Archiefschenkingen door studentenverenigingen
De studentenjaren zijn voor heel wat afgestudeerden een onvergetelijke periode. Het Universiteitsarchief bewaart unieke stukken waarin de vele facetten van dit studentenleven vereeuwigd worden.
Wat schenk je als studentenvereniging?
Tips en tricks
- Schenk één definitieve, originele versie.
- Schenk representatieve foto's, bv. sfeerbeelden. Foto’s zijn vrij toegankelijk. Niemands privacy mag geschonden worden.
- Geef de foto met de beste kwaliteit, bv. een originele afdruk of het originele bestand (tiff of jpg) met de hoogste resolutie.
- Geef bij foto’s voldoende informatie over de gebeurtenis en de personen op de foto.
- Graag propere voorwerpen!
- Verwijder uit het papieren archief: nietjes, paperclips, elastiekjes, plastic, plakband, post-its,…
- Geef digitale documenten een duidelijke bestandsnaam.
- Documenten
- Statuten en bestuurslijsten
- Verslagen, jaarverslagen
- Brieven
- Activiteitenkalenders
- Lidkaarten en ledenlijsten
- Liederen
- Tijdschriften, affiches
- Pamfletten, flyers, aankondigingen
- Jaar- of lustrumpublicaties, fotoboeken
- Cursussen
- Schilden, petten en linten
- Bierpotten
- T-shirts
- Spandoeken
Procedure
-
Verzamel relevant materiaal
- Centraliseer het materiaal van je eigen presidium.
- Archiefmateriaal van vorige presidia of van andere kringen, mag je schenken.
-
Maak een inventaris op
Er zijn 3 soorten inventarissen. Voor papier , digitaal en hybride archief. In de inventaris geef je contextinformatie over je schenking. Bezorg dit overzicht aan het Universiteitsarchief.
-
Binnenbrengen van archief
We maken een overeenkomst op waarin oa. de raadpleegbaarheid wordt besproken.
Papier of digitaal schenken?
Maak een keuze tussen papieren of digitaal archief
Je kan je digitaal materiaal aanleveren op: CD, DVD, USB-stick, externe harde schijf of via een dropbox. De digitale bestanden worden opgenomen in een centraal digitaal depot.
Geef je digitale documenten in:
- standaard bestandsformaten: PDF, Excel, TIFF of JPG, en met
- duidelijke bestandsnamen.
Bezorg ons een transparante mappenstructuur
In een studentenvereniging wordt per academiejaar gewerkt. Je kan per jaar een mappenstructuur aanmaken.
In een mappenstructuur vind je mappen voor de verslagen, de activiteitenkalender, affiches, flyers,...
Of je legt per activiteit een map aan met alle bestanden rond organisatie, communicatie,…
Voor meer informatie, zie onze cursus Digitale Hygiëne.
Tot slot
Het Universiteitsarchief bewaart materiaal van meer dan 700 studentenverenigingen!