Huurvoorwaarden en prijzen

Toepassingsgebied

  • Dit reglement regelt het tijdelijk gebruik van lokalen en bijhorende infrastructuur van de Universiteit Gent voor activiteiten zoals lezingen, debatten, culturele manifestaties – zowel voor interne als externe aanvragers en gebruikers.
  • Dit reglement is niet van toepassing op de lokalen van het Gents UniversiteitsMuseum (GUM), waarvoor een afzonderlijk reglement geldt. Zie annex 1.
  • Dit reglement is niet van toepassing op de lokalen, ruimtes en infrastructuur in de Boekentoren, beschermd monument ontworpen door Henry Van de Velde als Universiteitsbibliotheek en voormalig Hoger Instituut voor Kunstgeschiedenis en Oudheidkunde, met o.a. de Belvedère, waarvoor een afzonderlijk reglement geldt. Zie annex 2.
  • Voor de lokalen van het Paviljoen Vandenhove gelden specifieke voorwaarden. Zie onder ‘Specifieke voorwaarden’.
  • Dit reglement is niet van toepassing op de lokalen in Studentenhuis De Therminal, waarvoor een afzonderlijk huishoudelijk reglement geldt. 
  • Dit reglement is niet van toepassing op de gemeenschappelijke lokalen in de studentenhomes, waarvoor tussen de Directie Studentenvoorzieningen en de Interhomeraad een protocol werd afgesloten (gevalideerd door het Bestuurscollege op 09 juni 2017).

Typologie lokalen

Volgende lokaaltypes worden aangeboden:

  1. Auditoria, leslokalen

Een overzicht van de verhuurbare lokalen en auditoria is terug te vinden via de UGent-webpagina verhuur lokalen: https://centauro.ugent.be.

Leslokalen en auditoria worden enkel verhuurd wanneer dit de les- en examenactiviteiten niet hindert. Reguliere onderwijsactiviteiten hebben absolute prioriteit en voorrang op huuraanvragen.

 

  1. Representatieve ruimtes in:
  • Het Pand
  • Aulacomplex
  • Paviljoen Vandenhove
  • UFO

 

OPGELET:

Tussen 2 reservaties in de zalen van Het Pand dient men een dagdeel, minimum 4u, te laten. Uitgezonderd zaal Sacristie, Dormitoriumzaal en zaal Jan Gillis. Dit zijn ruimtes met vaste opstellingen. Hier volstaat 1u tijd tussen 2 reservaties.

 

  1. Parkings en parkeerplaatsen
  • Parking Rectoraat
  • Parking Coupure

Gebruikers

Er wordt onderscheid gemaakt tussen interne en externe gebruikers. Onder interne gebruikers worden UGent-medewerkers, erkende UGent-studentenverenigingen en UGent-alumniverenigingen verstaan. UGent-medewerkers worden enkel als interne gebruikers beschouwd, wanneer hun aanvraag kadert in voor de UGent professionele activiteiten.


Onderstaande verenigingen, overheden of entiteiten worden eveneens als ‘interne gebruikers’ beschouwd:

  • Universitair Ziekenhuis Gent
  • Stad Gent
  • Provincie Oost-Vlaanderen
  • Hogescholen van de Associatie Universiteit Gent
  • De Krook cvba


Alle gebruikers die niet als “interne gebruikers” worden bepaald, worden beschouwd als “externe gebruikers.

Aanvraagprocedure

Om gebruik te kunnen maken van de lokalen en infrastructuur van de Universiteit Gent moet de aanvrager minstens drie weken voor de aanvang van de activiteit een elektronische aanvraag indienen via de UGent-webpagina verhuur lokalen: https://centauro.ugent.be.

De aanvrager omschrijft daarbij de aard van de geplande activiteit en, indien van toepassing, de identiteit van de uitgenodigde sprekers en een duidelijke omschrijving van het onderwerp.

Prijs

Aan alle gebruikers (externe evenals interne) wordt een basisprijs aangerekend. Deze basisprijs is van toepassing voor alle activiteiten. In deze prijs zijn de kosten voor verwarming, schoonmaak, elektriciteit en eventueel permanentie/bewaking en huisbewaarders (afhankelijk van de aard van de activiteit) opgenomen.


Volgende activiteiten betreffen uitzonderingen op het huurreglement en zijn kosteloos:

  • onderwijsactiviteiten: lessen (zowel voor de reguliere bachelor- en masteropleidingen, als voor de onderwijsactiviteiten van de Academies Levenslang Leren) voor zover deze niet doorgaan in representatieve ruimtes;
  • onderwijsactiviteiten: proclamaties;
  • activiteiten van erkende UGent studentenverenigingen en UGent alumniverenigingen voor zover deze niet doorgaan in representatieve ruimtes;
  • interne vergaderingen georganiseerd door UGent-personeel voor zover deze niet doorgaan in representatieve ruimtes;
  • jubileumvieringen van een erkende studentenvereniging;
  • gidsbeurten van De Gentse Gidsen vzw. De gids dient te beschikken over een schriftelijke goedkeuring die op vraag moet voorgelegd worden. Aanvragen dienen te gebeuren via auditoria@ugent.be;
  • activiteiten ten voordele van “het goede doel” kunnen kosteloos doorgaan in de universitaire gebouwen mits de organisator een schenking ten voordele van de universiteit of het universitair ziekenhuis doet van minimum de normaal verschuldigde vergoeding. Hiervoor dient men steeds contact op te nemen met universiteitsfonds@ugent.be voor het bepalen van een goed doel binnen de UGent.


Voor huuraanvragen door externe gebruikers wordt de basisprijs aangevuld met de huurprijs. Interne gebruikers kunnen de huurprijzen hier raadplegen. 

Voor de bepaling van de te betalen vergoeding wordt een onderscheid gemaakt tussen “representatieve ruimtes” en “andere lokalen”.


Onder de ‘representatieve ruimtes’ vallen:

  • de lokalen in het Aulacomplex;
  • de lokalen in Het Pand;
  • het auditorium Leon De Meyer in het UFO;
  • de foyer in het UFO;
  • het auditorium in het Paviljoen Vandenhove.


Huurprijzen representatieve ruimtes:

Aulacomplex Basisprijs Huurprijs externe gebruikers
halve dag                  1 dag
Ceremoniezaal € 250 € 2.000                     € 3.000
Peristilium € 150 € 1.000                     € 1.750
Academieraadzaal € 50 € 500                        € 750
Foyer € 25 € 200                        € 350



Het Pand Basisprijs Huurprijs externe gebruikers
halve dag                  1 dag
Refter € 250 € 2.000                     € 3.000              
Kapittelzaal € 150 € 750                        € 1.000
Sacristie € 25 € 220                        € 350
Dormitoriumzaal € 25 € 220                        € 320
Jan Gillis € 25 € 220                        € 320
Zuidergang € 25 € 220                        € 320
Priorzaal € 25 € 220                        € 350
Kloostergang € 25 € 220                        € 320
Zaal rector Vermeylen € 125 € 450                        € 550
Oude Infirmerie € 25 € 220                        € 320



UFO Basisprijs Huurprijs externe gebruikers
halve dag                  1 dag
Auditorium L. De Meyer € 250 € 3.000                     € 4.000
Foyer € 150 € 1.500                     € 2.000



Paviljoen VANDENHOVE Basisprijs Huurprijs externe gebruikers
halve dag                  1 dag
Auditorium € 50 € 370                        € 500



Huurprijzen andere lokalen:

Capaciteit Basisprijs Huurprijs externe gebruikers
halve dag                  1 dag
< 100 plaatsen € 25 € 200                        € 250
100 tot 300 plaatsen € 50 € 270                        € 350
300 tot 650 plaatsen € 80 € 300                        € 400
Restaurants/cafetaria's € 50 € 270                        € 350
Filmzaal Plateau € 50 € 600                        € 850
Foyer / Peristilium € 80 € 280                        € 375
Parking € 50 € 550                        € 550


Onder ‘halve dag’ verstaan we een activiteit van minder dan 4 uur. Een aanvraag die 4 uur of langer duurt valt onder ‘1 dag’.

Er is geen vaste noch mobiele livestream infrastructuur ter beschikking. De aanvrager kan een bedrijf naar keuze en budget kiezen, preferabel bekend met de UGent infrastructuur, om het event te livestreamen, al dan niet bidirectioneel (videoconferentie).

De aanvrager dient het materiaal dat zal gebruikt worden te registreren. Dit houdt in dat een MAC-adres (of meerdere) geregisteerd wordt. De registratie gebeurt tussen drie maand en één maand voor het event plaats vindt via mail naar netadmin@ugent.be. Bij de aanvraag aan netadmin dient de UTP-poort te worden vermeld die zal gebruikt worden voor de livestream/videoconferentie . 

Prijsvorming

  • Voor externe culturele activiteiten en activiteiten voor wetenschapscommunicatie wordt de basisprijs aangerekend, mits de afdeling Communicatie en afdeling Facilitair Bureau de return voor UGent als voldoende hoog inschatten.
  • In volgende representatieve lokalen is technische bijstand inbegrepen in de basisprijs:
    • Ceremoniezaal (Aula)
    • Refter (Het Pand)
    • Zaal rector Vermeylen (Het Pand)
    • Auditorium Leon De Meyer (UFO)

Bij het opstarten van de activiteit wordt 2h bijstand voorzien. Extra bijstand wordt gerekend aan 50 EUR/h excl. BTW. Voor elk begonnen uur wordt een volledig uur aangerekend.

  • In de ceremoniezaal (Aulacomplex) is de technieker gedurende de volledige duur van de activiteit aanwezig. De kostprijs van de technieker wordt toegevoegd conform de aangevraagde duur van de activiteit verminderd met 2h die voorzien zijn in de basisprijs.
  • Het inbegrepen gebruik van de lokalen geldt van 7u30 tot 22u30. Voor 7u30 en na 22u30 wordt 50 EUR/h excl. BTW aangerekend voor de overuren van huisbewaarders en bewakingsagenten. Voor elk begonnen uur wordt een volledig uur aangerekend.
  • Voor alle huuraanvragen in het weekend en op feestdagen (alle niet-werkdagen) wordt het te betalen bedrag met 15% verhoogd.
  • Deze prijzen zijn excl. 21% BTW.

Betaling

De aanvrager verplicht zich ertoe de betaling uit te voeren binnen de 30 dagen na ontvangst van de factuur. Zo niet, worden de nodige procedures ingespannen om de betaling te bekomen. Aan de aanvrager die niet betaald heeft binnen de gestelde termijn, wordt elke nieuwe aanvraag voor het gebruik van de universitaire lokalen geweigerd.

Het annuleren van de aanvraag dient minimum drie weken voor de aanvang van de activiteit doorgegeven te worden. Zo niet zal de helft van het totale facturatiebedrag (*) aangerekend worden.

Annuleringen gebeuren uitsluitend via e-mail aan auditoria@UGent.be.

(*) De prijs van de facturatie wordt berekend op basis van de prijs op het moment van de aanvraag, vermeerderd met de geldende indexering drie weken voor aanvang van de activiteit.

Indexering

Per kalenderjaar wordt een indexering toegepast op de huurprijzen. Deze wordt afgerond op het vijftal. De wijziging van de prijzen gaat telkens in op 1 januari.

Aansprakelijkheid en verzekeringen

Bij schade aan een zaal, materiaal of meubilair, worden de kosten voor herstelling en/of schoonmaak integraal doorgerekend aan de huurder / gebruiker.

De UGent is niet aansprakelijk voor schade geleden door de huurder/gebruiker, noch voor schade geleden door derden n.a.v. de huur / het gebruik van het lokaal. De huurder/gebruiker vrijwaart de UGent voor elke mogelijke claim ter zake, behoudens het geval van opzet of bedrog.

Aanvraag door UGent-personeel

Personeelsleden en erkende studentenverenigingen van de UGent kunnen teruggevallen op de verzekeringspolis van de UGent.  Zie Codex.

Andere aanvragen (voor gebruikers die als intern beschouwd worden en externe gebruikers)

De externe gebruiker dient een verzekering af te sluiten voor de georganiseerde activiteit.

De huurder/gebruiker verbindt er zich toe zich voor de volledige duur van de huur-/gebruiksovereenkomst voldoende te verzekeren:

  • Voor schade aan het ter beschikking gestelde lokaal en de inhoud ervan toebehorend aan de UGent (of waar de UGent een zakelijk recht op heeft)
  • Voor schade aan derden

 

De huurder/gebruiker sluit een polis af die zijn burgerlijke aansprakelijkheid verzekert gedurende de gehele duur van de overeenkomst. De waarborg BA-uitbating dient een minimaal verzekerd bedrag te voorzien van 2.500.000 EUR, de waarborg toevertrouwd goed een minimaal bedrag van 50.000 EUR. Op eenvoudig verzoek van de UGent, legt de huurder/gebruiker een conform verzekeringsbewijs voor.