stageverantwoordelijke en tot de stagebegeleider. De stageverantwoordelijke oordeelt over de gegrondheid van het verzoek. De student dient, in overleg met de stageverantwoordelijke, zo snel mogelijk een nieuwe stageplaats te vinden om de in punt 1 vermelde stageduur te realiseren.

15.Zowel de stagebegeleider als de stagiair kunnen een einde maken aan de overeenkomst. Dit kan enkel na een gemotiveerd schrijven. Ook zal er in dit geval eerst een bemiddelingsgesprek plaatsvinden om te proberen tot een oplossing te komen tussen alle betrokken partijen.

16. Afwezigheid door ziekte of om andere redenen moet steeds, de dag zelf, door de student aan de stageverantwoordelijkeen de stagebegeleider gemeld worden. Afwezigheden van meer of 2 dagen moeten verplicht gemotiveerd worden met een doktersattest dat op de eerste dag van de ziekte naar de stageverantwoordelijke moet opgestuurd worden. Ook voor andere afwezigheden moet een motivering naar de stageverantwoordelijke en de stagebegeleider gestuurd worden. Na langdurige afwezigheid, vanaf één week, moet in samenspraak met de stageverantwoordelijke en de stagebegeleider nagegaan worden of een verlenging van de stageperiode en/of een bijkomende, vervangende opdracht noodzakelijk zijn.

17. Studenten die onreglementair afwezig zijn, of een ander onderdeel van dit algemeen reglement niet respecteren, zullen dat in de evaluatie van hun stage weerspiegeld zien.

Logboek en (zelf)evaluatieformulier

18. De student houdt tijdens de stage een logboek (zie bijlage) bij, waarbij dagelijks genoteerd wordt wat hij/zij gedurende welke periode van de dag op de stageplaats gedaan heeft. Dit logboek wordt op het einde van de stageperiode als bijlage bij het stageverslag gevoegd. Dit logboek moet ondertekend worden door de stagebegeleider.

19.Samen met het stageverslag dient de student het zelfevaluatieformulier (zie bijlage) in op de minervawebsite bij het vak ‘stage’ in de map ‘Dropbox’, uiterlijk op 15 juni (of de eerstvolgende werkdag).

20.De stagebegeleider vult meteen na het einde van de stage het stagebegeleider-evaluatieformulier in en bezorgt dit via email terug aan de stageverantwoordelijke (zie bijlage). Dit is een vertrouwelijk document dat niet met de student meegegeven wordt.

Stageverslag

21. De student maakt na het afsluiten van de stage een stageverslag. Dit stageverslag bestaat uit twee onderdelen:

  • Beschrijving en reflectie over de stageplaats: situering van de stageplaats binnen de de sector, situering van de afdeling binnen de organisatie, situering van de inhoudelijke invulling van de stage binnen het functioneren van de organisatie. Er wordt verwacht dat de student/e een uitgebreid en gedetailleerd beeld schetst van de sector en de opgedane ervaring.
  • Uitwerking van 3 case studies: de student/e werkt drie case studies (onderwerpen, artikels, reportages, concepten, onderzoeksstappen, strategieën, beleidsnota’s….) uit naar eigen keuze. Hierbij reflecteert de student kritisch over zijn/haar eigen inbreng. Er mogen eventueel ook (vrijwillige)bijlagen aan de cases toegevoegd worden.

De student geven doorheen het stageverslag ook aan welke aspecten en inzichten uit de opleiding nuttig bleken te zijn voor de stage. Mogelijke invalshoeken zijn bv. inzichten rond de besluitvorming van de EU, rol en betrokkenheid van lokale/regionale overheden of de invloed van het Europees middenveld… Het verslag is minimaal 3000 en maximaal 5000 woorden lang, exclusief eindnoten, bibliografie en eventuele bijlagen.

22. Het stageverslag wordt digitaal ingediend op de minervawebsite bij het vak ‘stage’ in de map ‘dropbox’, uiterlijk op 15 juni (of de eerstvolgende werkdag). In uitzonderlijke omstandigheden (bijv. als de stage nog bezig is) kan er beperkt uitstel verleend worden, maar het stageverslag moet in elk geval voor het einde van de eerste zittijd van het tweede semester worden ingediend. Voor studenten die hun stageverslag in tweede zit indienen, geldt 25 augustus (of de eerstvolgende werkdag)als uiterste indiendatum. Uitzonderlijk is er een beperkt uitstel mogelijk, maar het stageverslag moet in elk geval voor het einde van de tweede zittijd worden ingediend.

23. De student is ervoor verantwoordelijk dat de stagebegeleider een kopie ontvangt van het stageverslag.

Beoordeling

24.Het globale examencijfer – in het kader van permanente evaluatie –is het geheel van volgende evaluaties:

  • Stageverslag (10 punten): score wordt toegekend door de stageverantwoordelijke.
  • De evaluatie door de stageaanbieder (5punten)
  • De overige documenten en aspecten van de stage (het logboek, stagevoorstel…) (5 punten)

In het geval dat de student een onvoldoende behaalt moet deze het stageverslag herwerken en opnieuw indienen in de tweede zittijd.

Bijlagen

deel13-het-stagevoorstel.docx
deel13-het-stageverslag.docx
deel13-het-logboek.docx
deel13-evaluatieformulier-stagebegeleider.docx
deel13-evaluatieformulier-eng.docx
deel13-zelfevaluatie-stagiair.docx