Draaiboek TEAM, Zuidinitiatieven VLIR-UOS, Global Minds (gedeeltelijk)

Het VLIR-UOS contract krijgt van de afdeling Onderzoekscoördinatie een intern projectnummer (13Vxxxxx). Dit wordt gelinkt aan een basis wbs-element (B/xxxxx/01, fonds IV2).

Op basis van het contract wordt het wbs-element aangemaakt voor de volledige duur van het project. Bij projecten van vóór 2017 werd per werkingsjaar een andere kredietlijn aangemaakt. Voor een project van 5 jaar was het eerste werkingsjaar B/xxxxx/01, het tweede B/xxxxx/02, het derde B/xxxxx/03 etc.

Voor projecten vanaf 2018 werken we enkel met B/xxxxx/01.
2017 was een overgangsjaar met B/xxxxx/01 (2017 budget) en B/xxxxx/02 (ander jaar).

Het volledige budget van uw project wordt geprefinancierd door UGent. De vorderingen aan VLIR-UOS gebeuren centraal door de financieel projectbeheerder.

De financieel projectbeheerders zijn:

De promotor van het project vult een IWETO-formulier in en stuurt dit door naar iweto@UGent.be.

Uitgaven

    De budgetten van de VLIR-UOS projecten worden meestal in 1 SAP-heading "uitgaven" onderverdeeld.

    In uitzonderlijke gevallen worden de budgetten verder opgesplitst.

    Aankoop van apparatuur en vrijstelling van btw

    Elke budgethouder (of proxy) kan in het kader van het VLIR-UOS project aankopen verrichten en volgt daarbij de regels voor aankopen aan UGent.

    Er kunnen alleen investeringsgoederen gebudgetteerd worden in het partnerland. Indien er door een bepaalde reden (bijv. beschikbaarheid) toch aankopen gebeuren en gebudgetteerd worden in België, dan moet een bewijs van shipment (bewijs van shipment) of een ontvangstverklaring van de partner worden toegevoegd aan het bewijsstuk.

    Er mag geen btw aangerekend worden op aankopen verricht in België of in een EU-land bestemd voor het partnerland; de invoertaksen vallen ten laste van de partnerinstellingen. Meer info over vrijstelling btw en invoerrechten of UOS en btw.

    Let op: bij aankopen in een derde niet-EU land bv. USA (doorvoer) is het veel moeilijker om btw-vrijstelling te bekomen. Je kan enkel nog btw-vrijstelling bekomen als de goederen geregistreerd zijn in het ‘New Computerised Transit System’ én onder douanetoezicht staan.

    Ook bij aankoop van goederen in België of in een EU-land is een bestelling voor het project btw-vrij. Op de SAP-bestelbon en de uiteindelijke factuur vermeld je het volgende: "Uitvoer - Vrijstelling van btw – Artikel 42, §3, eerste lid, 10° van het btw-Wetboek – Vergunning nr. E.T.77.800/155".
    De leverancier brengt dezelfde vermelding aan op de factuur, samen met het inschrijvingsnummer van de bestelbon en het btw nummer van de Universiteit Gent (BE02 4801 5142).

    Aankopen bij VWR, Sigma en andere firma's die hun catalogus aanbieden in SAP, dienen toch via de "oude" manier te gebeuren wanneer het voor verzending naar het buitenland is. Dit gebeurt dus via een offerte en een bestelbon waarop de bovengenoemde vrijstellingsregel en het btw-nummer van UGent staan vermeld.

    Voorschot voor de partnerinstelling

    Om een som geld naar de partnerinstelling te storten bezorg je de volgende zaken aan jouw financieel projectbeheerder:

    1. Een ingevuld en ondertekend formulier SJ03_Aanvraag voorschot VLIR-UOS zuid partner.
    2. De afrekeningslijst (AFR) 'model 1D' als verantwoording dat 60% van eerdere voorschotten werd opgebruikt door de zuidpartner. De format van dit afrekeningsdocument kan je vinden onder 'Annual financial report (AFR)'. Voor het eerste voorschot hoef je dit nog niet te doen.
    3. De daarbij horende scans van de facturen

    Meer info over de werking van de voorschotten vindt u bij het onderdeel 'Rapportering' met betrekking tot de 1D.

    In SAP kan je zien of en wanneer het voorschot aan de partner werd betaald door de stand van open en vereffende posten op die crediteur na te kijken.

    Gebruik hiervoor de verkorte code FBL1N (Crediteuren postenlijst). Vul het 2000xxxxx nummer in en vink onder 'soort' alles aan. In de laatste kolom zie je de vereffeningsdatum.

    Als je partner een betaalbewijs wil, kan je dubbelklikken bij de tekst. Je krijgt dan een venster dat je kan doorsturen naar de partner als printscreen. De meeste hebben voldoende met die info. Indien men een soort van betalingsbewijs van de bank wil, kunnen we enkel een bewijs van onze betaling naar de crediteur geven, dat kan je aanvragen bij .

    Specifiek voor CUBA:
    Omdat ING niet mag werken met Cuba (heeft US aandeelhouders), werken we in afwachting van een betere procedure die in onderhandeling is, met akkoord van DFIN, via de privé rekening van bv. de promotor hier aan de UGent of een medewerker die NIET bij de ING bank zit (en ook niet bij BNP/Fortis) maar bv Dexia, Belfius, KBC,…die tot nader order wel nog overschrijven naar Cuba.
    Hierbij wordt dus een crediteur aangemaakt op naam en land van de partner maar met de betalingsgegevens van die UGent medewerker. Op de aanvraag voorschot VLIR wordt dan dit crediteurnummer van de partner gezet, maar bij de gegevens mogen de gegevens van de persoon staan die het geld zal ontvangen en doorstorten. Bij de opmerking vermeld je duidelijk dat het geld  via Betalingsontvanger X gaat en niet naar partner wegens betalingsproblemen ING/Cuba. Op die manier zijn alle partijen ingedekt tegen controles.

    Coördinatiekosten en bench fee (budgetoverdracht) / supervision allowance

    Deze overboekingen kan je zelf doen in Apollo:
    kies “Financiën” en daar dan “Overboekingen” en daar dan “overboeking via interne transfer” en dan de keuze “benchfee” dus die zonder overhead. Dit kan je ook gebruiken voor de coördinatiekosten.

    Ontvangst buitenlandse bezoekers en bursalen

    Lees zeker de richtlijnen en beursbedragen voor bursalen (Short term allowances, Study scholarships and PhD scholarships)

      1. Bezoeker (maximum 21 dagen)

      1. Verstuur een uitnodigingsbrief naar de bezoeker (via e-mail)

      2. Vul minstens 2 maanden vóór vertrek het DGD formulier in (DGD formulier) en bezorg dit aan jouw financieel projectbeheerder zodat de procedure voor de aanvraag van het visum kan worden gestart

      3. Zoek een hotel (max. 100 euro / nacht) of een studio aan de UGent

      4. Sluit een verzekering af

      Zie onderaan voor het aangifteformulier.

      6. Registreer als bezoeker aan de UGent

      Belangrijk: vermeld bij de aanvraag uw contactpersoon uit onze cel, dan gaat de afhandeling vlot.

      7. Betaal de per diem uit (75 euro / nacht): dit kan je zelf, als jouw vakgroep over een kasboek beschikt. Zo niet kan je een volmacht brief aanvragen zodat de bezoeker het geld kan afhalen bij de ING bank op de Kouter via uw financieel projectbeheerder. Zie verder bij uitbetaling van beurzen aan studenten of per diem aan bezoekers. Bekijk de hotel allowances and per diem amounts.

      8. Om uw bezoeker onmiddellijk toegang te kunnen geven tot het internet in de homes, dient u zelf een guest account voor hem/haar aan te vragen bij DICT.

          2. Kort verblijf (Short term allowances) maximum 6 maanden/ Master /PhD

              1. Verstuur een uitnodigingsbrief naar de bezoeker (via e-mail)

              2. Vul minstens 2 maanden vóór vertrek het DGD formulier (DGD formulier) in en bezorg dit aan jouw financieel projectbeheerder zodat de procedure voor de aanvraag van het visum kan worden gestart

              3. Boek een kamer. Bij een verblijf van maximum 3 maanden is het boeken van de kamer in de homes van universiteit Gent gelinkt aan de aanvraag van de bezoekerskaart (zie punt 6). Indien u bij aanvang van de kamerverhuur niet doorgaf dat de kamer op het project mocht worden geboekt zal de student een factuur op zijn naam krijgen. We overleggen op dit moment of dit via een interne factuur kan betaald worden, maar zolang dit nog niet kan moet de student zelf de overschrijving betalen, als hij/zij geen rekening heeft kan dat in de post, of een medewerker kan het doen in zijn/haar plaats

              4. Open een bankrekening (zie hierboven bij uitbetalen van beurzen)

              5. Sluit een verzekering af

              Zie onderaan voor het aangifteformulier medische kosten (Europese).

              6. Registreer aan de UGent als:

              Belangrijk: vermeld bij de aanvraag uw contactpersoon uit onze cel, dan gaat de afhandeling vlot.

              7. Verwittig de bursaal om zich in te schrijven in het vreemdelingenregister van de Stad Gent.

              NIEUW: sinds juli 2019 verloopt deze procedure ONLINE! Ter vervanging van de arrival form wordt vanaf nu gewerkt met een e-formulier (*). Ook de studenten die hun verblijfsdocument (A kaart, bijlage 33, bijlage 3ter,…) willen verlengen, gebruiken het e-formulier ter vervanging van een eerste loketbezoek. De student zal een flow doorlopen waarbij gegevens en documenten opgevraagd worden. Deze gegevens worden verwerkt en vervolgens wordt de student aan het loket uitgenodigd. Geef dan een beursbrief mee:  voorbeeld brief Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ).
              (*) Voor vragen over het e-formulier kunt u zich richten tot internationalstudent@stad.gent.

              BELANGRIJK!
              Geef ook mee dat de student bij vertrek een 'declaration of departure' formulier dient in te vullen en op te sturen naar/af te geven bij Stad Gent. Zich niet uitschrijven kan voor problemen zorgen bij eventuele terugkeer naar België op een later tijdstip.
              Meer info over vertrek en uitschrijven vind je hier.

              8. Zie verder voor uitbetaling van de beurs.

              Master student (Study Scholarship), minimum 6 maand - maximum 2 jaar

                Een registratie aan UGent gebeurt via de afdeling Studentenadministratie. Na toelating aan het programma stuurt de afdeling Studentenadministratie een toelatingsbrief.
                Bij uiteindelijke inschrijving zal de student een factuur van tuition fee moeten betalen, indien de student geen rekening nummer hier heeft, kan u dit als volgt betalen: maak een interne bestelbon op voor deze betaling aan leverancier CA10 met artikelnummer 3000033 en stuur het SAP bestelbonnummer naar , zij sturen dan de correcte verkoopfactuur die voor betaling naar DFIN kan.

                1. Verstuur een uitnodigingsbrief naar de bezoeker (via e-mail)

                2. Vul minstens 2 maanden vóór vertrek het DGD formulier (DGD formulier) in en bezorg dit aan jouw financieel projectbeheerder zodat de procedure voor de aanvraag van het visum kan worden gestart

                3. Boek een kamer

                Indien u bij aanvang van de kamerverhuur niet doorgaf dat de kamer op het project mocht worden geboekt zal de student een factuur op zijn naam krijgen. We overleggen op dit moment of dit via een interne factuur kan betaald worden, maar zolang dit nog niet kan moet de student zelf de overschrijving betalen, als hij/zij geen rekening heeft kan dat in de post, of een medewerker kan het doen in zijn/haar plaats

                4. Open een bankrekening (zie hierboven bij uitbetalen van beurzen)

                5. Sluit een verzekering af

                Zie onderaan voor het aangifteformulier medische kosten (Europese).

                6. Verwittig de bursaal om zich in te schrijven in het vreemdelingenregister van de Stad Gent

                NIEUW: sinds juli 2019 verloopt deze procedure ONLINE! Ter vervanging van de arrival form wordt vanaf nu gewerkt met een e-formulier. Ook de studenten die hun verblijfsdocument (A kaart, bijlage 33, bijlage 3ter,…) willen verlengen, gebruiken het e-formulier ter vervanging van een eerste loketbezoek. De student zal een flow doorlopen waarbij gegevens en documenten opgevraagd worden. Deze gegevens worden verwerkt en vervolgens wordt de student aan het loket uitgenodigd. Geef dan een beursbrief mee:  voorbeeld brief Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ).
                (*) Voor vragen over het e-formulier kunt u zich richten tot internationalstudent@stad.gent.

                BELANGRIJK!
                Geef ook mee dat de student bij vertrek een 'declaration of departure' formulier dient in te vullen en op te sturen naar/af te geven bij Stad Gent.
                Zich vergeten uitschrijven kan voor problemen zorgen bij eventuele terugkeer naar België op een later tijdstip.
                Meer info over vertrek en uitschrijven vind je hier.

                7. Zie verder voor uitbetaling van de beurs.

                  Doctoraatsstudent (PhD scholarship)

                    Het indienen van een PhD dossier gebeurt bij de afdeling Studentenadministratie.

                    Een doctoraatsonderwerp en mogelijke promotor wordt bij de decaan ingediend en wordt daar ter goedkeuring voorgelegd aan de faculteitsraad.

                    Na goedkeuring stuurt de afdeling Studentenadministratie een toelatingsbrief.
                    Bij uiteindelijke inschrijving zal de student een factuur van tuition fee(*) moeten betalen, indien de student geen rekening nummer hier heeft, kan u dit als volgt betalen: maak een interne bestelbon op voor deze betaling aan leverancier CA10 met artikelnummer 3000033 en stuur het SAP bestelbonnummer naar , zij sturen dan de correcte verkoopfactuur die voor betaling naar DFIN kan.
                    (*) Doctoraatsstudenten afkomstig uit één van de landen die niet in de eerste 2 kolommen van OESO/DAC staan o.a. Marokko, Palestina, Cuba, Ecuador, Bolivia, Filipijnen, Indonesië, Nicaragua, Peru, Vietnam, Zuid-Afrika… moeten hun uitnodigingsbrief meenemen om te tonen dat ze een beurs ontvangen binnen een VLIR project waardoor ze verlaagd inschrijvingstarief krijgen.

                    1. Verstuur een uitnodigingsbrief naar de bezoeker (via e-mail)

                    2. Vul minstens 2 maanden vóór vertrek het DGD formulier (DGD formulier) in en bezorg dit aan jouw financieel projectbeheerder zodat de procedure voor de aanvraag van het visum kan worden gestart

                    3. Boek een kamer. Bij een verblijf van maximum 3 maanden is het boeken van de kamer in de homes van universiteit Gent gelinkt aan de aanvraag van de bezoekerskaart (< 90 dagen)

                    Belangrijk: vermeld bij de aanvraag uw contactpersoon uit onze cel, dan gaat de afhandeling vlot.
                    Indien u bij aanvang van de kamerverhuur niet doorgaf dat de kamer op het project mocht worden geboekt zal de student een factuur op zijn naam krijgen. We overleggen op dit moment of dit via een interne factuur kan betaald worden, maar zolang dit nog niet kan moet de student zelf de overschrijving betalen, als hij/zij geen rekening heeft kan dat in de post, of een medewerker kan het doen in zijn/haar plaats

                    4. Open een bankrekening (zie hierboven bij uitbetalen van beurzen)

                    5. Sluit een verzekering af

                    Zie onderaan voor het aangifteformulier medische kosten (Europese).

                    6. Registratie aan de UGent als doctoraatstudent. Dit gebeurt het best voor de start van het doctoraat via OASIS.

                    7. Verwittig de bursaal om zich in te schrijven in het vreemdelingenregister van de Stad Gent.

                    NIEUW: sinds juli 2019 verloopt deze procedure ONLINE! Ter vervanging van de arrival form wordt vanaf nu gewerkt met een e-formulier. Ook de studenten die hun verblijfsdocument (A kaart, bijlage 33, bijlage 3ter,…) willen verlengen, gebruiken het e-formulier ter vervanging van een eerste loketbezoek. De student zal een flow doorlopen waarbij gegevens en documenten opgevraagd worden. Deze gegevens worden verwerkt en vervolgens wordt de student aan het loket uitgenodigd.  Geef dan een beursbrief mee:  voorbeeld brief Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ).
                    (*) Voor vragen over het e-formulier kunt u zich richten tot internationalstudent@stad.gent.

                    BELANGRIJK!
                    Geef ook mee dat de student bij vertrek een 'declaration of departure' formulier dient in te vullen en op te sturen naar/af te geven bij Stad Gent. Zich niet uitschrijven kan voor problemen zorgen bij eventuele terugkeer naar België op een later tijdstip.
                    Meer info over vertrek en uitschrijven vind je hier.

                    8. Zie hieronder voor uitbetaling van de beurs.

                    Uitbetaling van beurzen aan studenten of per diems aan bezoekers.

                    1. Heb je een kasboek dat jou toelaat cash geld af te halen, dan kan je de uitbetaling van beurzen of per diem zelf doen.

                    2. Heeft de student een Belgische bankrekening, gelieve dit document vervolledigd aan jouw projectbeheerder te bezorgen. Zij zal deze opladen in SAP.

                    Opmerking:

                    • Kolom K wordt automatisch berekend op basis van de kolommen D en E en mag niet handmatig worden ingevuld. Ook wanneer je een volledige lijn kopieert kan dit problemen geven.
                    • Het studentennummer kan je vinden in Oasis. Vóór het nummer vul je in kolom B 'ST' in. Bijvoorbeeld ST01701037.
                    • Benodigde documenten om een rekening te openen zijn: paspoort, bewijs van inschrijving, beursdocument  en contract huisvesting.

                    3. Heeft de student (nog) geen Belgische bankrekening, dan kan je volgende gegevens bezorgen aan jouw projectbeheerder ten laatste 1 week voor aankomst. Jouw projectbeheerder stuurt deze gegevens door naar de bank (ING, kouter 173, Gent) en maakt een afspraak voor hem/haar. De bursaal kan hiervoor een brief bij ons komen afhalen (Het Pand, Onderbergen 1, 9000 Gent) en aansluitend naar de bank gaan.
                    Iemand anders kan ook in plaats van de bursaal naar de bank gaan. Gelieve in dit geval de gegevens van die persoon in te vullen.
                    Opgelet: De afspraak bij de bank is op datum, afwijkingen van deze dag moeten op voorhand worden doorgegeven aan de bank.

                    Om een rekening te openen voor uw bezoeker gaat u best naar de KBC bank op de Kouter, of maakt een afspraak met .
                    Benodigde documenten zijn paspoort,  Letter of enrolment, beursdocument en contract huisvesting.
                    Opgelet: bij het open van een rekening bij ING Kouter wordt naast een paspoort, een Letter of enrolment en een huurcontract met officieel adres ook een ‘Bewijs van inschrijving bij immigratie stad Gent’ opgevraagd.

                    Aanvraag budgetoverdrachten, budgetverschuivingen en verlengingen aan VLIR-UOS

                    voor de projecten gestart vanaf 1/1/2017:
                    is er een automatische overdracht van het budget naar het volgende jaar. Ook verschuivingen tussen budgetposten zijn veel flexibeler:

                    • The shift in the total budget line for personnel or investment costs is higher than € 10.000 as compared to the initial budget line total (for the whole project).
                    • and the shift amounts to more than 30% as compared to the initial budget line total (for the whole project) foreseen for the budget line for personnel or investment costs.

                    voor de oudere projecten:

                    Wat met een aanvraag van:

                    • Een budgetoverdracht tussen werkingsjaren
                    • Een budgetverschuiving tussen budgetposten
                    • Een verlenging van de projectduur

                    Procedure en in te vullen documenten vind onder Budget reallocation, budget transfer or extension. Dit stuur je ingevuld door naar een VLIR-UOS contactpersoon.

                    Indien de wijziging wordt goedgekeurd past de financieel projectbeheerder van de UGent alles aan in SAP.

                    Rapportering

                    Voor elk TEAM/SI/JOINT-project dient jaarlijks een financieel (Annual Financial Report) en een activiteitenverslag (Annual Progress Report) opgemaakt en vóór 28 februari aan VLIR-UOS bezorgd te worden. Om beide verslagen tijdig te kunnen verwerken, vragen wij u dit ten laatste 15 januari (AFR) en 31 januari (APR) in te dienen bij uw ICOS.

                    Het verantwoordingsproces

                    VÓÓR 28 FEBRUARI


                    FASE 1: De vakgroep bereidt zich (en de lokale partner) voor
                    Bij afloop van het activiteitenjaar wordt u door ons op de hoogte gebracht van de nakende verantwoording. Op dit moment kan u de partner(s) herinneren aan de aan te leveren 1D met bijhorende bewijsstukken (indien u deze nog niet heeft ontvangen).


                    FASE 2: De vakgroep maakt de verslagen op en bezorgt deze aan de ICOS
                    De VLIR-UOS formaten en richtlijnen voor het financieel en activiteitenverslag of voor de aanvraag van een budgetverschuiving vindt u terug op 'Guidelines and Forms TEAM/SI/JOINT'.


                    A.    Het AFR (Annual Financial Report)
                    Deze macro omvat het financiële overzicht waarbij tabblad 1B de 1C (uitgaven UGent) en 1D (uitgaven lokale partner) totaliseert:

                    • De 1C:  Alle uitgaven in dit onderdeel moeten zichtbaar zijn op het juiste WBS in SAP. Kosten die op een ander WBS of verkeerdelijk op dit WBS werden aangerekend moeten overgeboekt worden. Via het Excel-sjabloon 'Overzicht Aanrekeningen' kan u deze controle uitvoeren. Dit sjabloon dient u samen met het AFR in bij uw financieel projectbeheerder (ICOS).
                    • De 1D: Dit onderdeel lijst alle uitgaven van de partner(s) op. Voor elke uitgave dient een bewijsstuk voorgelegd te worden aan DOZA. Deze bewijsstukken dienen genummerd te zijn naar analogie met de nummering in de 1D. Van deze bewijsstukken bezorgt u enkel een scan (via e-mail of WeTransfer) aan de ICOS. De papieren versies van de bewijsstukken worden bewaard op de vakgroep.

                    De 1D wordt overigens bij de Directie Financiën gebruikt voor het afboeken van de voorschotten die reeds betaald zijn, maar nog in obligo staan op het project. We willen wel de nadruk leggen op het verschil tussen voorschotten aan de partner en persoonlijke voorschotten.
                    •    Voorschotten aan de partner: Geld wordt gestort op de rekening van de partner. Het bedrag komt in SAP in obligo te staan. Deze obligo’s worden afgeboekt met bewijzen die opgenomen worden in de 1D. Te gebruiken aanvraagformulier: ‘SJ03 aanvraag voorschot VLIR UOS Zuid partner’.
                    •    Persoonlijke voorschotten: Bedragen worden gestort op de persoonlijke rekening en komt in SAP in obligo te staan. Nadien wordt een weekrapport opgemaakt met bijgevoegde bewijsstukken. Let op!!: gemaakte kosten moeten opgenomen worden in de 1C! Te gebruiken aanvraagformulier: ‘Aanvraag voorschot’.

                    B.    Het APR (Annual Progress Report)
                    Het inhoudelijk verslag wordt samen met het AFR door DOZA ingediend bij VLIR-UOS. Dit kan ook later - in overleg met de ICOS - overgemaakt worden, omdat dit document geen bijkomend nazicht van DFIN vereist.

                    C.    Een aanvraag budgetwijziging
                    Als de kosten te veel verschillen met de geraamde budgettering, kan u een budgetwijziging aanvragen.


                    FASE 3: Controle door uw ICOS
                    Uw ICOS voert een volledige controle uit op de ingediende stukken. Zij kijkt of elke gemaakte kost op het project mag aangerekend worden. De ICOS heeft 2 weken voor deze volledige controle en dient daarna in bij de cel Financieel Projectbeheer DOZA (FP PB).


                    FASE 4: Steekproefcontroles door FP PB en DFIN
                    Er worden steekproefcontroles uitgevoerd op de 1C en 1D door de FP PB en de Directie Financiën. Na goedkeuring wordt het financieel verslag ondertekend door de Directeur Financiën.
                    Directie Financiën houdt zich het recht voor een week te rekenen om elke (her)indiening te controleren. Bij onregelmatigheden in de indiening moet opnieuw contact opgenomen worden met de vakgroep. Bij herindiening start opnieuw de looptijd van 1 week. Op basis van deze indiening van de 1D wordt het voorschot, dat reeds aan de partner overgemaakt werd, in SAP afgeboekt.


                    FASE 5: Indiening van de verantwoording bij VLIR-UOS
                    Na ondertekening van het AFR is het de FP PB die via e-mail het AFR, APR en de eventuele aanvraag voor budgetoverdracht overmaakt aan de VLIR-UOS met promotor en betrokken partners in kopie.


                    NA 28 FEBRUARI


                    FASE 6: Nazicht door VLIR-UOS en 1 recht van antwoord voor de promotor
                    VLIR-UOS voert een eerste controle uit op de ingediende verslagen. Daarna krijgt de promotor één mogelijkheid voor het indienen van de opgevraagde bewijsstukken, antwoorden en een aangepast financieel en/of inhoudelijk rapport. De voorziene termijn voor deze herziening is 1 maand. De indiening van deze nieuwe versie gebeurt door de vakgroep met ICOS en FP PB in kopie.


                    FASE 7: Het bevestigen van de definitieve versie
                    VLIR-UOS bezorgt na deze herziening een definitieve versie van het AFR voor ondertekening. Deze versie wordt opnieuw ondertekend door de Directeur Financiën. De PF PB dient de definitieve versie in bij VLIR-UOS.
                    Indien er wijzigingen zijn ten opzicht van de eerste versie, moet dit ook aangepast worden in SAP:

                    • Geweigerde kosten in 1C: kosten moeten weggeboekt worden van het WBS naar een kas of ander WBS.
                    • Geweigerde kosten in 1D: het voorschot dat eerder werd afgeboekt in SAP wordt aangepast conform de definitieve versie.

                    Vorderingen en terugbetalingen aan VLIR-UOS

                    Stortingen aan en van VLIR-UOS worden geregeld via jouw financieel projectbeheerder.

                    In English please?

                    Guidelines TEAM and South Initiatives VLIR-UOS.

                    Nuttige links en documenten