Draaiboek voor de administratieve opvolging van VLIR-UOS projecten.

Dit draaiboek is tot stand gekomen als een ondersteunende tool, om voor de meest voorkomende vragen en activiteiten binnen de VLIR-UOS projecten uitleg te geven van hoe dit binnen de UGent context moet worden uitgevoerd. De doelgroep van deze site zijn de TEAM, SI en ITP projecten van VLIR-UOS en de projecten binnen Global Minds (gedeelte bezoekers en voorschot partner). We voerden in April 2020 een aanpassing door van deze site die het wat gebruiksvriendelijker maakt. In het ideale geval is dit allesomvattend en up-to-date, merken jullie echter zaken die niet kloppen, of ontbreken laat het dan gerust weten aan Barbara Lobert.

Kostenplaats informatie

Het VLIR-UOS contract wordt door de afdeling Onderzoekscoördinatie gelinkt aan een basis grant (UOS.xxx.2019.xxxx.01, fonds IV2). Op basis van het contract wordt de grant aangemaakt voor de volledige duur van het project.

Het volledige budget van uw project wordt geprefinancierd door UGent. De vorderingen aan VLIR-UOS gebeuren centraal door de financieel projectbeheerder.

De financieel projectbeheerders zijn:

Barbara Lobert : projectbeheer TEAM/SI

: algemene vragen en projectbeheer Global Minds

Tom Broeks: projectbeheer ITP

Aandachtspunten

Aankoop van apparatuur en vrijstelling van btw

Elke budgethouder (of proxy) kan in het kader van het VLIR-UOS project aankopen verrichten en volgt daarbij de regels voor aankopen aan UGent.

Er kunnen alleen investeringsgoederen gebudgetteerd worden in het partnerland. Indien er omwille van een bepaalde reden (bijv. beschikbaarheid) toch aankopen gebeuren en gebudgetteerd worden in België, dan moet een bewijs van shipment (bewijs van shipment) of een ontvangstverklaring van de partner worden toegevoegd aan het bewijsstuk.

Er mag geen btw aangerekend worden op aankopen verricht in België of in een EU-land bestemd voor het partnerland; de invoertaksen vallen ten laste van de partnerinstellingen. Meer info over UOS en btw.

Let op: bij aankopen in een derde niet-EU land bv. USA (doorvoer) is het veel moeilijker om btw-vrijstelling te bekomen. Je kan enkel nog btw-vrijstelling bekomen als de goederen geregistreerd zijn in het ‘New Computerised Transit System’ én onder douanetoezicht staan. Door de grote administratieve rompslomp is deze werkwijze enkel aan te raden bij aankoop van dure toestellen.

Ook bij aankoop van goederen in België of in een EU-land bestemd voor de partner is een bestelling voor het project btw-vrij. Hiervoor maak je een bestelbon aan met artikel 2000112 en BTW-code S1. Op de SAP-bestelbon en de uiteindelijke factuur vermeld je het volgende: "Uitvoer - Vrijstelling van btw – Artikel 42, §3, eerste lid, 10° van het btw-Wetboek – Vergunning nr. E.T.77.800/155".
De leverancier brengt dezelfde vermelding aan op de factuur, samen met het inschrijvingsnummer van de bestelbon en het btw nummer van de Universiteit Gent (BE02 4801 5142).

Aankopen bij VWR, Sigma en andere firma's die hun catalogus aanbieden in SAP, dienen toch via de "oude" manier te gebeuren wanneer het voor verzending naar het buitenland is. Dit gebeurt dus via een offerte en een bestelbon waarop de bovengenoemde vrijstellingsregel en het btw-nummer van UGent staan vermeld.

BTW vrije aankopen via Dell zijn ook mogelijk. Het is belangrijk om steeds op de bestelbon te vermelden dat het voor export gaat en de BTW vrijstellingstekst te vermelden zodanig dat het correct wordt ingeboekt. Onze contractpersoon bij Dell hiervoor is Cedric De Saeger Cedric.De.Saeger@dell.com

Voorschot voor de partnerinstelling

Om een som geld naar de partnerinstelling te storten, dien je een bestelbon op te maken voor voor het totale bedrag dat aan de partner zal worden gestort (werkwijze) en bezorg je aan jouw financieel projectbeheerder een origineel ingevuld en door de budgethouder ondertekend formulier SJ03_Aanvraag voorschot VLIR-UOS zuid partner. Reken hier best 2 weken voor, aangezien dit ook bij DFIN gecontroleerd moet worden en er telkens op dinsdag wordt betaald.

Om een tweede (of volgende) voorschot naar de zuid partner te kunnen opsturen, dient 60% van de eerdere voorschotten verantwoord te zijn in het AFR ‘model 1D’ van het vorig projectjaar. Indien dit niet het geval is, zal uw projectbeheerder je vragen om facturen van recente uitgaven van de zuid partner op te sturen.

In SAP kan je zien of en wanneer het voorschot aan de partner werd betaald door de stand van open en vereffende posten op die crediteur na te kijken (werkwijze).

Specifiek voor CUBA:
De Cubaanse partner moet een bankrekening openen (dit duurt ongeveer 1 jaar). Daarna dient alle bankinformatie van deze rekening, samen met een indicatief bedrag van de te versturen voorschotten per jaar (ruim gerekend) naar uw projectbeheerder gestuurd te worden. De Directie Financiën vraagt een akkoord aan bij ING. Na het bekomen van een akkoord met ING kunnen voorschotten verstuurd worden via het formulier SJ03_Aanvraag voorschot VLIR-UOS zuid partner  (de volledige procedure duurt ongeveer twee weken).

Coördinatiekosten/ bench fee (budgetoverdracht) / supervision allowance

Deze overboekingen kan je zelf doen via SAP MijnApps:
Kies “Financiën” en daar dan “Overboekingen” en daar dan “overboeking via interne transfer” en dan de keuze “benchfee” (zonder overhead). Dezelfde werkwijze kan je gebruiken voor het overboeken van de coördinatiekosten en van de supervision allowance.
We raden wel aan om de coördinatiekosten van minstens 1 jaar op het budget te laten staan als buffer voor kosten die niet verantwoord kunnen worden/geweigerd zijn.

Alle info betreffende de VLIR UOS voorschotten naar partners

Ontvangst buitenlandse bezoekers en bursalen

Uitbetaling van beurzen aan studenten of per diems aan bezoekers.

Lees zeker de richtlijnen en beursbedragen voor bursalen (Short term allowances, Study scholarships and PhD scholarships) en bekijk de hotel allowances and per diem amounts voor de visitors.

  • Heeft de student een Belgische bankrekening, gelieve volgende gegevens aan uw projectbeheerder door te geven: naam en voornaam bursaal, studentennummer, budgetplaats, Belgisch rekeningnummer, allowance per maand + bedrag en eventueel andere te betalen kosten (indirect travel costs, logistical allowance).

Tips voor het openen van een bankrekening

Om een rekening te openen voor uw bezoeker gaat u best naar de KBC bank op de Kouter. Best maakt u een afspraak op voorhand op gent.kouter@kbc.be.
Benodigde documenten zijn paspoort,  Letter of enrolment, beursdocument en contract huisvesting.

Voor alle bezoekers

  • Verstuur een uitnodigingsbrief  naar de bezoeker (via e-mail)
  • Laat minstens 2 maanden vóór vertrek deze online form door de bezoeker/bursaal invullen en geef de betrokken ICOS een seintje als dit is gebeurd zodat de procedure voor de aanvraag van het visum kan worden opgestart
  •  Sluit een verzekering af

Meer specifieke informatie per type bezoeker:

Voor Bezoekers/Visitors

  • Registreer aan de UGent door een bezoekerskaart aan te vragen
  • Om uw bezoeker toegang te geven tot internet en de interne UGent websites moet uw een account aanvragen bij DICT. Voor korte bezoeken is een guestaccount die toegang geeft tot internet voldoende: UGentGuest netwerk
  • Zoek een hotel (max. 100 euro / nacht) of een studio aan de UGent

Voor korte verblijven (Short term allowances) maximum 6 maanden/Master/PhD

  • Registreer aan de UGent als:
    1. Bezoeker: bij een verblijf van meer dan 90 dagen waarbij de bezoeker niet ingeschreven is als (uitwisselings)student: neem contact met uw UOS financieel projectbeheerder!
    2. Uitwisselingsstudent:Procedure studentenkaart uitwisselingsstudent
    • Boek een kamer. Bij een verblijf van maximum 3 maanden is het boeken van de kamer in de homes van universiteit Gent gelinkt aan de aanvraag van de bezoekerskaart. Indien u bij aanvang van de kamerverhuur niet doorgaf dat de kamer op het project mocht worden geboekt zal de student een factuur op zijn naam krijgen. De student moet dan zelf de overschrijving betalen, als hij/zij geen rekening heeft kan dat in de post, of een medewerker kan het doen in zijn/haar plaats.

Bezoeker: Bezoekerskaart (< 90 dagen)(vermeld bij de aanvraag uw contactpersoon uit onze cel, dan gaat de afhandeling vlot.)

Sinds juli 2019 verloopt deze procedure ONLINE! Ter vervanging van de arrival form wordt vanaf nu gewerkt met een e-formulier (*). Ook de studenten die hun verblijfsdocument (A kaart, bijlage 33, bijlage 3ter,…) willen verlengen, gebruiken het e-formulier ter vervanging van een eerste loketbezoek. De student zal een flow doorlopen waarbij gegevens en documenten opgevraagd worden. Deze gegevens worden verwerkt en vervolgens wordt de student aan het loket uitgenodigd. Geef dan een beursbrief mee: voorbeeld brief Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ).
(*) Voor vragen over het e-formulier kunt u zich richten tot internationalstudent@stad.gent.

BELANGRIJK!
Geef ook mee dat de student bij vertrek een 'declaration of departure' formulier dient in te vullen en op te sturen naar/af te geven bij Stad Gent. Zich niet uitschrijven kan voor problemen zorgen bij eventuele terugkeer naar België op een later tijdstip.

Voor Master students (Study Scholarship) minimum 6 maand - maximum 2 jaar

  • Een registratie aan UGent gebeurt via de afdeling Studentenadministratie. Na toelating aan het programma stuurt de afdeling Studentenadministratie een toelatingsbrief.Bij uiteindelijke inschrijving zal de student een factuur van tuition fee moeten betalen. Indien de student geen Belgisch rekeningnummer heeft, kan dit als volgt betaald worden: via Interne transfer : in SAP MijnApps/Financiën/Overboeking en dan “overboeking via interne transfer en dan “interne transfer”. Gebruik kostenplaats ALGCA1002 als ontvanger. Daarna de info met nummer overboeking (1000xxx),  studentennummer en naam mailen naar derdebetaler@ugent.be die de overboeking dan linken aan de juiste factuur.

Indien u bij aanvang van de kamerverhuur niet doorgaf dat de kamer op het project mocht worden geboekt zal de student een factuur op zijn naam krijgen. De student moet dan zelf de overschrijving betalen, als hij/zij geen rekening heeft kan dat in de post, of een medewerker kan het doen in zijn/haar plaats.

Sinds juli 2019 verloopt deze procedure ONLINE! Ter vervanging van de arrival form wordt vanaf nu gewerkt met een e-formulier. Ook de studenten die hun verblijfsdocument (A kaart, bijlage 33, bijlage 3ter,…) willen verlengen, gebruiken het e-formulier ter vervanging van een eerste loketbezoek. De student zal een flow doorlopen waarbij gegevens en documenten opgevraagd worden. Deze gegevens worden verwerkt en vervolgens wordt de student aan het loket uitgenodigd. Geef dan een beursbrief mee:  voorbeeld brief Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ).
(*) Voor vragen over het e-formulier kunt u zich richten tot internationalstudent@stad.gent .

BELANGRIJK!
Geef ook mee dat de student bij vertrek een 'declaration of departure' formulier dient in te vullen en op te sturen naar/af te geven bij Stad Gent.
Zich vergeten uitschrijven kan voor problemen zorgen bij eventuele terugkeer naar België op een later tijdstip.

 Voor doctoraatsstudenten (PhD scholarships)

  • Registratie aan de UGent als doctoraatstudent. Dit gebeurt het best voor de start van het doctoraat via OASIS.

Bij uiteindelijke inschrijving zal de student een factuur van tuition fee(*) moeten betalen, indien de student geen rekeningnummer hier heeft, kan u dit als volgt betalen: via Interne transfer : in SAP MijnApps/Financiën/Overboeking en dan “overboeking via interne transfer en dan “interne transfer”. Gebruik kostenplaats ALGCA1002 als ontvanger. Daarna de info met nummer overboeking (1000xxx), studentennummer en naam mailen naar derdebetaler@ugent.be die de overboeking dan linken aan de juiste factuur.
(*) Doctoraatsstudenten afkomstig uit één van de landen die niet in de eerste 2 kolommen van OESO/DAC staan o.a. Congo, Marokko, Cuba, Kenya, Ecuador, Bolivia, Filipijnen, Indonesië, Nicaragua, Peru, Vietnam, Zuid-Afrika… moeten hun uitnodigingsbrief meenemen om te tonen dat ze een beurs ontvangen binnen een VLIR-project waardoor ze verlaagd inschrijvingstarief krijgen. Indien ze online inschrijven in de Oasis tool kunnen ze dit document mailen naar enrol@ugent.be, of indien de doctoraatsstudent een foutieve factuur ontvangt (waar het verlaagd inschrijvingstarief niet toegepast werd), kan de student een mail sturen naar studiegeld@ugent.be samen met zijn uitnodigingbrief zodat de factuur aangepast kan worden.

(vermeld bij de aanvraag uw contactpersoon uit onze cel, dan gaat de afhandeling vlot.)
Indien u bij aanvang van de kamerverhuur niet doorgaf dat de kamer op het project mocht worden geboekt zal de student een factuur op zijn naam krijgen. De student moet dan zelf de overschrijving betalen, als hij/zij geen rekening heeft kan dat in de post, of een medewerker kan het doen in zijn/haar plaats.

Sinds juli 2019 verloopt deze procedure ONLINE! Ter vervanging van de arrival form wordt vanaf nu gewerkt met een e-formulier. Ook de studenten die hun verblijfsdocument (A kaart, bijlage 33, bijlage 3ter,…) willen verlengen, gebruiken het e-formulier ter vervanging van een eerste loketbezoek. De student zal een flow doorlopen waarbij gegevens en documenten opgevraagd worden. Deze gegevens worden verwerkt en vervolgens wordt de student aan het loket uitgenodigd.  Geef dan een beursbrief mee:  voorbeeld brief Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ).
(*) Voor vragen over het e-formulier kunt u zich richten tot internationalstudent@stad.gent.   

BELANGRIJK!
Geef ook mee dat de student bij vertrek een 'declaration of departure' formulier dient in te vullen en op te sturen naar/af te geven bij Stad Gent. Zich niet uitschrijven kan voor problemen zorgen bij eventuele terugkeer naar België op een later tijdstip.

Aanvraag budgetoverdrachten, budgetverschuivingen en verlengingen aan VLIR-UOS

Voor de projecten gestart vanaf 1/1/2017 is er een automatische overdracht van het resterende budget naar het volgende budgetjaar. Budgetoverdrachten moeten hiervoor dus niet meer aangevraagd te worden.

Verschuivingen tussen budgetposten binnen een projectjaar dienen enkel aangevraagd te worden indien:

The shift in the total budget line for personnel or investment costs is higher than € 10.000 as compared to the initial budget line total (for the whole project).
and
the shift amounts to more than 30% as compared to the initial budget line total (for the whole project) foreseen for the budget line for personnel or investment costs.

Rapportering

Voor elk TEAM/SI -project dient jaarlijks een financieel (Annual Financial Report-AFR) en een activiteitenverslag (Annual Progress Report-APR) opgemaakt en vóór 31 oktober aan VLIR-UOS bezorgd te worden. Om beide verslagen tijdig te kunnen verwerken, vragen wij u dit ten laatste 15 september (AFR) en 15 oktober (APR) in te dienen bij uw ICOS.

Het verantwoordingsproces:

VÓÓR 31 OKTOBER   

FASE 1: De vakgroep bereidt zich (en de lokale partner) voor.
Bij afloop van het activiteitenjaar wordt u door ons op de hoogte gebracht van de nakende verantwoording. Op dit moment kan u de partner(s) herinneren aan de aan te leveren 1D met bijhorende bewijsstukken (indien u deze nog niet heeft ontvangen).
FASE 2: De vakgroep maakt de verslagen op en bezorgt deze aan de ICOS.
De VLIR-UOS formaten en richtlijnen voor het financieel en activiteitenverslag of voor de aanvraag van een budgetverschuiving vindt u terug op de webpagina ‘FYP2 reporting formats’.

A.    Het AFR (Annual Financial Report)

Deze macro omvat het financiële overzicht waarbij tabblad 1B de 1C (uitgaven UGent) en 1D (uitgaven lokale partner) totaliseert:

De 1C:  Alle uitgaven in dit onderdeel moeten zichtbaar zijn op de juiste budgetplaats in SAP. Kosten die op een andere budgetplaats of verkeerdelijk op deze grant werden aangerekend moeten overgeboekt worden. Via het Excel-sjabloon 'ZFI_Bestedingen' kan u deze controle uitvoeren. Dit sjabloon dient u samen met het AFR in bij uw financieel projectbeheerder (ICOS).

De 1D: Dit onderdeel lijst alle uitgaven van de partner(s) op. Voor elke uitgave dient een bewijsstuk voorgelegd te worden aan DOZA. Deze bewijsstukken dienen genummerd te zijn naar analogie met de nummering in de 1D. Van deze bewijsstukken bezorgt u enkel een scan (via e-mail of WeTransfer) aan de ICOS. De papieren versies van de bewijsstukken worden bewaard bij de lokale partner of op de vakgroep.

De 1D wordt overigens bij de Directie Financiën gebruikt voor het afboeken van de voorschotten die reeds betaald zijn, maar nog in obligo staan op het project. We willen wel de nadruk leggen op het verschil tussen voorschotten aan de partner en persoonlijke voorschotten.

  • Voorschotten aan de partner: Geld wordt gestort op de rekening van de partner. Het bedrag komt in SAP in obligo te staan. Deze obligo’s worden afgeboekt met bewijzen die opgenomen worden in de 1D. Te gebruiken aanvraagformulier: ‘SJ03 aanvraag voorschot VLIR UOS Zuid partner’.
  • Persoonlijke voorschotten: Bedragen worden gestort op de persoonlijke rekening en komt in SAP in obligo te staan. Nadien wordt een weekrapport opgemaakt met bijgevoegde bewijsstukken. Let op!!: gemaakte kosten moeten opgenomen worden in de 1C! Te gebruiken aanvraagformulier: ‘Aanvraag voorschot’.

B.    Het APR (Annual Progress Report)

Het inhoudelijk verslag wordt samen met het AFR door DOZA ingediend bij VLIR-UOS.  ‘One single submission’ geldt, bijgevolg kunnen we pas indienen als beide rapporten klaar zijn.

FASE 3: Controle door uw ICOS/financieel projectbeheerder
Uw ICOS/financieel projectbeheerder voert een volledige controle uit op de ingediende rapporten.

FASE 4: Steekproefcontroles door DFIN
Er worden steekproefcontroles uitgevoerd op de 1C en 1D door de  Directie Financiën. Na goedkeuring wordt het financieel verslag ondertekend door de Directeur Financiën.

FASE 5: Indiening van de verantwoording bij VLIR-UOS
Na ondertekening van het AFR is de ICOS/financieel projectbeheerder die het AFR en het APR overmaakt aan VLIR-UOS.. Alle communicatie omtrent deze rapporten verloopt via de VLIR UOS databank. VLIR-UOS zal bijgevolg ook de opmerkingen niet meer via mail bezorgen. Op de website van VLIR-UOS staat een korte handleiding die u hierbij stap voor stap begeleidt.

NA 31 OKTOBER

FASE 6: Nazicht door VLIR-UOS en recht van antwoord voor de promotor
VLIR-UOS voert een eerste controle uit op de ingediende verslagen. Daarna krijgt de promotor de mogelijkheid voor het indienen van de opgevraagde bewijsstukken en een aangepast financieel en/of inhoudelijk rapport. De indiening van deze nieuwe versie gebeurt door de vakgroep of ICOS.

FASE 7: Het bevestigen van de definitieve versie
VLIR-UOS bezorgt na deze herziening een definitieve versie van het AFR voor ondertekening. Deze versie wordt getekend door de UGent-promotor. De ICOS/financieel projectbeheerder dient de definitieve versie in bij VLIR-UOS.