Wegwijzer Tuchtprocedure voor klachten (ingediend) vanaf 13 september 2025

Een tuchtprocedure is een interne sanctieprocedure waarbij onderzocht en beslist wordt of een personeelslid of een student een ernstige fout beging. Indien de feiten bewezen worden verklaard, zal een tuchtsanctie worden opgelegd. Een tuchtprocedure heeft bijgevolg als enig doel en uitkomst het opleggen van een tuchtsanctie aan een personeelslid of student die een ernstige fout beging.

Via onderstaande FAQ maken we jou wegwijs in het verloop van tuchtprocedures aan de UGent. Vind je geen antwoord op jouw vraag of wil je een bepaalde casus bespreken, neem dan contact op met juridischezaken@UGent.be.

Wat zijn tuchtfeiten?

Tuchtfeiten zijn ernstige tekortkomingen aan de ambts of professionele plichten voor personeel of ernstige fouten in het kader van de activiteiten en handelingen als student. Ook wie anderen aanzet tot het plegen van tuchtfeiten of hieraan heeft meegewerkt, kan aan de tuchtprocedure onderworpen worden. Tuchtfeiten worden niet beperkend opgesomd. Enkele voorbeelden: grensoverschrijdend gedrag, discriminatie, racisme, geweld, stalking, diefstal, vandalisme, schriftvervalsing, fraude, het niet naleven van de UGent-reglementering, …

Ook ernstige fouten begaan in het privéleven kunnen tuchtrechtelijk vervolgd worden wanneer volgende voorwaarden cumulatief vervuld zijn: a) het gaat om strafrechtelijk sanctioneerbare feiten, en b) wat gebeurd is, heeft een negatieve weerslag op het functioneren of de werking van de dienst wat personeel betreft of op de werking van de UGent wat studenten betreft (vb. het geven van lessen, de impact op een stageplaats, het leven in een studentenhome) of heeft een ernstige negatieve impact op het welzijn van of de samenwerking met andere medewerkers en/of studenten.

Enkel feiten die niet ouder zijn dan vijf jaar kunnen tuchtrechtelijk worden vervolgd, tenzij het om strafrechtelijk sanctioneerbare feiten gaat die strafrechtelijk nog niet zijn verjaard.

Welke tuchtsancties kunnen worden opgelegd?

Aan personeelsleden kunnen volgende tuchtsancties worden opgelegd: 

1° schriftelijke berisping

2° gehele of gedeeltelijke schorsing (max. 6 maanden) (eventueel met inhouding van salaris/beurs tot max. 1/5de van het maandelijks nettoloon/ maandelijkse beursvergoeding)

3° terugzetting in graad

4° ontslag / beëindiging van de beursovereenkomst5° afzetting (i.e. ontslag met verlies van het ambtenarenpensioen)

Bij doctorandi en andere medewerkers buiten de personeelsformatie kan men bepaalde dienstverlening, onderwijs-/onderzoeksondersteunende of andere faciliteiten van de Universiteit Gent alsook de toegang tot de sites en gebouwen van de Universiteit Gent ontzeggen.

De tenuitvoerlegging van de uitgesproken tuchtsanctie kan geheel of gedeeltelijk worden uitgesteld gedurende een termijn van één jaar en maximum vijf jaar op voorwaarde dat het personeelslid volgende voorwaarden naleeft:

• Er worden geen nieuwe tuchtfeiten gepleegd, waarbij het personeelslid op heterdaad werd betrapt of heeft bekend of waarbij de tuchtfeiten bewezen werden in een definitieve tuchtbeslissing;
• Geïndividualiseerde voorwaarden of gedragsremediërende maatregelen die worden opgelegd door de Tuchtkamer/Tuchtkamer in beroep gedurende een bepaalde termijn.

De rector ziet toe op de naleving van deze voorwaarden en geeft verslag aan de Tuchtkamer/ Tuchtkamer in beroep.

Bij niet-naleving, kan na het horen van het betrokken personeelslid, het uitstel worden herroepen door de Tuchtkamer/Tuchtkamer in beroep.

Het uitstel wordt niet toegestaan wanneer de volgende tuchtsanctie werd opgelegd: afzetting, ontslag, ontslag met opzegtermijn of beëindiging van de beursovereenkomst.

Aan studenten kunnen volgende tuchtsancties worden opgelegd: 

1° schriftelijke berisping;

2° tijdelijk verbod om bepaalde diensten of onderwijs- en onderzoeksondersteunende faciliteiten te gebruiken (max. 2 academiejaren)

3° tijdelijk verbod tot deelname aan bepaalde onderwijs- en onderzoeksactiviteiten (max. 2 academiejaren)

4° tijdelijk toegangsverbod tot bepaalde gedeelde ruimten in de studentenhome (vb. alle of bepaalde gemeenschappelijke ruimten) en/of de verplaatsing naar een andere kamer in een studentenhome of naar een andere studentenhome

5° tijdelijke schorsing van de huurovereenkomst in de studentenhome

6° gewone tuchtschorsing (max. 2 academiejaren)

7° tuchtschorsing met inbegrip van examens (max. 2 academiejaren)

8° de uitsluiting van de UGent (max. 10 academiejaren)

In combinatie met één van voormelde tuchtsancties kan ook een gedragsremediërende maatregel worden opgelegd aan studenten (vb. volgen van een opleiding, therapie,…) waarvan de niet-naleving gekoppeld kan worden aan een zwaardere tuchtsanctie dan deze die eerst werd opgelegd.

Wat zijn de organen in een tuchtprocedure?

De bevoegde actoren in het kader van het vooronderzoek betreffen de rector en de Raadkamer. De Tuchtkamer/Tuchtkamer in beroep zijn de actoren waarbij de tuchtprocedure wordt doorlopen.

De tuchtorganen behandelen zowel dossiers van studenten als die van het personeel.

De Raadkamer, de Tuchtkamer en de Tuchtkamer in beroep hebben een onafhankelijke en autonome positie ten aanzien van het universiteitsbestuur en oordelen in alle objectiviteit.

De meerderheid van de leden van de tuchtorganen bestaat uit externe leden. Dit betekent dat het lid niet via een bepaalde statuut of overeenkomst verbonden is aan de UGent.

Wie kan een klacht indienen, en hoe gebeurt dit?

Studenten kunnen een klacht indienen voor feiten begaan door een personeelslid of een student.

Personeelsleden kunnen een klacht indienen voor feiten begaan door een personeelslid of een student. 

Ook personen van buiten de UGent kunnen een klacht indienen voor feiten begaan door een personeelslid of een student. 

Je kan bij de rector een klacht indienen. Er gelden geen vormvereisten. Je kan een e-mail sturen naar juridischezaken@UGent.be of een brief richten aan de Juridische Zaken, campus Ufo, Sint – Pietersnieuwstraat 25, 9000 Gent. Je identificeert het personeelslid of de student tegen wie je klacht indient en beschrijft de feiten en aangeklaagde fout zo concreet mogelijk, bij voorkeur reeds gestaafd met stukken (vb. e-mails, schriftelijke getuigenissen…) die je toevoegt bij jouw klacht.

Wat gebeurt er met mijn klacht?

Je zal uiterlijk binnen een termijn van 7 kalenderdagen te rekenen vanaf de dag na de datum van ontvangst een ontvangstbevestiging krijgen. De rector zal een vooronderzoek voeren dat maximaal zes maanden zal duren, afhankelijk van de informatie en stukken die eventueel nog ontbreken en personen die eerst nog moeten worden gehoord. In het kader van het vooronderzoek kan de rector het personeelslid of de student die de vermeende fout zou hebben begaan, alsook de klager en getuigen horen, maar dat is geen verplichting.

De termijn van 6 maanden kan worden geschorst in het geval van een strafrechtelijk onderzoek van de feiten en dit tot het resultaat van het strafonderzoek bekend is. Het betrokken personeelslid/student wordt van de schorsing in kennis gesteld. 

De rector laat zich in het vooronderzoek bijstaan en juridisch adviseren. 

De rector heeft twee opties:

• De rector beslist om rechtstreeks door te verwijzen naar de Tuchtkamer binnen een maximale termijn van 6 maanden, tenzij er sprake is van een schorsing ten gevolge van een lopend strafrechtelijk onderzoek. Het betrokken personeelslid /student wordt in kennis gesteld van deze beslissing tot schorsing van het vooronderzoek en de beslissing tot doorverwijzing naar de Tuchtkamer.
• De rector moet in geval van twijfel of in geval van niet doorverwijzen een advies inwinnen bij de Raadkamer. De termijn van zes maanden wordt dan geschorst, vanaf de ontvangst van de vraag van de rector door de Raadkamer tot de ontvangst door de rector van het advies van de Raadkamer. De Raadkamer heeft, vanaf haar concrete samenstelling één maand de tijd om een advies te formuleren aan de rector, deze termijn wordt ook geschorst wanneer de Raadkamer bijkomende vragen stelt.

De rector kan enkel op gemotiveerde wijze afwijken van het advies van de Raadkamer. 

Gebeurt er geen doorverwijzing, dan eindigt de tuchtprocedure. Eventueel kunnen wel (gedragsremediërende) maatregelen of andere acties  worden voorgesteld  door de Raadkamer. Gebeurt er wel een doorverwijzing, dan zal de Tuchtkamer de zaak ten gronde onderzoeken en een tuchtbeslissing nemen waarbij de fout al of niet voor bewezen wordt bevonden en een tuchtsanctie wordt opgelegd. 

Je zal van elke belangrijke stap in de procedure op de hoogte worden gebracht door de casemanager (zie ook het antwoord op de vraag: “Zal ik geïnformeerd worden over de tuchtprocedure en de tuchtbeslissing?”).

Kan een tuchtprocedure ook zonder klacht worden opgestart? 

De rector kan ook op eigen initiatief, zonder een ingediende klacht, een  tuchtonderzoek opstarten en beslissen om een zaak door te verwijzen naar de Tuchtkamer. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als bepaalde ernstige feiten tegen een personeelslid of student objectief zijn vastgesteld door centrale of facultaire diensten van de UGent en gemeld worden aan de rector, of openbaar zijn gemaakt in de pers. De procedure verloopt volledig gelijkaardig, zij het dat er in de procedure geen klager zal zijn.

Hoe verloopt de tuchtprocedure voor de Tuchtkamer?

De Tuchtkamer zal een tuchtdossier samenstellen. Er zullen één of meerdere hoorzittingen plaatsvinden waarop de betrokkene, de eventuele klager en getuigen worden gehoord. 

Je kan dus ook als klager of getuige worden opgeroepen om te worden gehoord. Je bent niet verplicht om hierop in te gaan (stel dat je bijvoorbeeld een volledige schriftelijke verklaring/getuigenis hebt afgelegd, en niet mondeling wil bevraagd worden). In principe is er sprake van een fysieke aanwezigheid op de hoorzittingen, maar in zeer uitzonderlijke omstandigheden kan de voorzitter van het tuchtorgaan beslissen dit online te laten doorgaan. 

In principe worden klager of getuige gehoord buiten aanwezigheid van het betrokken personeelslid/student en diens vertegenwoordiging (de advocaat, de vakbondsafgevaardigde of de raadgever naar keuze), tenzij er geen bezwaar zou zijn. Van elk horen wordt een audiovisuele opname gemaakt, die aan het tuchtdossier wordt toegevoegd, en waartoe het betrokken personeelslid/student en haar vertegenwoordiging inzage hebben. Er kan uitzonderlijk beslist worden door het tuchtorgaan dat een getuige of klager worden gehoord in aanwezigheid van betrokken personeelslid/student en haar vertegenwoordiging. Het horen van de klager/ getuige wordt dan simultaan maar op afstand gevolgd door het betrokken personeelslid/ student en haar vertegenwoordiging. De vraagstelling verloopt via de voorzitter van de Tuchtkamer. 

Van elk horen wordt een beknopt verslag opgemaakt. 

De audiovisuele opname wordt binnen de 7 kalenderdagen overgemaakt per e-mail aan het betrokken personeelslid/student. 

Het betrokken personeelslid/student heeft 7 kalenderdagen om schriftelijke opmerkingen over te maken op de audiovisuele opname en het beknopt verslag aan de voorzitter van de Tuchtkamer. 

Op de laatste hoorzitting (voor zover er meerdere hoorzittingen worden gehouden) wordt de zaak in beraad genomen en binnen een maximale termijn van vier maanden spreekt de Tuchtkamer een gemotiveerde tuchtbeslissing uit. De tuchtbeslissing kan worden uitgevoerd zodra de beroepstermijn is verstreken zonder beroep (zie ook het antwoord op de vraag: “Kan ik in beroep gaan tegen de tuchtbeslissing?”).

Kan ik anoniem blijven in de tuchtprocedure? 

Anonimiteit in tucht is een complexe zaak. We proberen jou hieronder wegwijs te maken en zoveel mogelijk informatie te geven, maar voel je jou onzeker hierover contacteer juridischezaken@UGent.be. 

Als klager of als getuige dien je jou steeds te identificeren naar de rector toe. Je kan geen anonieme klacht of getuigenis indienen. Je kan wel vragen om anoniem te blijven ten opzichte van het betrokken personeelslid of de betrokken student tegen wie je klacht indient of wenst te getuigen. Deze vraag tot anonimiteit zal gerespecteerd worden (zo zal de naam verwijderd / gemaskeerd worden indien de zaak wordt doorverwezen naar de Tuchtkamer). 

Men kan evenwel niet vragen om anoniem gehoord te worden door een Tuchtkamer of vragen dat een schriftelijke getuigenis geanonimiseerd wordt door de Tuchtkamer (waarbij de Tuchtkamer aldus jouw identiteit kent, maar je vraagt dit niet kenbaar te maken aan het betrokken personeelslid of de betrokken student). Het nemen van de tuchtbeslissing door de Tuchtkamer gebeurt immers op basis van een tuchtdossier dat identiek moet zijn als dat waarin het betrokken personeelslid of betrokken student inzage heeft en diens verweer kan uitoefenen. Wel kan aan de rector gevraagd worden om stukken, zoals een getuigenis, anoniem aan de Tuchtkamer te bezorgen.

Anonimiteit kan impact hebben op de bewijswaarde. Vaak zullen anonieme verklaringen enkel als aanvullend bewijs dienen (indien er reeds andere stukken zijn die op de vermeende feiten wijzen). Je dient ook rekening te houden met het feit dat het betrokken personeelslid of de betrokken student altijd inzage heeft in het tuchtdossier, ook in anonieme verklaringen die zouden worden toegevoegd. Op basis van de beschrijving van de feiten, kan het zijn dat de anonimiteit niet gegarandeerd kan worden (omdat betrokkene uit deze feiten kan afleiden of vermoeden wie de verklaring heeft gedaan). Houd hiermee rekening als je wil dat jouw klacht of getuigenis anoniem wordt gemaakt alvorens het naar de Tuchtkamer gaat.

Lukt het niet om door neerlegging van het bewijsstuk/ verklaring anoniem te blijven (niet geïdentificeerd te worden door betrokkene), terwijl je anoniem wil blijven, kan het document niet opgenomen worden in het dossier.

Zal ik geïnformeerd worden over de tuchtprocedure en de tuchtbeslissing? 

Zowel de klager als het betrokken personeelslid of de betrokken student zullen door de casemanager worden geïnformeerd over alle procedurestappen en de uiteindelijke tuchtbeslissing. Het kan ook zijn dat andere personen geïnformeerd worden op ‘need to know’ basis, vb. direct leidinggevende/diensthoofd, promotor. 

Getuigen worden niet door de casemanager geïnformeerd. 

Enkel het betrokken personeelslid of de betrokken student hebben inzage in het tuchtdossier. De klager en getuigen niet. 

Heb je vragen over de status van jouw klacht of een tuchtprocedure, contacteer dan juridischezaken@UGent.be Formele kennisgevingen (vb. oproeping tot horen, betekenen van de tuchtbeslissing) gebeuren vanuit de Tuchtkamer/ Tuchtkamer in beroep.

Welke termijnen gelden er in de tuchtprocedure? 

Enkel feiten die niet ouder zijn dan vijf jaar kunnen tuchtrechtelijk vervolgd worden, tenzij het om strafrechtelijke feiten gaat die strafrechtelijk nog niet zijn verjaard. 

Het vooronderzoek door de rector wordt uitgevoerd binnen een maximale termijn van zes maanden. 

Indien de Raadkamer door de rector wordt gevat voor een advies, heeft ze een termijn van één maand om de rector te adviseren. Deze termijn wordt geschorst indien de Raadkamer bijkomende vragen stelt. 

Eens de zaak is doorverwezen, geldt er geen termijn voor het doorlopen van de tuchtprocedure ten gronde. Wel geldt de redelijke termijn. De timing zal onder meer afhangen van de hoeveelheid zaken die voor de Tuchtkamer hangende zijn en vooral ook de complexiteit van het dossier. 

Het is mogelijk dat een tuchtprocedure wordt opgeschort omwille van een lopend strafrechtelijk onderzoek. Dat gebeurt niet steevast in geval van strafbare feiten, en mag zelfs niet in geval het betrokken personeelslid of de betrokken student de feiten heeft bekend of er overduidelijk bewijs is (vb. vervalsing van een diploma), maar gebeurt wel als enkel via het strafrechtelijk onderzoek kan vastgesteld worden of de feiten zich hebben voorgedaan en betrokkene schuldig is. 

Eens de zaak in beraad is genomen, neemt de Tuchtkamer de tuchtbeslissing binnen een maximale termijn van vier maanden.

Kan ik in beroep gaan tegen de tuchtbeslissing? 

Het betrokken personeelslid of de betrokken student die een tuchtsanctie opgelegd krijgt, heeft de mogelijkheid een beroep in te stellen bij de Tuchtkamer in beroep. Dit kan binnen de 30 kalenderdagen na ontvangst van de tuchtbeslissing. Het tuchtorgaan in beroep zal de zaak opnieuw onderzoeken en een beslissing nemen die in de plaats komt van de beslissing in eerste aanleg. De tuchtbeslissing in beroep wordt genomen binnen een maximale termijn van vier maanden na het in beraad nemen van de zaak. Het is ook mogelijk dat een zwaardere tuchtsanctie wordt opgelegd dan in eerste aanleg. Deze tuchtbeslissing in beroep is onmiddellijk uitvoerbaar.

Hoe zijn de  Raadkamer, Tuchtkamer en  Tuchtkamer in beroep samengesteld? 

Zowel voor de Raadkamer als voor Tuchtkamer/Tuchtkamer in beroep wordt een pool van leden aangesteld, met minimaal respectievelijk 2 of 3 leden per zetel rekening houdend met de samenstelling van het tuchtorgaan. De aanstelling gebeurt door het Bestuurscollege voor een hernieuwbare termijn van vier jaar. Als een tuchtzaak aanhangig wordt gemaakt zal het tuchtorgaan worden samengesteld door de secretaris en een voorzitter, die aangeduid wordt door de pool van voorzitters. 

De meerderheid van de leden van de tuchtorganen dient steeds extern te zijn. 

De Raadkamer bestaat uit 3 leden:

1)    De voorzitter is een extern lid en is een (gepensioneerd) magistraat. Een pool van magistraat-leden wordt aangesteld uit de voorgedragen kandidaten door de FOD-justitie of de Raad van State.

2)    Een extern lid, voorgedragen door een selectiecommissie, aangesteld door het bestuurscollege, beschikt over een bepaalde expertise of ervaring in een van volgende domeinen: grensoverschrijdend gedrag, antidiscriminatie, tucht, deontologie en relevante maatschappelijke ervaring.

3)    Een intern lid behorend tot het Zelfstandig Academisch Personeel, heeft minstens de graad van hoogleraar. Deze interne leden worden gezamenlijk voorgedragen door ZAP, OAP-, ATP en studentenvertegenwoordigers in de Raad van Bestuur.

De Raadkamer kan enkel geldig beraadslagen als ze voltallig is. 

De Tuchtkamer/ Tuchtkamer in beroep bestaan elk uit 7 leden:

1)    De voorzitter is een extern lid en is een (gepensioneerd) magistraat. Een pool van magistraat- leden wordt aangesteld uit de voorgedragen kandidaten door de FOD-justitie of de Raad van State.

2)    Drie externe leden, voorgedragen door een selectiecommissie, aangesteld door het bestuurscollege, beschikken over een bepaalde expertise of ervaring in een van volgende domeinen: grensoverschrijdend gedrag, antidiscriminatie, tucht, deontologie en relevante maatschappelijke ervaring.

3)    Drie interne leden die als volgt worden samengesteld:

a.    Eén intern lid behoort tot de categorie van het betrokken personeelslid/ student

b.    Twee andere interne leden behoren niet tot de categorie van het betrokken personeelslid/student. Deze twee interne leden behoren tot verschillende categorieën

• De pool van interne leden wordt voorgedragen door de respectievelijke vertegenwoordigers in de Raad van Bestuur, waarbij gestreefd wordt naar een voordracht uit de verschillende faculteiten of directies.

De Tuchtkamer/ Tuchtkamer in beroep kunnen slechts geldig beraadslagen en beslissen als ten minste 5 leden kunnen deelnemen aan de beraadslaging, waaronder de voorzitter.

Wat zijn ordemaatregelen en de preventieve schorsing in het belang van de dienst? 

De rector kan een ordemaatregel opleggen ten aanzien van een personeelslid of een student wanneer bepaalde feiten of het gedrag van dat personeelslid of die student onrust veroorzaakt, een verstoring van de goede werking van de dienst of de universitaire gemeenschap meebrengt, of de veiligheid of het (psychosociaal) welzijn van personeel of studenten of betrokkene zelf in het gedrang brengt. Ordemaatregelen kunnen ook opgelegd worden zonder het opstarten van een tuchtprocedure. 

Ordemaatregelen worden tijdelijk opgelegd voor maximaal drie maanden, maar kunnen door de rector op gemotiveerde wijze worden verlengd voor dezelfde maximale duur. 

Voorbeelden: toegangsverbod tot (delen van) UGent-sites en gebouwen; contactverbod met (bepaalde) medewerkers of studenten; blokkeren van een account. 

Ten aanzien van personeelsleden kan de rector ook beslissen tot een preventieve schorsing in het belang van de dienst. Dit wordt wel gekoppeld aan een tuchtprocedure en kan beslist worden in geval van ernstige tuchtfeiten en indien het belang van de dienst het vereist. Deze preventieve schorsing wordt opgelegd voor maximaal zes maanden en kan eenmaal gemotiveerd worden verlengd voor dezelfde maximale duur. In dat geval mag het personeelslid geen enkele activiteit als UGent-personeelslid uitoefenen, wordt de toegang tot de UGent-sites en gebouwen ontzegd, geldt er een contactverbod met medewerkers en studenten en wordt het account geblokkeerd.

Waar vind ik de toepasselijke reglementen terug? 

De UGent-reglementering is terug te vinden in de Codex van de UGent. Derden hebben geen toegang tot de Codex van de UGent. Zij kunnen een exemplaar van het toepasselijke reglement opvragen via juridischezaken@UGent.be. 

Alle personeelsleden en medewerkers van de UGent in de ruime zin, vallen onder toepassing van het Tuchtreglement voor Personeel.

Alle studenten vallen onder toepassing van het Tuchtreglement voor Studenten.

Opmerking: alle doctorandi vallen wat de procedure betreft onder het toepassingsgebied van het Tuchtreglement voor Personeel maar voor de toepassing van de sanctie kan de Tuchtraad zowel tuchtsancties voorzien in het Tuchtreglement voor Personeel als voorzien in het Tuchtreglement voor Studenten op de doctorandi toepassen.

Meer informatie rond grensoverschrijdend gedrag en discriminatie:

• Studenten
• Personeel: zie intranet