COVID-19 maatregelen Doctoral Schools

De Doctoral Schools nemen een aantal maatregelen om ervoor te zorgen dat doctoraatsopleidingen aan de Universiteit Gent gebeuren in overeenstemming met de universitaire richtlijnen inzake onderwijsactiviteiten en COVID-19.


Laatst bijgewerkt: 09/07/2021, 17:00.

Doctoraatsverdedigingen

In één oogopslag:
  • De rector heeft besloten dat online doctoraatsverdedigingen een optie blijven tot ten minste het einde van het academiejaar (2021-2022).
  • Interne doctoraatsverdedigingen kunnen op de campus worden gehouden. Voor meer informatie, zie de richtlijnen hieronder.

On-campus doctoraatsverdedigingen

On-campus openbare verdedigingen

0. Voorwaarde

Zowel de promovendus/a als de voorzitter van de examencommissie moeten instemmen met een openbare promotieverdediging op de campus, en moeten aanwezig zijn bij de verdediging op de campus. De promotor(en) en de leden van de Examencommissie die niet aanwezig kunnen of willen zijn, kunnen deelnemen via videoconferentie. Zorg ervoor dat de kandidaat en de voorzitter van de examencommissie ruim op tijd aanwezig zijn, zodat eventuele hardware-moeilijkheden voor aanvang van de verdediging kunnen worden opgelost.

Let op: decretaal moeten openbare verdedigingen toegankelijk zijn voor alle geïnteresseerden. Als het lokaal waar jouw verdediging door zal gaan een lagere coronacapaciteit heeft dan het aantal mensen die geïnteresseerd zijn om jouw verdediging te volgen, dan moeten de publieke delen van jouw openbare verdediging gelivestreamed worden om het wettelijk verplichte openbare karakter van de openbare verdediging te behouden. Als er geen videoconferencing infrastructuur aanwezig is in het lokaal waar jouw verdediging door zal gaan, dan kan je een conferencecam (Logitech Connect of Logitech Meetup) verkrijgen bij Team Multimedia (multimedia@ugent.be).

1. Wie?

Vanaf 9 juni mag er opnieuw publiek aanwezig zijn op openbare doctoraatsverdedigingen. Alle aanwezigen dienen zich strikt te houden aan de veiligheidsrichtlijnen (zie verder).

2. Waar?

Alle geschikte zalen van de UGent mogen worden gebruikt, op voorwaarde dat de coronacapaciteit gerespecteerd wordt, en dat alle richtlijnen van de relevante autoriteiten over het start- en einduur voor evenementen gevolgd worden.

De lijsten op de "veilig terug aan het werk" webpagina van de universiteit geven het overzicht van de geschikte locaties en hun respectievelijke capaciteiten. De zaalcapaciteit wordt berekend op basis van verschillende parameters (vooral afstand en ventilatienormen zoals opgelegd door de overheid). Deze lijst zullen de komende weken verder geüpdatet worden.

Let op: als de relevante autoriteiten (vb. de federale, regionale, of lokale overheden) striktere richtlijnen opleggen met betrekking tot het maximum aantal aanwezigen, dan krijgen deze striktere richtlijnen voorrang. Met andere woorden: zelfs als de theoretische coronacapaciteit van een groot lokaal hoger is dan de overheidsrichtlijn met betrekking tot het maximum aantal aanwezigen, dan moeten de overheidsrichtlijnen gerespecteerd worden.

Voor meer informatie, zie https://www.info-coronavirus.be.

3. Hoe?

Veiligheidsrichtlijnen moeten in acht worden genomen. Meer bepaald:

  • Verplichte gezichtsbedekking
  • Fysieke afstand (1,5m) te allen tijde
  • Handhygiëne: mensen moeten hun handen kunnen desinfecteren bij het betreden/verlaten van de ruimte
  • Voldoende ventilatieVoor vragen over het bovenstaande kunt u contact met ons opnemen via doctoralschools@ugent.be.

Opgelet: aangezien de huidige richtlijnen het uit- en ontlenen van ceremoniekledij afraden, is het momenteel niet mogelijk om professorentoga's te ontlenen bij het centrale depot. Sommige faculteiten hebben zelf toga's ter beschikking.

4. Recepties?

Alle geschikte zalen van de UGent mogen gebruikt worden ("veilig terug aan het werk" webpagina van de universiteit), op voorwaarde dat de richtlijnen met betrekking tot de coronacapaciteit gerespecteerd worden, en dat alle richtlijnen van de relevante autoriteiten over het start- en einduur voor evenementen gevolgd worden. Recepties in openlucht zijn ook toegelaten, op voorwaarde dat de veiligheidsrichtlijnen gerespecteerd worden, en dat u permanentie@ugent.be inlicht.

Volg de sector-specifieke richtlijnen voor de horeca:

UGent heeft voor recepties een limiet van 50 personen vastgelegd. Deze limiet geldt voor recepties binnen zowel als buiten; inclusief recepties binnen die in lokalen met een grotere theoretische coronacapaciteit doorgaan.

Let op: er is een tent beschikbaar voor buitenrecepties ikv openbare verdedigingen in de Aula. Voor meer informatie over deze tent en hoe deze tent te boeken, zie deze infopagina.

Digitale doctoraatsverdedigingen: videoconferenties en livestream

Videoconferenties (online interne verdediging)

Een interne verdediging kan digitaal plaatsvinden als een gewone videoconferentie. De Universiteit Gent biedt ondersteuning voor videoconferenties via Microsoft Teams en Starleaf.

Andere opties zoals Skype zijn beschikbaar, maar let op: er is geen UGent-ondersteuning voor deze opties.

Op advies van de IT-afdeling van de Universiteit Gent, haar functionaris voor gegevensbescherming en de voorzitter van het Privacy- en Gegevensbeschermingscomité is het gebruik van Zoom voor interne doctoraatsverdedigingen verboden. Deze beslissing werd genomen omwille van ernstige veiligheids- en GDPR-gerelateerde bezorgdheden.

Livestream (enkel openbare verdediging)

Online openbare verdedigingen en on-campus openbare verdedigingen met publieksbeperkingen moeten live worden uitgezonden om het (wettelijk verplichte) openbare karakter van de openbare verdediging te behouden. Online openbare verdedigingen kunnen dus niet als gewone videoconferentie worden gehouden, omdat ze niet voor het publiek toegankelijk zijn. Hieronder vindt u enkele manieren waarop u uw openbare verdediging kunt livestreamen op een manier die aan die wettelijke vereisten voldoet, gebruikmakend van de infrastructuur die aan de Universiteit Gent beschikbaar is. Er zijn alternatieven beschikbaar, maar hou er rekening mee dat er geen UGent-ondersteuning is voor deze opties.

De livestream voor een online publieke verdediging moet duidelijk worden aangekondigd (bv. in de uitnodiging voor de doctoraatsverdediging, of door te vragen dat doctoraat@ugent.be de URL naar de livestream feed opneemt in het gepaste UGent agendapunt).

Gelieve op te merken dat doctoraten waarbij beperkingen en/of vertrouwelijkheid werden opgelegd ter bescherming van onderzoeksresultaten die waarde kunnen creëren, geen gebruik kunnen maken van deze mogelijkheid voor hun publieke verdediging (cf. OER art. 97 §8). Indien u als doctorandus bezig bent met een doctoraat waarbij beperkingen en/of vertrouwelijkheid zijn opgelegd, en u uw werk in de nabije toekomst wenst te verdedigen, gelieve ons te contacteren op doctoralschools@ugent.be.

Wat Uitleg Handleiding voor organisatoren Handleiding voor toehoorders
Bongo virtuele klasruimte in Ufora

Livestream van thuis uit met behulp van Ufora's ingebouwde webinar-functionaliteit (onder "andere tools" in elke Ufora-cursus)


NB: maximale tijd per sessie is 240 min.

FAQ

Meer informatie en een handleiding vind je hier (in het Engels).

Zorg ervoor dat je instructies opneemt in de uitnodiging die je verstuurt, en/of in het betreffende punt in de UGent-agenda, zodat mensen weten hoe ze jouw digitale verdediging kunnen bijwonen (zie volgende kolom).

Nb: test dit zeker op voorhand uit!

De link om deel te nemen aan de doctoraatsverdediging zal u per e-mail worden meegedeeld.

Nadat u op de link hebt geklikt, kunt u de vergaderzaal betreden. U krijgt dan de mogelijkheid om uw microfoon/camera te activeren. Kies "alleen luisteren" en zet je camera uit om afleiding te voorkomen.

Alleen de leden van de examencommissie mogen hun microfoon en camera activeren. Andere aanwezigen zullen op 'mute' staan. Vragen tijdens de verdediging kunnen via chat gesteld worden.

Microsoft Teams

De Microsoft Teams-omgeving van de Universiteit Gent, toegankelijk via browser (in het Engels) of via de app.

FAQ 

Meer informatie en handleidingen zijn hier (in het Engels) te vinden. Een Nederlandstalige video-tutorial vind je hier.

Zorg ervoor dat je de instructies opneemt in de uitnodiging die je verstuurt, en/of in het betreffende agendapunt van de UGent, zodat mensen weten hoe ze je verdediging digitaal kunnen bijwonen (zie volgende column).

Nb: test dit zeker op voorhand uit!

De link om deel te nemen aan de doctoraatsverdediging zal u per e-mail worden meegedeeld.

Na het aanklikken van de link wordt u in een wachtkamer geplaatst.

Alleen de leden van de Examencommissie mogen hun microfoon en camera activeren. Andere aanwezigen staan op 'mute'. Vragen tijdens de verdediging kunnen via chat gesteld worden.

Doctoraatsverdedigingen: Uitzonderingen op regelgeving vanwege coronavirus

Promovendi mogen via videoconferentie verdedigen (zowel interne als openbare verdediging). Als zodanig wordt een gedeeltelijke vrijstelling van OER art. 95, §2 gemaakt, en specifiek van de cumulatieve voorwaarden die als opsommingsteken onderaan §2 staan. Deze maatregel houdt tevens in dat de verdediging geheel via videoconferentie kan plaatsvinden, aangezien leden van de Examencommissie als vanzelfsprekend via teleconferentie aanwezig kunnen zijn. De Rector heeft besloten dat promovendi in ieder geval tot het einde van het academisch jaar 2020-2021 deze mogelijkheid hebben om digitaal te verdedigen.
Gelieve er rekening mee te houden dat doctoraten waarbij beperkingen en/of vertrouwelijkheid zijn opgelegd ter bescherming van onderzoeksresultaten die waarde kunnen creëren, geen gebruik kunnen maken van deze mogelijkheid voor hun publieke verdediging (cf. OER art. 97 §8). Als je als promovendus bezig bent met een promotie waarbij beperkingen en/of geheimhouding zijn opgelegd, en je wilt je werk in de nabije toekomst verdedigen, neem dan contact met ons op via doctoralschools@ugent.be.

Let op: faculteiten kunnen aanvullende maatregelen hebben getroffen - kijk op de website van je faculteit, en neem contact op met het decanaat van je faculteit om je te informeren.

Indienen van je proefschrift

Neem contact op met de decaan van je faculteit om te zien hoe je je proefschrift kunt indienen onder de facultaire maatregelen om de verspreiding van COVID-19 te helpen vertragen.

Doctoral School cursussen en activiteiten

Doctoraatskandidaten

De meeste cursussen en activiteiten van de Doctoral Schools gaan gewoon door, in de meeste gevallen in digitale vorm. Zie onze cursuscatalogus voor actuele informatie.

Cursusorganisatoren

Voor het academiejaar 2020-2021 moeten organisatoren van cursussen waar mogelijk kiezen voor blended/online alternatieven. On-campus formats vereisen expliciete goedkeuring van de relevante Doctoral Schools Raden(voor gespecialiseerde cursussen) of van de Doctoral Schools Directeursraden (voor ander types van activiteiten). Formules op de campus zijn voorbehouden voor cursussen die redelijkerwijs niet online kunnen worden gegeven (bv. cursussen met specifieke infrastructuurvereisten zoals een laboratoriumsetting). De aanvraagformulieren voor gespecialiseerde cursussen, seizoensscholen en hot topic-lezingen zijn aangepast om met deze overweging rekening te houden. Deze formulieren zijn te vinden op onze website voor promotoren.

Let wel: deze wijziging impliceert dat de Doctoral Schools soepelheid zullen betrachten bij bepaalde financieringscriteria, en met name bij de vereisten voor contacturen. De voorgeschreven minimale contacturen (15 uur voor gespecialiseerde cursussen, 6 uur voor cursussen vaardigheidstrainingen) hoeven niet te worden omgezet in een overeenkomstige hoeveelheid synchrone digitale instructie: flipped classroom-concepten met een paar uur synchrone digitale instructie aangevuld met bijvoorbeeld opgedragen lectuur, online asynchrone discussie enz. zijn aanvaardbaar en verdienen in de meeste gevallen waarschijnlijk de voorkeur. In het algemeen vragen we dat organisatoren van cursussen proberen een werklast samen te stellen die, samen genomen, minstens het reguliere minimum aantal contacturen benadert.

COVID-gerelateerde vrijstellingen voor (verplichte) doctoraatsopleidingen


Als u binnenkort moet promoveren en u kunt het curriculum van uw doctoraatsopleiding niet afmaken vanwege de maatregelen die zijn genomen om de verspreiding van het coronavirus te helpen afremmen, dan kunt u in aanmerking komen voor een (gedeeltelijke) vrijstelling, mits u kunt aantonen dat als gevolg van de maatregelen in verband met het coronavirus

  1. een activiteit waarvoor je je had ingeschreven is geannuleerd of verplaatst naar een datum die later ligt dan de geplande datum voor het inleveren van je proefschrift; en
  2. er zijn geen geschikte (digitale) alternatieven voor je beschikbaar.

Als je aan deze twee voorwaarden voldoet, kun je met dit formulier een gemotiveerd verzoek tot (gedeeltelijke) vrijstelling indienen. Stuur het ingevulde formulier naar doctoralschools@ugent.be. N.b.: het formulier moet (digitaal) ondertekend worden door zowel de promovendus als zijn/haar promotor.

Veel gestelde vragen

  1. Moet ik voldoen aan de laatste richtlijnen van de overheid als mijn openbare verdediging gepland was voordat de wijziging bekend werd gemaakt?
    Ja, ongeacht wanneer het evenement gepland was, moeten de maatregelen die op dat moment van kracht waren, worden nageleefd. Plan hoe u op korte termijn een verandering in de zaalcapaciteit of een verandering van format (van on campus naar digitaal of vice versa) kunt regelen.

Vragen?

Als u vragen heeft over het bovenstaande, kunt u contact met ons opnemen via doctoralschools@ugent.be.

Gerelateerde inhoud