Coronavirus: info en richtlijnen

(01-04-2020) Momenteel heerst er wereldwijd een uitbraak van het coronavirus. Op deze pagina bundelen we actuele info voor alle studenten en personeelsleden van de UGent.

Read this information in English

Belangrijk: alle studenten en medewerkers krijgen van de bevoegde instanties binnen de universiteit advies op maat en zullen dit blijven krijgen.
Daarnaast houdt de universiteit eraan om iedereen geregeld op de hoogte te houden van haar adviezen; daarvoor is de generieke info op deze webpagina bedoeld.

De universiteit volgt de situatie op de voet. Houd deze pagina in de gaten want de info krijgt een update krijgen telkens dit nodig blijkt. 
De maatregelen die de UGent neemt, worden genomen in het kader van de huidige coronaproblematiek en gelden -tenzij anders vermeld- tot nader order tot en met 19 april 2020 (einde paasvakantie).

Laatste update: woensdag 1 april 2020, 14.30u.

Lessen en examens

Lessen

De UGent staakt haar onderwijsactiviteiten niet, maar stapt zo maximaal over naar alternatieve vormen van onderwijs.

UPDATE 20 maart 2020
Het UGent-bestuur besliste op 20 maart 2020 om tot het einde van het semester over te stappen op onderwijs op afstand/digitaal leren. Na het paasreces zullen alle onderwijsactiviteiten die doorgaan binnen de resterende lesweken van het tweede semester uitsluitend op afstand georganiseerd worden.

Studieduurverlenging, het verplaatsen van vakken in het curriculum van studenten, het wijzigen van vakinhouden, ... werd zo veel mogelijk vermeden.

Binnen de marges van het haalbare wordt verder ingezet op permanente evaluaties.

Voor de practica van het tweede semester zullen alternatieve opdrachten worden uitgewerkt die op afstand kunnen uitgevoerd worden.

Meer info, onder meer over stages en masterproeven, vind je bij de onderwijstips

Studenten komen tot het einde van het semester dus niet meer naar de UGent voor onderwijsactiviteiten of onderwijsbegeleiding. Ze hebben geen toegang meer tot de UGent-gebouwen, ook niet onder begeleiding van een UGent-personeelslid.

Uitzondering hierop zijn de studenten die, in het kader van hun opleiding, ingeschakeld worden in de zorg voor mensen, dieren, planten en culturen van micro-organismen.

Lesgevers bekijken zelf op welke manier ze via alternatieve onderwijsactiviteiten het onderwijs best kunnen verder zetten. Ze kunnen daarbij een beroep doen op volgende ondersteuning:

Elke verantwoordelijk lesgever van een opleidingsonderdeel brengt de studenten via Ufora op de hoogte over de globale aanpak van het desbetreffende opleidingsonderdeel.

Examens en evaluaties

  • De aangepaste academische kalender voor het tweede semester van 2019-2020 heeft als uitgangspunt dat on campus examens mogelijk zijn vanaf 1 juni. Er wordt een volledig nieuwe examenplanning uitgewerkt, waarbij social distancing in alle examensituaties wordt gegarandeerd.
  • Lees meer details

Maximaal telewerk

We benadrukken dat telewerken de norm is en geldt voor alle activiteiten en alle personeelsleden. Er is slechts een beperkt aantal uitzonderingen toegestaan op deze norm:

  • Activiteiten die essentieel zijn in het kader van veiligheid en bioveiligheid;
  • Activiteiten die essentieel zijn in het kader van de bescherming van en zorg voor mensen, dieren, planten en culturen van micro-organismen;
  • Streamen of opnemen van lessen (in welbepaalde lokalen, op afspraak), voor zover dat onmogelijk thuis kan gebeuren;
  • Cruciale experimenten waarvoor fysieke aanwezigheid in de UGent-gebouwen noodzakelijk is.
  • De eerste beoordeling van doctoraatsproefschriften door de betrokken examencommissie (de zogenaamde 'interne verdediging').

Bovenstaande activiteiten kunnen bovendien enkel doorgaan op voorwaarde dat het principe van social distancing (dit betekent maximaal afstand houden, minstens anderhalve meter) strikt kan worden toegepast. Dit moet absoluut gegarandeerd kunnen worden. De inschatting van de haalbaarheid van strikt toegepaste social distancing en van de opvolging van alle relevante richtlijnen gebeurt door de leidinggevende.

  • Wat met het wetenschappelijk onderzoek en de toegang tot onderzoekslaboratoria? Zie hieronder.

Gezien de uitzonderlijke omstandigheden, is enige pragmatiek aan de orde. Telewerken sluit de opvang en zorg voor de eigen kinderen niet uit. Wie telewerkt is zelf verantwoordelijk voor de concrete planning en organisatie van het afgesproken werk.

Charter en registratie

  • Telewerkdagen dienen in de HR-kalender of in MijnApps (desktop of smartphone) te worden geregistreerd.
  • Hiervoor is een telewerkcharter nodig. Ook in deze bijzondere omstandigheden. Een charter biedt juridisch nu eenmaal de beste garanties, zowel voor elke medewerker als voor de UGent. De organisatie van telewerk vergt steeds overleg en duidelijke afspraken tussen de leidinggevende en de medewerker (en het team).
  • Voor medewerkers die nog niet over een telewerkcharter beschikken, vragen we de leidinggevende en de medewerker om een charter af te sluiten. Het opstellen van een telewerkcharter is een administratief licht proces. Wens je het charter in de tijd te beperken tot deze bijzondere situatie, dan kan je volgende voorbeeldzin in het invulveld plaatsen: "Dit telewerkcharter werd opgesteld in het licht van de maatregelen die de UGent nam om maximaal telewerk in te voeren voor al haar medewerkers en zo de verdere verspreiding van het coronavirus in het voorjaar van 2020 te helpen vertragen".
  • Meer informatie over telewerken vind je op intranet.

Dienstvrijstelling

  • Personeelsleden die geen telewerkbare activiteiten hebben (en die niet fysiek op de werkplek aanwezig moeten zijn om de veiligheid/zorg te verzekeren) of wiens takenpakket tijdelijk is stopgezet  (bijv. omdat bepaalde dienstverlening door de UGent werd stopgezet), hebben dienstvrijstelling. Die dienstvrijstelling is stééds in overleg met de leidinggevende en kan volledig of gedeeltelijk zijn.
  • De dienstvrijstelling wordt niet geregistreerd (in SAP) en dient evenmin doorgegeven te worden aan DPO.
  • In deze uitzonderlijke omstandigheden n.a.v. COVID-19 is de dienstvrijstelling het gevolg van een afspraak tussen de leidinggevende en de werknemer. Die afspraak ( = gedeeltelijke of volledige dienstvrijstelling) wordt bij voorkeur door de leidinggevende per mail bevestigd aan de betrokken werknemer, zodat dit voor iedereen duidelijk is.
  • De dienstvrijstelling is met behoud van loon.
  • De dienstvrijstelling dient niet op een later moment ingehaald te worden.
  • Let wel: van UGent-medewerkers die dienstvrijstelling hebben, wordt verwacht dat ze de UGent-communicatie (groepsmail, deze Corona-webpagina, mails van de leidinggevende, …) strikt blijven opvolgen. 
  • De dienstvrijstelling is een tijdelijke situatie die het directe gevolg is van de maatregelen genomen in het kader van de vertraging van het coronavirus en kan, bij wijzigende omstandigheden, op elk moment worden ingetrokken.

Wat met vergaderingen, lezingen en dergelijke?

  • Fysieke bijeenkomsten (van welke aard ook) worden enkel toegelaten indien de fysieke aanwezigheid vereist is omwille van veiligheidsredenen.

Nieuwe medewerkers

Ook in deze periode starten er nieuwe UGent’ers. Thuiswerk is ook hun norm. Collega’s fysiek ontmoeten, is meestal niet meteen aan de orde. Alle info hierover vind je op intranet.

Wetenschappelijk onderzoek

Vanaf woensdag 18 maart 2020 bouwt de UGent alle niet-essentiële onderzoeksactiviteiten die bovendien niet thuis of via telewerk kunnen gebeuren, tot nader order af. Al het overig wetenschappelijk onderzoek kan in principe verdergezet worden mits continu aan de hieronder vermelde randvoorwaarden is voldaan.

Onderzoekslaboratoria mogen enkel nog gebruikt worden voor essentiële onderzoekstaken onder de volgende bijkomende voorwaarden:

  1. de minimale personeelsbezetting, vereist om het labo op een veilige manier open te houden, is aanwezig;
  2. onderzoekers kunnen geen bijkomende personen vragen aanwezig te zijn;
  3. onderzoekers kunnen enkel laboratoria betreden in overleg met hun leidinggevende;
  4. Er worden geen nieuwe onderzoeksactiviteiten in de laboratoria opgestart;
  5. De noodzakelijke minimale voorzieningen worden getroffen opdat cruciaal lopend onderzoek dat niet kan worden stopgezet, bijvoorbeeld onderzoek met celculturen, proefdieren, planten of culturen van micro-organismen, niet verloren zou gaan.
De opschorting van onderzoeksactiviteiten in labo's geldt niet voor de onderzoekers die werken aan oplossingen en middelen om het coronavirus te bestrijden.

Impact op onderzoek

Heel veel onderzoeksprojecten zullen hierdoor vertraagd worden en mogelijks zelfs niet volledig uitgevoerd kunnen worden. Er wordt aangeraden om vanaf nu en op regelmatige tijdstippen, de impact van deze richtlijnen op het onderzoeksgebeuren te documenteren (onder meer op het vlak van rapportering, financiën, contractuele verplichtingen, …).

Ga zeker ook na welke afspraken er werden gemaakt in onderzoekscontracten met bedrijven (bijvoorbeeld inzake overmacht) en volg deze op. Eenmaal deze crisis achter de rug is, beschikt men over een goed overzicht van de gevolgen en kan er snel ingeschat worden welke noden er ontstaan zijn.

Een aantal financiers hebben wijzigingen aangebracht aan lopende oproep- en selectieprocedures. Ook sommige uitgevers hebben tijdelijk bepaalde databanken opengesteld voor iedereen. Deze en andere relevante onderzoeksgerelateerde informatie wordt continu geactualiseerd in dit overzicht met tips voor onderzoekers.

Heropstart

We hopen dat na het paasreces alle onderzoeksactiviteiten opnieuw opgestart kunnen worden. Mocht dit niet het geval zijn, dan zal daarover ten laatste op woensdag 15 april 2020 gecommuniceerd worden.

Reizen

Dienstreis of studiereis

Dienst- en studiereizen worden uitgesteld of geannuleerd.

Verblijf je momenteel in het buitenland, volg dan de richtlijnen van de lokale autoriteiten nauwgezet op en registreer je reis via https://travellersonline.diplomatie.be/ Contacteer het crisisnummer van de FOD Buitenlandse zaken (02 501 40 00) of bereik hen via de facebookpagina @diplomatie.belgium

Ik kan tijdens een vakantie of een dienstreis niet tijdig terugkeren naar België door quarantaine of ik zit door een vliegverbod onverwachts vast in het buitenland en kan dus niet (tijdig) terugkeren naar België, wat moet ik doen?

Je brengt de leidinggevende hiervan op de hoogte te en dient zo mogelijk te telewerken. Indien telewerk niet mogelijk is, zijn er 2 scenario’s:

  • er was op het moment van afreizen geen negatief reisadvies: er wordt dienstvrijstelling gegeven.
  • er was op het moment van afreizen een negatief reisadvies : er wordt geen dienstvrijstelling gegeven en er dienen vakantiedagen te worden opgenomen.

Ik kom terug uit risicogebied (privé of dienstreis). Wat moet ik doen?

  • Als je geen symptomen vertoont van griep (hoest, koorts, kortademigheid), hoef je niets te doen.
  • Als je verschijnselen vertoont (hoest, koorts, kortademigheid) of je maakt je ergens ongerust over, neem telefonisch contact op met je huisarts, de studentenarts (voor studenten) of arbeidsarts.

Binnenkort komen er studenten of doctoraatsstudenten uit het buitenland naar de UGent. Kan dat?

  • Indien (doctoraats)studenten daarvoor toestemming krijgen van hun thuisinstelling, zijn ze welkom aan de UGent. Ze moeten zich er wel van bewust zijn dat aan de UGent specifieke corona-maatregelen gelden, en dat zij zich daar ook aan moeten houden.

Doctoraatsverdedigingen

Gaan doctoraatsverdedigingen door?

Studentenhomes

Ik zit op kot in een UGent-studentenhome. Kan ik daar blijven?

  • Studenten in de homes met gedeelde voorzieningen (studentenhomes ASTRID, BOUDEWIJN, FABIOLA en VERMEYLEN) moeten kun kamer verlaten tot het moment waarop de situatie opnieuw normaliseert. De UGent heeft de voorbije dagen immers vastgesteld dat het, door die gedeelde keuken- en sanitaire voorzieningen, bijzonder moeilijk is om onderlinge contacten te beperken of om te compartimenteren.
  • Studenten die in de homes HEYMANS en BERTHA verblijven, kunnen hun kamer behouden omdat daar de social distancing veel beter toegepast kan worden. De bewoners hebben er immers allemaal eigen sanitair en keuken.
  • Studenten met een domicilie op de home zijn de uitzondering, zij kunnen blijven als ze ons dit tijdig laten weten.  Ook voor studenten die om individuele redenen hun kot niet kunnen verlaten, kan -op individuele basis dus- een uitzondering gemaakt worden. Aanvragen verlopen via accommodatie@ugent.be.

Financiële problemen

Ik heb als student financiële problemen door de coronamaatregelen. Waar kan ik terecht?

  • Ben je bv. je studentenjob in de horeca kwijt door de coronamaatregelen? Neem dan contact op met de sociale dienst via socialedienst@ugent.be voor een oplossing op maat.

Preventie verspreiding virus

Welke extra maatregelen neemt de UGent?

Maatregelen 12 maart 2020

  • Alle studentenrestaurants- en cafetaria’s zijn sinds maandag 16 maart 2020 dicht.
  • UPDATE 13 MAART: ook het congrescentrum Het Pand sluit.
  • UPDATE 13 MAART: het universitaire sportcentrum GUSB, inclusief het universitaire zwembad, is dicht sinds 14 maart 2020.
  • De lessenreeks Wetenschappelijke Nascholing wordt stopgezet.

Bovenstaande maatregelen gelden minstens tot en met het einde van de paasvakantie (19 april 2020).

Wat kan ik zelf doen?

Neem volgende maatregelen rond de overdracht van virussen in acht:

  • Hoesthygiëne: als je niest, bedek je mond en neus dan met een wegwerpzakdoek en gooi die daarna weg
  • Als je geen wegwerpzakdoek hebt, nies dan tegen je arm, niet in je handen
  • Vermijd het om iemand de hand te schudden bij het begroeten
  • Goede handhygiëne toepassen: handen grondig wassen met water en zeep of ontsmetten met een handgel op basis van alcohol. 
  • Wees alert voor symptomen: hoest, koorts, kortademigheid... Neem telefonisch contact op met je huisarts als dergelijke symptomen opduiken.

Ik kom in contact, of ben in contact gekomen met mensen die de voorbije weken in risicogebied zijn geweest of besmet zijn. Wat moet ik doen?

  • Als je geen symptomen vertoont van griep (hoest, koorts, kortademigheid), hoef je niets te doen.
  • Als je verschijnselen vertoont (hoest, koorts, kortademigheid) of je maakt je ergens ongerust over, neem telefonisch contact op met je huisarts, de studentenarts (voor studenten) of arbeidsarts. 

Ik ben besmet met het coronavirus

  • Als je besmet bent met het coronavirus moet je de richtlijnen van je behandelende arts volgen.

Meer info en contact

Heb je andere vragen dan de vragen die hierboven staan opgelijst? Contacteer actueel@ugent.be.

Alle info over het corona-virus (wat is het, symptomen, besmetting, …) kan je vinden via onderstaande bronnen: