Metadata van onderzoeksdata

Het is belangrijk om direct gegevens over de data vast te leggen, de zogeheten metadata: bijvoorbeeld wie de data verzameld heeft, waar, wanneer, soort data, onderwerpen, etc. Wie zijn data wil delen met anderen en er later zelf ook eenvoudig in wil kunnen zoeken of vergelijken met nieuwe data, doet er goed aan om deze gegevens op gestandaardiseerde wijze vast te leggen.

Een veel gebruikte standaard voor metadata is Dublin Core. Een aantal disciplines hanteert eigen standaarden: overzicht via Digital Curation Centre.

Naast de standaard metadata kan het nodig zijn om een uitgebreidere beschrijving te geven van de data, om de onderlinge samenhang tussen datasets te beschrijven, de methode en omstandigheden waaronder de data zijn verzameld of om het lab journal of een codeboek toe te voegen. Ook kan het nodig zijn om de gebruikte software te archiveren. Deze documenten worden bij de data gearchiveerd.

Data Storage Fact Sheet (DSFS)

Een Data Storage Fact Sheet (DSFS) is een document dat informatie bevat over ruwe, verwerkte en meta-data die zijn verzameld en opgeslagen tijdens een studie. Het doel van een DSFS is op een eenduidige manier informatie te verschaffen over de opslag van de data die worden beschreven in een studie. Ook wordt in een DSFS duidelijk omschreven wie moet worden gecontacteerd wanneer iemand meer informatie wil over de data. Een DSFS dient ook als checklist voor onderzoekers met betrekking tot alle kwesties die te maken hebben met het bewaren van data. Een DSFS is studiespecifiek en wordt opgesteld nadat de studie is afgerond.