Chronologische stappen bij de indiening van een projectvoorstel

Voorbereiding

Om te weten welke financieringsbron geschikt is om uw onderzoek uit te voeren, is het belangrijk de structuur van het Horizon2020 programma (H2020) te kennen. De belangrijkste informatie vindt u hier of via de Participant Portal website. De verschillende modaliteiten van deelname zijn te vinden op de Cordis website, maar u kan hiervoor ook terecht bij de EU-cel, die u graag zal adviseren bij het situeren van uw onderzoek binnen het Europees onderzoeksprogramma.

 Consortium samenstellen

Het is van belang het consortium tijdig samen te stellen, aangezien de tijd tussen het verschijnen van de oproep en de indiendatum vaak te kort is om een goed onderzoeksvoorstel te initiëren.

In het Zevende Kaderprogramma was er een gemiddeld aantal partners van 5 tot 15 per project. De vereisten voor H2020 zijn de volgende:

  • Bij een project moeten minstens drie onafhankelijke partners betrokken zijn, uit drie verschillende lidstaten of geassocieerde staten.
  • Het Joint Research Centre kan ook aan een project deelnemen en wordt als één afzonderlijke staat beschouwd.
  • Deelnemers uit derde landen (buiten EU en geassocieerde landen) mogen deel uitmaken van het consortium, bovenop de minimum participatievoorwaarden. Ze ontvangen evenwel niet automatisch financiering.
  • Voor ERC Grants, Marie Curie fellowships en sommige Coordination and Support Actions volstaat slechts één deelnemer.

Wanneer het voor het consortium duidelijk is in welk onderwerp ze verder onderzoek wil voeren, kan ze mogelijke onderzoeksdomein(en) lokaliseren in de structuur van H2020, met de bedoeling reeds zo goed mogelijk voorbereid te zijn wanneer een geschikte oproep verschijnt.
Hierbij kan een verkennend gesprek met de EU-cel nu reeds waardevol zijn.

Incentive-beleid van de Universiteit Gent

Oproepen

Zowel nieuwe beleidsinformatie als nieuwe oproepen verschijnen in Berichten over Onderzoek en Internationalisering (BOZI).

Een overzicht van de gepubliceerde oproepen binnen H2020 is te vinden op het Participant Portal

Project uitwerken

De EU-cel adviseert potentiële indieners bij de samenstelling van het consortium, alsook bij de opmaak van het voorstel. Hiervoor kan een afspraak met de EU-cel gemaakt worden.
Indien u dit wenst kan het voorstel door ons nagelezen worden ter vervollediging (inkadering, opmaak, verwijzing naar de juiste EU-beleidsdocumenten, Intellectual Property Management, Gender issues...).

Gezien de specifieke vereisten omtrent de H2020 financiële rapportering, worden UGent-indieners voortaan verplicht voor de opmaak van het projectbudget contact op te nemen met de EU-cel. Zij verifiëren het budget en zorgen voor een institutionele goedkeuring van het budget.

Elektronisch indienen bij de EC

In H2020 verloopt de indiening van voorstellen steeds elektronisch. Hiervoor dient gebruik gemaakt te worden van het Participant Portal. In te vullen algemene administratieve informatie, vindt u bij de Frequently Asked Questions.

Evaluatie door de EC

Na indiening van uw voorstel gebeurt door de EC eerst een eligibility check. Hier wordt nagegaan of uw voorstel aan de juiste vormvereisten voldoet: is het project op tijd gediend, minimum aantal partners, is alle informatie volledig, is het voorstel conform de inhoud van de topic?

Elk eligible voorstel wordt nadien geëvalueerd volgens de criteria die daarop van toepassing zijn door minstens drie onafhankelijke experten. Zij vullen individuele evaluatieformulieren in door punten en opmerkingen te geven. Bij elk voorstel komen de evaluatoren tot een consensus report. De laatste stap is de panel review, waar de volgorde van de voorstellen vastgelegd wordt en aanbevelingen gedaan worden. Indien nodig wordt de indiener van het voorstel uitgenodigd.
De coördinator van het project ontvangt dan dit Evaluation Summary Report.
Bij sommige oproepen gebeurt de evaluatie in twee fasen, waarbij in een eerste fase enkel een beperkt voorstel ingediend wordt. Wanneer dit eerste voorstel aanvaard wordt, wordt men uitgenodigd om een uitgewerkte versie in te dienen, waarna verder beoordeeld wordt of het in aanmerking komt voor financiering.

De 3 evaluatiecriteria zijn:

  • Science/ Technology Quality Excellence: “Scientific and/or technological excellence (relevant to the topics addressed by the call)”
  • Impact: "Potential impact through the development, dissemination and use of project results”
  • Implementation: “Quality and efficiency of the implementation and the management”

Daarnaast zullen in de evaluatie ook de relevantie, gender aspecten en mogelijke ethische kwesties nagegaan worden.

Support Actions en Coordination Actions, Marie Curie projecten en ERC grants hebben specifieke bijkomende criteria.

Minstens drie evaluatoren zullen uw voorstel beoordelen. Zij worden telkens per oproep geselecteerd uit een databank. Indien u ook interesse heeft om als evaluator op te treden, kan u zich hiervoor registeren op de Experts-pagina's van het Participant Portal.

Contractonderhandelingen

De Grant Agreement preparation (GAP) verloopt volledig via het Participant Portal. Aan UGent-deelnemers wordt gevraagd hiervoor contact op te nemen met de EU-cel. Zij zorgen voor ondersteuning bij alle documenten, inclusief de ondertekening van de declaration on honour.

Afhankelijk van de aard en de grootte van het project kunnen coördinatoren uitgenodigd worden bij de Europese Commissie. Indien gewenst kan iemand van de EU-cel u ook vergezellen.

Consortium agreement opstellen

Als aanvulling bij de bepalingen van de Grant Agreement (GA, contract met de Europese Commissie), dienen partners een aantal afspraken betreffende intellectueel eigendom, management en financiering te bundelen in een Consortium Agreement (CA), waar de Europese Commissie niet bij betrokken is.

De coördinator start met een eerste versie van een CA en stuurt deze door naar alle partners. De onderzoekers, bijgestaan door juridische adviseurs, onderhandelen over deze overeenkomst tot een akkoord bereikt is. Dit gebeurt doorgaans via email, maar indien er niet onmiddellijk een consensus bereikt wordt, biedt een teleconferentie vaak sneller een oplossing.

Indien u partner bent in een H2020 project en u een eerste versie van een Consortium Agreement toegestuurd krijgt, neem dan contact op met  EU-cel@UGent.be voor ondersteuning bij de onderhandelingen. Dit gebeurt steeds in overleg met een juridisch adviseur van de dienst TechTransfer.

Indien u coördinator bent van een H2020 project, dan biedt de EU-cel, in overleg met TechTransfer, ondersteuning vanaf de opmaak van een eerste versie van de Consortium Agreement. Van zodra uw project is goedgekeurd door de Europese Commissie, kan u hiervoor contact opnemen met EU-cel@UGent.be. Het is wenselijk dat de CA gefinaliseerd wordt in een zo vroeg mogelijk stadium, bij voorkeur voordat de Grant Agreement met de Europese Commissie wordt getekend.

Grant Agreement

In H2020 wordt het EC-contract (Grant Agreement) door de rector volledig elektronisch te worden getekend, via het Participant Portal.

Eens de Grant Agreement door de EC en alle partners is ondertekend, kan in SAP een Grant worden aangemaakt.

Voor verdere toelichtingen omtrent de ondertekeningsprocedure kan u bij de EU-cel terecht.

Administratief en financieel projectmanagement