Draaiboek voor de administratieve opvolging van VLIR-UOS projecten.

Dit draaiboek is tot stand gekomen als een ondersteunende tool, om voor de meest voorkomende vragen en activiteiten binnen de VLIR-UOS projecten uitleg te geven van hoe dit binnen de UGent context moet worden uitgevoerd. De doelgroep van deze site zijn de TEAM/JOINT en Zuidinitiatieven van VLIR-UOS en de OPR, CB en SE projecten binnen Global Minds (gedeelte bezoekers en voorschot partner). We voerden in April 2020 een aanpassing door van deze site die het wat gebruiksvriendelijker maakt. In het ideale geval is dit allesomvattend en up-to-date, merken jullie echter zaken die niet kloppen, of ontbreken laat het dan gerust weten aan .

Kostenplaats informatie

Het VLIR-UOS contract wordt door de afdeling Onderzoekscoördinatie gelinkt aan een basis grant (UOS.xxx.2019.xxxx.01, fonds IV2). Op basis van het contract wordt de grant aangemaakt voor de volledige duur van het project.

 

  • Voor projecten van vóór 2020 werd er een wbs-element aangemaakt (B/xxxxx/01).
  • Projecten van 2017 kregen en B/xxxxx/01 (budget 2017) en B/xxxxx/02 (andere jaren).
  • Projecten van 2018 kregen enkel een B/xxxxx/01.
  • Projecten van 2019 kregen een B/xxxxx/01 (budgetten 2019, 2020 en 2021) en een B/xxxxx/02 (budget 2022).

 

Het volledige budget van uw project wordt geprefinancierd door UGent. De vorderingen aan VLIR-UOS gebeuren centraal door de financieel projectbeheerder.

De financieel projectbeheerders zijn:

Barbara Lobert : projectbeheer TEAM/SI/JOINT

: algemene vragen en projectbeheer Global Minds OPR

: projectbeheer van enkele TEAM/SI projecten

Veerle Devriendt : projectbeheer Global Minds CB (tijdelijk opgevolgd door )

Uitgaven

De budgetten van de VLIR-UOS projecten worden opgeladen volgens de VLIR-UOS budget lijnen:

Definition 

Investment costs are defined as costs incurred to acquire durable goods with a long life that can be depreciated in the accounts over several years. 
All investment goods purchased for the project must be included in an inventory. All investment goods purchased for the project should be transferred to the local partner institution at the end of the project by means of a transfer agreement. 
Remark: considering the scope of South Initiatives and JOINT projects, investment costs for these types of projects are to be kept to a minimum (for example max. 25%)

Annotated budget line
A.1. Infrastructure 
Major investments (such as buildings, canals, roads, public utilities) are normally not permitted as part of university cooperation for development. This applies to new physical infrastructure as well as to renovation of existing physical infrastructure. Minor infrastructure facilities (such as air-conditioning or other essential small infrastructure for a laboratory facility) are permitted. 
Remark: this kind of expenditure is not a good practice in the case of South Initiatives and JOINT pro-jects where investment costs should be kept at a minimum. 

A.2. Equipment 
Equipment – e.g. desktop and notebook computers, printers, mobile phones, cameras, beamers, dura-ble laboratory material – must be wholly intended for the partner institution in the developing country. Investment goods purchased for use by the Flemish institution cannot be paid from this budget line. Investment goods for use in Belgium must be paid for from the lump sum Flemish coordination costs or from the bench fee or research allowance received by the receiving entity of a scholarship student. 

A.3. Vehicles 
The purchase of a vehicle must be stated in the initial project proposal or requested from VLIR-UOS through a specific written request. VLIR-UOS will consult DGD on this matter. VLIR-UOS requires all vehicles purchased as part of a project to be managed using a logbook in order to make a distinction between travel for the project and all other travel. The recurrent costs of vehicle insuring, running and service costs (insurance premium, petrol, garage costs, spare parts etc) may be part of the budget of the project under B. Operating costs. Any income generated by using the vehicle for non-project related ends (e.g. based on a price per kilometre) should be deducted from the costs. 
Remark: considering the scope of South Initiatives and JOINT projects, purchase of vehicles is, in prin-ciple, not possible. 

A.4. Office furniture 
No special guidelines have been drawn up. 

A.5. Other 
No special guidelines have been drawn up. Financial Guidelines TEAM-SI-JOINT (as of 2017 projects) – version of 20122019 13/23

Definition

Operational costs are defined as “project-related” costs incurred for the purchase and/or operational use of goods or services that are not depreciated in the accounts and costs directly related to a specific project activity. 
The costs charged to the operational activities of the project must be incurred in the partner institution or the partner country. An exception may be made if the activity cannot be performed in the partner country (e.g. specialised laboratory studies) and this is stated in the project proposal. In these cases, it is recommended that the possibilities in neighbouring countries are explored. The most efficient solution should always be sought (based on value for money and criteria like delivery time, warranty and after-sales service).

Operational costs in Belgium can be charged if a specific project activity takes place in Belgium, e.g. a workshop or conference. This must be requested in advance, either in the project proposal or by formal letter. Reasons must be provided for staging the activity in Belgium rather than in the partner country. This may occur only in exceptional circumstances. The rule is that the activities should take place in the partner country, as the purpose of a VLIR-UOS project is to fund development relevant activities through university cooperation for development and build capacity in the partner countries. 
Recurrent operational costs in Belgium can never be charged to a TEAM/South Initiatives/JOINT project. However, travel expenses in Belgium as part of the project activities can be charged to the project.

Annotated budget lines

B.1. Shipment costs 
All costs of shipping materials and equipment, including packaging, transport and insurance, are reim-bursed. Local costs (storage, customs clearance, handling costs, local transport and so on) may be reimbursed. Import taxes are payable by the partner institution or institutions. 

B.2. Maintenance of equipment
No special guidelines have been drawn up. 

B.3. Consumer goods
These may include non-durable laboratory equipment, chemicals, documentation, books, minor materi-als, spare parts, project related office supplies, fuel, copies,...

B.4. Communication
These may include PR related costs, phone, internet and fax costs. 

B.5. Representation costs
Representation costs may be reimbursed per project. 
These are representation costs incurred in the partner country by the promoter or representation costs incurred in Belgium by the Flemish institution as part of a project. In addition to meal and reception costs, small gifts purchased as representation gifts for project partners in the partner country are also accepta-ble. The list of ineligible costs as indicated in the standard rules and financial practices of this document is to be taken into account. As such, no alcohol, tobacco or derived products can be purchased. Financial Guidelines TEAM-SI-JOINT (as of 2017 projects) – version of 20122019 14/23

The maximum acceptable representation costs (sum of the representation costs incurred in Belgium and in the developing country) is 500 EUR per year. 
Representation costs are reimbursed subject to the submission of supporting documents These costs must always be supported by invoices. 

B.6. Belgium and local travel costs
Travel expenses are all costs incurred for journeys by both Belgian and local employees as part of the execution of a project. During missions, travel expenses within the city of duty (e.g. taxi costs) should be covered with the per diem allowance, and cannot be charged separately to the project budget.

Journeys within Belgium 
The following allowances are granted for journeys within Belgium, subject to submission of supporting documents: 

  • The Flemish higher education institutions may employ their own system of kilometre allowances for project-related journeys by car, provided the institution coordinator for development cooperation (ICOS) submits an annual report to VLIR-UOS of his/her institution’s rules for kilometre allowances for journeys by private car. 
  • Journeys by car not covered by the Flemish higher education institution’s own system of kilometre allowances attract a kilometre allowance as granted to federal civil servants. This kilometre allow-ance is regularly adjusted for inflation. Reference is made to the latest adapted allowances on the VLIR-UOS website : https://www.vliruos.be/en/documents/guidelines_and_forms/131#general-guidelines-and-forms 
  • DGD will notify VLIR-UOS of any such adjustment and VLIR-UOS will in turn notify the involved higher education institutions. 
  • Train journeys: the price of the ticket. 
  • Bus, tram or metro journeys: the price of the ticket. 
  • Taxi journeys: the price of the journey as shown by a receipt (only in case no other means of transport could be considered) . 
  • Rented vehicle journeys (group transport only): the cost incurred. 

When choosing the means of transport practicability and overall value for money must be taken into account. Good reasons must be provided for the choice of a rented vehicle or taxi. Taxis are acceptable when there is no public transportation or when heavy or multiple items need to be transported. The charging of taxi costs must always be justified. 

Local journeys 
These are all travel costs in the partner country. The following allowances are granted, subject to sub-mission of supporting documents: 

  • For journeys by car a daily allowance or kilometre allowance can be paid. A supporting document or a declaration justifying the price is requested if a project car cannot be used. This price may never be higher than the kilometre allowance granted for journeys within Belgium. 
  • Journeys by train, boat, bus, metro or other means of transport: the price of the ticket. 
  • Local journeys by plane: a ticket in economy, plus any airport taxes and booking fees charged by the airline or travel agency. In choosing the itinerary, the elements of safety, efficiency and cost price must be taken into consideration. 

Financial Guidelines TEAM-SI-JOINT (as of 2017 projects) – version of 20122019 15/23

As indicated at the start of this section, during missions, travel expenses within the city of duty (local transport costs) should be covered with the per diem allowance.

B.7. Congress registrations
Registration costs of participation in congresses relevant to the project may be funded from the project budget, provided the participant actively participates by making a presentation (poster, paper etc). 

B.8. Local per diem
People that travel to another place (outside their city of duty) to perform duties as part of the project may receive a local per diem for expenses (transport, meals etc). 
Local allowances are to be defined taking into account local scales. For a number of countries there is a standard (fixed) VLIR-UOS local per diem amount available. These standard amounts can be found in the annexes of these financial guidelines and are set as a maximum amount for all interventions in a given country. 
If there is no VLIR-UOS standard per diem amount for a certain country, the per diem (= lump sum) should be in accordance with the national legislation (partner country) and the local institutional scales (partner institution) up to an amount of maximum 25 EUR per day. The local institution will be asked to submit its local legislation validated by the competent authorities together with the project proposal and should these local scales exceed 25 EUR per day, and in case the local institution prefers to pay this higher per diem, the difference needs to be paid from the institutional budget or from the coordination costs. Every adaptation to these scales will need to be submitted timely to VLIR-UOS for implementa-tion. 
The payment for a hotel stay is not included in the above mentioned per diem amount. The price of the hotel may be added, provided invoices are submitted. 
Regarding the local per diem amounts per country we refer to the annexes referred to at the end of this document. 

B.9. International travel costs
International travel costs comprise all costs incurred for door to door journeys on official project business by Belgian and local employees. 
The allowance for international air journeys must be no more than the price of an economy ticket to-gether with airport tax and any booking fee charged by the airline or travel agency. 
The following indirect travel costs can be reimbursed for international travels to Belgium or another country (no more than three weeks): 

  • Compulsory vaccinations and anti-malaria drugs (consultation fees are not accepted; aspirins, im-modium, mosquito spray, touristil and other household drugs are not acceptable) 
  • Travel costs: Transportation to/from the Embassy/diplomatic post 
  • Visa costs: For everyone visiting Belgium in the framework of a VLIR-UOS project or -programme the visa application procedure with a DGD certificate should be followed. This procedure allows exemption of the visa application fee and, in case of a long term visa, also exemption of the retribu-tion fee. In general these costs can not be submitted as part of the financial report. However, in a number of (the 31) countries (1) there is no Belgian diplomatic post that can issue visa or (2) the Embassy outsourced the visa service to an external company (VFS or TLS). If this is the case, 

1. the visa application fee will have to be paid and can be reimbursed (and can be part of the AFR) 
Financial Guidelines TEAM-SI-JOINT (as of 2017 projects) – version of 20122019 16/23 

2. an administrative fee will have to be paid and can be reimbursed (and can be part of the AFR) 

  • Passport costs 
  • Costs of obtaining the appropriate certificates 
  • Costs of travel- and cancellation insurance 
  • Transfers to and from the airport 

B.10. International overnight expenses

  • Per diem

An international per diem is a fixed daily allowance paid during a stay as part of the execution of a project in a country other than the country of residence. The amount is dependent on the country of destination and is intended to compensate the costs of meals, transport within the city or place of stay and personal expenses. The amounts stated are granted regardless of the academic degree of the person involved. A per diem may be settled per overnight stay. There is no per diem for travel days. 
The per diem allowances1 (list of Federal Public Service Foreign Affairs ) can change at least once a year and are therefore not included anymore as an annex in the VLIR-UOS financial guidelines. They can be found on the VLIR-UOS website: https://www.vliruos.be/en/documents/guide-lines_and_forms/131#general-guidelines-and-forms. If the per diem amount in the list is lower than 37 EUR, 37 EUR per diem can be paid. 
1 The per diem amounts are linked to amounts established and revised annually by the Federal Public Service Foreign Affairs in Belgium. DGD must formally notify VLIR-UOS of any revisions without delay. The date on which these revisions become effective is established by Ministerial Decree. The new amounts apply to VLIR-UOS projects from the first day of the month two months after their date of publication in Moniteur belge/Belgisch Staatsblad. VLIR-UOS informs all stakeholders of any revisions and the date they become effective. 
The per diem is granted proportionate to the number of nights spent in the foreign country, with a max-imum of 21 nights.

  • Hotel costs

Hotel costs only refer to costs incurred for nights in a hotel. Costs of meals, mini-bars, phone bills, internet etc. incurred in the hotel are covered by the per diem. 
The hotel allowances usually change at least once a year and are therefore not included anymore as an annex in the VLIR-UOS financial guidelines. They can be found on the VLIR-UOS website: https://www.vliruos.be/en/documents/guidelines_and_forms/131#general-guidelines-and-forms. 
The amounts in the table for hotel allowances available on the VLIR-UOS website are indicative. Hotel costs must always be settled, subject to the submission of invoices. Please use the amounts in the table when drawing up the budget for hotel costs. 
A maximum of 21 nights stay in a hotel may be reimbursed as part of this arrangement. 

B.11. Other 

Only to be used for operational costs not fitting under B.1. to B.11. and with detail regarding the nature of foreseen expenditure. No further special guidelines have been drawn up. Financial Guidelines TEAM-SI-JOINT (as of 2017 projects) – version of 20122019 17/23

Definition 

All costs connected to the deployment of persons (service contracts, topping-up, employment contracts with local employees etc) during the project implementation as indicated in the contract must be budg-eted under budget line C Personnel costs. This budget is to be used as efficiently as possible and as a general principle kept to a minimum. 

In the case of departmental projects, and of so required, the academic and administrative/technical staff of the local partner institution or institutions and other (academic) institutions in a partner country can be deployed for the execution of the project. Employees may also be recruited from outside the institu-tion. Personnel costs in the North cannot be included in the project budget. 
The personnel budget is to be negotiated between the Flemish and local promoter, based on the needs of the project. The overall goal of a TEAM/South Initiatives project, namely building capacity at depart-mental level of the partner institution, must be central at all times when determining and dividing the personnel budget. 

Personnel costs cannot be accepted in any extension year, for sustainability reasons. All personnel costs must be detailed in the project proposal and any subsequent amendments must be submitted for approval to VLIR-UOS. 
Remark: personnel costs are to be kept to a minimum and overall should not exceed 25% of the project budget. It is also understood that these costs should not replace academic payroll costs and focus on specific project support and needs.

Annotated budget line 
C.1. Service contracts 
If external experts (i.e. experts that are not contracted to a Flemish or partner institution) are used to execute certain aspects of the project, the associated costs may be charged to the project budget within the foreseen project duration. The allocation must occur on the basis of a service contract. Typical local rates must be paid to local employees employed on the basis of a service contract. A service contract is limited in time and usually strongly activity related. 
C.2. Topping-up 
If considered instrumental for the success of the project, a topping-up wage may be paid to a local academic employee contracted to the local institution on the basis of an employment contract and used for a specific project activity. This topping-up may be up to 40% of the gross wage paid to such employ-ees by the local institution in accordance with the prevailing pay scales. Payment of this topping-up must be justified with a copy of the salary slip showing that person’s wage. This category is to be kept as limited as possible as it is generally understood that standard academic responsibilities part of a normal academic position are not additionally rewarded. Financial Guidelines TEAM-SI-JOINT (as of 2017 projects) – version of 20122019 18/23 

C.3. Employment contracts 
C.3.1. Local employees 
The employment or subsidising of (temporary) employees may be paid through the project budget within the project duration. Such employees may be local administrative employees and manual workers (driver, field or survey workers, laboratory technician) or researchers and academic staff. Local pay scales and social insurance arrangements must be observed with respect to local employees on an employment contract. Financial Guidelines TEAM-SI-JOINT (as of 2017 projects) – version of 20122019 19/23

Definition 
Costs relating to scholarship students are recognised under D. Scholarship costs. 
Scholarships may be granted as part of a TEAM/South Initiatives/JOINT project only if the scholarship contributes to capacity building at the local partner institution. The persons who are granted a scholar-ship as part of the project must therefore be a member of staff of the local institution or the local institution must commit to employing the scholarship student after graduation. 
Ph.D. scholarships cannot be included in South Initiatives nor JOINT projects. 
Exceptionally the finalisation, round-up of a Ph.D. could be foreseen but this should then be instrumental within the project focus. 
All payments to scholars must be grouped under D. Scholarship costs. A detailed calculation has to be included in the scholarship costs budget, based on the VLIR-UOS scholarship cost scales for scholar-ships in Flanders or based on other scales for local scholarships. The scholarship type and the number of scholarship months must also be stated.

Guidelines and allowances

  • Scholarships in Belgium

Allowances and guidelines for scholarships facilitating a stay in Belgium are available as a separate document to be found on the VLIR-UOS website: https://www.vliruos.be/en/documents/guide-lines_and_forms/131#general-guidelines-and-forms

  • Local scholarships

Local scholarships may be funded from the project budget. In case local scholarships are awarded these are expected to comprise the following aspects: 
Allowance (the amount to be paid to the scholarship student) 
This includes what is necessary for subsistence (housing, food, local transport etc). A distinction must be made according to the origin of the scholarship student (same region, another region of the same country, another country). If a system of local scholarships already exists (funded locally or by other donors), it must be used as a basis for calculation. In the absence of such a system, the amount of the scholarship must be based on a realistic estimate of the local cost of living. The amount of the allowance may never exceed the amount of the scholarship granted in Belgium.

  • Enrolment fees

Enrolment fees for studies supported as part of a project should be minimised and in case the local scholarship is at the partner institution these costs are expected to be waivered by the partner institution. The project file should state this.

  • Training costs Financial Guidelines TEAM-SI-JOINT (as of 2017 projects) – version of 20122019 20/23

Training costs may be accepted with respect to local training scholarships if no enrolment fee is payable, provided these costs are inherent to the study programme and have been accepted as part of the project file.

  • Insurance

Insurance must be taken out on behalf of the scholarship student to cover his/her stay in the country of study (no less than one month). The cost may be charged to the project budget. This insurance must cover costs of illness, accident or death, including medical treatment, hospitali-sation and any repatriation of students from the region. 
At the moment only in the case of Uganda local scholarship amounts were defined. The guidelines document is linked to starting from annex 2 at the end of this final guidelines document. (see last page).

Definition
The coordination costs in Belgium plus the local coordination costs can never exceed 10% of the initially planned budget. These costs are considered a lump sum amount in both budgeting and reporting, whereby the latter implies that, in principle, these expenses do not need to be accounted for by detailed supporting documents for individual expenses, since proof has been given by VLIR and accepted by DGD that the amount charged to DGD (max. 10%) is in any case lower than real expenses at the level of the Flemish higher education institution. 
The Flemish higher education institutions are accountable for these amounts and, if required during an external audit or control by DGD, supporting documents need to be available at the level of the Flemish higher education institutions in order to justify this type of costs. 
As approved by DGD, supporting documents for this type of costs are:

  • A description of the overhead regulation at the level of all Flemish universities provided by VLIR;
  • The project agreement between the institution, the project promoter and VLIR;
  • An acknowledgement of receipt, signed by the representative of the institution.

Annotated budget line 

E.1. Coordination costs in Belgium (lump sum 5% of the sum of A to D) 
These consist of the costs directly ensuing from the implementation of the projects pursuant to the use of the premises, infrastructure and/or services of the Flemish higher education institutions and con-nected with the administration and coordination of project execution. These costs are fixed at 5% of the budget of A to D as part of project execution. 
All costs incurred in Belgium connected with the general administrative management and coordination of project execution are covered here, which means that they cannot be charged separately (e.g. costs of sending documents, phone costs, costs of copying reports etc). Financial Guidelines TEAM-SI-JOINT (as of 2017 projects) – version of 20122019 21/23

E.2. Local coordination costs (coordination costs in the partner country) (lump sum 5% of the sum of A to D) 
These consist of costs directly ensuing from the implementation of the projects pursuant to the use of the premises, infrastructure and/or services of the local partner institution or institutions and connected with the local administration and coordination of project execution. These costs are fixed at 5% of the budget of A to D as part of project execution. 
All costs incurred in the partner country connected with the general administrative management and coordination of project execution are covered here, which means that they cannot be charged separately (e.g. costs of sending documents, phone costs, costs of copying reports etc). Financial Guidelines TEAM-SI-JOINT (as of 2017 projects) – version of 20122019 22/23 

AANDACHTSPUNTEN

Aankoop van apparatuur en vrijstelling van btw

Elke budgethouder (of proxy) kan in het kader van het VLIR-UOS project aankopen verrichten en volgt daarbij de regels voor aankopen aan UGent.

Er kunnen alleen investeringsgoederen gebudgetteerd worden in het partnerland. Indien er omwille van een bepaalde reden (bijv. beschikbaarheid) toch aankopen gebeuren en gebudgetteerd worden in België, dan moet een bewijs van shipment (bewijs van shipment) of een ontvangstverklaring van de partner worden toegevoegd aan het bewijsstuk.

Er mag geen btw aangerekend worden op aankopen verricht in België of in een EU-land bestemd voor het partnerland; de invoertaksen vallen ten laste van de partnerinstellingen. Meer info over vrijstelling btw en invoerrechten of UOS en btw.

Let op: bij aankopen in een derde niet-EU land bv. USA (doorvoer) is het veel moeilijker om btw-vrijstelling te bekomen. Je kan enkel nog btw-vrijstelling bekomen als de goederen geregistreerd zijn in het ‘New Computerised Transit System’ én onder douanetoezicht staan. Door de grote administratieve rompslomp is deze werkwijze enkel aan te raden bij aankoop van dure toestellen.

Ook bij aankoop van goederen in België of in een EU-land is een bestelling voor het project btw-vrij. Op de SAP-bestelbon en de uiteindelijke factuur vermeld je het volgende: "Uitvoer - Vrijstelling van btw – Artikel 42, §3, eerste lid, 10° van het btw-Wetboek – Vergunning nr. E.T.77.800/155".
De leverancier brengt dezelfde vermelding aan op de factuur, samen met het inschrijvingsnummer van de bestelbon en het btw nummer van de Universiteit Gent (BE02 4801 5142).

Aankopen bij VWR, Sigma en andere firma's die hun catalogus aanbieden in SAP, dienen toch via de "oude" manier te gebeuren wanneer het voor verzending naar het buitenland is. Dit gebeurt dus via een offerte en een bestelbon waarop de bovengenoemde vrijstellingsregel en het btw-nummer van UGent staan vermeld.

BTW vrije aankopen via Dell zijn ook mogelijk. Het is belangrijk om steeds op de bestelbon te vermelden dat het voor export gaat en de BTW vrijstellingstekst te vermelden zodanig dat het correct wordt ingeboekt. Onze contractpersoon bij Dell hiervoor is Cedric De Saeger Cedric.De.Saeger@dell.com

Voorschot voor de partnerinstelling

Om een som geld naar de partnerinstelling te storten, dien je een bestelbon op te maken voor voor het totale bedrag dat aan de partner zal worden gestort (werkwijze) en bezorg je aan jouw financieel projectbeheerder een origineel ingevuld en door de budgethouder ondertekend formulier SJ03_Aanvraag voorschot VLIR-UOS zuid partner. Reken hier best 2 weken voor, aangezien dit ook bij DFIN gecontroleerd moet worden en er telkens op dinsdag wordt betaald.

Om een tweede (of volgende) voorschot naar de zuid partner te kunnen opsturen, dient 60% van de eerdere voorschotten verantwoord te zijn in het AFR ‘model 1D’ van het vorig projectjaar. Indien dit niet het geval is, zal uw projectbeheerder je vragen om facturen van recente uitgaven van de zuid partner op te sturen.

In SAP kan je zien of en wanneer het voorschot aan de partner werd betaald door de stand van open en vereffende posten op die crediteur na te kijken. Gebruik hiervoor de verkorte code FBL1N (Crediteuren postenlijst). Vul het 2000xxxxx nummer in en vink onder 'soort' alles aan. Als er een 50 nummertje staat (5000xxxxxx), wil dit zeggen dat de betaling is doorgegaan, de documentdatum die op deze lijn staat is de uitbetalingsdatum. Als je partner een betaalbewijs wil, kan je dubbelklikken bij de tekst. Je krijgt dan een venster dat je kan doorsturen naar de partner als printscreen. De meeste hebben voldoende met die info. Indien men een soort van betalingsbewijs van de bank wil, kunnen we enkel een bewijs van onze betaling naar de crediteur geven, dat kan je aanvragen bij Sven Nees.

Specifiek voor CUBA:
De Cubaanse partner moet een bankrekening openen (dit duurt ongeveer 1 jaar). Daarna dient alle bankinformatie van deze rekening, samen met een indicatief bedrag van de te versturen voorschotten per jaar (ruim gerekend) naar uw projectbeheerder gestuurd te worden. De Directie Financiën vraagt een akkoord aan bij ING. Na het bekomen van een akkoord met ING kunnen voorschotten verstuurd worden via het formulier SJ03_Aanvraag voorschot VLIR-UOS zuid partner  (de volledige procedure duurt ongeveer twee weken).

Coördinatiekosten/ bench fee (budgetoverdracht) / supervision allowance

Deze overboekingen kan je zelf doen in Apollo:
Kies “Financiën” en daar dan “Overboekingen” en daar dan “overboeking via interne transfer” en dan de keuze “benchfee” (zonder overhead). Dezelfde werkwijze kan je gebruiken voor het overboeken van de coördinatiekosten en van de supervision allowance.
We raden wel aan om de coördinatiekosten van minstens 1 jaar op het budget te laten staan als buffer voor kosten die niet verantwoord kunnen worden/geweigerd zijn.

Ontvangst buitenlandse bezoekers en bursalen

Uitbetaling van beurzen aan studenten of per diems aan bezoekers.

Lees zeker de richtlijnen en beursbedragen voor bursalen (Short term allowances, Study scholarships and PhD scholarships) en bekijk de hotel allowances and per diem amounts voor de visitors.

  • Heeft de student een Belgische bankrekening, gelieve volgende gegevens aan uw projectbeheerder door te geven: naam en voornaam bursaal, studentennummer, budgetplaats, Belgisch rekeningnummer, allowance per maand + bedrag en eventueel andere te betalen kosten (indirect travel costs, logistical allowance).
  • Heeft de bezoeker (nog) geen Belgische bankrekening, gelieve volgende gegevens één week voor aankomst aan uw projectbeheerder door te geven: Naam en voornaam bezoeker, geboortedatum, paspoort nummer, thuisadres, budgetplaats, te betalen allowance, datum afspraak bij de bank. Jouw projectbeheerder stuurt deze gegevens door naar de bank (ING, kouter 173, 9000 Gent) en maakt een afspraak voor hem/haar. De bursaal kan een brief bij de VLIR UOS reception desk komen afhalen en aansluitend naar de bank gaan. Iemand anders kan ook in plaats van de bursaal naar de bank gaan. Gelieve in dit geval de gegevens van die persoon door te geven.

Opgelet: De afspraak bij de bank is op datum, afwijkingen van deze dag moeten op voorhand worden doorgegeven aan de bank!

Om een rekening te openen voor uw bezoeker gaat u best naar de KBC bank op de Kouter, of maakt een afspraak met Jeffrey Vereecke.
Benodigde documenten zijn paspoort,  Letter of enrolment, beursdocument en contract huisvesting.

Voor alle bezoekers

(Zie onderaan voor het aangifteformulier medische kosten.)

Meer specifieke informatie per type bezoeker:

  • Registreer aan de UGent door een bezoekerskaart aan te vragen.
  • Vraag een guest account aan bij DICT om uw bezoeker toegang te geven tot het internet in de homes. (vermeld bij de aanvraag uw contactpersoon uit onze cel, dan gaat de afhandeling vlot.)
  • Zoek een hotel (max. 100 euro / nacht) of een studio aan de UGent
  • Registreer aan de UGent als:
    1. Bezoeker: bij een verblijf van meer dan 90 dagen waarbij de bezoeker niet ingeschreven is als (uitwisselings)student: neem contact met uw UOS financieel projectbeheerder!
    2. Uitwisselingsstudent:Procedure studentenkaart uitwisselingsstudent
    • Boek een kamer. Bij een verblijf van maximum 3 maanden is het boeken van de kamer in de homes van universiteit Gent gelinkt aan de aanvraag van de bezoekerskaart. Indien u bij aanvang van de kamerverhuur niet doorgaf dat de kamer op het project mocht worden geboekt zal de student een factuur op zijn naam krijgen. De student moet dan zelf de overschrijving betalen, als hij/zij geen rekening heeft kan dat in de post, of een medewerker kan het doen in zijn/haar plaats.

Bezoeker:Bezoekerskaart (< 90 dagen)(vermeld bij de aanvraag uw contactpersoon uit onze cel, dan gaat de afhandeling vlot.)

Sinds juli 2019 verloopt deze procedure ONLINE! Ter vervanging van de arrival formwordt vanaf nu gewerkt met een e-formulier (*). Ook de studenten die hun verblijfsdocument (A kaart, bijlage 33, bijlage 3ter,…) willen verlengen, gebruiken het e-formulier ter vervanging van een eerste loketbezoek. De student zal een flow doorlopen waarbij gegevens en documenten opgevraagd worden. Deze gegevens worden verwerkt en vervolgens wordt de student aan het loket uitgenodigd. Geef dan een beursbrief mee: voorbeeld brief Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ).
(*) Voor vragen over het e-formulier kunt u zich richten tot internationalstudent@stad.gent.

BELANGRIJK!
Geef ook mee dat de student bij vertrek een'declaration of departure' formulierdient in te vullen en op te sturen naar/af te geven bij Stad Gent. Zich niet uitschrijven kan voor problemen zorgen bij eventuele terugkeer naar België op een later tijdstip.
Meer info over vertrek en uitschrijven vind je hier.

  • Een registratie aan UGent gebeurt via de afdeling Studentenadministratie. Na toelating aan het programma stuurt de afdeling Studentenadministratie een toelatingsbrief.Bij uiteindelijke inschrijving zal de student een factuur van tuition fee moeten betalen. Indien de student geen Belgisch rekeningnummer heeft, kan dit als volgt betaald worden: via Interne transfer : in Apollo/Financiën/Overboeking en dan “overboeking via interne transfer en dan “interne transfer”. Gebruik kostenplaats ALGCA1002 als ontvanger. Daarna de info met nummer overboeking (1000xxx),  studentennummer en naam mailen naar derdebetaler@ugent.be die de overboeking dan linken aan de juiste factuur.

Indien u bij aanvang van de kamerverhuur niet doorgaf dat de kamer op het project mocht worden geboekt zal de student een factuur op zijn naam krijgen. De student moet dan zelf de overschrijving betalen, als hij/zij geen rekening heeft kan dat in de post, of een medewerker kan het doen in zijn/haar plaats.

Sinds juli 2019 verloopt deze procedure ONLINE! Ter vervanging van de arrival form wordt vanaf nu gewerkt met een e-formulier. Ook de studenten die hun verblijfsdocument (A kaart, bijlage 33, bijlage 3ter,…) willen verlengen, gebruiken het e-formulier ter vervanging van een eerste loketbezoek. De student zal een flow doorlopen waarbij gegevens en documenten opgevraagd worden. Deze gegevens worden verwerkt en vervolgens wordt de student aan het loket uitgenodigd. Geef dan een beursbrief mee:  voorbeeld brief Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ).
(*) Voor vragen over het e-formulier kunt u zich richten tot internationalstudent@stad.gent .

BELANGRIJK!
Geef ook mee dat de student bij vertrek een 'declaration of departure' formulier dient in te vullen en op te sturen naar/af te geven bij Stad Gent.
Zich vergeten uitschrijven kan voor problemen zorgen bij eventuele terugkeer naar België op een later tijdstip.
Meer info over vertrek en uitschrijven vind je hier.

  • Registratie aan de UGent als doctoraatstudent. Dit gebeurt het best voor de start van het doctoraat via OASIS.

Bij uiteindelijke inschrijving zal de student een factuur van tuition fee(*) moeten betalen, indien de student geen rekening nummer hier heeft, kan u dit als volgt betalen: via Interne transfer : in Apollo/Financiën/Overboeking en dan “overboeking via interne transfer en dan “interne transfer”. Gebruik kostenplaats ALGCA1002 als ontvanger. Daarna de info met nummer overboeking (1000xxx),  studentennummer en naam mailen naar derdebetaler@ugent.be die de overboeking dan linken aan de juiste factuur.

(*) Doctoraatsstudenten afkomstig uit één van de landen die niet in de eerste 2 kolommen van OESO/DAC staan o.a. Marokko, Palestina, Cuba, Ecuador, Bolivia, Filipijnen, Indonesië, Nicaragua, Peru, Vietnam, Zuid-Afrika… moeten hun uitnodigingsbrief meenemen om te tonen dat ze een beurs ontvangen binnen een VLIR project waardoor ze verlaagd inschrijvingstarief krijgen.

(vermeld bij de aanvraag uw contactpersoon uit onze cel, dan gaat de afhandeling vlot.)
Indien u bij aanvang van de kamerverhuur niet doorgaf dat de kamer op het project mocht worden geboekt zal de student een factuur op zijn naam krijgen. De student moet dan zelf de overschrijving betalen, als hij/zij geen rekening heeft kan dat in de post, of een medewerker kan het doen in zijn/haar plaats.

Sinds juli 2019 verloopt deze procedure ONLINE! Ter vervanging van de arrival form wordt vanaf nu gewerkt met een e-formulier. Ook de studenten die hun verblijfsdocument (A kaart, bijlage 33, bijlage 3ter,…) willen verlengen, gebruiken het e-formulier ter vervanging van een eerste loketbezoek. De student zal een flow doorlopen waarbij gegevens en documenten opgevraagd worden. Deze gegevens worden verwerkt en vervolgens wordt de student aan het loket uitgenodigd.  Geef dan een beursbrief mee:  voorbeeld brief Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ).
(*) Voor vragen over het e-formulier kunt u zich richten tot internationalstudent@stad.gent.   

BELANGRIJK!
Geef ook mee dat de student bij vertrek een 'declaration of departure' formulier dient in te vullen en op te sturen naar/af te geven bij Stad Gent. Zich niet uitschrijven kan voor problemen zorgen bij eventuele terugkeer naar België op een later tijdstip.
Meer info over vertrek en uitschrijven vind je hier.

Aanvraag budgetoverdrachten, budgetverschuivingen en verlengingen aan VLIR-UOS

Voor de projecten gestart vanaf 1/1/2017 is er een automatische overdracht van het resterende budget naar het volgende budgetjaar. Budgetoverdrachten moeten hiervoor dus niet meer aangevraagd te worden.

Verschuivingen tussen budgetposten binnen een projectjaar dienen enkel aangevraagd te worden indien:

The shift in the total budget line for personnel or investment costs is higher than € 10.000 as compared to the initial budget line total (for the whole project).
and
the shift amounts to more than 30% as compared to the initial budget line total (for the whole project) foreseen for the budget line for personnel or investment costs.

Voor de oudere projecten:

De procedure en in te vullen documenten voor budgetoverdrachten tussen werkingsjaren, budgetverschuivingen tussen budgetposten en verlengingen van een project zijn terug te vinden onder TEAM - Formats for budget reallocation for TEAM starting between 2013 and 2016. Deze documenten stuur je ingevuld door naar uw VLIR-UOS contactpersoon.
Indien de wijziging wordt goedgekeurd past de financieel projectbeheerder van de UGent alles aan in SAP.

Rapportering

Voor elk TEAM/SI/JOINT-project dient jaarlijks een financieel (Annual Financial Report-AFR) en een activiteitenverslag (Annual Progress Report-APR) opgemaakt en vóór 28 februari aan VLIR-UOS bezorgd te worden. Om beide verslagen tijdig te kunnen verwerken, vragen wij u dit ten laatste 15 januari (AFR) en 31 januari (APR) in te dienen bij uw ICOS.

Het verantwoordingsproces:

VÓÓR 28 FEBRUARI  

FASE 1: De vakgroep bereidt zich (en de lokale partner) voor.
Bij afloop van het activiteitenjaar wordt u door ons op de hoogte gebracht van de nakende verantwoording. Op dit moment kan u de partner(s) herinneren aan de aan te leveren 1D met bijhorende bewijsstukken (indien u deze nog niet heeft ontvangen).
FASE 2: De vakgroep maakt de verslagen op en bezorgt deze aan de ICOS.
De VLIR-UOS formaten en richtlijnen voor het financieel en activiteitenverslag of voor de aanvraag van een budgetverschuiving vindt u terug op 'Guidelines and Forms TEAM/SI/JOINT'.

A.    Het AFR (Annual Financial Report)
Deze macro omvat het financiële overzicht waarbij tabblad 1B de 1C (uitgaven UGent) en 1D (uitgaven lokale partner) totaliseert:

De 1C:  Alle uitgaven in dit onderdeel moeten zichtbaar zijn op het juiste WBS in SAP. Kosten die op een ander WBS of verkeerdelijk op dit WBS werden aangerekend moeten overgeboekt worden. Via het Excel-sjabloon 'Overzicht Aanrekeningen' kan u deze controle uitvoeren. Dit sjabloon dient u samen met het AFR in bij uw financieel projectbeheerder (ICOS).

De 1D: Dit onderdeel lijst alle uitgaven van de partner(s) op. Voor elke uitgave dient een bewijsstuk voorgelegd te worden aan DOZA. Deze bewijsstukken dienen genummerd te zijn naar analogie met de nummering in de 1D. Van deze bewijsstukken bezorgt u enkel een scan (via e-mail of WeTransfer) aan de ICOS. De papieren versies van de bewijsstukken worden bewaard bij de lokale partner of op de vakgroep.

De 1D wordt overigens bij de Directie Financiën gebruikt voor het afboeken van de voorschotten die reeds betaald zijn, maar nog in obligo staan op het project. We willen wel de nadruk leggen op het verschil tussen voorschotten aan de partner en persoonlijke voorschotten.
•    Voorschotten aan de partner: Geld wordt gestort op de rekening van de partner. Het bedrag komt in SAP in obligo te staan. Deze obligo’s worden afgeboekt met bewijzen die opgenomen worden in de 1D. Te gebruiken aanvraagformulier: ‘SJ03 aanvraag voorschot VLIR UOS Zuid partner’.
•    Persoonlijke voorschotten: Bedragen worden gestort op de persoonlijke rekening en komt in SAP in obligo te staan. Nadien wordt een weekrapport opgemaakt met bijgevoegde bewijsstukken. Let op!!: gemaakte kosten moeten opgenomen worden in de 1C! Te gebruiken aanvraagformulier: ‘Aanvraag voorschot’.

B.    Het APR (Annual Progress Report)
Het inhoudelijk verslag wordt samen met het AFR door DOZA ingediend bij VLIR-UOS. Dit kan ook later - in overleg met de ICOS - overgemaakt worden, omdat dit document geen bijkomend nazicht van DFIN vereist.

C.    Een aanvraag budgetwijziging
Als de kosten te veel verschillen met de geraamde budgettering, kan u een budgetwijziging aanvragen.

FASE 3: Controle door uw financieel projectbeheerder bij OS
Uw ICOS voert een volledige controle uit op de ingediende stukken. Zij kijkt of elke gemaakte kost op het project mag aangerekend worden. De ICOS heeft 2 weken voor deze volledige controle en dient daarna in bij de cel Financieel Projectbeheer DOZA (FP PB).

FASE 4: Steekproefcontroles door Anne-Lore Verplanken en DFIN
Er worden steekproefcontroles uitgevoerd op de 1C en 1D door de FP PB en de Directie Financiën. Na goedkeuring wordt het financieel verslag ondertekend door de Directeur Financiën.
Directie Financiën houdt zich het recht voor een week te rekenen om elke (her)indiening te controleren. Bij onregelmatigheden in de indiening moet opnieuw contact opgenomen worden met de vakgroep. Bij herindiening start opnieuw de looptijd van 1 week. Op basis van deze indiening van de 1D wordt het voorschot, dat reeds aan de partner overgemaakt werd, in SAP afgeboekt.

FASE 5: Indiening van de verantwoording bij VLIR-UOS
Na ondertekening van het AFR is het Anne-Lore Verplanken die via e-mail het AFR, APR en de eventuele aanvraag voor budgetoverdracht overmaakt aan de VLIR-UOS met promotor en betrokken partners in kopie. Voor projecten gestart vanaf 2018 verloopt voortaan alle communicatie omtrent deze rapporten via de VLIR UOS databank. VLIR-UOS zal bijgevolg ook de opmerkingen niet meer via mail bezorgen. Op de website van VLIR-UOS staat een korte handleiding die u stap voor stap begeleidt: https://www.vliruos.be/en/documents/129 (zie General Guidelines & Forms).

NA 28 FEBRUARI

FASE 6: Nazicht door VLIR-UOS en 1 recht van antwoord voor de promotor
VLIR-UOS voert een eerste controle uit op de ingediende verslagen. Daarna krijgt de promotor één mogelijkheid voor het indienen van de opgevraagde bewijsstukken, antwoorden en een aangepast financieel en/of inhoudelijk rapport. De voorziene termijn voor deze herziening is 1 maand. De indiening van deze nieuwe versie gebeurt door de vakgroep met ICOS en FP PB in kopie.

FASE 7: Het bevestigen van de definitieve versie
VLIR-UOS bezorgt na deze herziening een definitieve versie van het AFR voor ondertekening. Deze versie wordt opnieuw ondertekend door de Directeur Financiën. De PF PB dient de definitieve versie in bij VLIR-UOS.
Indien er wijzigingen zijn ten opzicht van de eerste versie, moet dit ook aangepast worden in SAP:

Geweigerde kosten in 1C: kosten moeten weggeboekt worden van het WBS naar een kas of ander WBS.

Geweigerde kosten in 1D: het voorschot dat eerder werd afgeboekt in SAP wordt aangepast conform de definitieve versie.

Vorderingen en terugbetalingen aan VLIR-UOS

Stortingen aan en van VLIR-UOS worden geregeld via jouw financieel projectbeheerder.

In English please?

Guidelines TEAM and South Initiatives VLIR-UOS.

Nuttige links en documenten