Facultair reglement doctoreren

Inhoud:

Artikel 1. Inschrijving & Herinschrijving
Artikel 2. Promotor 
Artikel 3. Doctoraatsbegeleidingscommissie 
Artikel 4. Voorwaarden waaraan het proefschrift moet voldoen bij indienen 
Artikel 5. Indienen proefschrift 
Artikel 6. Doctoraatsexamen
Artikel 7. Fraude en onregelmatigheden in het doctoraat en de doctoraatsopleiding

 

Artikel 1. Inschrijving & Herinschrijving

 1.1 Eerste inschrijving

Alle aanvragen voor de eerste inschrijving van een nieuwe doctoraatskandidaat dienen te worden opgestart door de administratief verantwoordelijke promotor of zijn/haar proxy via Oasis


Deze nieuwe online procedure voor inschrijving en registratie vervangt het formulier 'Application for the first enrolment for the doctorate' voor kandidaten met een Belgisch/Luxemburgs/Nederlands diploma, en de PhD Wizard voor internationale kandidaten.


Werkwijze (NL)

Procedure (EN)

-           Algemene info

Info betreffende betaling: http://www.ugent.be/nl/studeren/studiegeld/betalingswijze.htm.

Eenmaal ingeschreven is de kandidaat-doctorandus vrij om via http://oasis.ugent.be opleidings-onderdelen, die aangeboden worden via de Doctoral Schools, toe te voegen aan zijn/haar curriculum.

Praktische info:  http://www.ugent.be/nl/onderzoek/doctoreren/doctoraatsopleiding.htm.

Contact: doctoralschools@UGent.be.

Buitenlandse studenten kunnen met administratieve vragen terecht bij: PhDadmission@UGent.be.

-           Gezamenlijk doctoraat

Studenten kunnen een doctoraat afleggen onder de gezamenlijke supervisie van de UGent en één of meer partnerinstellingen in het kader van een samenwerkingsovereenkomst tussen de student en de betrokken instellingen overeenkomstig het Besluit van het Bestuurscollege van de Universiteit Gent inzake het afsluiten van samenwerkingsovereenkomsten voor het gezamenlijk superviseren en diplomeren van een doctoraat (‘Gezamenlijk doctoraat’/ ‘Jointly Supervised PhD’/ ‘Cotutelle’). Aanvragen voor joint PhD’s dienen uiterlijk één jaar voor het aflopen van het onderzoek te worden gericht aan de Joint PhD coördinatoren via jointPhD@ugent.be.

 

Voor joint PhD’s met Europese instellingen of met niet-Europese instellingen waarmee de faculteit een geldig Cooperation Agreement heeft, wordt gewerkt met een studentspecifieke joint PhD overeenkomst Partnership agreement governing the joint supervision and awarding of a doctorate between Ghent University and [name partner institution]”.

 

Voor joint PhD’s met niet-Europese instellingen waarmee de faculteit geen geldig Cooperation Agreement heeft, dient een voorafgaande kwaliteitscheck te gebeuren a.d.h.v. een “Info Sheet New Cooperation Joint PhD”. Na voorleggen van de Info Sheet aan de betreffende faculteit via de Facultaire Commissie voor Internationalisering (FCI) en goedkeuring ervan door de faculteit wordt een raamovereenkomst joint PhD “Partnership agreement governing the joint supervision and awarding of a doctorate between Ghent University and [name partner institution]” onderhandeld tussen de faculteit en de partnerinstelling . De studentspecifieke joint PhD overeenkomst neemt in dit geval de vorm aan van een appendix aan de raamovereenkomst “Appendix to the Partnership agreement for the joint supervision and awarding of a doctorate between Ghent University and [name partner institution]”.

 

Praktische info:

https://www.ugent.be/en/research/doctoralresearch/enrolment-doctorate/joint-phd.

 

Contact: jointPhD@UGent.be.

 

-           Gecombineerde doctorstitel voor interdisciplinaire doctoraten

Studenten kunnen een doctoraat met een interdisciplinair karakter dat resulteert in een gecombineerde doctorstitel afleggen onder de gezamenlijke supervisie van twee of meer, tot verschillende disciplines/faculteiten behorende UGent-promotoren (minimaal één per betrokken discipline) overeenkomstig het Besluit van het Bestuurscollege van de Universiteit Gent inzake het toekennen van gecombineerde doctorstitels voor interdisciplinaire doctoraten (‘Interdisciplinair doctoraat’).

Meer informatie is te vinden op de webpagina (http://www.ugent.be/en/education/degree/practical/studentadmin/enrolment/doctorate/interdisciplinaryphd.htm) en in het “Stappenplan interdisciplinair doctoraat” (met link).

De aanvraag gebeurt op basis van de inschrijving van de doctorandus en een addendum voor het interdisciplinair doctoraat.

De contactpersoon van de hoofdfaculteit coördineert verder de goedkeuringsprocedure, nl. het toetsen van de criteria voor interdisciplinariteit (door de FCWO subcommissie “Doctoraten” in het geval de faculteit diergeneeskunde hoofdfaculteit is), het overleg met de contactpersoon van de partnerfaculteit(en) en het finaal ondertekenen van de documenten door de decaan of afgevaardigde, in het geval van goedkeuring van het interdisciplinaire karakter.

De aanvraag gebeurt uiterlijk twee jaar na de eerste inschrijving voor het doctoraat. 

Indien meerdere faculteiten betrokken zijn, dan geldt in de regel dat de procedures en (aanvullende) reglementen van de hoofdfaculteit gevolgd worden. Bijkomende en/of andere voorwaarden waaraan voldaan moet worden (vb. publicatievoorwaarden), worden ad hoc geëvalueerd door de FCWO subcommissie “Doctoraten”.

Voor de faculteit diergeneeskunde bestaat deze FCWO subcommissie “Doctoraten” uit een voorzitter en 4 FCWO ZAP-leden. Deze commissie vraagt eveneens het advies bij de door de partnerfaculteit(en) aangeduide ZAP-leden omtrent de interdisciplinariteit en omtrent eventuele bijkomende en/of andere voorwaarden. Om als interdisciplinair te kunnen worden beschouwd, dient het beoogde doctoraatsonderzoek te voldoen aan de volgende minimale criteria voor interdisciplinariteit:

 

1° De disciplines en expertises die samengebracht worden in het onderzoeksvoorstel liggen voldoende ver uit elkaar.

 

2° De inbreng van expertise, kennis en methodologieën vanuit elk van de betrokken disciplines is even sterk nodig om het doctoraatsproject succesvol te kunnen uitvoeren. De uitvoering van het onderzoeksvoorstel is enkel mogelijk door een geїntegreerde, geconcerteerde aanpak. Het onderzoek mag niet opsplitsbaar zijn in meerdere monodisciplinaire onderzoekslijnen die elk onder supervisie van afzonderlijke promotoren kunnen uitgevoerd worden. Een betrokken discipline mag geen hulpwetenschap zijn voor een andere betrokken discipline.

 

3° De inzichten die verkregen worden bij de uitvoering van het onderzoeksvoorstel moeten resulteren in nieuwe wetenschappelijke inzichten in alle betrokken disciplines of in een kennisuitbreiding in een nieuwe (ontluikende) discipline.

 

Praktische info: http://www.ugent.be/intranet/nl/reglementen/onderwijs/reglementen/gecombineerde_doctorstitels_interdisciplinaire_doctoraten.

 

Contact: jointPhD@UGent.be.

 

1.2.     Herinschrijving

Elk academiejaar ontvangt de doctorandus een uitnodiging om zich opnieuw in te schrijven (= herinschrijving, dit is gratis) via http://oasis.ugent.be.

Dit is verplicht en verloopt via het opladen van een voortgangsrapport in OASIS. Als dit rapport goedgekeurd wordt door de promotor(en) (gunstig advies), kan de herinschrijving in orde gebracht worden. Indien de promotor(en) en/of desgevallend de doctoraatsbegeleidingscommissie een ongunstig (negatief) advies uitbrengen over het voortgangsrapport, dan wordt het voortgangsrapport en het ongunstig advies voor verdere opvolging overgemaakt aan de commissie ‘Continuïteit van doctoraten’. Deze commissie gaat hierbij na of de doctorandus voldoende mogelijkheden heeft gekregen om in het onderzoek voortgang te boeken. De doctorandus en de promotor(en) hebben het recht te worden gehoord. De facultaire ombudspersoon voor doctorandi woont als waarnemer de bijeenkomst(en) van de commissie bij. Deze commissie maakt binnen de 60 kalenderdagen na het uitbrengen van het ongunstig advies een advies over aan de decaan, die vervolgens binnen 90 kalenderdagen na het uitbrengen van het ongunstig advies beslist of de doctorandus de toelating tot herinschrijving wordt toegestaan dan wel geweigerd. De genomen beslissing wordt binnen 30 kalenderdagen schriftelijk door de rector aan de doctorandus meegedeeld.

Belangrijk: Een kandidaat-doctorandus kan de doctoraatstitel énkel behalen indien hij of zij op het moment van de verdediging via diplomacontract is ingeschreven voor het doctoraat en overeenkomstig het Onderwijs- en examenreglement (OER art. 90) voor het doctoraatsexamen!

 

1.3.     Wijziging of stopzetting

Wijziging aan doctoraat: De promotor(en) en doctorandus kunnen schriftelijk een gemotiveerde vraag tot wijziging van de taal, het onderzoeksonderwerp, de eerder goedgekeurde promotor(en) en/of leden van de doctoraatsbegeleidingscommissie (zie art. 3 infra) richten aan de decaan. De decaan legt deze vraag voor aan de faculteitsraad, die beslist of de wijziging al dan niet wordt toegestaan. Hiervoor kan het formulier “Wijzigingsformulier inschrijving doctoraat (kleine wijziging)” gebruikt worden (met link).

Stopzetting: Indien je wil stoppen met je doctoraat of doctoraatsopleiding, dien je dit eerst te bespreken met jouw promotor(en). Daarna moet je dit persoonlijk of per aangetekend schrijven meedelen aan de Centrale Studentenadministratie (Ufo). Verwittig tevens de FDO ().

Je dient je studentenkaart in te leveren en je verliest jouw UGent-account. Indien je binnen de vier maanden na je inschrijving je contract beëindigt krijg je het studiegeld terug, op een vast bedrag na.

Artikel 2. Promotor

Elke doctorandus heeft minstens twee begeleiders. Dit zijn meestal twee promotoren waarvan minstens één een actief ZAP-lid is of een gastprofessor met onderzoeksopdracht binnen de Faculteit Diergeneeskunde. Daarnaast kan er één bijkomende promotor worden aangesteld die al dan niet verbonden is aan de UGent. Eén promotor ZAP-lid of gastprofessor met onderzoeksopdracht binnen de Faculteit Diergeneeskunde wordt aangeduid als “administratief verantwoordelijke promotor” en is het aanspreekpunt voor dit doctoraat binnen de faculteit. Uitzonderlijk kunnen vier promotoren worden aangesteld mits één promotor niet behoort tot de faculteit en enkel na gunstig advies van de Facultaire Commissie voor Wetenschappelijk Onderzoek (FCWO).

Artikel 3. Doctoraatsbegeleidingscommissie

Voor elke doctorandus kan een doctoraatsbegeleidingscommissie opgericht worden. De doctoraatsbegeleidingscommissie wordt door de promotor voorgesteld en goedgekeurd door de faculteit. De doctoraatsbegeleidingscommissie bestaat uit ten minste drie en ten hoogste vijf leden, onder wie de promotor(en). Ten minste één lid moet een expert zijn van buiten de vakgroep en bij voorkeur een expert van buiten de UGent, ook leden zonder doctoraatsdiploma zijn toegelaten. Het moment waarop de doctoraatsbegeleidingscommissie wordt aangesteld, is vrij te bepalen door de promotor in samenspraak met de doctorandus. Indien de aanstelling van de doctoraatsbegeleidingscommissie gebeurt op het moment van de aanvraag tot eerste inschrijving voor het doctoraat en doctoraatsopleiding, is eveneens voldaan aan de vereiste dat elke doctorandus wordt begeleid door minstens twee personen. De aanvraag gebeurt via het formulier “Aanstelling doctoraatsbegeleidingscommissie(met link).

Artikel 4. Voorwaarden waaraan het proefschrift moet voldoen bij indienen

De hierna vermelde criteria zijn de minimale voorwaarden die de Faculteit Diergeneeskunde oplegt voor de indiening van het proefschrift. De examencommissie oordeelt autonoom over de waarde van het voorgelegde proefschrift. Het conform zijn aan deze minimale voorwaarden is dus niet noodzakelijk voldoende.

Een proefschrift kan worden ingediend wanneer het voldoet aan één van de volgende voorwaarden:

• bevat 3 originele artikels (dit zijn zowel “full articles”, “short communications” als “meta-analysen”, maar geen “letters to the editor”, “opinions”, “commentary” of “reviews”) met de doctorandus als eerste auteur, die op het moment van neerlegging aanvaard werden voor publicatie in een internationaal tijdschrift met peer review en met een impact factor van meer dan 0,5*.

• bevat 2 originele artikels (cfr. hierboven) met de doctorandus als eerste auteur, die op het moment van neerlegging aanvaard werden voor publicatie in een internationaal tijdschrift met peer review dat behoort tot de top 50% van de betrokken discipline of een impactfactor heeft van > 2*.

• bevat 1 origineel artikel (cfr. hierboven) met de doctorandus als eerste auteur, dat op het moment van neerlegging aanvaard werd voor publicatie in een internationaal tijdschrift met peer review dat behoort tot de top 10% van de betrokken discipline of een impactfactor heeft van > 4*.

*Als impactfactor en ranking van het tijdschrift kunnen zowel het jaar van publicatie, het jaar voordien en twee jaar voordien gekozen worden.

• in het geval er valoriseerbare onderzoeksresultaten in het proefschrift vervat zijn, wordt een ingediende octrooiaanvraag gelijk gesteld aan een publicatie in een internationaal tijdschrift met peer review dat behoort tot de top 50% van de betrokken discipline of een impactfactor heeft van > 2. Het valorisatiepotentieel van de resultaten uit het doctoraatsonderzoek en de noodzaak tot uitstel van publicatie dienen gestaafd te worden met een advies van UGent Tech Transfer en/of van een business developer van een Industrieel Onderzoeksfonds (IOF)-consortium.

• artikels met twee eerste-auteurs (“both authors equally contributed to this study”) tellen volledig mee om aan de hierboven genoemde facultaire norm te voldoen.

• afwijkingen op deze voorwaarden kunnen toegestaan worden door de FCWO mits grondige motivatie en wanneer de doctoraatsbegeleidingscommissie zijn goedkeuring gegeven heeft. Wanneer de doctoraatsbegeleidingscommissie niet opgericht werd, nemen de promotor(en) deze verantwoordelijk voor hun rekening.

Vorm van het proefschrift:

  • Inhoudstafel
  • Lijst van afkortingen
  • Introductie
  • Doelstelling
  • Doctoraatswerk verdeeld over verschillende hoofdstukken
  • Algemene discussie en conclusies
  • Engelstalige "Summary"
  • Nederlandse samenvatting
  • Dankwoord
  • C.V.

Artikel 5. Indienen proefschrift

De administratief verantwoordelijke promotor vraagt om een examencommissie samen te stellen. De aanvraag gebeurt via het “Aanvraagformulier examencommissie doctoraat(met link). Tevens wordt de datum van de vergadering van de examencommissie voor het eerste gedeelte van het doctoraatsexamen in de aanvraag voorgesteld. De doctorandus dient 10 exemplaren en de pdf-versie van het proefschrift in bij het decanaat. Vervolgens zal de faculteitsraad de voorgestelde examencommissie en de datum waarop deze de eerste keer zal samenkomen controleren en desgevallend goedkeuren. Nadien worden de doctorandus en de leden van de examencommissie hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht.

In het geval er juridische bescherming van valoriseerbare onderzoeksresultaten is of nog in voorbereiding is, worden de nodige maatregelen genomen om de vertrouwelijke behandeling van het proefschrift door alle leden van de examencommissie te verzekeren. Hierbij dient advies ingewonnen te worden bij UGent Tech Transfer en/of bij een business developer van een Industrieel Onderzoeksfonds (IOF)-consortium. Ingeval de leden van de examencommissie werknemer zijn van de UGent, stelt de administratief verantwoordelijke promotor de leden schriftelijk in kennis van de vertrouwelijkheid van specifieke delen van het proefschrift. Ingeval de leden van de examencommissie geen werknemer zijn van de UGent, ziet de administratief verantwoordelijke promotor erop toe dat vooraleer het proefschrift wordt doorgestuurd naar het externe lid, met dit lid of een geaffilieerde organisatie een geheimhoudingsovereenkomst is afgesloten.

In het geval het proefschrift in aanmerking kan komen voor de prijs ‘Beste klinisch doctoraat’ of ‘Beste niet-klinisch doctoraat’, dient de administratief verantwoordelijke promotor het proefschrift voor te dragen op het ogenblik van het indienen ervan, en motiveert schriftelijk waarop de voordracht gebaseerd is. Hierbij kunnen één of meerdere van volgende criteria gebruikt worden:

a)       publicaties met uitstekende impact

b)      bijzondere prijzen voor mondelinge en/of poster presentaties

c)       octrooiaanvraag en/of valorisatie voortvloeiend uit het doctoraatsonderzoek

d)      bijzondere maatschappelijke valorisatie

e)      een ander argument dat wijst op het uitmuntend karakter van het doctoraatsonderzoek.

De voorzitter van de examencommissie bespreekt dit met de examencommissie tijdens de besloten en openbare verdediging. De examencommissie beslist om het doctoraat in aanmerking te laten komen voor de prijs van beste klinisch of niet-klinisch doctoraat van dat academiejaar, en geeft dit door aan de FCWO subcommissie “Doctoraten”. Deze subcommissie wordt hiervoor aangevuld met FCWO leden, zoals voorgesteld door FCWO. Vervolgens selecteert deze subcommissie op het einde van dat academiejaar één laureaat voor de prijs ‘Beste klinisch doctoraat’ en één laureaat voor de prijs ‘Beste niet-klinisch doctoraat’, en legt dit voorstel voor aan de leden van de FCWO. Tenslotte wordt de voordracht ter goedkeuring aan de Faculteitsraad voorgelegd. De prijsuitreiking vindt plaats tijdens het jaarlijks interfacultair ‘Research Day & Student Research Symposium’ dat georganiseerd wordt door de Commissies Wetenschappelijk Onderzoek en de studentenraden van de faculteiten Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen, Farmaceutische Wetenschappen en Diergeneeskunde: (https://www.ugent.be/ge/nl/onderzoek/rd-srs.htm). Van de laureaten wordt verwacht dat zij een mondelinge presentatie geven tijdens dit symposium.

De samenstelling van de examencommissie volgt de officiële regels van het geldende onderwijs- en examenreglement (OER art. 94) van de UGent. Als lid van deze examencommissie kunnen optreden:

  • ZAP leden van de UGent;
  • andere personen al dan niet verbonden aan de UGent die een bijzondere vertrouwdheid hebben met het doctoraatsonderwerp.

Een bloed- of aanverwant tot en met de vierde graad van een doctoraatsstudent of van diens promotor, of een persoon die omwille van een persoonlijke betrokkenheid met een doctoraatsstudent of diens promotor onvoldoende garant kan staan voor een objectieve beoordeling van het proefschrift, kan geen deel uitmaken van de examencommissie. Relaties die ontstaan ingevolge wettelijk samenwonen worden met aanverwantschap gelijkgesteld. De examencommissie telt ten minste vijf en ten hoogste acht stemgerechtigde leden, met inbegrip van de voorzitter en de secretaris, en exclusief de promotoren. Bijkomend kunnen één of meerdere promotoren tot de examencommissie behoren, maar zij hebben geen stemrecht. Het is niet mogelijk andere leden aan de examencommissie toe te voegen. Vanaf de eerste bijeenkomst van de examencommissie kan de samenstelling van de examencommissie niet meer wijzigen, met uitzondering van het voorzitterschap. Wanneer de voorzitter verhinderd is, kan door de decaan een vervanger worden aangesteld. Bij de aanstelling van de stemgerechtigde leden wordt rekening gehouden met volgende bepalingen:

  • ten minste twee stemgerechtigde leden behoren niet tot de Faculteit Diergeneeskunde, waarvan ten minste één lid niet tot de UGent;
  • ten minste 50% van de stemgerechtigde leden hebben in hun instelling het recht om als één van de promotoren van een doctoraat op te treden;
  • ten minste 50% van de stemgerechtigde leden hebben een voltijdse of deeltijdse benoeming of aanstelling aan de UGent of zijn postdoctoraal onderzoeker van het Fonds voor Wetenschappelijk Onderzoek (FWO) met de UGent als onthaalinstelling;
  • maximum 50% van de stemgerechtigde leden zijn lid van de doctoraatsbegeleidingscommissie of zijn coauteur van een publicatie of patent die (dat) een integraal deel uitmaakt van het proefschrift.

Bijkomend wordt voor interdisciplinaire doctoraten ook rekening gehouden met de volgende bepalingen:

  • elke betrokken discipline is met minstens één stemgerechtigd lid vertegenwoordigd in de examencommissie;
  • ten minste twee stemgerechtigde leden behoren niet tot de enige betrokken of de hoofdfaculteit, waarvan ten minste één lid niet tot de UGent.

Het voorzitterschap van de examencommissie wordt waargenomen door de decaan of de tot het ZAP behorende afgevaardigde, die niet behoort tot de vakgroep van de promotoren. Ook gepensioneerde leden van het ZAP die de toelating hebben verkregen om bepaalde activiteiten voort te zetten, kunnen door de decaan als voorzitter worden afgevaardigd. Het voorzitterschap van de examencommissie en het promotorschap over het proefschrift zijn onverenigbaar. De examencommissie wijst één van haar stemgerechtigde leden aan als secretaris, de promotoren kunnen geen secretaris zijn.

De taken van de examencommissie zijn:

  • lezen van het proefschrift, beoordelen van de kwaliteit en maken van een verslag door alle stemgerechtigde leden (behalve de voorzitter). Dit gebeurt via het formulier “Form for the evaluation of the PhD thesis by the members of the Examination Board(met link). De verslagen dienen minimaal 10 dagen voor de bijeenkomst van de examencommissie voor het eerste gedeelte van het doctoraatsexamen bezorgd te worden aan de administratie van het decanaat;
  • toetsen van de kennis en competenties van de doctorandus, en deliberatie door de stemgerechtigde leden (zie art. 6 infra);
  • in voorkomend geval, nagaan of de doctorandus voldoet aan de vereisten om het getuigschrift van de doctoraatsopleiding te kunnen behalen;
  • indien van toepassing kunnen specifieke taken vastgelegd worden door de faculteitsraad, zoals bijvoorbeeld het beoordelen van bepaalde onderdelen van het proefschrift gelinkt aan de specifieke expertise van een lid.
  • bijkomend voor interdisciplinaire doctoraten beoordeelt de examencommissie naast de kwaliteit ook het interdisciplinaire karakter van het proefschrift (op basis van de minimale criteria voor interdisciplinariteit). Hiervan wordt expliciet melding gemaakt in de individuele verslagen en in de verslagen over de beraadslagingen.

De administratie van het decanaat maakt alle verslagen aan alle leden van de examencommissie en aan de doctorandus over, en dit minimaal 4 dagen voor de bijeenkomst van de examencommissie voor het eerste gedeelte van het doctoraatsexamen.

Artikel 6. Doctoraatsexamen

Het doctoraatsexamen bestaat uit twee delen:

- eerste gedeelte: besloten verdediging, ten vroegste 30 en ten laatste 90 kalenderdagen na de aanstelling van de examencommissie (termijnen worden geschorst door recessen). Ten minste 60% van de stemgerechtigde leden van de examencommissie moet aanwezig zijn, eventueel via videoconferentie. De in de vergaderzaal aanwezige leden dienen de aanwezigheidslijst te ondertekenen. Voor leden die deelnemen via videoconferentie, dient dit vermeld te worden op de aanwezigheidslijst. Het is niet toegelaten dat de betrokken doctoraatsstudent een onderdeel van het doctoraatsexamen aflegt via videoconferentie. Van deze bepaling kan uitzonderlijk worden afgeweken na toelating door de rector op basis van een omstandig gemotiveerd dossier en indien wordt voldaan aan de volgende cumulatieve voorwaarden:  − de doctoraatsstudent wordt geweigerd het Belgisch grondgebied te betreden en hiervoor kan geen oplossing worden gevonden binnen de gestelde termijnen; − de videoconferentie kan plaatsvinden in de gebouwen van een partneruniversiteit of een Belgische diplomatieke post;  − een aan de UGent verbonden lid van de examencommissie kan aanwezig zijn bij de doctoraatsstudent op het moment van (het betreffende onderdeel van) het doctoraatsexamen dat via videoconferentie zal verlopen. De doctorandus wordt door de examencommissie gehoord gedurende maximaal één uur (in het Nederlands en/of Engels). Hierbij kunnen door de stemgerechtigde leden van de examencommissie vragen gesteld worden en opmerkingen gemaakt worden met betrekking tot de inhoudelijke aspecten of vormgeving van het proefschrift. De doctorandus beantwoordt de vragen, maar geeft geen mondelinge presentatie van haar/zijn proefschrift.

De administratie van het decanaat maakt minimaal 4 dagen voor de eerste bijeenkomst van de examencommissie de verslagen over aan de doctorandus. De leden van de examencommissie worden maximaal gesensibiliseerd om binnen 10 dagen voor de eerste bijeenkomst van de examencommissie hun verslag te bezorgen. Indien de doctorandus niet tijdig alle verslagen ontvangt, kan zij/hij aan de voorzitter van de examencommissie vragen om het eerste gedeelte van het doctoraatsexamen uit te stellen. Indien de doctorandus in voorkomend geval niet om uitstel vraagt, gaat het eerste gedeelte van het doctoraatsexamen door op het voorziene tijdstip, zelfs wanneer één of meerdere verslag(en) ontbreekt (ontbreken).

De stemgerechtigde leden van de examencommissie delibereren in afwezigheid van de doctorandus, en de deliberatie kan vier einduitspraken opleveren:

  • toelating tot het tweede gedeelte van het examen. In dit geval gebeurt de openbare verdediging binnen de 60 kalenderdagen na de toelating (termijnen worden geschorst door recessen) tenzij de doctorandus om uitstel verzoekt aan de faculteitsraad.
  • toelating tot het tweede gedeelte van het examen mits kleine aanpassingen. In dit geval gebeurt de openbare verdediging binnen de 60 kalenderdagen na de toelating (termijnen worden geschorst door recessen) tenzij de doctorandus om uitstel verzoekt aan de faculteitsraad.
  • toelating tot het tweede gedeelte, mits het aanbrengen van meer uitgebreide correcties in het proefschrift. In dit geval gebeurt de openbare verdediging binnen een door de examencommissie opgelegde termijn, tenzij de doctorandus om uitstel verzoekt aan de faculteitsraad.
  • geen toelating tot het tweede gedeelte van het examen.

De stemgerechtigde leden van de examencommissie beslissen met gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen, onthoudingen niet meegerekend. Ingeval van staking van stemmen na een eerste stemronde, wordt een tweede stembeurt gehouden. Indien er opnieuw staking van stemmen optreedt, wordt in het nadeel van de doctorandus beslist.

Indien kleine en/of meer uitgebreide correcties dienen te gebeuren, worden deze eerst door de promotor(en) gecontroleerd, daarna stuurt de doctorandus een aangepaste versie van het proefschrift (inclusief highlights en rebuttal letter) naar alle leden van de examencommissie. Dit gebeurt ten laatste één week voor de openbare verdediging, waarna de leden één tot twee dagen hebben om hun goedkeuring te geven. Indien de correcties niet worden aangebracht of niet voldoen aan de vooropgestelde vereisten, dan kan de examencommissie alsnog beslissen geen toelating tot het tweede gedeelte van het doctoraatsexamen te verlenen.

De examencommissie stelt in overleg met de promotor(en) vervolgens de datum en plaats voor het tweede gedeelte van het examen, de openbare verdediging, voor.

Na de vergadering wordt een deliberatieverslag (incl. de aanwezigheidslijst) opgemaakt door de secretaris waarin de deliberatiebeslissing duidelijk vermeld wordt. Alle leden van de examencommissie, doctorandus en administratie van het decanaat ontvangen dit deliberatieverslag.

 

- tweede gedeelte: openbare verdediging van het proefschrift

Als de doctorandus de toestemming heeft gekregen over te gaan tot het tweede gedeelte van het examen, de openbare verdediging, dient de doctorandus zijn/haar uitnodiging tot de doctoraatsverdediging (op te stellen zoals voorbeeld op de facultaire website) uiterlijk twee werkdagen na de samenkomst van de examencommissie per email te sturen naar . Het definitief gedrukte proefschrift en/of de pdf versie ervan wordt uiterlijk voor de openbare verdediging aan alle leden van de examencommissie overhandigd en/of doorgestuurd via email.

 In het tweede examengedeelte verdedigt de doctorandus mondeling en in het openbaar het proefschrift voor de examencommissie. Ten minste 60% van de stemgerechtigde leden van de examencommissie moet aanwezig zijn, eventueel via videoconferentie. Voor leden die deelnemen via videoconferentie, dient dit vermeld te worden op de aanwezigheidslijst. De leden van de examencommissie ondertekenen de aanwezigheidslijst. De openbare verdediging bestaat uit twee gedeelten:

  • mondelinge presentatie van haar/zijn proefschrift, in het Nederlands en/of Engels. Dit duurt ongeveer 45 minuten.
  • vraagstelling gedurende ongeveer 45 minuten, in het Nederlands en/of Engels.

De stemgerechtigde leden van de examencommissie delibereren onmiddellijk na de verdediging in geheime zitting over het geheel van het examen. De promotor(en) kunnen deze deliberatie als waarnemer(s) bijwonen. De stemgerechtigde leden beslissen met gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen, onthoudingen niet meegerekend, over het al dan niet toekennen van de academische graad van doctor. In geval van staking van stemmen na een eerste stemronde, wordt een tweede stembeurt gehouden. Indien er opnieuw staking van stemmen optreedt, wordt in het nadeel van de doctorandus beslist. De examenbeslissing wordt door de voorzitter onmiddellijk na de deliberatie publiek bekendgemaakt.

Een deliberatieverslag wordt opgemaakt door de secretaris waarin de examenbeslissing duidelijk vermeld wordt. De secretaris bezorgt het deliberatieverslag aan alle leden van de examencommissie en aan de administratie van het decanaat, samen met de aanwezigheidslijst.

Na de succesvolle openbare verdediging bezorgt de doctorandus een elektronische versie van het doctoraatsproefschrift aan de universiteitsbibliotheek.

Artikel 7. Fraude en onregelmatigheden in het doctoraat en de doctoraatsopleiding

Indien fraude en/of onregelmatigheden in het doctoraat en/of de doctoraatsopleiding worden vastgesteld, dan wordt het reglement met betrekking tot de procedure voor onderzoek naar inbreuken op de wetenschappelijke integriteit gevolgd, conform het OER art. 97bis.