Toepassingsgebied

• Dit reglement regelt het tijdelijk gebruik van lokalen en bijhorende infrastructuur van de Universiteit Gent voor activiteiten zoals lezingen, debatten, culturele manifestaties – zowel voor interne als externe aanvragers en gebruikers.
• Dit reglement is niet van toepassing op de lokalen van het Gents UniversiteitsMuseum (GUM), waarvoor een afzonderlijk reglement geldt. Zie annex 1.
• Dit reglement is niet van toepassing op de lokalen, ruimtes en infrastructuur in de Boekentoren, beschermd monument ontworpen door Henry Van de Velde als Universiteitsbibliotheek en voormalig Hoger Instituut voor Kunstgeschiedenis en Oudheidkunde, met o.a. de Belvedère, waarvoor een afzonderlijk reglement geldt. Zie annex 2.
• Voor de lokalen van het Paviljoen Vandenhove gelden specifieke voorwaarden. Zie Specifieke voorwaarden. 
• Dit reglement is niet van toepassing op de lokalen in Studentenhuis De Therminal, waarvoor een afzonderlijk huishoudelijk reglement geldt. 
• Dit reglement is niet van toepassing op de gemeenschappelijke lokalen in de studentenhomes, waarvoor tussen de Directie Studentenvoorzieningen en de Interhomeraad een protocol werd afgesloten (gevalideerd door het Bestuurscollege op 09 juni 2017).

Typologie lokalen

Volgende lokaaltypes worden aangeboden binnen dit verhuurreglement:

• Auditoria, leslokalen
  Een overzicht van de verhuurbare lokalen en auditoria is terug te vinden via de UGent webpagina verhuur lokalen.
  
  Leslokalen en auditoria worden enkel verhuurd wanneer dit de les- en examenactiviteiten niet hindert. Reguliere onderwijsactiviteiten hebben absolute prioriteit en voorrang op huuraanvragen.
  
  
• PC-lokalen
  De aanvraag tot huren van dit lokaaltype is enkel mogelijk voor interne aanvragers (zie Gebruikers).
  
  
• Verbruiksruimtes studentenrestaurants en –cafetaria’s
  • Resto en cafetaria Campus Coupure
  • Resto Campus Dunant
  • Resto Campus Diergeneeskunde
  • Resto Campus Sterre
  • Resto Campus Ardoyen

De aanvraag tot huren van dit lokaaltype is enkel mogelijk voor interne aanvragers (zie ook Gebruikers) en gebeurt via https://www.ugent.be/student/nl/meer-dan-studeren/resto/gebruikverbruikruimtesrestos.htm.

• Representatieve ruimtes in:
  • Het Pand;
  • Aulacomplex;
  • Paviljoen Vandenhove;
  • UFO;
  • Foyers in verschillende gebouwen. 
    
    
• Parkings en parkeerplaatsen
  • Parking Rectoraat
  • Parking Coupure

Gebruikers

• Er wordt onderscheid gemaakt tussen interne en externe gebruikers. Onder interne gebruikers worden UGent-medewerkers, erkende UGent-studentenverenigingen (met inbegrip van de 11 facultaire studentenraden en Gentse studentenraad) en UGent-alumniverenigingen verstaan. UGent-medewerkers worden enkel als interne gebruikers beschouwd, wanneer hun aanvraag kadert in voor de UGent professionele activiteiten.
• Onderstaande verenigingen, overheden of entiteiten worden eveneens als ‘interne gebruikers’ beschouwd:
  • Universitair Ziekenhuis Gent;
  • Stad Gent;
  • Provincie Oost-Vlaanderen;
  • Hogescholen van de Associatie Universiteit Gent;
  • De Krook cvba.
• Alle gebruikers die niet als “interne gebruikers” worden bepaald in 1 en 2, worden beschouwd als “externe gebruikers.

Aanvraagprocedure

Niet-representatieve vergaderzalen en leslokalen kunnen op werkdagen tussen 7u en 19u rechtstreeks en direct worden geboekt via de roostersoftware, voor zover de activiteit maximaal 6 weken na de aanvraagdatum plaatsvindt en voor zover de aanvrager een interne gebruiker is. Alle andere aanvragen moeten minstens drie weken voor de aanvang van de activiteit elektronisch worden aangevraagd via de UGent webpagina verhuur lokalen.
De aanvrager omschrijft daarbij de aard van de geplande activiteit en, indien van toepassing, de identiteit van de uitgenodigde sprekers en een duidelijke omschrijving van het onderwerp.

Goedkeuring aanvraag

Overeenkomstig het delegatiebesluit inzake Gebouwen en facilitair beheer, zoals goedgekeurd door de Raad van Bestuur dd. 4 juni 2021 en gewijzigd door de Raad van Bestuur op 9 september 2022, beslissen de medewerkers van het Facilitair Bureau van DGFB over alle aanvragen voor het huren van auditoria en lokalen binnen de geldende reglementering.  Zij kunnen hieraan bijkomende voorwaarden opleggen. 

Indien de opportuniteit van de aanvraag beoordeeld moet worden, wordt beslist in overleg met de logistiek beheerder. Daarbij kunnen activiteiten die een zekere publieke contestatie met zich kunnen meebrengen, ofwel worden verboden, ofwel toegestaan - eventueel na het opleggen van bijkomende voorwaarden. 

Onverminderd gevallen van overmacht, behoudt de UGent zich het recht voor om het lokaal niet ter beschikking te stellen.

De toestemming tot het gebruik van de lokalen kan worden herroepen wanneer blijkt dat de aanvraag op misleidende verklaringen steunt.

Prijs

• Een basisprijs wordt aangerekend aan alle externe gebruikers. Ook aan alle interne gebruikers wordt deze basisprijs aangerekend voor de aanvragen in representatieve lokalen. Voor interne aanvragen in de niet-representatieve lokalen wordt een basisprijs aangerekend voor activiteiten die op werkdagen na 19u of op niet-werkdagen plaatsvinden. In deze prijs zijn de kosten voor verwarming, schoonmaak, elektriciteit en eventueel permanentie/bewaking en huisbewaarders (afhankelijk van de aard van de activiteit) opgenomen.
  
  
• Voor volgende activiteiten wordt geen basisprijs aangerekend, ook als ze na 19u of op niet-werkdagen plaatsvinden. Het betreffen dus uitzonderingen op het huurreglement:
  • onderwijsactiviteiten (lessen, evaluaties, ...), die georganiseerd worden in functie van het behalen van een diploma, creditbewijs of getuigschrift, voor zover deze niet doorgaan in representatieve ruimtes in Het Pand, het Aulacomplex of het Paviljoen Vandenhove;
  • de onderwijsactiviteiten van de Academies Levenslang Leren, voor zover ze niet doorgaan in representatieve ruimtes;
  • doctoraatsverdedigingen, voor zover deze niet doorgaan in representatieve ruimtes;
  • proclamaties;
  • infodagen die gericht zijn op studiekeuze, studiebegeleiding of studieadvies of onthaal van nieuwe studenten;
  • activiteiten van erkende UGent studentenverenigingen en UGent alumniverenigingen, voor zover deze niet doorgaan in representatieve ruimtes;
  • interne vergaderingen georganiseerd door UGent-personeel voor zover deze niet doorgaan in representatieve ruimtes;
  • jubileumvieringen van een erkende studentenvereniging;
  • voor alle activiteiten van de faculteiten FEA en FLW en van het Vandenhovecentrum is gebruik van de lokalen in het Paviljoen Vandenhove kosteloos tijdens de reguliere uren;
  • gidsbeurten van De Gentse Gidsen vzw. De gids dient te beschikken over een schriftelijke goedkeuring die op vraag moet voorgelegd worden. Aanvragen dienen te gebeuren via auditoria@ugent.be;

Ruimtes die gebruikt worden voor catering bijhorend bij bovenstaande activiteiten (bijv. aansluitende recepties) vallen niet onder deze regeling en zijn bijgevolg betalend indien ze plaatsvinden op niet-werkdagen of na 19u.

• Elke alumnivereniging van de UGent kan één maal per jaar een representatieve ruimte (zie Typologie lokalen) aan de basisprijs gebruiken. Indien de alumnivereniging van deze mogelijkheid gebruik wil maken, dient dit uitdrukkelijk bij de aanvraag vermeld te worden. Indien de alumnivereniging nogmaals een representatieve ruimte wenst te gebruiken, worden de modaliteiten en prijs gehanteerd als ‘interne gebruiker’.
  
  
• In het auditorium Leon De Meyer (UFO) mogen maximaal vijf activiteiten van erkende UGent studentenverenigingen per academiejaar doorgaan op voorstel van de Vergadering van KonventVoorzitters (VKV), zonder aanrekening van basis- en huurprijs. Minstens twee van deze activiteiten dienen voorbehouden te zijn voor konvent-overschrijdende activiteiten.

Het is een erkende UGent studentenvereniging toegelaten een academische zitting te houden in een representatieve ruimte naar aanleiding van een grote jubileumviering (bijvoorbeeld 75-jarig bestaan), zonder aanrekening van basis- en huurprijs.

Erkende studentenverenigingen kunnen binnen de reguliere uren kosteloos gebruik maken van zowel die lokalen die hen voor permanent gebruik zijn toegewezen, als ook van andere (niet-representatieve) lokalen. Voor het uitzonderlijk gebruik buiten de reguliere uren van de lokalen die hen voor permanent gebruik zijn toegewezen dient een aanvraag ingediend in de roostersoftware (uiterlijk om 12u de dag voordien). Voor het gebruik van andere lokalen moet steeds een aanvraag worden ingediend zoals beschreven in de Aanvraagprocedure.  Gebruik van een lokaal buiten de reguliere uren is onderhevig aan de toeslagenregeling.

• Voor huuraanvragen door externe gebruikers wordt de basisprijs aangevuld met de huurprijs. Voor huuraanvragen door interne gebruikers wordt de basisprijs aangevuld met de huurprijs uitgezonderd de aanvragen zoals vermeld in dit hoofdstuk.
  
  
•  Voor onderstaande activiteiten wordt voor interne gebruikers enkel de basisprijs aangerekend:
  • doctoraatsverdedigingen die plaatsvinden in representatieve ruimtes;
  • lezingen van het Sartoncomité;
  • emeritaatsvieringen.

De kleine vergaderzalen in Het Pand (zaal rector Gillis, sacristie en dormitoriumzaal) worden aan de basisprijs ter beschikking gesteld voor interne gebruikers.

• Voor externe culturele activiteiten en activiteiten voor wetenschapscommunicatie wordt enkel de basisprijs aangerekend, mits de afdeling Communicatie en afdeling Facilitair Bureau de return voor UGent als voldoende hoog inschatten.
  
  
• Voor de bepaling van de te betalen vergoeding wordt een onderscheid gemaakt tussen “representatieve ruimtes” en “andere lokalen”.
  
  
• Huurprijzen representatieve ruimtes:
  
  

Onder 'halve dag' verstaan we een activiteit van minder dan 4 uur. Een aanvraag die 4 uur of langer duurt valt onder '1 dag'. 

• Huurprijzen andere lokalen:
  
  

Onder ‘halve dag’ verstaan we een activiteit van minder dan 4 uur. Een aanvraag die 4 uur of langer duurt valt onder ‘1 dag’.

• Activiteiten ten voordele van “het goede doel” kunnen kosteloos doorgaan in de universitaire gebouwen mits de organisator een schenking ten voordele van de Universiteit Gent of het Universitair Ziekenhuis Gent doet van minimum de normaal verschuldigde vergoeding. Hiervoor dient men steeds contact op te nemen met universiteitsfonds@ugent.be voor het bepalen van een goed doel binnen de UGent.
  
  
• Er is geen vaste noch mobiele livestream infrastructuur ter beschikking. 

De aanvrager kan een bedrijf naar keuze en budget kiezen, preferabel bekend met de UGent infrastructuur, om het event te livestreamen, al dan niet bidirectioneel (videoconferentie).

De aanvrager dient het materiaal dat zal gebruikt worden te registreren. Dit houdt in dat een MAC-adres (of meerdere) geregistreerd wordt. De registratie gebeurt tussen drie maand en één maand voor het event plaats vindt via mail naar netadmin@ugent.be. Bij de aanvraag aan netadmin dient de UTP-poort te worden vermeld die zal gebruikt worden voor de livestream/videoconferentie . 

Toeslagen

• In volgende representatieve lokalen is technische bijstand inbegrepen in de basisprijs:
  • Ceremoniezaal (Aula);
  • Refter (Het Pand);
  • Zaal rector Vermeylen (Het Pand);
  • Auditorium Leon De Meyer (UFO).

 Bij het opstarten van de activiteit wordt 2 uur bijstand voorzien. Extra bijstand wordt gerekend aan 56 EUR/u excl. BTW. Voor elk begonnen uur wordt een volledig uur aangerekend.

• Voor alle activiteiten geldt dat het inbegrepen gebruik van de lokalen geldt van 7u30 tot 22u30. Voor activiteiten die vóór 7u30 starten of pas na 22u30 worden beëindigd, wordt steeds 56 EUR/u excl. BTW aangerekend voor de overuren van huisbewaarders en bewakingsagenten. Voor elk begonnen uur wordt een volledig uur aangerekend.

• Voor alle huuraanvragen in het weekend en op feestdagen (alle niet-werkdagen) wordt het totaal te betalen bedrag met 15% verhoogd.

Afwijking

In afwijking van bovenstaande kan de rector op basis van een gemotiveerde aanvraag beslissen over een gedeeltelijke of volledige kwijtschelding van de verschuldigde vergoeding.

Betaling

De aanvrager verplicht zich ertoe de betaling uit te voeren binnen de 30 dagen na ontvangst van de factuur. Zo niet, worden de nodige procedures ingespannen om de betaling te bekomen. Aan de aanvrager die niet betaald heeft binnen de gestelde termijn, wordt elke nieuwe aanvraag voor het gebruik van de universitaire lokalen geweigerd.

Het annuleren van de aanvraag dient minimum drie weken voor de aanvang van de activiteit doorgegeven te worden. Zo niet zal de helft van het totale facturatiebedrag (*) aangerekend worden.

(*) De prijs van de facturatie wordt berekend op basis van de prijs op het moment van de aanvraag, vermeerderd met de geldende indexering drie weken voor aanvang van de activiteit.

Indexering

Met ingang van 1 januari 2023 worden de in dit Reglement bepaalde prijzen en tarieven geïndexeerd op basis van de gezondheidsindex. De nieuwe index is de gezondheidsindex van de maand december van het jaar N – 1; de basisindex is de gezondheidsindex van de maand december 2021. De aldus geïndexeerde prijzen en tarieven worden afgerond op het hogere vijftal.

Aansprakelijkheid en verzekeringen

Bij schade aan een zaal, materiaal of meubilair, worden de kosten voor herstelling en/of schoonmaak integraal doorgerekend aan de huurder/gebruiker.

De UGent is niet aansprakelijk voor schade geleden door de huurder/gebruiker, noch voor schade geleden door derden n.a.v. de huur/het gebruik van het lokaal. De huurder/gebruiker vrijwaart de UGent voor elke mogelijke claim ter zake, behoudens het geval van opzet of bedrog.

• Aanvraag door UGent-personeel:

Personeelsleden en erkende studentenverenigingen van de UGent kunnen teruggevallen op de verzekeringspolis van de UGent.  Zij dienen geen afzonderlijke verzekering af te sluiten. Belangrijkste kenmerken van de eigen verzekering zijn terug te vinden op de website van de UGent:

• Algemeen: https://www.ugent.be/intranet/nl/op-het-werk/verzekeringen;
• BRAND en aanverwante risico’s: https://www.ugent.be/intranet/nl/op-het-werk/verzekeringen/brandverzekering.htm;
• BA: https://www.ugent.be/intranet/nl/op-het-werk/verzekeringen/ba-personeel/overzicht.htm.
  
  

• Andere aanvragen (voor gebruikers die als intern beschouwd worden en externe gebruikers):

De externe gebruiker dient een verzekering af te sluiten voor de georganiseerde activiteit.

De huurder/gebruiker verbindt er zich toe zich voor de volledige duur van de huur-/gebruiksovereenkomst voldoende te verzekeren:

• voor schade aan het ter beschikking gestelde lokaal en de inhoud ervan toebehorend aan de UGent (of waar de UGent een zakelijk recht op heeft);

• voor schade aan derden.

De huurder/gebruiker sluit een polis af die zijn burgerlijke aansprakelijkheid verzekert gedurende de gehele duur van de overeenkomst. De waarborg BA-uitbating dient een minimaal verzekerd bedrag te voorzien van 2.500.000 EUR, de waarborg toevertrouwd goed een minimaal bedrag van 50.000 EUR. Op eenvoudig verzoek van de UGent, legt de huurder/gebruiker een conform verzekeringsbewijs voor.

Algemene voorwaarden

• Enkel onderwijskundige, wetenschappelijke en culturele activiteiten en academische plechtigheden zijn toegestaan in de lokalen van de UGent.
  
  
•  De lokalen worden ‘blanco’ verhuurd t.t.z. er is standaard geen technische bijstand voorzien. Een eigen technieker meebrengen is niet toegestaan. Uitzonderingen zijn vermeld in Toeslagen.
  
  
• De aanvrager moet de lokalen netjes achterlaten en zorgen voor eigen afvalzakken die na de activiteit door de aanvrager terug meegenomen worden. Indien niet, zullen de kosten voor de schoonmaak en het ophalen van het afval doorgerekend worden.
  
  
•  Het aanbrengen van opschriften, teksten, versieringen, signalisatie,…… kan enkel gebeuren in overleg met de verantwoordelijke van de UGent. In historische panden is het aanbrengen van opschriften, teksten, versieringen, signalisatie,… niet toegelaten.
  
  
•  Gebruik van confetti, rookmachines, … zijn niet toegelaten. Het plaatsen van extra stroomgroepen is niet toegestaan.
  
  
•  Geluidsinstallaties kunnen enkel geplaatst worden mits voorafgaandelijke goedkeuring en dienen in de aanvraag vermeld te worden. Zij mogen nooit aanleiding geven tot geluidshinder.
  
  
•  Het plaatsen van tenten in binnentuinen van gebouwen en op verhardingen rondom gebouwen is enkel toegestaan mits goedkeuring door de interne dienst Veiligheid. Op eenvoudig verzoek van de UGent legt de huurder/gebruiker het attest van goedkeuring voor.
  
  
•  Tijdens activiteiten waarbij catering wordt voorzien, is het gebruik van elektrische toestellen enkel in de daartoe bedoelde ruimte/keuken toegestaan. Het gebruik van gasflessen is ten strengste verboden.
  
  
•  Tentoonstellingen zullen enkel tijdens de openingsuren van de universiteit toegankelijk zijn, tenzij de organisatoren in permanent toezicht voorzien. Dit dient expliciet vermeld te worden in de aanvraag.

Specifieke voorwaarden

• Representatieve lokalen
  • Voor het organiseren van activiteiten met catering is men in Het Pand gebonden aan de catering van het Pand.
  • Het huren van een receptieruimte met catering in Het Pand geeft automatisch recht op een ruimte zonder bijkomende betaling. Indien de catering van Het Pand de receptie niet kan verzorgen, is externe catering wel toegestaan en gelden de huurprijzen zoals vermeld in Prijs.
  • De desgevallende organisatie met externe catering gebeurt in overleg met de verantwoordelijke van catering Het Pand.
  • Het auditorium in Paviljoen Vandenhove kan gebruikt worden voor doctoraatsverdedigingen en culturele en/of academische lezingen. Lesactiviteiten en commerciële activiteiten alsook recepties zijn niet toegelaten. Het is niet mogelijk om het auditorium op donderdagavond te huren.

• Andere lokalen

In auditoria en leslokalen van de UGent is eten en drinken niet toegestaan.

Slotbepalingen

Dit reglement is van toepassing op alle aanvragen die betrekking hebben op activiteiten die ingediend worden vanaf 28 oktober 2022.

Het reglement inzake de tijdelijke verhuur van lokalen aan de UGent, goedgekeurd door het Bestuurscollege van 17 december 2021 wordt opgeheven vanaf 28 oktober 2022.