Algemene voorwaarden en reglementering zaalverhuur

Algemene voorwaarden

De goedkeuring wordt gegeven volgens de gegevens die voorkomen in de voorafgaande reserveringsaanvraag.

Iedere afwijking hiervan moet ten minste drie weken voor de activiteit gemeld worden via , zo niet kan dit aanleiding geven tot een weigering van de UGent om de gereserveerde lokalen ter beschikking te stellen, zonder dat de huurder recht heeft op enige (schade)vergoeding. De huurder is in voorkomend geval wel het volledige tarief verschuldigd voor de gereserveerde lokalen.

Bij het gebruik van de lokalen aan de UGent dienen volgende punten in acht genomen te worden:

  • het lokaal dient steeds net achtergelaten te worden;
  • alle afval dient door de huurder zelf meegenomen te worden, die zelf instaat voor de nodige afvalzakken;
  • de zakken afval dienen door de huurder meegenomen te worden;
  • mocht men hierin in gebreke blijven zal de UGent een schoonmaakploeg inhuren voor de schoonmaak en de factuur hiervan zal aan de huurder overgemaakt worden;
  • foto's nemen en filmen is alleen toegestaan in het gehuurde lokaal;
  • het algemene rookverbod in de universitaire gebouwen dient strikt gerespecteerd te worden;
  • bij catering wordt het gebruik van elektrische toestellen enkel in de daartoe bedoelde ruimte/keuken toegestaan. Het gebruik van gasflessen en friteuses is ten strengste verboden.

Onze lokalen worden blanco verhuurd en er is geen technische ondersteuning voorzien (uitzondering: het Pand, het Ufo, de Aula).

Reglementering inzake verhuur van lokalen

  • De aanvragen voor het tijdelijk gebruik van de universitaire lokalen gebeuren digitaal via Centauro, minstens 3 weken voor de datum van de activiteit, en worden behandeld door DGFB. Na controle van het dossier wordt naargelang het geval goedkeuring verleend overeenkomstig de bevoegdheidsdelegaties zoals beslist door de Raad van Bestuur van 3 juli 2015.
  • Er wordt een onderscheid gemaakt in prijs tussen interne en externe gebruikers. De prijzen voor interne gebruikers worden toegepast voor vakgroepen en diensten van de UGent (mits betaald wordt via een interne verrekening), het Universitair Ziekenhuis, de stad Gent en de provincie Oost-Vlaanderen, het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, de hogescholen uit de AUGent, de Alumniverenigingen van de UGent, VIB, iMinds en IMEC.
  • Emeritaten, doctoraatsverdedigingen, proclamaties van de UGent en infodagen van de UGent zijn gratis. Erkende Alumniverenigingen mogen 1 keer per jaar een representatieve ruimte (Aula, Ufo of Pand) gratis gebruiken. Dit wil zeggen dat geen huurprijs wordt aangerekend, enkel de kosten voor afsluiten na 22u30.
  • In het Pand en het Aulacomplex mogen enkel onderwijskundige, wetenschappelijke, culturele en academische activiteiten doorgaan. Het gebruik van de representatieve ruimten (Aula, Ufo en Pand) is uitgesloten voor studentenverenigingen.
  • Proclamaties van andere onderwijsinstellingen worden niet toegestaan.
  • Gewone auditoria kunnen gratis gebruikt worden door vakgroepen en directies en ook door erkende studentenverenigingen. Na 22u30 moet betaald worden voor de overuren van de huisbewaarders voor het openen en sluiten van de gebouwen.
  • Leslokalen en auditoria worden enkel verhuurd wanneer dit de les- en examenactiviteiten niet hindert. Lessen en examens hebben absolute prioriteit.
  • Pc knooppunten worden niet aan externen verhuurd.
  • De lokalen in de Plantentuin worden enkel verhuurd voor culturele activiteiten.
  • In het Pand is men op UGent-werkdagen verplicht beroep te doen op de interne catering door Club Het Pand. Bij gebruik van interne catering is het gebruik van de ruimte voor de catering gratis en wordt deze ruimte door de Gastendienst gekozen. Indien Club Het Pand niet beschikbaar is dan kan men beroep doen op een externe catering en huurt men de cateringruimte mee met de andere lokalen (betalende cateringruimte).
  • In het Pand mag men geen extra tent plaatsen in de binnentuin. Nergens mag men in het Pand extra stroomgroepen plaatsen.
  • Het gebruik van eigen licht- en klankinstallaties is verboden in het Pand, Aulacomplex en het Ufo.
  • Studentenverenigingen kunnen geen gebruik maken van representatieve ruimtes (Aula, Pand, Ufo).
  • In het Ufo is het op weekdagen verboden om muziek af te spelen bij de opbouw / afbraak van een event. Dit om geen lessen / andere activiteiten te storen.
  • Voor huur op niet-werkdagen wordt een toeslag van 15% gerekend.
  • Tentoonstellingen zullen enkel tijdens de openingsuren van de universiteit toegankelijk zijn, tenzij de organisatoren in permanent toezicht voorzien.

Bij het niet naleven van de bovenstaande punten kan de rector toekomstige aanvragen weigeren.