Coronavirus: info en richtlijnen

(03-06-2020) Momenteel heerst er wereldwijd een uitbraak van het coronavirus. Op deze pagina bundelen we actuele info voor alle studenten en personeelsleden van de UGent.

Read this information in English

coronavirusBelangrijk: alle studenten en medewerkers krijgen van de bevoegde instanties binnen de universiteit advies op maat en zullen dit blijven krijgen.
Daarnaast houdt de universiteit eraan om iedereen geregeld op de hoogte te houden van haar adviezen; daarvoor is de generieke info op deze webpagina bedoeld.

De universiteit volgt de situatie op de voet. Hou deze pagina in de gaten want deze krijgt een update telkens dit nodig blijkt.

BELANGRIJK! Vanaf 8 juni 2020 is een veilige en gefaseerde terugkeer naar de UGent-gebouwen mogelijk, maar telewerken is aanbevolen indien dat mogelijk is. Voor de terugkeer zijn concrete richtlijnen uitgewerkt die met het oog op ieders veiligheid, strikt nageleefd moeten worden:

Laatste update: donderdag 4 juni 2020, 14u35

 

Lessen

Onderwijs op afstand

De UGent staakt haar onderwijsactiviteiten niet, maar stapt tot het einde van het semester zo maximaal mogelijk over naar onderwijs op afstand/digitaal leren.Leeg Ufo

Studieduurverlenging, het verplaatsen van vakken in het curriculum van studenten, het wijzigen van vakinhouden, ... werd zo veel mogelijk vermeden.

Binnen de marges van het haalbare wordt verder ingezet op permanente evaluaties.

  • Studenten komen tot het einde van het semester dus niet meer naar de UGent voor onderwijsactiviteiten of onderwijsbegeleiding. Ze hebben geen toegang meer tot de UGent-gebouwen, ook niet onder begeleiding van een UGent-personeelslid.
    Uitzondering hierop zijn de studenten die, in het kader van hun opleiding, ingeschakeld worden in de zorg voor mensen, dieren, planten en culturen van micro-organismen.
  • Lesgevers zetten het onderwijs via alternatieve onderwijsactiviteiten verder. De verantwoordelijke lesgevers informeren de studenten hierover via Ufora.

Practica

Voor de practica van het tweede semester zullen alternatieve opdrachten worden uitgewerkt die op afstand kunnen uitgevoerd worden.

Stages

Stages die niet via telewerk verder gezet kunnen worden, worden vervangen door online alternatieven, ook tijdens de zomermaanden en de 2de zittijd, met uitzondering van de stages voor gereglementeerde beroepen.

Vrijwillige stages tijdens de zomermaanden en voor de start van het volgend academiejaar worden ten stelligste afgeraden. Deze zijn enkel uitzonderlijk mogelijk na het expliciet akkoord van de betrokken faculteit of opleiding bv. in het kader van gezondheidsberoepen.

Binnenlandse stages in de zomer als deel van AJ 2020-2021 zullen enkel mogelijk zijn als alle op dat moment van kracht zijnde richtlijnen gevolgd kunnen worden en als de stageplaats de student kan en wil ontvangen

Meer info, onder meer over stages en masterproeven, vinden lesgevers bij de onderwijstips.

Examens en evaluaties

De aangepaste academische kalender voor het tweede semester van 2019-2020 heeft als uitgangspunt dat on campus examens mogelijk zijn vanaf 1 juni.

Online examens

Universiteitsbreed zullen voor ongeveer de helft van de vakken de examens online worden georganiseerd. Voor deze examens werden specifieke richtlijnen opgesteld. De richtlijnen hebben betrekking op alle synchrone online examens, d.w.z. alle examens die worden afgenomen via een pc, zowel mondeling als schriftelijk, waarbij je de vragen in real time beantwoordt.

Als jij geen oplossing hebt kunnen vinden om één of meerdere van je online examens in een geschikte ruimte af te leggen (thuis, op kot of bij iemand anders die tot je 'bubbel' behoort), dan kan je online een gemotiveerde aanvraag indienen.

On campus examens

De on campus examens worden georganiseerd volgens de coronamaatregelen voor social distancing in de UGent campussen en Flanders Expo:

  • Richtlijnen voor studenten
  • Richtlijnen voor lesgevers: toezichters, begeleiders/ondersteuners
    • De organisatie van en aanwezigheid bij examens is vaak een niet-telewerkbare taak. Deze activiteiten kunnen vanaf maandag 25 mei ook on campus doorgaan op voorwaarde dat het principe van social distancing strikt kan worden toegepast. Dit moet absoluut gegarandeerd kunnen worden. De inschatting van de haalbaarheid van strikt toegepaste social distancing en van de opvolging van alle relevante richtlijnen gebeurt door de leidinggevende.

Evaluatie stages en praktijkvakken

De faculteiten zorgden voor voldoende alternatieve opdrachten waar mogelijk. Indien een alternatieve opdracht niet haalbaar was, moeten essentiële leerinhouden geïntegreerd worden in een vak van het volgende academiejaar.

Ondersteuning voor studenten

Financiële problemen?

Misschien kan de Sociale Dienst jou helpen met een toelage of renteloze lening om deze moeilijke periode te overbruggen. Wij bekijken graag je persoonlijke situatie en zoeken mee naar een gepaste oplossing.

Telewerk

Bureau met laptop.jpg

Vanaf 8 juni is een veilige en gefaseerde terugkeer naar de UGent-gebouwen mogelijk, maar telewerken is aanbevolen indien dat mogelijk is.

De bestaande UGent-telewerkcharters blijven gelden.

Voor de terugkeer zijn concrete richtlijnen uitgewerkt die met het oog op ieders veiligheid, strikt nageleefd moeten worden:

Uiteraard moeten medewerkers en leidinggevenden binnen elke dienst/afdeling/vakgroep met elkaar in overleg gaan over de concrete timing en de organisatie van het hernemen van de activiteiten op de werkplek.

Charter en registratie

    • Telewerkdagen dienen in de HR-kalender of in MijnApps (desktop of smartphone) te worden geregistreerd.
    • Hiervoor is een telewerkcharter nodig. Ook in deze bijzondere omstandigheden. Een charter biedt juridisch nu eenmaal de beste garanties, zowel voor elke medewerker als voor de UGent. De organisatie van telewerk vergt steeds overleg en duidelijke afspraken tussen de leidinggevende en de medewerker (en het team).
    • Voor medewerkers die nog niet over een telewerkcharter beschikken, vragen we de leidinggevende en de medewerker om een charter af te sluiten. Het opstellen van een telewerkcharter is een administratief licht proces. Wens je het charter in de tijd te beperken tot deze bijzondere situatie, dan kan je volgende voorbeeldzin in het invulveld plaatsen: "Dit telewerkcharter werd opgesteld in het licht van de maatregelen die de UGent nam om maximaal telewerk in te voeren voor al haar medewerkers en zo de verdere verspreiding van het coronavirus in het voorjaar van 2020 te helpen vertragen".
    •  Meer informatie over telewerken
Langdurig telewerk in het buitenland?
Wie (naar aanleiding van de coronacontext) al langere tijd aan het telewerken is in het buitenland, dient er rekening mee te houden dat dit op verschillende vlakken gevolgen kan hebben:
-              Fiscale impact
-              Sociale zekerheid
-              Administratie bij (tijdelijke) verhuis naar het buitenland
-              Medische informatie
-              Verzekeringen
In bepaalde gevallen moet je zelf stappen ondernemen om administratief volledig in orde te zijn. Voor meer info: https://www.ugent.be/intranet/nl/op-het-werk/telewerken/telewerkbuitenland.htm

Dienstvrijstelling

  • Personeelsleden wiens takenpakket tijdelijk is stopgezet  (bijv. omdat bepaalde dienstverlening door de UGent werd stopgezet), en die niet verwacht worden op de werkplek om een afgesproken alternatief takenpakket op te nemen, hebben dienstvrijstelling. Die dienstvrijstelling is stééds in overleg met de leidinggevende en kan volledig of gedeeltelijk zijn. 
  • De dienstvrijstelling wordt niet geregistreerd (in SAP) en dient evenmin doorgegeven te worden aan DPO.
  • In deze uitzonderlijke omstandigheden n.a.v. COVID-19 is de dienstvrijstelling het gevolg van een afspraak tussen de leidinggevende en de werknemer. Die afspraak ( = gedeeltelijke of volledige dienstvrijstelling) wordt bij voorkeur door de leidinggevende per mail bevestigd aan de betrokken werknemer, zodat dit voor iedereen duidelijk is.
  • De dienstvrijstelling is met behoud van loon.
  • De dienstvrijstelling dient niet op een later moment ingehaald te worden.
  • Let wel: van UGent-medewerkers die dienstvrijstelling hebben, wordt verwacht dat ze de UGent-communicatie (groepsmail, deze corona-webpagina, mails van de leidinggevende, …) strikt blijven opvolgen. 
  • De dienstvrijstelling is een tijdelijke situatie die het directe gevolg is van de maatregelen genomen in het kader van de vertraging van het coronavirus en kan, bij wijzigende omstandigheden, op elk moment worden ingetrokken.

Nieuwe (internationale) medewerkers

Gemotiveerd en efficiënt telewerken en leidinggeven

Op het intranet vind je meer info over gemotiveerd en efficiënt telewerken en leidinggeven aan een virtueel team.

Richtlijnen gebruik mondmaskers

Ondersteuning voor medewerkers

Bijzondere tijden vragen bijzondere uitdagingen. De UGent is een universiteit waar zorgzaamheid en veiligheid ertoe doen. Zorg voor onszelf en voor anderen is een belangrijk aandachtspunt.

Lezingen en evenementen

Evenementen die tot en met 4 juli in gebouwen of op terreinen van de UGent ingepland waren, kunnen daar niet plaatsvinden. Het gaat hier om alle activiteiten en initiatieven, met uitzondering van die activiteiten die op deze webpagina vermeld zijn. 

Voor de herinplanning van afgelaste evenementen of het afhandelen van annuleringen kan je contact opnemen via auditoria@ugent.be.

Wetenschappelijk onderzoek

(c) UGent, foto Christophe Vander Eecken

In het kader van de coronacrisis blijft telewerken aanbevolen waar mogelijk binnen de UGent. Dit geldt voor alle activiteiten en alle personeelsleden. 

Sommige onderzoeksactiviteiten vereisen echter apparatuur of faciliteiten die wel binnen de gebouwen van de UGent beschikbaar zijn, maar niet toegankelijk zijn via telewerk (bv. experimenteel werk in laboratoria). Voor dergelijke niet-telewerkbare onderzoeksactiviteiten gelden volgende voorwaarden:

  • Veiligheidsregelgeving die van toepassing was vóór de aanvang van de coronacrisis blijft van toepassing en wordt nageleefd.
  • Social distancing en alle andere veiligheidsrichtlijnen die van toepassing zijn in het kader van de coronacrisis worden strikt nageleefd. 
  • De onderzoeksgroep maakt de nodige interne afspraken om te zorgen dat zowel de niet-telewerkbare als de telewerkbare onderzoeksactiviteiten veilig on campus kunnen gebeuren. Hierbij horen o.a. het tijdsschema en het aantal gelijktijdig aanwezige personen, de wijze waarop de onderzoeksruimtes, apparatuur en materialen zullen worden schoongemaakt, en een omschrijving van de nodige persoonlijke beschermingsmiddelen (die vanzelfsprekend ook beschikbaar moeten worden gesteld aan de betrokken medewerkers). Ook afspraken met andere onderzoeksgroepen (bv. met betrekking tot gezamenlijk gebruik van infrastructuur of met betrekking tot het delen van beschermingsmiddelen) moeten duidelijk vastgelegd zijn. 
    • De onderzoeksgroep zorgt ervoor dat de afspraken gekend zijn bij de betrokken medewerkers en dat de inhoud ervan ook wordt nageleefd. Dat betekent concreet dat er binnen de onderzoeksgroep een verantwoordelijke wordt aangeduid voor toezicht en controle op de werkvloer.
  • Wie (zelfs maar de lichtste) symptomen van COVID-19 vertoont, mag geen UGent-gebouw betreden.

IDPBW kan zoals steeds ondersteuning bieden bij alle aspecten die te maken hebben met preventie en bescherming op het werk. De opvolging van en controle op de toepassing van de UGent-regelgeving - vanzelfsprekend met inbegrip van de coronamaatregelen - zijn evenwel de verantwoordelijkheid van de leidinggevende en moeten dus binnen de onderzoeksgroepen/vakgroepen georganiseerd worden.

→ Het is aangewezen om de impact van de coronamaatregelen op de onderzoeksactiviteiten te documenteren. Onderzoekers die in het kader van hun project verplicht zijn om aan tijdsregistratie (‘tijdschrijven’) te doen (o.m. in EU-projecten) en die hun onderzoek niet kunnen verderzetten, moeten hun dienstvrijstelling registeren in CATS.

→ Er wordt uitdrukkelijk gevraagd om de directie Onderzoeksaangelegenheden op de hoogte te brengen van onderzoek dat onherroepelijke vertraging zal oplopen. Dit geldt in het bijzonder voor gefinancierd onderzoek en dienstverlening waarbij vertraging van de onderzoeksoutput (bijv. deliverables, rapporten, milestones, …) betalingen zou kunnen beïnvloeden. Bovendien kan de UGent onderhevig zijn aan contractuele aansprakelijkheid voor projecten die niet langer binnen een redelijk tijdsbestek kunnen worden uitgevoerd.

Alle communicatie met tegenpartijen over vertraging (inclusief reacties op berichten van tegenpartijen) moet via de directie Onderzoeksaangelegenheden verlopen. Initieer zelf geen communicatie.

→ Ga na welke richtlijnen financieringsorganisaties opleggen die reeds specifieke maatregelen troffen voor uitstel of verlenging van projecten. Momenteel is het niet nodig meldingen door te geven over interne projecten (zoals BOF- en IOF-projecten) waarbij geen derde partij betrokken is.

Reizen

afbeelding via PixabayAlgemeen

Momenteel verbiedt de Belgische overheid alle niet-essentiële reizen en is de situatie aan veel buitenlandse universiteiten of organisaties erg onzeker.

Daarom kan tot nader order aan studenten van de Universiteit Gent geen toestemming worden verleend om in het huidige of in het volgende academiejaar naar het buitenland te reizen in het kader van hun opleiding (inclusief stages, studiereizen, summer schools, onderzoek in het kader van de masterproef).

Tevens kan aan medewerkers van de Universiteit Gent geen toestemming worden verleend om naar het buitenland te reizen in het kader van hun UGent-activiteiten. Uitzonderingen op deze regel kunnen alleen worden toegestaan voor essentiële reizen; daartoe kan een aanvraag worden ingediend via actueel@ugent.be. Hierbij dient benadrukt te worden dat deze toelating slechts (zeer) uitzonderlijk zal kunnen worden verleend.

Ook niet-essentiële reizen vanuit het buitenland naar België zijn momenteel niet toegelaten. Buitenlandse studenten of collega's kunnen dus niet naar België (of de UGent in het bijzonder) reizen met het oog op niet-essentiële activiteiten. Opleidingen (inclusief stages, studiereizen, summer schools, onderzoek in het kader van de masterproef) of deelname aan evenementen (symposia, lezingen, …) worden in dit verband nooit als essentieel beschouwd.

Ten laatste op de eerste maandag van elke maand zal de situatie voor de daaropvolgende maand worden (her)overwogen en zullen studenten en medewerkers die internationaal wensen te reizen geïnformeerd worden omtrent de (on)mogelijkheid daartoe. Ten laatste op maandag 1 juni worden dus de beslissingen voor reizen in juli meegedeeld; enz. Studenten die een uitwisselingsaanvraag indienden en medewerkers die een aanvraag tot dienstreis indienden, zullen hierover geïnformeerd worden via actueel@ugent.be.

Ik kan tijdens een vakantie of een dienstreis niet tijdig terugkeren naar België door quarantaine of ik zit door een vliegverbod onverwachts vast in het buitenland en kan dus niet (tijdig) terugkeren naar België, wat moet ik doen?

Je brengt de leidinggevende hiervan op de hoogte te en dient zo mogelijk te telewerken. Indien telewerk niet mogelijk is, zijn er 2 scenario’s:

  • er was op het moment van afreizen geen negatief reisadvies: er wordt dienstvrijstelling gegeven.
  • er was op het moment van afreizen een negatief reisadvies : er wordt geen dienstvrijstelling gegeven en er dienen vakantiedagen te worden opgenomen.
Verblijf je momenteel in het buitenland, volg dan de richtlijnen van de lokale autoriteiten nauwgezet op en registreer je reis via https://travellersonline.diplomatie.be/ Contacteer het crisisnummer van de FOD Buitenlandse zaken (02 501 40 00) of bereik hen via de facebookpagina @diplomatie.belgium

Ik kom terug uit het buitenland (privé of dienstreis) of ik start als buitenlander (EU) mijn tewerkstelling aan de UGent. Wat moet ik doen?

  • Het is aanbevolen (maar niet verplicht) gedurende 14 dagen in thuisisolatie te blijven
  • Het is aanbevolen (maar niet verplicht) niet buitenshuis te werken tijdens die 14 dagen

Doctoraatsverdedigingen

Gaan doctoraatsverdedigingen door?

Studentenhomes

Home Astrid

  • De meeste studenten van de UGent-homes met gedeelde voorzieningen (studentenhomes ASTRID, BOUDEWIJN, FABIOLA en VERMEYLEN) hebben eind maart hun kamer verlaten. Door die gedeelde keuken- en sanitaire voorzieningen, was het immers niet mogelijk om onderlinge contacten te beperken of om te compartimenteren. Uitzonderingen werden op individuele basis toegekend.
  • Sinds 22 mei kunnen de eerste studenten die daarvoor een aanvraag indienden, terug op kot in een studentenhome. Voor sommigen is dat in hun eigen kamer, voor anderen in een andere home.
    Meer info via accommodatie@ugent.be.
  • Studenten die in de homes HEYMANS en BERTHA verblijven, konden hun kamer behouden omdat daar de social distancing veel beter toegepast kan worden. De bewoners hebben er immers allemaal eigen sanitair en keuken.

Preventie verspreiding virus

Welke extra maatregelen nam de UGent?

Wat kan ik zelf doen?

  • Blijf thuis als je je ziek voelt. Consulteer telefonisch een arts.
  • Als je tot een risicogroep behoort, is het aangeraden om zoveel mogelijk te telewerken. Neem bij vragen hierover contact op met het departement Medisch Toezicht.
  • Voor on campus activiteiten gelden 4 basisprincipes om verspreiding van het coronavirus tegen te gaan:
    1. Social distancing: zorg steeds voor een onderlinge afstand van minstens 1,5m op elke locatie en in elke situatie. Mondmaskers zijn verplicht in die situaties waar social distancing niet kan worden gerespecteerd.
    2. Hygiëneregels: heb bijzondere aandacht voor een goede handhygiëne: was regelmatig de handen met water en vloeibare zeep. Wanneer er geen water en vloeibare zeep in de nabijheid is, vormt een ontsmettende handgel een goed alternatief. Let ook op een correcte nies- en hoesthygiëne.
    3. Hoffelijkheidsregel: hou rekening met elkaar en bescherm zo jezelf en de anderen. Dit geldt in alle omstandigheden maar des te meer in situaties waar meerdere personen aanwezig kunnen zijn en elkaar kruisen zoals in gangen, traphallen, kleedkamers, sanitaire voorzieningen en andere circulatieruimtes. De hoffelijkheidsregel vraagt je om:
      • je mild en begrijpend op te stellen;
      • op een veilige afstand te wachten wanneer je iemand ziet of hoort afkomen of wanneer je merkt dat er al meerdere mensen in de ruimte aanwezig zijn;
      • met elkaar op een correcte en respectvolle manier te communiceren om onveilige of vervelende situaties te voorkomen.
    4. Gezond verstand: durf denken en gebruik in alle omstandigheden logisch en gezond verstand.
  • Spreek elkaar op een correcte manier aan wanneer je vaststelt dat iemand de maatregelen niet respecteert. Geef ook aan indien je je niet comfortabel voelt in een bepaalde situatie.
  • Volg de actualiteit en de meest actuele procedures en informatie nauwgezet op. Let daarom op het versienummer of datum van de informatie. De meest actuele UGent-informatie vind je steeds op deze pagina en op de pagina met veiligheidsrichtlijnen voor medewerkers.

Afbeelding via Pixabay

Ik kom in contact, of ben in contact gekomen met mensen die de voorbije weken in risicogebied zijn geweest of besmet zijn. Wat moet ik doen?

  • Als je geen symptomen vertoont van griep (hoest, koorts, kortademigheid), hoef je niets te doen.
  • Als je verschijnselen vertoont (hoest, koorts, kortademigheid) of je maakt je ergens ongerust over, neem telefonisch contact op met je huisarts, de studentenarts (voor studenten) of arbeidsarts. 

Mogelijk besmet met het coronavirus?

Ik heb het coronavirus opgelopen op mijn werk of stage

  • Meld dit zo snel mogelijk aan de arbeidsarts, om de nodige formaliteiten tijdig te kunnen vervullen

Meer informatie:

Meer info en contact

Wie vragen heeft over de info en richtlijnen in het kader van het UGent-coronabeleid kan steeds terecht bij de volgende contactpunten:

Tip: Om de verbinding met collega’s over de hele UGent te behouden, kunnen personeelsleden ook terecht op de facebookgroep "UGent’ers"

Alle info over het corona-virus (wat is het, symptomen, besmetting, …) kan je vinden via onderstaande bronnen: