Coronavirus: facultaire maatregelen

(13-03-2020) Hieronder vind je een overzicht van de facultaire richtlijnen en beslissingen om de verdere verspreiding van het coronavirus tegen te gaan.


laatste update: vrijdag 15 mei om 17.30 uur

English version

 

Raadpleeg ook regelmatig de centrale updates over het coronavirus op www.ugent.be/coronavirus

Voor personeel: alle info over afstandsonderwijs op  https://onderwijstips.ugent.be/nl/tips/coronamaatregelen-alternatieve-onderwijsactiviteit/

Gebouwen en terreinen

  • Alle gebouwen werden op vrijdagavond 13 maart gesloten en blijven absoluut gesloten voor studenten.
  • Personeel mag enkel met de tag (sleutelhanger) naar binnen voor het streamen of opnemen van lessen (in welbepaalde lokalen, op afspraak), voor zover dat onmogelijk thuis kan gebeuren.  en voor de eerste beoordeling van doctoraatsproefschriften door de betrokken examencommissie (de zogenaamde 'interne verdediging'). Het principe van social distancing (dit betekent maximaal afstand houden, minstens anderhalve meter) moet strikt worden toegepast
  • Bibliotheken, ateliers, labo’s, pc-klassen e.d.m. zijn dus niet meer toegankelijk voor studenten, ook niet voor werken in verband met hun masterproef
  • Alle evenementen die tot en met 4 juli in gebouwen of op terreinen van de UGent ingepland waren, kunnen daar niet plaatsvinden. Het gaat hier om alle activiteiten en initiatieven, met uitzondering van die activiteiten die mogen plaatsvinden volgens de bepalingen op www.ugent.be/coronavirus
    Voor de herinplanning van afgelaste evenementen of het afhandelen van annuleringen kan u contact opnemen via auditoria@ugent.be.

Onderwijs

UPDATE 20 maart 2020

Het UGent-bestuur besliste op 20 maart 2020 om tot het einde van het semester over te stappen op onderwijs op afstand/digitaal leren. Na het paasreces zullen alle onderwijsactiviteiten die doorgaan binnen de resterende lesweken van het tweede semester uitsluitend op afstand georganiseerd worden.

Tijdens de komende dagen zal de concrete organisatie van de onderwijsactiviteiten - met inbegrip van permanente evaluaties en examens - verder uitgewerkt worden. Alle studenten en personeelsleden van de UGent zullen hieromtrent op de hoogte worden gebracht.

Studieduurverlenging, het verplaatsen van vakken in het curriculum van studenten, het wijzigen van vakinhouden, ... werd zo veel mogelijk vermeden. Binnen de marges van het haalbare wordt verder ingezet op permanente evaluaties.

Voor de practica van het tweede semester zullen alternatieve opdrachten worden uitgewerkt die op afstand kunnen uitgevoerd worden.

Concrete info over
UPDATE 9 april 2020

Op basis van de huidige informatie in verband met de privacy- en beveiligingsproblemen van Zoom is beslist dat het gebruik van Zoom sterk wordt afgeraden voor onderwijsactiviteiten binnen de UGent en het gebruik van Zoom wordt verboden bij online evaluaties/examens.
  • Alle reservaties van lokalen voor streaming of lesopnames verlopen via ; niet-gebruikte leslokalen en auditoria worden geannuleerd via Centauro
  • Voor de studenten wordt een facultair coronamailadres () en telefoonnummer (09 264 3945 - bereikbaar van 8 tot 12 uur en van 13 tot 16 uur) voorzien voor vragen, bezorgdheden en mogelijke problemen met het digitaal onderwijs. Zie ook verder 'Welzijn'.
  • Studenten hebben de mogelijkheid om een bijzonder statuut aan te vragen omwille van uitzonderlijke sociale of individuele omstandigheden indien ze problemen ondervinden met de toegang tot en/of het participeren aan online onderwijs, zoals bv. het niet beschikken over PC/laptop, het geen toegang hebben tot het internet. Aanvragen kan via OASIS of telefonisch (via de helpdesk van de afdeling studentenadministratie - 09 331 00 99). De aanvragen worden bekeken door de directeur Onderwijsaangelegenheden en de studenten worden daarna in contact gebracht met de Sociale dienst die samen met DICT zorgt voor de praktische uitwerking van de vraag. Studenten die zich in deze situatie bevinden, worden aangemoedigd worden om het bijzonder statuut aan te vragen.
  • Deadlines voor papers etc. worden opgeschoven. Deze regel moet niet gelezen worden als een absolute regel, maar als een mogelijkheid met het oog op haalbaarheid en werkbaarheid
  • Infodagen en alle onderwijsgerelateerde bijeenkomsten en activiteiten door vakgroepen en opleidingen worden geannuleerd
  • Onderzoeksactiviteiten in het kader van een bachelor- en masterproef waarvoor fysieke activiteit in de UGent-gebouwen noodzakelijk is, moeten onmiddellijk worden stopgezet. Studenten hebben dus geen toegang meer tot de UGent-gebouwen, ook niet onder begeleiding van een UGent-personeelslid.

Stages

  • Studenten mogen zich niet meer verplaatsen naar hun stage.
  • Een stage verderzetten op basis van telewerk of via een alternatieve stageopdracht is wel nog mogelijk en wordt sterk aangeraden. Deze stages op afstand kunnen als volwaardige stages worden beschouwd.

Specifieke regelingen voor de stages die NIET op afstand verder gezet kunnen worden

Bachelorproef

  • Studenten mogen voor hun bachelorproef geen verplaatsingen maken naar labo’s, bibliotheken of andere locaties van de UGent of extern aan de UGent.
  • Bachelorproeven moeten afgewerkt worden op basis van het voorhanden zijnde materiaal. Indien er aanpassingen nodig zijn, wordt dit via Ufora meegedeeld. 
  • De bachelorproeven worden elektronisch ingediend.
  • De voorziene indiendata worden aangehouden, het is belangrijk dat de studenten geen studievertraging oplopen. Indien er toch uitzonderlijk voor bepaalde studenten een latere indiendatum mogelijk is, wordt dit via Ufora gecommuniceerd. 

Masterproef

  • Studenten mogen voor hun masterproef geen verplaatsingen maken naar labo’s, bibliotheken of andere locaties van de UGent of extern aan de UGent.
  • Het indienen van de masterproef gebeurt uitsluitend op elektronische wijze. Studenten moeten geen papieren exemplaar indienen.
  • De faculteit kan ervoor kiezen om de mondelinge verdediging van de masterproef te vervangen door videoconferentie, al dan niet voorafgegaan door een online presentatie. De mondelinge verdediging kan ook geschrapt worden op voorwaarde dat het behalen van de opleidingscompetenties (leerresultaten op het niveau van de opleiding) hierdoor niet in het gedrang komt. 
  • De timing die voorzien is voor de masterproeven moet zo maximaal mogelijk aangehouden worden, het is de bedoeling dat de studenten geen studievertraging oplopen.
  • Communiceer aanpassingen duidelijk via Ufora. Studiefiches hoeven niet aangepast te worden.
  • Voor de studenten die door de coronamaatregelen GEEN hinder ondervonden voor hun masterproef op vlak van dataverzameling, uitvoeren experimenten, raadplegen bronnenmateriaal, … worden alle indiendeadlines behouden. Studenten worden maximaal gestimuleerd om aan hun masterproef te werken en tijdig in te dienen.

Specifieke regeling

Voor studenten die door de coronamaatregelen WEL hinder ondervonden op vlak van dataverzameling, uitvoeren experimenten, raadplegen bronnenmateriaal, … werd een specifieke regeling uitgewerkt.

Examens

De aangepaste academische kalender voor het tweede semester van 2019-2020 heeft als uitgangspunt dat on campus examens mogelijk zijn vanaf 1 juni. Er wordt een volledig nieuwe examenplanning uitgewerkt, waarbij social distancing in alle examensituaties wordt gegarandeerd.

Voor alle actuele info, check de centrale pagina.
Aan alle lesgevers, toezichters, begeleiders en ondersteuners die betrokken zijn bij de organisatie van de on campus examens wordt gevraagd om veiligheidsprocedures voor de on campus examens grondig door te nemen bij de voorbereiding ervan. 

Bibliotheek

De bibliotheek is gesloten. Alle boeken werden verlengd tot 25 mei 2020. Boeken kunnen voorlopig niet worden teruggebracht.

Scanservice

De bibliotheek biedt een scanservice aan:

  • Surf naar de catalogus https://lib.ugent.be
  • Klik bij het gewenste record op de knop ‘Vraag scan van hoofdstuk’
  • Vul vervolgens de gegevens in

We werken de aanvragen af volgens prioriteit:

  1. Lesgevers die scans willen delen in kader van een lesopdracht
  2. Studenten met een bachelor- of masterproef en onderzoekers
  3. UGent-studenten
  4. Externen

Tijdelijke nieuwe online content

Sommige uitgevers maken (meer) online content vrij beschikbaar. Nieuwe tijdelijke bronnen worden bijgehouden in een (Engelstalige) onderzoektip Search academic resources in corona times. Deze pagina wordt regelmatig aangevuld. Surf steeds via het UGent-netwerk om toegang te krijgen tot de digitale content.

Nog vragen?

Mail naar lib.flw@ugent.be of gebruik de chatfunctie.

Internationale mobiliteit

Aan studenten van de Universiteit Gent kan tot nader order geen toestemming worden verleend om in het huidige of in het volgende academiejaar naar het buitenland te reizen in het kader van hun opleiding (inclusief stages, studiereizen, summer schools, onderzoek in het kader van de masterproef).

Tevens kan aan medewerkers van de Universiteit Gent geen toestemming worden verleend om naar het buitenland te reizen in het kader van hun UGent-activiteiten. Uitzonderingen op deze regel kunnen alleen worden toegestaan voor essentiële reizen; daartoe kan een aanvraag worden ingediend via actueel@ugent.be. Hierbij dient benadrukt te worden dat deze toelating slechts (zeer) uitzonderlijk zal kunnen worden verleend.

Ook niet-essentiële reizen vanuit het buitenland naar België zijn momenteel niet toegelaten. Buitenlandse studenten of collega's kunnen dus niet naar België (of de UGent in het bijzonder) reizen met het oog op niet-essentiële activiteiten. Opleidingen (inclusief stages, studiereizen, summer schools, onderzoek in het kader van de masterproef) of deelname aan evenementen (symposia, lezingen, …) worden in dit verband nooit als essentieel beschouwd.

Ten laatste op de eerste maandag van elke maand zal de situatie voor de daaropvolgende maand worden (her)overwogen en zullen studenten en medewerkers die internationaal wensen te reizen geïnformeerd worden omtrent de (on)mogelijkheid daartoe. Ten laatste op maandag 4 mei worden dus de beslissingen voor reizen in juni meegedeeld; op maandag 1 juni voor reizen in juli; enz. Studenten die een uitwisselingsaanvraag indienden en medewerkers die een aanvraag tot dienstreis indienden, zullen hierover geïnformeerd worden via actueel@ugent.be.

Vergaderingen

  • Alle vergaderingen en bijeenkomsten dienen online te gebeuren. Indien dat niet mogelijk blijkt, worden ze uitgesteld of afgelast. Dienst- en studiereizen worden eveneens uitgesteld of afgelast.

Doctoraten

  • Interne verdedigingen behoren nu tot de uitzonderingen op de telewerkregel: er mag dus samengekomen worden als de hygiëne- en afstandsmaatregelen strikt gevolgd worden. Interne verdedigingen mogen tot nader order tot 31/05 ook volledig digitaal doorgaan, via videoconferentie.
  • Publieke verdedigingen behoren niet tot de uitzondering op de telewerkregel, en kunnen dus enkel digitaal doorgaan. Tot nader order is dit het geval t.e.m. 31/05. Op de Covid-19 pagina van de doctoral schools vind je een draaiboek om een publieke verdediging digitaal in te richten aan de hand van de webinarfunctionaliteit in Ufora.
  • Het uitstellen van verdedigingen kan enkel als de kandidaat akkoord gaat. Dit principe uit OER art. 97 §1 blijft ook nu gelden.
  • Het cursusaanbod van de Doctoral Schools valt onder de onderwijsmaatregelen die UGent genomen heeft om de verspreiding van Covid-19 tegen te gaan. Dit betekent dat alle fysieke samenkomsten tot het einde van het semester niet doorgaan. Een deel van het aanbod zal digitaal kunnen doorgaan, maar een en ander zal uitgesteld worden tot na de zomer.
Op de webpagina van de doctoral schools vind je alle up-to-date informatie.

Onderzoek

  • De werking van de Commissie Wetenschappelijk Onderzoek (CWO) blijft verzekerd. Collega’s kunnen nog steeds aanvragen doen in het kader van het Facultair Onderzoeksfonds. Wel vragen we om rekening te houden met alle Corona-maatregelen van de faculteit en de UGent en (zoals steeds) met de reisadviezen van de UGent. De commissie behoudt zich het recht voor om aanvragen af te wijzen bij gerede twijfel over het feit of het evenement (veilig en/of effectief) kan/zal plaatsvinden. Toegekende bedragen voor verplaatsingen of evenementen die omwille van de Corona-crisis (moeten) worden uitgesteld, blijven tot 18 maanden na toekenning ter beschikking wanneer enkel de datums van het evenement wijzigen. In alle andere gevallen dient u een nieuwe aanvraag in.
  • Eerder toegekende mobiliteitskredieten van het Facultair Onderzoeksfonds voor activiteiten die door Corona werden geannuleerd, kunnen worden aangewend voor het dragen van de uitgaven van de geannuleerde activiteiten. Beperk deze kosten zoveel mogelijk en ga eerst na of (een deel van) de gemaakte kosten kunnen worden gerecupereerd (via het reisbureau, annulatieverzekering,….). Bekijk of niet-terugbetaalbare reistickets kunnen worden omgeboekt, in plaats van deze definitief te annuleren.
  • De Doctoral Schools hebben verschillende maatregelen genomen met betrekking tot hun vormingsaanbod, de doctoraatsopleiding en de doctoraatsverdedigingen.
  • De ‘scan-on-demand’-service van de faculteitsbibliotheek staat nu ook open voor onderzoekers die dringend bepaalde bronnen willen raadplegen (zie sectie Bibliotheek op deze pagina).
  • Hier en daar kan er een wijziging aan de timing of het plan-van-aanpak van je onderzoek nodig zijn. Pak dit rustig en verstandig aan. Geef bv. momenteel voorrang aan zaken die niet worden gehinderd door de opgelegde Corona-maatregelen.
  • Belangrijk. Het kan zijn dat bepaalde onderzoeksprojecten omwille van de Corona-maatregelen vertraging oplopen en eventueel zelfs niet volledig kunnen worden uitgevoerd. Er wordt aangeraden om op regelmatige tijdstippen de impact van de richtlijnen op het onderzoeksgebeuren te documenteren (onder meer op het vlak van rapportering, financiën, contractuele verplichtingen, …). Ga ook na welke afspraken er werden gemaakt in onderzoekscontracten met bedrijven (bijvoorbeeld inzake overmacht) en volg deze op. Eenmaal deze crisis achter de rug is, beschikt men over een goed overzicht van de gevolgen en kan er snel ingeschat worden welke noden er ontstaan zijn. Lees meer / tips.
  • Aarzel niet om je promotor of een collega aan te spreken (bv. via Teams) als je het even niet ziet zitten. Kort of wat langer van gedachten wisselen kan wonderen verrichten.
  • Een aantal financiers hebben wijzigingen aangebracht aan lopende oproep- en selectieprocedures. Ook sommige uitgevers hebben tijdelijk bepaalde databanken opengesteld voor iedereen. Deze en andere relevante onderzoeksgerelateerde informatie wordt continu geactualiseerd in dit overzicht met tips voor onderzoekers (UGent).

Maximaal telewerken

Telewerken is de norm en geldt voor alle activiteiten en voor alle personeelsleden.

Er is slechts een beperkt aantal uitzonderingen toegestaan op deze norm:

  • Het streamen of opnemen van lessen (in welbepaalde lokalen, op afspraak) en voor zover dat onmogelijk thuis kan gebeuren,
  • De eerste beoordeling van doctoraatsproefschriften door de betrokken examencommissie (de zogenaamde 'interne verdediging').

Enkel in deze gevallen mag een personeelslid de faculteitsgebouwen betreden. Toegang met je tag (sleutelhanger), niet met je personeelskaart. Bovenstaande activiteiten kunnen bovendien enkel doorgaan op voorwaarde dat het principe van social distancing (dit betekent maximaal afstand houden, minstens anderhalve meter) strikt kan worden toegepast. Dit moet absoluut gegarandeerd kunnen worden. De inschatting van de haalbaarheid van strikt toegepaste social distancing en van de opvolging van alle relevante richtlijnen gebeurt door de leidinggevende.

We vragen dat medewerkers die telewerken dit ingeven via Apollo teneinde dekking door de verzekering te garanderen bij eventuele ongevallen. Alle telewerkdagen kunnen zonder probleem in de e-HR kalender worden geregistreerd.

Voor medewerkers die nog niet over een telewerkcharter beschikken, vragen we de leidinggevende en de medewerker om een charter af te sluiten. Wenst men het charter in de tijd te beperken tot deze bijzondere situatie, dan kan volgende voorbeeldzin in het invulveld worden geplaatst: “Dit telewerkcharter werd opgesteld in het licht van de maatregelen die de UGent nam om maximaal telewerk in te voeren voor al haar medewerkers en zo de verdere verspreiding van het coronavirus te helpen vertragen.” Meer informatie over hoe dit moet, kan gevonden worden op https://www.ugent.be/intranet/nl/op-het-werk/telewerken.

Gezien de uitzonderlijke omstandigheden, is enige pragmatiek aan de orde. Telewerken sluit de opvang en zorg voor de eigen kinderen niet uit. Wie telewerkt is zelf verantwoordelijk voor de concrete planning en organisatie van het afgesproken werk.

Medewerkers die niet-telewerkbare activiteiten hebben en die niet fysiek aanwezig moeten zijn om de continuïteit te verzekeren of omwille van veiligheidsredenen, hebben dienstvrijstelling. Die dienstvrijstelling is steeds in overleg met de leidinggevende en kan volledig of gedeeltelijk zijn.

Van UGent-personeelsleden die dienstvrijstelling hebben, wordt verwacht dat ze de UGent-communicatie (groepsmails, corona-webpagina, mails van de leidinggevende, … ) strikt blijven opvolgen.

Financieel

  • De logistiek beheerder liet weten dat alle financiële vragen, gekoppeld aan de maatregelen die worden genomen, momenteel worden gebundeld (bijvoorbeeld terugbetaling van geannuleerde congressen of studieverblijven die omwille van het reisverbod niet kunnen doorgaan). Men zal centraal een beslissing nemen eens er zicht is op de aard en de totaliteit van de vragen.

Welzijn

Studenten

  •  staat in voor eerstelijnszorg voor mentaal welbevinden, eerste aanspreekpunt, eventueel bemiddeling en zorgt voor doorverwijzing als het nodig is. Alle studenten van de faculteit kunnen op dit adres terecht.
  • Maak een afspraak met een studentenpsycholoog of het monitoraat

Personeel

Hulp nodig? Vragen?

  • Decanaat (permanentie verzekerd op 09 264 3945 van 8 tot 12 uur en van 13 tot 16 uur en via ) en FDO staan paraat om iedereen zo goed mogelijk bij te staan.
  • Er is een facultaire ICT-hulplijn voor specifieke problemen in verband met telewerken, het digitaal onderwijs en vergadersystemen, te bereiken via of op 09 264 7864 (9 tot 12.15 uur en 13.15 tot 17 uur), ook hier met dispatchingservice.
  • De centrale UGent crisishelpdesk is te bereiken op 09 264 9292 of via onderwijsondersteuning@ugent.be.
  • Raadpleeg regelmatig de updates over het coronavirus op www.ugent.be/coronavirus