Coronavirus: facultaire maatregelen

(30-06-2020) Hieronder vind je een overzicht van de facultaire richtlijnen en beslissingen om de verdere verspreiding van het coronavirus tegen te gaan.


laatste update: vrijdag 10 juli om 16.25 uur

English version

 

Raadpleeg ook regelmatig de centrale updates over het coronavirus op www.ugent.be/coronavirus

Voor personeel: alle info over afstandsonderwijs op  https://onderwijstips.ugent.be/nl/ 

Gebouwen en terreinen

Vanaf 8 juni is een veilige en gefaseerde terugkeer naar de UGent-gebouwen mogelijk, maar telewerken is aanbevolen indien dat mogelijk is. 

Voor de terugkeer zijn concrete richtlijnen uitgewerkt die met het oog op ieders veiligheid, strikt nageleefd moeten worden:

Toegang gebouwen en parkings

Vanaf 6 juli zijn de UGent-gebouwen overdag niet langer gesloten. De ruimere toegangsrechten voor gebouwen en parkings die tijdelijk werden toegekend, worden teruggeschroefd. De individueel toegekende toegangsrechten van voor de corona-uitbraak worden opnieuw van kracht.

Mondmaskers

Vanaf 10 augustus is het noodzakelijk om een mondmasker te dragen in gemeenschappelijke ruimtes die niet toegewezen zijn aan een vaste persoon of groep, en waar de afstand van anderhalve meter niet gegarandeerd kan worden. Denk hierbij vooral aan circulatieruimtes zoals gangen, trappen en inkomhallen.

Deze beslissing impliceert dat elke UGent’er, externe dienstverlener én bezoeker vanaf 10 augustus altijd een mondmasker bij zich moeten hebben.

Voor de UGent vormen mondmaskers een essentieel onderdeel in de strijd tegen het coronavirus. We dragen een mondmasker om onszelf en anderen te beschermen, al is en blijft dit slechts een extra bescherming; het respecteren van een onderlinge afstand van anderhalve meter en regelmatig je handen wassen blijven de meest effectieve maatregelen.

Onderwijs

UPDATE 25 juni 2020

Op basis van overleg tussen vele betrokkenen werden een aantal krijtlijnen uitgetekend voor het onderwijs in academiejaar 2020-21. Wat die krijtlijnen zijn, vind je op de website over het onderwijs in 2020-21 aan de UGent.
In de komende weken en maanden zullen de faculteiten en de opleidingscommissies zorgen voor de concrete uitwerking van dit alles.


    • Onderwijstips.ugent.be werd door de medewerkers van het centrale Team Onderwijsondersteuning in een nieuw jasje gestoken. De info voor individuele lesgevers werd aangevuld met informatie voor opleidingen, de site werd ook veel duidelijker gestructureerd en de zoekfunctie geoptimaliseerd. Onderwijstips.ugent.be bevat alle informatie die u nodig heeft om uw onderwijs in AJ 20-21 kwaliteitsvol vorm te geven. Daarnaast blijven de medewerkers Onderwijsondersteuning zowel centraal als in de faculteiten ter beschikking om u daarbij te ondersteunen. 

     

    UPDATE 9 april 2020

    Op basis van de huidige informatie in verband met de privacy- en beveiligingsproblemen van Zoom is beslist dat het gebruik van Zoom sterk wordt afgeraden voor onderwijsactiviteiten binnen de UGent en het gebruik van Zoom wordt verboden bij online evaluaties/examens.
    • Alle reservaties van lokalen voor streaming of lesopnames verlopen via ; niet-gebruikte leslokalen en auditoria worden geannuleerd via Centauro
    • Voor de studenten wordt een facultair coronamailadres () en telefoonnummer (09 264 3945 - bereikbaar van 8 tot 12 uur en van 13 tot 16 uur) voorzien voor vragen, bezorgdheden en mogelijke problemen met het digitaal onderwijs. Zie ook verder 'Welzijn'.
    • Studenten hebben de mogelijkheid om een bijzonder statuut aan te vragen omwille van uitzonderlijke sociale of individuele omstandigheden indien ze problemen ondervinden met de toegang tot en/of het participeren aan online onderwijs, zoals bv. het niet beschikken over PC/laptop, het geen toegang hebben tot het internet. Aanvragen kan via OASIS of telefonisch (via de helpdesk van de afdeling studentenadministratie - 09 331 00 99). De aanvragen worden bekeken door de directeur Onderwijsaangelegenheden en de studenten worden daarna in contact gebracht met de Sociale dienst die samen met DICT zorgt voor de praktische uitwerking van de vraag. Studenten die zich in deze situatie bevinden, worden aangemoedigd worden om het bijzonder statuut aan te vragen.
    • Deadlines voor papers etc. worden opgeschoven. Deze regel moet niet gelezen worden als een absolute regel, maar als een mogelijkheid met het oog op haalbaarheid en werkbaarheid
    • Infodagen en alle onderwijsgerelateerde bijeenkomsten en activiteiten door vakgroepen en opleidingen worden geannuleerd
    • Onderzoeksactiviteiten in het kader van een bachelor- en masterproef waarvoor fysieke activiteit in de UGent-gebouwen noodzakelijk is, moeten onmiddellijk worden stopgezet. Studenten hebben dus geen toegang meer tot de UGent-gebouwen, ook niet onder begeleiding van een UGent-personeelslid.

    Stages

    • Studenten mogen zich niet meer verplaatsen naar hun stage.
    • Een stage verderzetten op basis van telewerk of via een alternatieve stageopdracht is wel nog mogelijk en wordt sterk aangeraden. Deze stages op afstand kunnen als volwaardige stages worden beschouwd.

    Specifieke regelingen voor de stages die NIET op afstand verder gezet kunnen worden

    Bachelorproef

    • Studenten mogen voor hun bachelorproef geen verplaatsingen maken naar labo’s, bibliotheken of andere locaties van de UGent of extern aan de UGent.
    • Bachelorproeven moeten afgewerkt worden op basis van het voorhanden zijnde materiaal. Indien er aanpassingen nodig zijn, wordt dit via Ufora meegedeeld. 
    • De bachelorproeven worden elektronisch ingediend.
    • De voorziene indiendata worden aangehouden, het is belangrijk dat de studenten geen studievertraging oplopen. Indien er toch uitzonderlijk voor bepaalde studenten een latere indiendatum mogelijk is, wordt dit via Ufora gecommuniceerd. 

    Masterproef

    • Studenten mogen voor hun masterproef geen verplaatsingen maken naar labo’s, bibliotheken of andere locaties van de UGent of extern aan de UGent.
    • Het indienen van de masterproef gebeurt uitsluitend op elektronische wijze. Studenten moeten geen papieren exemplaar indienen.
    • De faculteit kan ervoor kiezen om de mondelinge verdediging van de masterproef te vervangen door videoconferentie, al dan niet voorafgegaan door een online presentatie. De mondelinge verdediging kan ook geschrapt worden op voorwaarde dat het behalen van de opleidingscompetenties (leerresultaten op het niveau van de opleiding) hierdoor niet in het gedrang komt. 
    • De timing die voorzien is voor de masterproeven moet zo maximaal mogelijk aangehouden worden, het is de bedoeling dat de studenten geen studievertraging oplopen.
    • Communiceer aanpassingen duidelijk via Ufora. Studiefiches hoeven niet aangepast te worden.
    • Voor de studenten die door de coronamaatregelen GEEN hinder ondervonden voor hun masterproef op vlak van dataverzameling, uitvoeren experimenten, raadplegen bronnenmateriaal, … worden alle indiendeadlines behouden. Studenten worden maximaal gestimuleerd om aan hun masterproef te werken en tijdig in te dienen.

    Specifieke regeling

    Voor studenten die door de coronamaatregelen WEL hinder ondervonden op vlak van dataverzameling, uitvoeren experimenten, raadplegen bronnenmateriaal, … werd een specifieke regeling uitgewerkt.

    Examens

    De aangepaste academische kalender voor het tweede semester van 2019-2020 heeft als uitgangspunt dat on campus examens mogelijk zijn vanaf 1 juni. Er wordt een volledig nieuwe examenplanning uitgewerkt, waarbij social distancing in alle examensituaties wordt gegarandeerd.

    Voor alle actuele info, check de centrale pagina.
    Aan alle lesgevers, toezichters, begeleiders en ondersteuners die betrokken zijn bij de organisatie van de on campus examens wordt gevraagd om veiligheidsprocedures voor de on campus examens grondig door te nemen bij de voorbereiding ervan. 

    Bibliotheek

    De dienstverlening van de bibliotheek wordt verder uitgebreid. Vanaf maandag 6 juli

    • Uitlenen van boeken via aanvraag. De boeken worden door de medewerkers uitgehaald en klaargelegd op een afhaalpunt aan de ingang van de bibliotheek. Dit afhaalpunt is elke dag tussen 9 en 17 uur open
    • Op aanvraag (mail) scans van hoofdstukken uit boeken (aantal pagina’s is beperkt)
    • Zelf boeken consulteren en uithalen in de bibliotheek: elke dag tussen 10  en 16 uur. Reserveer hiervoor een tijdslot.
    • Lees- en studieplaatsen: reservatie verplicht

    Tijdelijke nieuwe online content

    Sommige uitgevers maken (meer) online content vrij beschikbaar. Nieuwe tijdelijke bronnen worden bijgehouden in een (Engelstalige) onderzoektip Search academic resources in corona times. Deze pagina wordt regelmatig aangevuld. Surf steeds via het UGent-netwerk om toegang te krijgen tot de digitale content.

    Nog vragen?

    Mail naar lib.flw@ugent.be of gebruik de chatfunctie.

    Internationale mobiliteit

    De Nationale Veiligheidsraad heeft beslist de grenzen binnen de Europese Unie en naar het Verenigd Koninkrijk, Noorwegen, Liechtenstein, Zwitserland en IJsland vanaf 15 juni 2020 te openen. Als personeelslid kan je daardoor - weze het onder bepaalde voorwaarden - opnieuw op dienstreis naar die landen.

    Met de voorwaarden die moeten voldaan zijn om op dienstreis te kunnen gaan, wordt verwezen naar de beperkende maatregelen die in heel wat landen en regio's van kracht zijn. Wanneer je een dienstreis plant, vragen we nadrukkelijk om de bijbehorende reisadviezen van de FOD Buitenlandse Zaken (inclusief beperkende maatregelen die in het bestemmingsland mogelijk van toepassing zijn) te raadplegen en strikt op te volgen. Bij twijfel kan je je richten tot .

    Vergeet ook niet je reisaanvraag op de gebruikelijke manier in SAP en bij de FOD Buitenlandse Zaken te registreren.

    Dienstreizen buiten de Europese Unie, het Verenigd Koninkrijk, Noorwegen, Liechtenstein, Zwitserland en IJsland zijn vooralsnog onmogelijk en kunnen niet toegestaan worden.

    Bij een negatief reisadvies vanwege de FOD Buitenlandse Zaken, kan je als personeelslid een gemotiveerde aanvraag voor het bekomen van een uitzondering indienen bij . Enkel na expliciete goedkeuring van deze aanvraag kan je de dienstreis inplannen. Hierbij moet steeds voldaan zijn aan de volgende basisvoorwaarden:

    • zonder de dienstreis kan je het geplande werk niet uitvoeren;
    • de reis kan op geen enkele manier worden uitgesteld;
    • je hebt een veiligheidsplan op maat van de context van de bestemming in kwestie (bv. toegang tot een netwerk of contactpersonen ter plaatse, begeleiding, het vermijden van bepaalde gebieden of situaties, ...).

    Zie ook onder Reisbeleid UGent.

    Studenten

    De faculteit heeft het moeilijke besluit genomen om alle uitgaande studiemobiliteit voor semester 1 te annuleren. Studenten die dit wensen, kunnen hun mobiliteit verplaatsen naar semester 2. De uitwisseling volledig annuleren, kan ook.

    Betrokken studenten zijn via e-mail op de hoogte gebracht van de beslissing en de verder te ondernemen stappen.

    Op de Ufora-pagina van het International Office van de faculteit is een aangepaste FAQ over de uitwisseling in AJ 2020-2021 beschikbaar.

    Bij vragen of twijfels, contacteer het international office van de faculteit.

    Lezingen / evenementen

    Het is voortaan weer mogelijk om in Centauro lokalen te reserveren voor evenementen in gebouwen of op terreinen van de UGent die plaatsvinden vanaf 7 september 2020. Voor alle aanvragen die betrekking hebben op leslocaties geldt dat het inroosteren van de lessen prioritair wordt beschouwd.

    De evenementen kunnen doorgaan rekening houdend met de noodzaak tot physical distancing waarbij de onderlinge afstand van 1,5 meter gegarandeerd wordt.

    Vergaderingen

    Het is voortaan weer mogelijk om in Centauro lokalen te reserveren voor vergaderingen die plaatsvinden in gebouwen van de UGent vanaf 6 juli 2020. De bruikbare capaciteit van de vergaderzalen wordt aangepast, rekening houdend met de noodzaak tot physical distancing waarbij de onderlinge afstand van 1,5 meter gegarandeerd wordt.

    De Raad van Bestuur zal steeds fysiek georganiseerd worden. De vakgroepraden worden bij voorkeur fysiek georganiseerd (cfr. nieuw vakgroepreglement). Aan de andere bestuursorganen, permanente (advies)raden en commissies wordt gevraagd om minstens de helft van de vergaderingen online te organiseren. Zo kan de bruikbare capaciteit aan vergaderzalen optimaal benut worden.

    Voor onderstaande (advies)raden en commissies gaan we er van uit dat de vergaderingen online of in niet centraal beheerde vergaderzalen worden georganiseerd:

    • Commissie programma’s 
    • Bureau Onderzoeksraad 
    • Interfacultaire bibliotheekcommissie
    • Commissie ontwikkelingssamenwerking
    • Beleidsgroep valorisatie 
    • Doctoral Schools stuurgroep 
    • Expertengroep internationalisering 
    • Werkgroep diversiteit en gender 
    • Adviesraad academisch erfgoed en archief 
    • Commissie Mensenrechtenbeleid 

    Doctoraten

    Openbare verdedigingen mogen vanaf 10 juni opnieuw on campus doorgaan. Daarbij moet er rekening gehouden worden met een aantal voorwaarden en veiligheidsvoorschriften. Het blijft ook mogelijk om zowel interne als openbare doctoraatsverdedigingen volledig online te laten plaatsvinden. Dit blijft mogelijk tot minstens het einde van het volgende academiejaar (AJ 2020-2021).

    Het cursusaanbod van de Doctoral Schools valt onder de onderwijsmaatregelen die UGent genomen heeft om de verspreiding van Covid-19 tegen te gaan. Dit betekent dat alle fysieke samenkomsten tot het einde van het semester niet doorgaan. Een deel van het aanbod zal digitaal kunnen doorgaan, maar een en ander zal uitgesteld worden tot na de zomer.

    Onderzoek

    • De werking van de Commissie Wetenschappelijk Onderzoek (CWO) blijft verzekerd. Collega’s kunnen nog steeds aanvragen doen in het kader van het Facultair Onderzoeksfonds. Wel vragen we om rekening te houden met alle Corona-maatregelen van de faculteit en de UGent en (zoals steeds) met de reisadviezen van de UGent. De commissie behoudt zich het recht voor om aanvragen af te wijzen bij gerede twijfel over het feit of het evenement (veilig en/of effectief) kan/zal plaatsvinden. Toegekende bedragen voor verplaatsingen of evenementen die omwille van de Corona-crisis (moeten) worden uitgesteld, blijven tot 18 maanden na toekenning ter beschikking wanneer enkel de datums van het evenement wijzigen. In alle andere gevallen dient u een nieuwe aanvraag in.
    • Eerder toegekende mobiliteitskredieten van het Facultair Onderzoeksfonds voor activiteiten die door Corona werden geannuleerd, kunnen worden aangewend voor het dragen van de uitgaven van de geannuleerde activiteiten. Beperk deze kosten zoveel mogelijk en ga eerst na of (een deel van) de gemaakte kosten kunnen worden gerecupereerd (via het reisbureau, annulatieverzekering,….). Bekijk of niet-terugbetaalbare reistickets kunnen worden omgeboekt, in plaats van deze definitief te annuleren.
    • De Doctoral Schools hebben verschillende maatregelen genomen met betrekking tot hun vormingsaanbod, de doctoraatsopleiding en de doctoraatsverdedigingen.
    • De ‘scan-on-demand’-service van de faculteitsbibliotheek staat nu ook open voor onderzoekers die dringend bepaalde bronnen willen raadplegen (zie sectie Bibliotheek op deze pagina).
    • Hier en daar kan er een wijziging aan de timing of het plan-van-aanpak van je onderzoek nodig zijn. Pak dit rustig en verstandig aan. Geef bv. momenteel voorrang aan zaken die niet worden gehinderd door de opgelegde Corona-maatregelen.
    • Belangrijk. Het kan zijn dat bepaalde onderzoeksprojecten omwille van de Corona-maatregelen vertraging oplopen en eventueel zelfs niet volledig kunnen worden uitgevoerd. Er wordt aangeraden om op regelmatige tijdstippen de impact van de richtlijnen op het onderzoeksgebeuren te documenteren (onder meer op het vlak van rapportering, financiën, contractuele verplichtingen, …). Ga ook na welke afspraken er werden gemaakt in onderzoekscontracten met bedrijven (bijvoorbeeld inzake overmacht) en volg deze op. Eenmaal deze crisis achter de rug is, beschikt men over een goed overzicht van de gevolgen en kan er snel ingeschat worden welke noden er ontstaan zijn. Lees meer / tips.
    • Aarzel niet om je promotor of een collega aan te spreken (bv. via Teams) als je het even niet ziet zitten. Kort of wat langer van gedachten wisselen kan wonderen verrichten.
    • Een aantal financiers hebben wijzigingen aangebracht aan lopende oproep- en selectieprocedures. Ook sommige uitgevers hebben tijdelijk bepaalde databanken opengesteld voor iedereen. Deze en andere relevante onderzoeksgerelateerde informatie wordt continu geactualiseerd in dit overzicht met tips voor onderzoekers (UGent).

    Telewerken

    Vanaf 8 juni is een veilige en gefaseerde terugkeer naar de UGent-gebouwen mogelijk, maar telewerken is aanbevolen indien dat mogelijk is.

    De bestaande UGent-telewerkcharters blijven gelden. Voor de terugkeer zijn concrete richtlijnen uitgewerkt die met het oog op ieders veiligheid, strikt nageleefd moeten worden.

    We vragen dat medewerkers die telewerken dit ingeven via Apollo teneinde dekking door de verzekering te garanderen bij eventuele ongevallen. Alle telewerkdagen kunnen zonder probleem in de e-HR kalender worden geregistreerd.

    Voor medewerkers die nog niet over een telewerkcharter beschikken, vragen we de leidinggevende en de medewerker om een charter af te sluiten. Wenst men het charter in de tijd te beperken tot deze bijzondere situatie, dan kan volgende voorbeeldzin in het invulveld worden geplaatst: “Dit telewerkcharter werd opgesteld in het licht van de maatregelen die de UGent nam om maximaal telewerk in te voeren voor al haar medewerkers en zo de verdere verspreiding van het coronavirus te helpen vertragen.” Meer informatie over hoe dit moet, kan gevonden worden op https://www.ugent.be/intranet/nl/op-het-werk/telewerken.

    Gezien de uitzonderlijke omstandigheden, is enige pragmatiek aan de orde. Telewerken sluit de opvang en zorg voor de eigen kinderen niet uit. Wie telewerkt is zelf verantwoordelijk voor de concrete planning en organisatie van het afgesproken werk.

    Medewerkers die niet-telewerkbare activiteiten hebben en die niet fysiek aanwezig moeten zijn om de continuïteit te verzekeren of omwille van veiligheidsredenen, hebben dienstvrijstelling. Die dienstvrijstelling is steeds in overleg met de leidinggevende en kan volledig of gedeeltelijk zijn.

    Van UGent-personeelsleden die dienstvrijstelling hebben, wordt verwacht dat ze de UGent-communicatie (groepsmails, corona-webpagina, mails van de leidinggevende, … ) strikt blijven opvolgen.

    Financieel

    • De logistiek beheerder liet weten dat alle financiële vragen, gekoppeld aan de maatregelen die worden genomen, momenteel worden gebundeld (bijvoorbeeld terugbetaling van geannuleerde congressen of studieverblijven die omwille van het reisverbod niet kunnen doorgaan). Men zal centraal een beslissing nemen eens er zicht is op de aard en de totaliteit van de vragen.

    Welzijn

    Studenten

    •  staat in voor eerstelijnszorg voor mentaal welbevinden, eerste aanspreekpunt, eventueel bemiddeling en zorgt voor doorverwijzing als het nodig is. Alle studenten van de faculteit kunnen op dit adres terecht.
    • Maak een afspraak met een studentenpsycholoog of het monitoraat

    Personeel

    Hulp nodig? Vragen?

    • Decanaat (permanentie verzekerd op 09 264 3945 van 8 tot 12 uur en van 13 tot 16 uur en via ) en FDO staan paraat om iedereen zo goed mogelijk bij te staan.
    • Er is een facultaire ICT-hulplijn voor specifieke problemen in verband met telewerken, het digitaal onderwijs en vergadersystemen, te bereiken via of op 09 264 7864 (9 tot 12.15 uur en 13.15 tot 17 uur), ook hier met dispatchingservice.
    • De centrale UGent crisishelpdesk is te bereiken op 09 264 9292 of via onderwijsondersteuning@ugent.be.
    • Raadpleeg regelmatig de updates over het coronavirus op www.ugent.be/coronavirus
    Lees meer artikels over: