Beperkingen op datadeling

Het extern delen van data mag niet in strijd zijn met het intellectueel eigendomsrecht dat op die data rust of mag de (economische) valorisatiemogelijkheden van die data niet in het gedrang brengen.

Data die vertrouwelijk zijn omdat een octrooi zal worden aangevraagd

Data die het resultaat zijn van een onderzoeksproject kunnen worden beschouwd als valoriseerbare onderzoeksresultaten (binnen het kader van de bestaande regelgeving zoals Codex Hoger Onderwijs, Valorisatiereglement) indien ze vatbaar zouden kunnen zijn voor commercialisatie en intellectueelrechtelijke bescherming.

Dergelijke data moeten bij de Dienst TechTransfer (octrooien@ugent.be) worden aangemeld vóór elke vorm van bekendmaking of publicatie en kunnen derhalve niet worden gedeeld tot er uitsluitsel is omtrent de valorisatiemogelijkheden.

De verplichting om dergelijke data confidentieel te houden is niet absoluut en kan zich beperken tot het ogenblik dat er effectief een octrooiaanvrage is ingediend. Ter zake dienen de nodige afspraken te worden gemaakt tussen de onderzoeker in kwestie en de Cel IP van de Dienst TechTransfer.

Data die het voorwerp uitmaken van een contract met derden

Een contract met derden – onderzoek of dienstverlening – kan ervoor zorgen dat de onderzoeker niet vrij is om de data die hij genereerde in onderzoek, zomaar te delen. In deze gevallen zal men nauwgezet rekening moeten houden met de contractuele bepalingen ter zake.

Contracten met derden bevatten vaak clausules die het (extern) delen van onderzoeksdata onmogelijk maken:

  • Het kan zijn dat de onderzoeker de data die het resultaat zijn van een onderzoeksproject confidentieel moet houden voor een in het contract bepaalde periode. Soms wordt in de contractuele bepalingen zelfs opgenomen wie binnen de onderzoeksgroep effectief kennis mag krijgen van de data.
  • Het is ook mogelijk dat de eigendomsrechten op die onderzoeksresultaten geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan de contractant of dat de contractant een exclusieve licentie verkrijgt op het gebruik van die data. Dit zorgt ervoor dat de UGent geen of slechts gedeeltelijk rechten behoudt om de data te delen en/of (verder) te gebruiken.

Het is evident dat het delen van dergelijke data niet mogelijk is of minstens aan strenge voorwaarden onderworpen  is. Wanneer in strijd met de contractuele bepalingen de data toch extern zouden gedeeld worden,  kan dit de aansprakelijkheid van de Universiteit Gent met zich meebrengen.

Bij vragen omtrent de draagwijdte van confidentialiteitsverplichtingen in een contract kan er contact opgenomen worden met de Cel Legal van de Dienst TechTransfer (contracten@ugent.be).

Andere vertrouwelijke data met een bijzondere gevoeligheid

Alle richtlijnen inzake vertrouwelijke data gelden zowel voor de eigen data die de onderzoeker zelf heeft gegenereerd, als voor de data die de onderzoeker heeft verkregen van een derde partij. Voor deze laatste categorie moet men naast de algemene voorschriften van vertrouwelijke data tevens rekening houden met de bepalingen die ter zake zijn opgenomen in het contract  dat de universiteit heeft afgesloten met de derde partij die die data ter beschikking heeft gesteld.

De meeste onderzoeksgegevens aan de UGent vallen onder deze twee gevoeligheidsklassen:

  • Algemeen (Niet-vertrouwelijk - Unclassified): de impact bij eventuele ongewenste verspreiding van informatie en data is nihil of verwaarloosbaar. Deze data kan dan ook openbaar gemaakt worden, zonder kans op schade voor de belanghebbenden of voor de UGent.
  • Vertrouwelijk (Classified): de impact bij eventuele ongewenste verspreiding van informatie en data is negatief en significant. Deze data kunnen enkel toegankelijk zijn voor personen (of systemen) die daarvoor toelating krijgen. Verdere verspreiding van vertrouwelijke informatie is onwettig en/of brengt schade toe aan de eigenaar, de belanghebbenden of aan de bedrijfsprocessen of het imago van de UGent. Een voorbeeld van vertrouwelijke data zijn persoonsgegevens.

Bij twijfel of vragen over het al dan niet vertrouwelijk karakter van informatie of data leggen medewerkers van de UGent de vraag hierover voor aan hun leidinggevende.  Wanneer die informatie het voorwerp uitmaakt van contracten met derden kan er contract opgenomen worden met de Cel Legal van de Dienst TechTransfer (contracten@ugent.be). Studenten van de UGent kunnen met vragen hierover terecht bij GUIDe (voor niet IT-gerelateerde issues) of bij de helpdesk van de directie ICT (externe link) (voor IT-gerelateerde issues).