Thuiswerken, hoe werkt dat?

Zowel Ugent als UZ Gent zetten tijdens deze corona-crisis maximaal in op telewerk voor hun medewerkers. Iedereen wordt verwacht om zo veel als mogelijk van thuis uit te werken. Beide instellingen hebben hiervoor de nodige richtlijnen, ondersteuning en tips voorzien. Omdat we in onze gemengde dienst niet altijd over de informatie van beide entiteiten beschikken, zetten we een aantal zaken hier nog eens op een rijtje.

 

Hoe vraag ik telewerk op de juiste manier aan?

Ook in corona-tijden moet telewerk op de correcte manier worden aangevraagd. Voor Ugent medewerkers gebeurt dit via Apollo en moet er eerst een telewerkcharter worden opgemaakt dat door zowel werknemer als leidinggevende moet worden goedgekeurd. Hoe dat moet gebeuren, vind je hier. Bij het UZ Gent moeten medewerkers normaal gezien een aanvraag indienen bij het P-webloket nadat ze met hun leidinggevende afspraken hebben gemaakt. Door de COVID-19 maatregelen geldt er echter een andere regeling. Er hoeft nu geen aanvraag te gebeuren bij het P-webloket. De planner van de dienst brengt het thuiswerk wel in via SPX. Meer info vinden ingelogde UZ medewerkers op het intranet UZ Gent. 

 

Ben je verzekerd tijdens telewerk?

Telewerk verandert niets aan het statuut van werknemers. Je geniet dus van dezelfde rechten en plichten. Dat betekent ook dat je verzekerd blijft voor arbeidsongevallen en beroepsziekten. Ugent geeft zijn medewerkers op vlak van verzekering nog extra informatie rond eventuele schade aan Ugent materiaal en/of aan de woning tijdens telewerken. UZ Gent stelt dat een medewerker bij telewerk gebonden blijft aan Bijlage 10 van het arbeidsreglement ivm het gebruik van ICT middelen in het UZ Gent (gedragslijn voor gebruikers).

 

Wat met ziekte en verlof tijdens telewerk?

Ook op dat vlak verandert er niks tov werken op de campus. Als je ziek wordt op een thuiswerkdag, volg je dezelfde procedure als anders. Je meldt dit zeker ook aan jouw leidinggevende. Vakantiedagen moeten via dezelfde weg worden aangevraagd. Er moet ook steeds goedkeuring zijn van de leidinggevende. UZ medewerkers die gewend waren om hun verlofaanvraag op papier aan te vragen bij Nadja, kunnen dit zolang de corona-crisis duurt via e-mail doen. Ze sturen een mail naar met hun leidinggevende, het diensthoofd en indien van toepassing ook de afsprakenreceptie (voor het blokkeren van afspraken) in cc. 

 

Welke ICT-tools zijn handig voor telewerken?

De online platformen (Artemis voor UZ Gent en Athena voor Ugent) zijn het vertrekpunt voor het openen van allerhande beschikbare applicaties. Ook van thuis uit lukt het hiermee om alle beschikbare programma's te gebruiken. Ugent heeft specifiek voor thuiswerkers Office 365 en MS Teams ter beschikking gesteld en breidt de ondersteuning en handleidingen hierrond steeds verder uit. Deze applicaties maken het mogelijk voor groepen om ook vanop afstand gemakkelijk documenten te delen, te chatten en te overleggen via video call. Het enige nadeel voor gemengde diensten zoals de onze is dat de applicaties louter gericht zijn op Ugent medewerkers. UZ Gent medewerkers hebben (voorlopig) niet zo vlot toegang. UZ Gent promoot het gebruik van Skype for business dat op alle UZ computers geïnstalleerd staat. Ook met Skype kan je chatten, bestanden delen en audio- en videogesprekken voeren. Je kan het ook downloaden op de eigen PC thuis.

 

Hoe zorg ik ervoor dat de lijn tussen werk en privé niet helemaal vervaagt bij continu thuiswerk?

Door telewerk wordt de grens tussen het werk- en privéleven sowieso dunner. Dat hoeft niet enkel negatief te zijn. Toch kan het belangrijk zijn om de grens enigszins te bewaken. Een paar tips:

  • Maak voor jezelf een dagschema op en probeer je daarbij zoveel mogelijk aan je normale routine te houden.
  • Werk indien mogelijk in een aparte ruimte. Als dat niet lukt, zoek dan de meest rustige plek (bij voorkeur telkens dezelfde) uit en zorg ervoor dat je die met werken (actief bezig zijn) associeert. 
  • Bouw regelmatig een pauze in. Zet desnoods je wekker. Je hebt thuis immers geen collega's die je triggeren om even te pauzeren.
  • Blijf niet achter je PC zitten om te eten.

Meer info vind je hier (Ugent) en op het intranet UZ Gent (structureel thuiswerken in tijden van COVID-19)

 

Hoe zit het met privacy en GDPR?

Binnen onze dienst werken we vaak met gevoelige (persoonlijke) informatie. Net als bij het werken op de campus is het belangrijk om ook bij thuiswerk aandacht te hebben voor privacy en GDPR. Zorg ervoor dat vertrouwelijke informatie niet toegankelijk is voor externen. Neem ook geen papieren afdrukken van gevoelige info (zoals patiëntendossiers) mee naar huis. Mocht je vragen hebben hierover, neem dan contact op met . Meer informatie Ugent.