Werkwijze voor de (terug)betaling van financiële ondersteuning die werd toegekend door de CWO

(Click here for an English version of this procedure)

De werkwijze voor terugbetaling verschilt naargelang het gaat om een starterskrediet voor beginnende ZAP-leden en voor doctor-assistenten 1e termijn, of voor een andere vorm van financiële ondersteuning die werd toegekend door de CWO.

De aanvraag voor terugbetaling van kosten moet gebeuren binnen de 3 maanden na goedkeuring door de Faculteitsraad (page charges, starterskredieten) OF binnen de 3 maanden na buitenlands verblijf van een UGent onderzoeker / verblijf van buitenlands onderzoeker aan FBW. Deze regel is van kracht sinds 10 mei 2017. Eerdere terugbetalingsdossiers moeten ingediend worden voor 10 augustus 2017.

ZAP-starterskredieten en starterskredieten voor doctor-assistenten 1e termijn

De aanvrager wordt verwittigd over de toekenning van het starterskrediet door het CWO secretariaat. Vervolgens stuurt de aanvrager de precieze gegevens van een E/01-kas op naam van de aanvrager naar onderzoek.fbw@ugent.be. Het toegekende bedrag wordt door middel van een budgetoverdracht op deze E/01-kas gezet.

Indien u nog geen E/01-kas heeft

Het aanvraagformulier voor een dergelijke E-kas kan u terugvinden via deze link   
Het ingevulde en ondertekende formulier dient te worden bezorgd aan de heer Helmut Leydens van de Directie Financiën
Het beheer van het door de CWO toegekende persoonlijke starterskrediet kan desgevallend worden aangegeven als reden voor het aanvragen van deze kas.

Andere vormen van financiële ondersteuning door de CWO

Algemene principes

Alle uitgaven worden in SAP op een eigen budgetplaats geboekt door de betrokken dienst van de aanvrager of diens promotor.

Of een uitgave al dan niet in aanmerking komt voor terugbetaling door de CWO, wordt bepaald op  basis van de regelgeving die van toepassing is voor  de desbetreffende aanvraagcategorie.

De terugbetaling van de in aanmerking komende uitgaven door de CWO gebeurt steeds op basis van de werkelijk geboekte uitgaven in SAP. Dit betekent dat een terugbetaling van CWO-ondersteuning via overboeking enkel mogelijk is indien er daar een werkelijk geboekte uitgave in SAP aan gekoppeld is. Indien er geen werkelijke uitgaven zijn gebeurd in SAP, dan kan het door de CWO toegekende bedrag niet worden (terug)betaald.

Een voorbeeld ter verduidelijking

De CWO kende een bedrag toe van 2.600 EUR in het kader van een goedgekeurde aanvraag voor een lang studieverblijf van 2 maanden buiten Europa, waarvan 1.000 EUR voor reiskosten (werkelijke kosten) en 1.600 EUR voor verblijfskosten (forfaitair). Het desbetreffende buitenlandse verblijf heeft uiteindelijk (minstens) twee maanden geduurd.

Terugbetaling van de reiskosten

De factuur van 1.100 EUR voor de vlucht werd rechtstreeks betaald door de dienst op een eigen budgetplaats. Is deze budgetplaats een andere dan een E-kas dan moet het relevante bedrag eerst worden overgeboekt naar een E/...../01 kas.
De aanvrager of de collega’s van de dienst sturen deze overboeking en de bijlage met verantwoordingsdocumenten naar
Het toegekende bedrag van 1.000 EUR aan reiskosten wordt via overboeking door de CWO terugbetaald op deze E/...../01 kas.  

Terugbetaling van de verblijfskosten

De aanvrager heeft de hotel- en andere verblijfskosten zelf voorgeschoten. De dienst van de aanvrager betaalde hiervoor ondertussen aan betrokkene een bedrag uit van 1.200 EUR, geboekt in SAP. Het is hierbij niet van belang of deze uitbetaling gebeurde op basis van individuele bewijsstukken, of via een forfaitaire dagvergoeding.
De aanvrager of de collega’s van de dienst sturen deze overboeking en de bijlage met verantwoordingsdocumenten naar
Het toegekende bedrag van 1.200 EUR aan reiskosten wordt via overboeking door de CWO terugbetaald op deze E/...../01 kas.
De CWO zal in dit geval dus slechts de effectief uitbetaalde en geboekte 1.200 EUR aan verblijfskosten terugbetalen en niet het volledige toegekende bedrag van 1.600 EUR.

Enkel indien een bedrag van minstens 1.600 EUR aan verblijfskosten aan betrokkene werd terugbetaald door de dienst (ongeacht forfaitair of met bewijsstukken), zal het volledig toegekende bedrag van 1.600 EUR door de CWO kunnen worden terugbetaald via overboeking.

Er wordt dus nooit méér terugbetaald door de CWO dan er effectief aan terugbetaalbare uitgaven door de dienst werden geboekt.

Concrete werkwijze om de terugbetaling door overboeking aan te vragen

  1. Na de definitieve beoordeling van de aanvraag door de CWO en na bevestiging van dit CWO-advies door de Faculteitsraad brengt de CWO-medewerker per e-mail de aanvrager op de hoogte van het resultaat van deze aanvraag.
  2. Om de terugbetaling via overboeking door de CWO te laten gebeuren stuurt de aanvrager (of de dienst van de aanvrager of van diens promotor) een e-mail naar  met:

  • de naam van de aanvrager,
  • het type aanvraag (bvb congresgelden, lang studieverblijf, …),
  • indien meerdere aanvragen van eenzelfde type en vanwege dezelfde aanvrager op deze vergadering werden behandeld, dan wordt in de mail ook verduidelijkt bij welke precieze aanvraag de doorgestuurde documenten horen,
  •  een tabel met de volgende gegevens:

    Datum CWO goedkeuring DD/MM/YYYY
    Datum Faculteitsraad (for page charges, starterskredieten) DD/MM/YYYY
    Datum congres, buitenlands verblijf, verblijf buitenlandse onderzoekers DD/MM/YYYY
    Goedgekeurd bedrag Bedrag: € ………………………

    E/...../01 waar kosten aangerekend of overgeboekt  zijn

     

    Overzicht relevante kosten:

    Lange verblijven: reis + verblijf

    Sabbatical: reis + verblijf

    Congres: reis + registratie

    Master: reis + reisverzekering

    ATP: reis + registratie

    Voorbeeld:

    Totaal reiskosten: € ………....

    Totaal registratie:  € …………

    Totaal verblijf € ………………

    Som: € ..................

  • In één pdf bijlage de relevante bewijzen en boekhouddocumenten zoals:

  • De nog ontbrekende bewijsstukken die bij de aanvraag dienden te worden gevoegd. Indien er nog dergelijke ontbrekende stukken zijn, dat zal dit vermeld staan in het desbetreffende CWO-verslag bij het advies van de CWO voor deze aanvraag (bvb bewijs van mondelinge deelname of van posterbijdrage als presenting author).
  • Het SAP-boekhouddocument voor elk van de uitgaven waarvoor terugbetaling wordt gevraagd. U kan dit document terugvinden in SAP via de map Budgethouder > Rapportering > Rapportering UGent > Kredietopvolging UGent >  [geef de budgetplaats en desgevallend het fonds in en klik op het witte klokje met het groene vinkje links bovenaan] > dubbelklik op de desbetreffende budgetpositie > dubbelklik in het pop-up venster op “1.4. Overzicht: detail bestedingen (uitgaven) per budgetplaats” > dubbelklik op de desbetreffende reeds geboekte uitgave. Het document dat u nu te zien krijgt is het SAP-boekhouddocument dat u dient mee te sturen voor de overboeking van het door de CWO toegekende bedrag.
  • Een scan van de originele verantwoordingsstukken voor elk van de uitgaven waarvoor terugbetaling wordt gevraagd. Het betreft hier het bestand dat u in SAP kan terugvinden in bijlage bij het hierboven vernoemde SAP-boekhouddocument. Hiervoor gaat u op het scherm van het SAP-boekhouddocument (zie hierboven) naar de gele knop (met tekstballonicoontje) links bovenaan het scherm. U klikt op de rechterkant van deze knop, zodat er een drop down menu verschijnt. U dubbelklikt op “Bijlagenlijst”. In het pop-up scherm dat nu verschijnt, dubbelklikt u op de lijn “Facturen”. Het PDF-document dat nu verschijnt is de gevraagde PDF die u eveneens dient mee te sturen voor de overboeking van het door de CWO toegekende bedrag.
Gelieve enkel de relevante documenten in te dienen. Niet relevant zijn bijvoorbeeld facturen van visa, annulatieverzekeringen, inentingen, lunches, gala diners, chocolaatjes, boeken, niet-toegestane verblijfskosten, etc., of informatie over reizen en onkosten van andere personen. Het toevoegen van deze documenten vertraagt het administratief proces rond de terugbetaling en leidt tot onnodige e-mail uitwisselingen of telefoons.