Erasmus+

Deadline

De facultaire deadline voor het indienen van uitwisselingsaanvragen is 9 februari 2018 om 17u00.

Laattijdige aanvragen zullen niet aanvaard worden.

Algemene info over de procedure voor uitgaande Erasmusstudenten

De uitwisselingen van studenten met het buitenland worden bepaald door de BILAKS, dit zijn bilaterale akkoorden met buitenlandse universiteiten.

Om je te helpen doorheen de procedure die volgt, zijn er 3 soorten mensen belangrijk:

  1. De BILAK Contact Persoon (BCP), die de contacten onderhoudt met de buitenlandse bestemming, en die je bijstaat in de keuze van opleidingsonderdelen in het buitenland en het vervolledigen van je curriculum aan de UGent in je uitwisselingsjaar. Je vindt je BCP in de lijst van bestemmingen. Opgelet ! Deze lijst wordt regelmatig geüpdated.
  2. De Opleidingscommissie van je opleiding, die je volledige curriculum moet goedkeuren, zodat het voldoet aan de vereisten voor het diploma. Binnen elke opleidingscommissie fungeert één of meerdere personen als Academic exchange coordinator (DC).
  3. De FIRO volgt de vooruitgang op van de procedure en komt tussen bij problemen. 

Meer info over de mogelijke financieringskanalen.

Volg onderstaande procedure nauwkeurig op en je voorbereiding zal vlot verlopen.

Kiezen...

  1. Ga zeker naar de infosessies.
  2. Lees grondig het uitwisselingsstappenplan van de Afdeling Internationalisering van de UGent. Die gids bevat heel wat nuttige informatie, o.a. over wat Erasmus+ is, praktische voorbereiding (aanvraag, taal), beursbedrag, contactadressen, enz.
  3. Beslis in welk land en aan welke universiteit je wenst te studeren aan de hand van de lijst met partnerinstellingen. Kies een bestemming binnen je eigen opleiding.
  4. Check of je voldoet aan de modaliteiten van je opleiding.
  5. Ga langs bij de BCP om je uitwisseling te bespreken.

Ik wil op uitwisseling gaan

Opmaken van je dossier

  1. Ga langs bij de BCP om je vakkenpakket te bespreken en je curriculumformulier te laten ondertekenen. Dit formulier bevat het overzicht van je curriculum tijdens het hele uitwisselingsjaar, ook al ben je slechts 1 semester naar het buitenland. Zo kan de opleidingscommissie je curriculum beoordelen op zijn gelijkwaardigheid met het reguliere opleidingsprogramma.
  2. Volg de centrale aanvraagprocedure, met deze facultaire specificaties:
  • Motivering: voor intern gebruik, niet verplicht
  • Curriculum in uitwisseling: verplicht voor elke initiële uitwisselingsaanvraag.
  • Documenten: verplicht voor elke initiële uitwisselingsaanvraag: door BCP getekend curriculumformulier opladen

Beslissing over je dossier

  1. De door de faculteit goedgekeurde aanvragen komen bij de Afdeling Internationalisering. In de eerste helft van april nomineert de AI elke individuele student bij de hem/haar toegewezen gastinstelling. Je krijgt vanuit Oasis een mail met de toegewezen bestemming.
  2. De gastinstelling bekijkt het dossier en handelt de verdere procedure rechtstreeks met de student af. Voor de studenten die in het eerste semester op uitwisseling willen gaan, is dit meestal voor eind juni. Voor studenten die in het tweede semester op uitwisseling gaan, is dit meestal voor eind december.
  3. De meeste gastuniversiteiten stellen extra eisen, bijvoorbeeld een geldig TOEFL resultaat, en zullen onder meer willen dat je ook het Application Form van de gastinstelling invult. Vervolledig dit dossier indien vereist. De centrale Afdeling Internationalisering en het FIRO komen hierin niet tussen! Opgelet: in sommige instellingen start het academiejaar vroeger dan aan de UGent. Hierdoor kan het dat de uiterste indiendatum voor het Application Form ook vroeger ligt. Vraag hiervoor advies bij de Afdeling Internationalisering. De student is zelf verantwoordelijk voor tijdige applicatie. Pas na het vervolledigen van de aanvraagprocedure van en goedkeuring door de gastinstelling ben je definitief toegelaten.
  4. De Afdeling Internationalisering zal je kort voor vertrek informeren over de praktische schikkingen.

Ik ben aanvaard

  1. Indien je je masterproef gaat afwerken in het buitenland, moet je ook het Thesis Information Sheet invullen en opladen bij "Documenten" in Oasis tegen 30 juni 2018. Gelieve ook zeker de FEA-modaliteiten voor masterproeven te raadplegen.
  2. Schrijf je opnieuw in op de rol van de UGent, voor de opleiding die je wenst te volgen, liefst zo vroeg mogelijk na de proclamatie.
  3. Hou er rekening mee dat de opleiding jouw resultaten checkt, en dat - wanneer je niet zou voldoen aan de toelatingsvoorwaarden na de tweede zittijd - je alsnog niet op uitwisseling zou kunnen vertrekken. De opleiding brengt je hiervan op de hoogte.
  4. Je kan vertrekken! Het is aanbevolen 1 of 2 weken voor de start van de lessen te vertrekken om je te kunnen installeren. Sommige bestemmingen leggen dit op en bieden welkomstsessies (met taalinitiatie) aan.

Na mijn terugkeer in België

  • Om de laatste schijf van je beurs te ontvangen, dien je volgende documenten tijdig in te dienen bij de centrale Afdeling Internationalisering:
    • Confirmation of Stay
    • Enquête
    • OLS-taaltest
  • Bezorg tenslotte een kopie van je cursusnota’s aan de BCP van de partnerinstelling, als informatie voor de volgende lichting studenten. Je kan hem ook je positieve of negatieve ervaringen meedelen.

Ingeval van problemen op je bestemming met het onderwijsprogramma contacteer steeds de studie- en trajectbegeleider.