Buitenlands verblijf in kader van sabbatical

Doel

De commissie wetenschappelijk onderzoek (CWO) wil lange verblijven in het buitenland in het kader van een sabbatical van een ZAP-lid ondersteunen omwille van de positieve effecten van dergelijke verblijven op de verdere uitbouw van de expertise en het netwerk van het betrokken ZAP-lid.

Tegelijkertijd wenst de commissie de betrokken ZAP-leden ook te stimuleren om voor dergelijke verblijven eveneens gebruik te maken van de mogelijkheden die worden geboden door externe financieringskanalen zoals FWO, …

Reglementering

(zie facultair reglement mobiliteitsfonds, Artikel 4)

Wie kan aanvragen?

  • Alle ZAP-leden verbonden aan de FBW komen in aanmerking.
  • Er moet verplicht een parallelle aanvraag worden ingediend voor de overeenstemmende FWO-financiering. Het resultaat van deze aanvraag dient aan de commissie te worden bezorgd alvorens tot een eventuele uitbetaling van CWO-steun kan worden overgegaan. Indien voor bepaalde uitgaven financiering wordt toegekend door het FWO, dan vervalt desgevallend de overeenstemmende financiering die door de CWO werd toegekend.
  • De verplichting tot het indienen van deze parallelle aanvraag vervalt voor wie niet voldoet aan de formele voorwaarden om te kunnen kandideren voor dit FWO-kanaal.
  • Indien een parallelle aanvraag om redenen van laattijdigheid of onvolledigheid van het dossier of om een andere vergelijkbare vormelijke reden wordt geweigerd door het FWO, dan beschouwt de CWO dit niet als een geldige parallelle aanvraag.

Aan welke voorwaarden dient de aanvraag te voldoen?

  • Verblijven van minder dan 6 maanden komen niet in aanmerking voor financiering door de CWO.
  • Indien vooraf gekend is dat het verblijf zal worden onderbroken door een kortstondige terugkeer om sociale of onderzoeksgebonden redenen, dient dit duidelijk te worden aangegeven en gemotiveerd in de aanvraag onder de rubriek. De commissie ziet erop toe dat de duur van het verblijf niet kunstmatig boven de minimumgrens van 6 maanden wordt gebracht.
  • De CWO zal de aanvragen kritisch benaderen, en de onderzoeksmeerwaarde beoordelen.
  • Niet alleen verblijven aan buitenlandse onderzoeksinstellingen komen in aanmerking, maar ook verblijven aan andere buitenlandse instellingen of organisaties uit de publieke of de private sector komen in aanmerking, en dit volgens dezelfde modaliteiten.
  • Er kan maximum 1 buitenlands verblijf in het kader van een sabbatical per aanvrager worden toegekend door de CWO.

Welke ondersteuning kan worden toegekend?

De commissie kent een bedrag toe dat is opgedeeld in een tussenkomst in de reiskosten en een tussenkomst in de verblijfskosten.

  • Reiskosten:
    • De (terug)betaling van de reiskosten betreft altijd de werkelijk gemaakte en bewezen uitgaven.
    • De (terug)betaling van de reiskosten wordt bovendien beperkt tot 500 euro voor bestemmingen binnen Europa, en tot 1.000 euro voor bestemmingen buiten Europa.
    • Voor de bepaling of een land al dan niet tot Europa wordt gerekend, wordt gebruik gemaakt van de recentste versie van de officiële landennomenclatuur GEOBEL.
    • Enkel indien het studieverblijf niet kan doorgaan omwille van overmacht kunnen eventuele reeds gemaakte reiskosten alsnog worden terugbetaald ten belope van maximum het toegekende bedrag.
  • Verblijfskosten:
    • De toegekende verblijfskosten zijn forfaitair en worden vastgelegd op 800 euro per maand (= 30 dagen). Delen van een maand worden berekend pro rata het aantal dagen, waarbij 1 dag = (1/30) * 800 euro.
    • De periode wordt vastgesteld aan de hand van een verklaring, ondertekend door een verantwoordelijke binnen de gastinstelling, waarin de begin- en einddatum van het verblijf wordt vermeld. Deze verklaring moet worden ingediend door de aanvrager alvorens tot betaling kan worden overgegaan.
    • De dag van vertrek en de dag van terugkeer worden meegeteld voor de duur van de periode.
    • Indien het verblijf korter blijkt dan was aangegeven in de aanvraag, wordt het toegekende bedrag aan verblijfskosten indien nodig verminderd totdat dit voldoet aan de regel van 800 EUR per 30 dagen.
    • Het toegekende bedrag aan verblijfskosten wordt niet verhoogd indien het verblijf langer blijkt dan was aangegeven in de aanvraag.
    • Het totale bedrag van de forfaitaire tussenkomst in de verblijfskosten wordt beperkt tot een maximum van 9.600 euro, wat overeenkomt met een termijn van 12 maanden.
    • Indien het effectieve verblijf uiteindelijk korter blijkt dan het vereiste minimum van 6 maanden, vervalt de goedkeuring door de commissie en wordt het toegekende bedrag niet uitbetaald.

Wanneer kan aangevraagd worden?

De aanvraag kan gedurende het hele jaar worden ingediend. Deze wordt geagendeerd voor de eerstvolgende vergadering van de CWO waarop dit type aanvragen wordt behandeld.

De aanvraag dient in alle gevallen vöör het vertrek te worden ingediend. De behandeling van de aanvraag kan dan desgevallend tijdens of na het verblijf gebeuren.

Merk op: voor elke CWO-vergadering geldt een budgetbeperking. Meer informatie hierover kan u terugvinden via deze link.

Hoe kan aangevraagd worden?

De aanvrager vult het aanvraagformulier volledig in en voegt de nodige bijlagen toe.

De aanvrager bezorgt:

  • één exemplaar van het formulier met alle bijlagen aan de verslaggever van de CWO (de aanvraag noch de bijlagen mogen worden geniet).
  • één bijkomend exemplaar van het formulier met alle bijlagen aan de voorzitter van de CWO.
  • één digitaal exemplaar van het formulier met alle bijlagen (in afzonderlijke PDF) aan onderzoek.fbw@ugent.be. Deze pdf-bestanden worden bij voorkeur gemaakt door middel van de printapplicatie PDFCreator of door scanning.

Bijlagen bij de aanvraag?

Bij deze aanvraag dienen de volgende bijlagen te worden gevoegd:

  • Een kopie van de parallelle aanvraag bij het FWO voor het kanaal Wetenschappelijke Opdracht (sabbatical leave), indien de aanvrager aan de voorwaarden voldoet om binnen dit kanaal te kandideren.
  • Een kopie van het resultaat van de parallelle aanvraag bij het FWO voor het kanaal Wetenschappelijke Opdracht (sabbatical leave), indien de aanvrager aan de voorwaarden voldoet om binnen dit kanaal te kandideren. Het resultaat mag, indien nog niet bekend, achteraf worden ingediend. Dit dient evenwel te gebeuren alvorens tot een eventuele uitbetaling van de CWO-ondersteuning zal worden overgegaan.
  • De uitnodiging door de gastinstelling.

Gelieve geen originele betalingsbewijzen toe te voegen bij de aanvragen! Deze mogen desgevallend enkel achteraf worden ingediend na bevestiging van de goedkeuring van de aanvraag!

Behandelingsprocedure

  1. De aanvraag wordt geagendeerd op de eerstvolgende CWO-vergadering tijdens dewelke dit type aanvragen wordt behandeld (zie hiervoor het CWO-jaarschema).
  2. De CWO geeft een, al dan niet voorwaardelijk, positief of negatief advies met betrekking tot de aanvraag.
  3. De CWO maakt dit positief of negatief advies vervolgens over aan de Faculteitsraad ter definitieve beslissing.
  4. Na de Faculteitsraad wordt de definitieve beslissing zo spoedig mogelijk per e-mail bekendgemaakt aan de aanvrager.
  5. De toegekende bedragen worden na afloop van het verblijf via een weekrapport uitbetaald aan de aanvrager. Indien de uitgaven reeds werden verantwoord op een ander UGent-budget, dan geschiedt de terugbetaling via interne overboeking van deze reeds verantwoorde uitgaven. De aanvrager dient hiervoor steeds de instructies te volgen die worden vermeld in de e-mail waarin het resultaat van de aanvraag werd bekendgemaakt.