Aanschaf van apparatuur

Aanvragen voor middelzware en zware onderzoeksinfrastructuur kunnen worden ingediend bij de Hercules stichting. Verder is er ook nog de oproep Basisuitrusting van het Bijzonder Onderzoeksfonds (BOF).

Doel

De commissie wetenschappelijk onderzoek (CWO) wil financiële steun bieden bij de aanschaf van grote apparatuur. Het dient hierbij te gaan om belangrijke apparatuur die bij voorkeur vakgroepoverschrijdend en interdisciplinair nuttig kan gebruikt worden en waarvoor bij andere instanties (bv. FWO, EU) geen of maar een gedeeltelijke financiering bekomen werd.

Aanvraagprocedure

Wie kan aanvragen?

Alle ZAP-leden verbonden aan de FBW.

Wat kan aangevraagd worden?

Financiële ondersteuning voor de aanschaf van grote apparatuur. Het al dan niet toekennen van financiële steun en desgevallend de hoogte van het toegekende bedrag worden bepaald door de CWO.

Hierbij wordt rekening gehouden met de volgende regels:

  1. Het moet een aanvraag betreffen die meerdere onderzoekseenheden ten goede komt, d.w.z. dat er minimaal twee ZAP-leden, verbonden aan de FBW, als aanvrager betrokken dienen te zijn.
  2. Alle aanvragers dienen hun (mede-)aanvragerschap duidelijk te motiveren en dienen de link met hun onderzoeksnoden aan te tonen. Bovendien dienen zij een substantiële financiële bijdrage te leveren die voldoet aan volgende voorwaarden:
  • de individuele bijdrage dient minimum 5% te bedragen van de totale kostprijs van de uitrusting
  • de individuele bijdrage dient minimum 15% te bedragen van het “resterende bedrag”. Dit resterende bedrag is gelijk aan de totale kostprijs van de uitrusting, verminderd met het eventueel via een parallelle aanvraag toegekend bedrag, en verminderd met het maximaal door de CWO toe te kennen bedrag (gebaseerd op de totale kostprijs en het aantal aanvragers)
  • indien een (mede-)aanvrager een compenserende bijkomende aankoop voorstelt, dan dient het bedrag van deze bijkomende aankoop te worden toegevoegd aan het bedrag van de initieel voorgestelde aankoop. De bovenstaande regels worden toegepast op het resulterende totaalbedrag
  • Bij voorkeur wordt er een parallelle aanvraag gedaan. Dit kan bij een andere instantie die in financiering voor dit type aanvraag voorziet, of ook als onderdeel van een projectaanvraag. Het indienen van een parallelle aanvraag wordt als een heel positief element beschouwd bij het beoordelen van de CWO-aanvraag.
  • Er moet een maximale korting worden bedongen bij de leverancier, en een cofinanciering door andere instanties strekt tot aanbeveling.
  • Bij een aanvraag waarbij enkel de twee vereiste ZAP-leden zijn betrokken, wordt door de CWO maximum 30% van de totale aankoopprijs toegekend. Bij aanvragen waarbij 3 of meerdere ZAP-leden zijn betrokken, wordt door de CWO maximum 50% van de totale aankoopprijs toegekend. Het nog resterende tekort dient door middel van cofinanciering door de aanvragers te worden voorzien, conform de hierboven opgenomen voorwaarden. Het uiteindelijk toegekende CWO-bedrag zal niet meer bedragen dan het bedrag dat, na aftrek van eventuele parallelle financiering en na aftrek van de verplichte cofinanciering door de aanvragers, nog nodig is voor de aankoop van de uitrusting.
  • De commissie behoudt steeds het recht om de CWO-bijdrage te beperken omwille van budgettaire redenen, rekening houdend zowel met het beschikbare budget als met het aantal, de omvang en de impact (conform de doelstelling van deze aanvraagcategorie) van de ingediende aanvragen. Ook kan de commissie per oproep een maximumbedrag vastleggen dat voor het geheel van de aanvragen van die oproep en/of per individuele aanvraag kan worden toegekend. Dit wordt desgevallend meegedeeld bij de oproep voor deze aanvraagcategorie.
  • Er wordt naar gestreefd een maximum van 30% van het CWO jaarbudget (zonder defiscaliseringsgelden) te besteden aan apparatuur. Dit bedrag kan worden aangevuld met een bijkomend budget afkomstig uit de financiële reserves van de CWO. De beslissing over het al dan niet toewijzen van een aanvullend bedrag en desgevallend over de hoogte van dit bedrag wordt jaarlijks door de CWO genomen (mits goedkeuring door de Faculteitsraad). Dit wordt desgevallend bij de oproep voor deze aanvraagcategorie meegedeeld.
  • Er is een rekenblad beschikbaar aan de hand waarvan u het verplichte aandeel per (mede-)aanvrager kan berekenen. U kan ook steeds contact opnemen met de verslaggever van de CWO.

    Wanneer kan aangevraagd worden?

    De aanvraag kan worden ingediend voor de eerstvolgende CWO-vergadering nadat een oproep voor deze aanvraagcategorie werd gelanceerd. Deze wordt in de regel behandeld op de voormelde vergadering van de CWO. De CWO behoudt zich het recht voor om meerdere oproepen per jaar te lanceren, afhankelijk van de budgettaire mogelijkheden.

    Hoe kan aangevraagd worden?

    De aanvrager vult het aanvraagformulier volledig in en voegt de nodige bijlagen toe.

    De aanvrager bezorgt:

    • één exemplaar van het formulier met alle bijlagen aan de verslaggever van de CWO (de aanvraag noch de bijlagen mogen worden geniet).
    • één bijkomend exemplaar van het formulier met alle bijlagen aan de voorzitter van de CWO.
    • één digitaal exemplaar van het formulier met alle bijlagen (in afzonderlijke PDF) aan onderzoek.fbw@ugent.be. Deze pdf-bestanden worden bij voorkeur gemaakt door middel van de printapplicatie PDFCreator of door scanning.

    Bijlagen bij de aanvraag?

    Bij deze aanvraag dienen de volgende bijlagen te worden gevoegd:

    • (desgevallend) een kopie van de parallelle aanvraag via een ander kredietkanaal samen met het resultaat van deze aanvraag.
    • de motivatiebrieven van alle betrokken ZAP-leden, met vermelding van het toegezegde bedrag aan cofinanciering.
    • kopieën van alle vermelde offertes.
    • de motivering van de ontoereikendheid van de reeds voorhanden zijnde financiële middelen (indien van toepassing).

    GELIEVE GEEN ORIGINELE BETALINGSBEWIJZEN TOE TE VOEGEN BIJ DE AANVRAGEN! DEZE MOGEN DESGEVALLEND ENKEL ACHTERAF WORDEN INGEDIEND NA BEVESTIGING VAN DE GOEDKEURING VAN DE AANVRAAG!

    Behandelingsprocedure

    1. De aanvraag wordt in de regel behandeld op de eerstvolgende CWO-vergadering.
    2. De CWO geeft een, al dan niet voorwaardelijk, positief of negatief advies met betrekking tot de aanvraag.
    3. De CWO maakt dit positief of negatief advies vervolgens over aan de Faculteitsraad ter definitieve beslissing.
    4. Na de Faculteitsraad wordt de definitieve beslissing zo spoedig mogelijk per e-mail bekendgemaakt aan de aanvrager.