Stagehandleiding voor studenten

Neem voor je begint met de voorbereiding en de start van de stage grondig  "de stagehandleiding voor studenten”  door. Je vindt daarin algemene informatie over de stage (visie, soorten, doelstellingen, begeleiding, intervisie, beoordeling, vinden van stageplaats, stage-administratie). Specifieke informatie voor de stage die je volgend academiejaar gaat volgen, vind je verder op de website hieronder. Het gaat dan over specifieke informatie inzake de voorbereidingsfase, soorten stages, de stageduur, de stage-administratie, en alle belangrijke links (naar formulieren of andere pagina’s) die van toepassing zijn voor de stage.

Voorbereiding 

• Op maandag 27 november 2017 van 14:30 tot 19:00 een verplichte informatiesessie en zijn er workshops voor de studenten master bedrijfspsychologie en personeelsbeleid die in het academiejaar 2018-2019 stage op hun curriculum hebben staan. 
• 14:30-15:45: plenaire informatiesessie in leszaal 1.2 (DUN 2)) over de organisatie van stage in academiejaar 2018-2019
• 16:00: parallelle workshops ter voorbereiding van de stage in LESZAAL 2.1 (DUN 2), LESZAAL 2.2 (DUN 2) en LESZAAL 1.2 (DUN 2)
• U moet zich tegen tel laatste vrijdag 24 november (12u00) inschrijven op de Zephyr cursus site Stage en deontologie 2017-2019.

• Op maandag 18 december 2017 wordt u verwacht op de Stagebeurs Get Recruited om te speeddaten met potentiële stagegevers
  • Deelname is verplicht en maakt deel uit van het practicum ‘Recente Trends in HRM’
  • Aanmelden via Stagebeurs Get Recruited vanaf maandag 28 november tot ten laatste vrijdag 1 december 2017 (23u59)
    • Aanmelden betekent:
      • dat zich registreert (Indien u een studentennummer heeft dat start met een 0 dan de 0 weglaten)
      • uw CV oplaadt
    • Vanaf 2 december tot ten laatste 8 december kiest u bedrijven om met te speeddaten

• Sollicitatieperiode stage:
• u zoekt naar een potentiële stagegever die voldoet aan de vormelijke en inhoudelijke voorwaarden
• via sollicitatiegesprekken worden wederzijdse verwachtingen in kaart gebracht
• indien tot een akkoord wordt gekomen, vult u een taakomschrijving in. 
• u kan potentiële stagegevers zoeken tot aan de deadline om de taakomschrijving in te dienen (15 juni 2018)
• Pas nadat de taakomschrijving is goedgekeurd kan u een stageovereenkomst aanmaken
• de taakomschrijving wordt goed- of afgekeurd op basis van:
  
• voldoet de stagegever aan de voorwaarden
• deadline indienen stageovereenkomst: 1 juli 2018

 Soorten stage

• Binnenlandse stage: u loopt stage bij een binnenlandse organisatie die voldoet aan de voorwaarden om als stagegever te fungeren (zie stagehandleiding)
• Buitenlandse stage: u loopt stage bij een buitenlandse organisatie (binnen of buiten Europa) die voldoet aan de voorwaarden om als stagegever te fungeren.  Lees hier verder voor meer informatie over een buitenlandse stage.
• Onderzoeksstage: u loop stage als onderzoeker op de vakgroep Personeelsbeleid, Arbeids-- en Organisatiepsychologie.
• Vrijwillige stage: u kan als student ingeschreven aan de Ugent buiten de verplichte stage opgenomen in het programma van de opleiding, ook een vrijwillige  stage lopen bij een organisatie die voldoet aan de voorwaarden om als stagegever te fungeren. Lees hier verder voor meer informatie over een vrijwillige stage.

Stage en deontologie

Stageduur en -periode

• In het academiejaar 2018-2019:
• Duur: 24 aaneensluitende weken van 5 dagen (= 120 dagen)
• Periode:
• start: maandag 24 september 2018 (start academiejaar 2018-2019)
• Van de startdatum (nl. aanvang academiejaar) kan niet worden afgeweken voor een binnenlandse stage.
• einde: vrijdag 8 maart 2019
• De einddatum kan verlengd worden tot maximum vrijdag 22 maart 2019 (mogelijke inhaalperiode vanwege ziekte)
• Tijdens de stageperiode zijn er 6 terugkomdagen voor intervisiebijeenkomsten, waarbij de student/stagiair terug naar de universiteit komt. (1 dag per maand) Deze terugkomdagen tellen mee als reguliere stagedag.
• Ziekte:
  • moet steeds worden ingehaald
  • moet steeds worden verantwoord met een doktersattest
  • moet direct worden gemeld aan de stagegever en de stagecoördinator
• Verlof
  • Tijdens de stageperiode heeft de student recht op 4 vakantiedagen die in onderling overleg (student – stagegever) vrij in te plannen zijn (bijv. aansluitend tussen kerst en nieuw, op een ander moment, of versnipperd over de stageperiode).
  • Collectieve sluiting en of feestdagen worden gelijkgesteld met een stagedag en moeten niet worden ingehaald

Stage-administratie

Gelieve onderstaande procedure te volgen:

1. Indien een akkoord wordt bereikt over uw stage dan vult u een taakomschrijving in.
1. u ontvangt via e-mail een exemplaar in pdf.
   • ook de stagegever ontvangt via e-mail een bevestiging hiervan
2. u laadt de taakomschrijving (in pdf formaat) op in Zephyr (via dropbox  koppelen aan puntenboek taak) ten laatste op 15 juni 2018.
3. Via de taakomschrijving kan u bij AANVANG of TIJDENS de stage ook een update registeren.
2. De taakomschrijving wordt goedgekeurd op basis van:
1. voldoet de stage aan de vormelijke en inhoudelijke voorwaarden (zie stagehandleiding)
2. de leerdoelen en de projecten
3. u ontvangt daarover tekstuele feedback in Zephyr en u zal ook toegewezen worden aan een interne stagebegeleider en een intervisiegroep
3. Na goedkeuring van de taakomschrijving maakt u een stageovereenkomst aan via de webapplicatie van de afdeling juridische zaken (Engelstalige overeenkomsten voor een buitenlandse stage)
   • U vult de stagegegevens in en u selecteert Prof. dr. Eva Derous als promotor
   • Na goedkeuring van de stageovereenkomst , print u de stageovereenkomst samen met de rechten en plichten uit en zorgt u voor de handtekening van de stagegever en uzelf.
   • U laadt de stageovereenkomst (ondertekend door de stagegever en uzelf) en de goedgekeurde taakomschrijving op in pdf formaat in Zephyr via portfolio  bestanden toevoegen, koppelen aan puntenboek opdracht) ten laatste op 1 juli 2018.
     
     • de stageovereenkomst die u heeft aangemaakt via de webapplicatie kan u niet wijzigen. Indien de stagegever daar toch om vraagt, neem dat contact op met de facultaire stagecoördinator.
4. De stagecoördinator zorgt voor:
   • de handtekening van de universitaire stageverantwoordelijke (= Prof. dr. Eva Derous) op de stageovereenkomst
   • dat u (=toekomstig stagiair) en de stagegever voor aanvang van de stage een door alle partijen ondertekende overeenkomst en goedgekeurde taakomschrijving ontvangen
     • Indien de stagegever een origineel exemplaar wenst van de stageovereenkomst, gelieve dit te melden aan de stagecoördinator.
5. Voor aanvang van de stage moet er ook een risicoanalyse opgemaakt worden.
   
   • u laadt de risicoanalyse zelf op via de webpagina van het departement medisch toezicht .
   • ten laatste op 1 juli
   • als contactpersoon voor de faculteit vult u de gegevens in van de facultaire stagecoördinator 
   • risicoanalyses van de stagegever zelf worden ook aanvaard
   • u vult het document werkpostfiche pas in, indien blijkt uit de risicoanalyse dat een medisch onderzoek vereist is.

 Overzicht workflow voor de stage

Aanvragen attest korting abonnement openbaar vervoer

Stagekalender 2018-2019

Ziek tijdens de stage

Kan u tijdens uw stage wegens ziekte niet aanwezig zijn op stage of intervisie?
Verwittig dan zo vlug als mogelijk uw externe (stagegever) en interne stagebegeleider en meld jouw afwezigheid via absent.ugent.be.

Verzekering tijdens de stage

Voor iedere student die stage loopt heeft de Ugent een specifieke verzekering afgesloten. U bent verzekerd als u voldoet aan onderstaande 2 voorwaarden:

1. U bent ingeschreven aan de Ugent voor het academiejaar waarin het opleidingsonderdeel stage en deontologie op uw curriculum staat.
2. Als u in het bezit bent van een door alle partijen ondertekende stageovereenkomst.

Update stagegegevens tijdens de stage

Indien er stagegegevens (bv. gegevens stagebegeleider, leerdoelen, projecten, ...) wijzigen tijdens uw stage en u wenst dit te registeren, gelieve dit te doen via het webformulier update taakomschrijving. Ook de interne en externe stagebegeleider ontvangen daar een bevestiging van.

Contact