Consulting: aanwezigheid / absenteïsme

Een aanwezigheidsbeleid: van afsprakenkader tot een uitgewerkte visie

Doel?

Een visie opstellen inzake korte/frequente afwezigheden en langdurige afwezigheid

Wat?

Deze visie dient een duidelijk kader te vormen:
  • Hoe de organisatie kijkt naar aan-en afwezigheden
  • Welk engagement ze hierin wil opnemen, en…
  • Wat de doelstellingen zijn op korte en lange termijn.
Deze visie vormt:
  • De basis om het draagvlak voor de uitvoering van een beleid te garanderen
  • Te verzekeren dat de betrokken actoren in dezelfde richting kijken.

Hoe?

Via een interactieve workshop(s) zal de visie vormgegeven worden.

Analyse en advies rond bestaande processen en procedures

Doel?

De huidige situatie van aan-en afwezigheden wordt in kaart gebracht.

Hoe?

Via analyse van bestaande beleidsdocumenten en afwezigheidscijfers alsook door het organiseren van (2) focusgroepen met enerzijds medewerkers en leidinggevenden. Deze analyse dient de ‘best practices’ in kaart te brengen alsook de verbeterpunten.

Resultaat?

De organisatie krijgt inzichten in:
  • de noodzaak om ziek te zijn (ernst van de gezondheidsklachten/de onvoorziene gebeurtenis voor sociaal verlof)
  • de behoefte om aan-of afwezig te zijn
  • de gelegenheid om zich ziek te melden (hoe gemakkelijk of moeilijk is het in mijn organisatie om mij afwezig te melden en om het werk te hervatten?)

Wat daarna?

Bij het opstellen van het toekomstig aanwezigheidsbeleid wordt een onderscheid gemaakt tussen ongeplande afwezigheden en opvallende afwezigheden. De term ongeplande afwezigheden verwijst naar ziekte (en privé-ongeval), sociaal verlof en arbeidsongevallen.
Wanneer een medewerker opvallend afwezig is, zal gekeken worden hoe de organisatie hier ook de nodige aandacht aan kan besteden en dit vanuit een positieve insteek.

Analyse van het cijfermateriaal en de gewenste statistieken

Doel?

Indien de organisatie niet beschikt over voldoende uitgewerkte rapportages die de afwezigheden in kaart brengen, is het moeilijk om op een gepaste wijze om te gaan met opvallende en/of ongeplande afwezigheden.


Wat?

Via het opstellen van bijv. een dashboard wenst de organisatie:

  • een duidelijk zicht te krijgen op de afwezigheden die groter zijn dan één maand
  • inzichten rond leeftijdscategorieën
  • inzichten in het aantal dagen afwezig en de frequentie van afwezigheid.

Aan de slag

Op basis van individuele cijfers kan zo de vertaalslag worden gemaakt naar de collectieve noden.

De beschikbaarheid van cijfermateriaal zal bovendien ook aangewend kunnen worden om een zicht te krijgen op

  • de directe kosten (gewaarborgd loon)
  • indirecte kosten (overuren, vervanging, werkdruk bij collega’s, extra taken voor leidinggevende, lagere betrokkenheid en mogelijke onrust bij klanten)

Begeleiding: uittekenen van een proces van ziektemelding

Doel?

De organisatie begeleiden bij:

  • Het uittekenen van een duidelijk proces hoe de ziektemelding dient te gebeuren
  • Hoe verlengingen worden gemeld
  • Op welke manier de terugkeer naar werk zo goed mogelijk wordt voorbereid.


Hoe?

Via een interactieve workshop zullen:

  • De rollen en verantwoordelijkheden van de betrokken actoren toegelicht worden. We verwijzen naar de rol van de medewerker, leidinggevende, personeelsverantwoordelijke, arbeidsarts, vertrouwenspersoon, vakbondsafgevaardigde en mogelijks controlearts.
  • Vervolgens zal gebruikt worden om aan te geven welke actor welke actie uitvoert bij de melding van de ziekte, de periode van uitval en de periode van terugkeer.
  • Er worden afspraken gemaakt op niveau van de organisatie. Bij het uittekenen van het proces wordt ook bekeken welke gesprekken ingepland worden met medewerkers over frequente of langdurige afwezigheid.
  • Het proces wordt gedocumenteerd in een beleidstekst en vertaald naar infofiches voor medewerkers, zodat zij op de hoogte zijn wat verwacht wordt bij afwezigheid. Deze infofiches kunnen ook aangewend worden bij het in dienst nemen van een nieuwe medewerker.

Meer info?

Contacteer ons op 09 331 03 26 of astrid.mouton@UGent.be