Nieuwe bestelmodule - werkwijze

De Boekentoren ontwikkelde in samenwerking met DFIN een nieuwe toepassing in LibAdmin.

Opzet is om de workflow boekbestellingen van de faculteitsbibliotheken te uniformiseren en te stroomlijnen.

Positief daarbij: ook de boekbestellingen met projectmiddelen werden in de workflow meegenomen. 

1. Bestelbon wordt aangemaakt in Libadmin

De faculteitsbibliotheek maakt, op basis van de bestelaanvraag die haar via het online bestelformulier bereikt, een bestelbon aan in LibAdmin, en stuurt deze ter goedkeuring in SAP door naar de budgethouder/proxy van het project.
Uitgangspunt van DFIN is dat er steeds een bestelbon moet zijn vóór de aankoop van een boek. De bestelbon wordt voortaan dus niet meer aangemaakt op basis van de factuur.

2. Bestelbon wordt goedgekeurd in SAP

De budgethouder/proxy ontvangt een melding dat er in zijn/haar SAP-workflow een goed te keuren bestelbon klaarstaat:

  • de bestelbon heeft een 44xxxxxxxx-referentie, besteller is telkens ‘ZPOP2PRD’
  • de bestelbon kan op gangbare wijze in SAP worden goedgekeurd

(handleiding SAP bestelbon goedkeuren )


3. Bestelbon wordt verstuurd vanuit Libadmin

Na goedkeuring door de budgethouder/proxy wordt de bestelling door de faculteitsbibliotheek vanuit LibAdmin uitgestuurd naar de leverancier.

4. Helpdesk

Bij vragen of problemen kan je steeds terecht bij de dienst acquisitie van de Boekentoren:
acqbooks@ugent.be
Tel.: Inge Degryze: 3863
Astrid Van Kersschaever: 3870