Facultair Archief voor Onderzoeksmateriaal

Volgens de APA Ethics Code Standard (sectie 8.14a) dienen onderzoekers hun data beschikbaar te houden om andere gekwalificeerde onderzoekers toe te laten de analyses en resultaten te bevestigen. Zowel de ruwe data als andere informatie gerelateerd aan het onderzoek moeten tot minimaal 5 jaar na de publicatie van het onderzoek bewaard blijven (APA Publication Manual, 6th Ed., sectie 1.08, p. 12, Data Retention and Sharing). Om tegemoet te komen aan deze richtlijnen kunnen onderzoekers van de FPPW voor de bewaring van analoog onderzoeksmateriaal gebruik maken van het Facultair Archief voor Onderzoeksmateriaal

Algemene informatie

  • In het archief kunnen enkel collecties bewaard worden van onderzoek waarbij onderzoekers van de FPPW betrokken zijn. Het archief is enkel bedoeld voor de bewaring van onderzoeksmateriaal.
  • In het archief kunnen collecties maximaal 5 jaar na een vooraf vastgelegde begindatum worden bewaard. De begindatum is standaard de publicatiedatum van de bij de data horende publicatie. In overleg kan de begindatum op een ander moment worden vastgelegd.
  • De capaciteit van het archief is beperkt. Indien er geen ruimte meer beschikbaar is worden geen collecties meer aanvaard.
  • Voor meer informatie betreffende het archiveren van analoog onderzoeksmateriaal kan je steeds terecht bij (tel. 6349).

Hoe ga je te werk?

  • Zorg ervoor dat al het onderzoeksmateriaal binnen een 'collectie' inhoudelijk verband houdt met elkaar. Het groeperen van onafhankelijke collecties onderzoeksmateriaal wordt niet aanvaard.
  • Archiefdozen worden door de vakgroepen zelf besteld. Er kunnen twee types dozen gebruikt worden:
    • Groot formaat: Contacteer Jan Lammertyn voor meer informatie hoe deze te bestellen.
    • Klein formaat: Via SAP. Zoek bij Staples naar Archiefdoos folio, ref. 337328 (1 stuk) of ref. 450125 (50 stuks).
  • Eens de archiefdozen opgevuld zijn vul je het overdrachtsformulier in. Je stuurt dit naar Jan.Lammertyn@ugent.be. Er wordt dan contact met je opgenomen voor de praktische overdracht van de dozen.
  • De archiefdozen moeten gemarkeerd zijn met de "Eigen code" (zie overdrachtsformulier) vooraleer ze worden overgedragen.
  • De archiefdozen worden door ons geregistreerd en gemarkeerd. Wil je zelf ook een markering aanbrengen, dan kan dit.

Opvolging

  • De bewaartermijn begint te lopen vanaf de opgegeven begindatum. De begindatum is typisch de publicatiedatum van de (laatste) wetenschappelijke publicatie die verband houdt met de collectie. Indien er tijdens de bewaartermijn nieuwe publicaties volgen, kan de begindatum (en dus ook de einddatum) aangepast worden.
  • Begin oktober van elk kalenderjaar wordt de bewaartermijn van alle collecties in het facultair archief gecontroleerd. Voor elke collectie die op dat moment de bewaartermijn heeft overschreden wordt aan de opgegeven contactpersoon gevraagd de collectie uit het archief te verwijderen.