Masterproef gedeeltelijk in het buitenland afleggen

Tijdslijn

Een beknopt stappenplan is weergegeven in de figuur. Daaronder staat meer uitleg over elke stap. Download de tijdslijn.

Tijdslijn uitwisseling masterproef gedeeltelijk

1. Interesse?

Infosessie

  • (Her)bekijk de presentatie van de infosessie, meer uitgebreide informatie kan je op deze webpagina vinden.
  • Heb je vragen? Neem gerust contact met ons op via out.fbw@ugent.be.

Voorwaarden

  • Je mag je masterproef pas in je curriculum opnemen in het academiejaar waarin je kan afstuderen.
  • Je mag verschillende keren naar het buitenland gaan in het kader van je masterproef. Voor elke verplaatsing naar het buitenland moet je een nieuwe uitwisselingsaanvraag indienen.

2. Bestemming & Financiering

Bestemming kiezen

  • Zoek op de lijst een masterproefonderwerp onder het 'aanbod buitenlandse mobiliteit'
    • FBW aanbod: onderwerpen waarvoor al een FBW-promotor is.
    • Extern aanbod: onderwerpen waarvoor je zelf nog een FBW-promotor moet zoeken.
  • Je kan ook zelf een voorstel indienen. In dit geval moet je zelf een promotor zoeken.

Financiering zoeken

Afhankelijk van je bestemming zijn er verschillende financieringsmogelijkheden. Meer info vind je via deze links:

3. Uitwisselingsaanvraag

Aanvraagprocedure

In de Oasis handleiding vind je algemene instructies voor het invullen van je uitwisselingsaanvraag. Enkele belangrijke richtlijnen:

  • Mobiliteitsdoel: selecteer 'Cursussen'
  • Contactpersoon UGent: geef de naam van je promotor bij UGent in

Praktische infosessies

Kom naar één van de praktische infosessies voor ondersteuning tijdens het invullen van je uitwisselingsaanvraag.
(Beide infosessies zijn open voor alle studenten)

  • Praktische infosessie campus Schoonmeersen: 09/12/2019, 12u-14u (PC-lokaal)
  • Praktische infosessie campus Coupure: 10/12/2019, 11u30-13U30 (PC-lokaal A1.3)

 

Deadline ingeven in Oasis: 31 januari (enkel indien je een beurs wil aanvragen via Erasmus+studies, Erasmus Belgica, bilaterale raamakkoorden buiten Europa of VLIR-UOS)

De deadlines voor een beursaanvraag bij de facultaire commissie wetenschappelijk onderzoek vind je hier (zoek naar 'Dissertation travel expenses').

Wil je geen beurs aanvragen, dan staat er geen strikte deadline op het indienen van je uitwisselingsaanvraag. Uiteraard moet deze wel volledig in orde zijn vóór je naar het buitenland vertrekt!

4. Curriculum in uitwisseling invullen

Geef in je curriculum in uitwisseling (ciu) het vak 'Research in the framework of the Master Dissertation' in. Algemene instructies voor het invullen van je ciu staan in de Oasis handleiding. Enkele belangrijke richtlijnen:

  • Aantal studiepunten van het uitwisselingsvak:
    • Als je een deel van het praktisch werk in het buitenland aflegt en ook nog een deel aan UGent: 1/3 van het totaal aantal studiepunten van je masterproef.
      (indien je masterproef 20 studiepunten telt: 7 studiepunten voor het uitwisselingsvak)
    • Als je (bijna) al het praktisch werk in het buitenland aflegt: 2/3 van het totaal aantal studiepunten van je masterproef.
      (indien je masterproef 20 studiepunten telt: 14 studiepunten voor het uitwisselingsvak)
    • Als je voor een heel korte periode gaat (bv. 1 week), reken dan ongeveer 25-30 uren werklast per studiepunt.
  • Duid aan dat het vak 'Masterproef' uit je UGent-opleiding gedeeltelijk in het buitenland wordt gerealiseerd.

5. Master dissertation contract

Omdat je voor je masterproef samenwerkt met een andere instelling, moet er een Master dissertation contract worden afgesloten.

  1. Druk dit document af via de website van TechTransfer.
  2. Vul alle gevraagde gegevens in.
  3. Onderteken dit document zelf.
  4. Geef het af bij de Facultaire Studentenadministratie om een handtekening van de onderwijsdirecteur te krijgen.
  5. Stuur het door naar de gastinstelling om ook van hen een handtekening te krijgen.
  6. Laad het op in Oasis bij je uitwisselingsaanvraag, als type 'Contract'.
Start deze procedure zeker op tijd, zodat het document volledig ondertekend is vóór je naar het buitenland vertrekt!

6. Learning agreement (enkel indien er een akkoord is met de gastinstelling)

Controleer eerst op deze webpagina of de faculteit een akkoord heeft met de partnerinstelling. Enkel indien je bestemming op de lijst staat, moet je een learning agreement laten ondertekenen.

Nadat je een mail hebt ontvangen dat je positief advies hebt gekregen op je curriculum in uitwisseling, verschijnt er automatisch een handtekening en stempel van UGent op je learning agreement. Je wacht dus best op deze mail voor je de volgende stappen onderneemt.

  1. Druk dit document af via Oasis en onderteken het zelf
  2. Stuur een ingescande versie door naar de gastinstelling om ook van hen een handtekening te verkrijgen
  3. Laad het opnieuw op in Oasis wanneer je learning agreement door de 3 partijen (UGent, student, gastinstelling) ondertekend is, als type 'Learning agreement'.
  • Graag opladen in Oasis voor 1 juli indien mogelijk
Start deze procedure zeker op tijd, zodat het document volledig ondertekend is vóór je naar het buitenland vertrekt!

7. Applicatie bij gastinstelling

Volg de procedure van de gastinstelling om je inschrijving te vervolledigen. Informatie hierover zal je via e-mail van hen ontvangen.

Respecteer de deadline van de gastinstelling!

Veel gevraagde documenten bij de inschrijving:

  • Transcript of Records (= puntenlijst): kan je zelf in Oasis downloaden via 'Curriculum bewerken' en 'Puntenlijst afdrukken'. Let erop dat je de webpagina in het Engels instelt, dit kan je rechtsboven aanpassen.
  • Language certificate: als je geen officieel taalcertificaat hebt, vul dan het gepaste sjabloon in. Pas dit zoveel mogelijk aan naar jouw specifieke situatie en verstuur naar , wij zorgen voor een handtekening en stempel.
  • Bewijs van nominatie bij eigen universiteit: kan je zelf in Oasis downloaden via 'Attesten'.

8. Confirmation research period (tijdens verblijf)

  1. Druk de template af. Gelieve niet de versie uit Oasis te gebruiken!
  2. Laat het luik arrival ondertekenen eens je ter plekke bent aangekomen.
  3. Laat het luik departure ondertekenen voor je naar huis terugkeert.
  4. Houd het document goed bij wanneer je naar Gent terugkeert!

9. Confirmation research period (terug in België)

  1. Laat het luik return van dit document invullen en ondertekenen door je UGent-promotor wanneer je terug in België bent.
  2. Laad het volledig ondertekende document op in Oasis bij je uitwisselingsaanvraag als type 'Verblijfsperiode-vertrek'.

FAQ's

Mag ik verschillende keren op uitwisseling gaan tijdens mijn opleiding?

  • Ja, een combinatie van uitwisseling voor masterproef en vakken en/of stage is mogelijk. Voor elk type mobiliteit gelden andere regels en procedures, die je op deze website kan vinden.
  • Meerdere keren naar het buitenland gaan in het kader van je masterproef is ook toegestaan. Hiervoor moet je telkens een nieuwe uitwisselingsaanvraag in Oasis indienen.

Wat als ik tijdens het academiejaar nog in het buitenland ben voor mijn masterproef?

  • Het is je eigen verantwoordelijkheid om voldoende op voorhand contact op te nemen met de lesgevers indien je niet aanwezig kan zijn op verplichte lesmomenten.
  • De lesgever beslist over de toestemming en eventuele consequenties. De lesgever kan niet gedwongen worden om alternatieve opdrachten te voorzien.

Ben ik door UGent verzekerd tijdens mijn verblijf in het buitenland?

  • Voor je ziekteverzekering moet je bij je eigen ziekenfonds langsgaan om te informeren wat de voorwaarden zijn voor terugbetaling van kosten in het buitenland. Zorg dat je zeker een Europese Ziekteverzekeringskaart hebt, herkenbaar aan de blauwe kleur.
  • Voor de ongevallenverzekering gelden dezelfde voorwaarden als wanneer je aan de UGent les volgt.
  • Voor studenten die naar het buitenland gaan is er ook reisbijstand voorzien door UGent.
  • Denk zeker ook eens na over extra verzekeringen.
  • Deze verzekeringen zijn enkel van toepassing indien je uitwisselingsaanvraag voor je vertrek in orde werd gebracht.

Mag ik ook vakken volgen tijdens mijn uitwisseling voor masterproef?

  • In principe mag je geen vakken opnemen wanneer je op uitwisseling gaat voor onderzoek.
  • In sommige gevallen kan dit uitzonderlijk worden toegestaan. Dit is enkel mogelijk wanneer
    1. je nog niet op uitwisseling bent geweest om vakken te volgen in het buitenland.
    2. onze faculteit een bilateraal akkoord heeft met de partnerinstelling waar jij naartoe gaat. Dit kan je hier controleren.
    3. er nog vrije plaatsen beschikbaar zijn op dit akkoord.
    4. de gastinstelling instemt met je voorstel.
  • Neem hiervoor tijdig contact met ons op via en vermeld duidelijk waarom het in jouw geval nodig is om ook vakken te kunnen opnemen tijdens het uitvoeren van je masterproef in het buitenland.

Vragen?

Neem gerust contact op via .