Stagehandleiding voor studenten

Neem voor je begint met de voorbereiding en de start van de stage grondig  "de stagehandleiding voor studenten” (gelieve eerst aan te melden) door. Je vindt daarin algemene informatie over de stage (visie, soorten, doelstellingen, begeleiding, intervisie, beoordeling, vinden van stageplaats, stage-administratie). Specifieke informatie voor de stage die je volgend academiejaar gaat volgen, vind je verder op de website hieronder. Het gaat dan over specifieke informatie inzake de voorbereidingsfase, soorten stages, de stageduur, de stage-administratie, de stagekalender en alle belangrijke links (naar formulieren of andere pagina’s) die van toepassing zijn voor de stage.

Voorbereiding 

• Vrijdag 26 oktober 2018: deadline inschrijven op  Minerva cursussite Stage en deontologie 2018-2020.
• Maandag 26 november 2018 ( 15:00 tot 19:00):  verplichte informatiesessie en workshops voor de studenten master bedrijfspsychologie en personeelsbeleid die in het academiejaar 2019-2020 stage op hun curriculum hebben staan. 
• 15:00-15:45: plenaire informatiesessie in leszaal 1.2 (DUN 2)) over de organisatie van stage in academiejaar 2019-2020
• 16:00-19:00: parallelle workshops ter voorbereiding van de stage gespreid over 3 leszalen.
• Dinsdag 18 december 2018: Stagebeurs Get Recruited 
  • Deelname is verplicht en maakt deel uit van het practicum ‘Recente Trends in HRM’
• Stageseminarie van studenten die in academiejaar 2018-2019 stage hebben gelopen
  • Als voorbereiding voor uw stage in academiejaar 2019-2020 bent u van harte welkom op het stageseminarie van de studenten die in het academiejaar 2018-2019 stage hebben gelopen. Via een presesntatie stellen ze hun stagegever en ervaringen voor. Planning en timing per sessie kan u hier raadplegen. Gelieve de timing en pauzes te respecteren.
• Donderdag 19 september 2019: Inhoudelijk stage moment voor studenten

Hoe verloopt de registratie en de voorbereiding van de Stagebeurs Get Recruited?

•  vanaf dinsdag 27 november tot ten laatste vrijdag 30 november 2018 (23u59):registeren op Stagebeurs Get Recruited
  • Registeren betekent:
    1. invoeren van uw gegevens: Naam, voornaam, email en studentennummer (Let op: Indien u een studentennummer heeft dat start met een 0 dan de 0 weglaten)
    2. uw CV oplaadt
• Vanaf dinsdag 27 november: lijst van deelnemende bedrijven aan Stagebeurs Get Recruited te raadplegen via Minerva cursussite
• Vanaf zaterdag 1 december (09u00) tot ten laatste donderdag 6 december (17u00) kiest u 10 bedrijven om met te speeddaten door aan te melden op Get Recruited
• de toekenning aan een bedrijf gebeurt op basis van het principe "first come first served"
• de aan u toegewezen bedrijven zal u vanaf maandag 10 december kunnen raadplegen via de website Stagebeurs Get Recruited
• Op dinsdag 18 december meldt u zich tussen 08u30 en 09u00 aan op de Stagebeurs Get Recruited

Sollicitatieperiode stage

• u zoekt naar een potentiële stagegever die voldoet aan de vormelijke en inhoudelijke voorwaarden
  • via sollicitatiegesprekken worden wederzijdse verwachtingen in kaart gebracht
  • indien tot een akkoord wordt gekomen, vult u een taakomschrijving in. 
  • u kan potentiële stagegevers zoeken tot aan de deadline om de taakomschrijving in te dienen (15 juni 2019)
  • Pas nadat de taakomschrijving is goedgekeurd kan u een stageovereenkomst aanmaken
    • de taakomschrijving wordt goed- of afgekeurd op basis van:
      
      • voldoet de stagegever aan de voorwaarden
      • de leerdoelen en de doelstellingen
    • deadline indienen stageovereenkomst: 1 juli 2019

 Soorten stage

• Binnenlandse stage: u loopt stage bij een binnenlandse organisatie die voldoet aan de voorwaarden om als stagegever te fungeren (zie stagehandleiding)
• Buitenlandse stage: u loopt stage bij een buitenlandse organisatie (binnen of buiten Europa) die voldoet aan de voorwaarden om als stagegever te fungeren.  Lees hier verder voor meer informatie over een buitenlandse stage.
• Stage op de vakgroep: u loop stage op de vakgroep Personeelsbeleid, Arbeids-- en Organisatiepsychologie.
• Vrijwillige stage: u kan als student ingeschreven aan de Ugent buiten de verplichte stage opgenomen in het programma van de opleiding, ook een vrijwillige  stage lopen bij een organisatie die voldoet aan de voorwaarden om als stagegever te fungeren. Lees hier verder voor meer informatie over een vrijwillige stage.

Stage en deontologie

 Stageduur en -periode

• In het academiejaar 2019-2020:
• Duur: 24 aaneensluitende weken van 5 dagen (= 120 dagen)
• Periode:
• start: maandag 23 september 2019 (start academiejaar 2019-2020)
• Van de startdatum (nl. aanvang academiejaar) kan niet worden afgeweken voor een binnenlandse stage.
• einde: vrijdag 6 maart 2020 
• De einddatum kan verlengd worden tot maximum vrijdag 20 maart 2020 (mogelijke inhaalperiode vanwege ziekte)
• Tijdens de stageperiode zijn er 8 terugkomdagen voor intervisiebijeenkomsten, waarbij de student/stagiair terug naar de universiteit komt. 
  • Deze terugkomdagen tellen mee als reguliere stagedag.
• Ziekte:
  • moet direct worden gemeld aan de stagegever
  • moet steeds worden geregistreerd en verantwoord met een doktersattest via absent.ugent.be
  • moet steeds worden ingehaald
• Verlof
  • Tijdens de stageperiode heeft de student recht op 4 vakantiedagen die in onderling overleg (student – stagegever)
  • vrij in te plannen zijn (bijv. aansluitend tussen kerst en nieuw, op een ander moment, of versnipperd over de stageperiode).
  • Collectieve sluiting en of feestdagen
    • worden gelijkgesteld met een stagedag
    • moeten niet worden ingehaald

Stage-administratie

• Gelieve onderstaande procedure te volgen:

• Indien een akkoord wordt bereikt over uw stage dan vult u een taakomschrijving in.

• u ontvangt via e-mail een exemplaar in pdf.
  • ook de stagegever ontvangt via e-mail een bevestiging hiervan
• u laadt de taakomschrijving (in pdf formaat) op in Minerva (via dropbox  koppelen aan puntenboek taak) ten laatste op 15 juni 2019.

• De taakomschrijving wordt goedgekeurd op basis van:

• voldoet de stage aan de vormelijke en inhoudelijke voorwaarden (zie stagehandleiding)
• de leerdoelen en de projecten
• u ontvangt daarover tekstuele feedback in Minerva en u zal ook toegewezen worden aan een interne stagebegeleider en een intervisiegroep

• Na goedkeuring van de taakomschrijving maakt u een stageovereenkomst aan via de web applicatie van de afdeling juridische zaken (Engelstalige overeenkomsten voor een buitenlandse stage)
  • U vult de stagegegevens in en u selecteert Prof. dr. Eva Derous als promotor
  • Na goedkeuring van de stageovereenkomst , print u de stageovereenkomst samen met de rechten en plichten uit en zorgt u voor de handtekening van de stagegever en uzelf.
  • U laadt de stageovereenkomst (ondertekend door de stagegever en uzelf)  op in pdf formaat in Minerva via portfolio  bestanden toevoegen, koppelen aan puntenboek opdracht) ten laatste op 1 juli 2019.
    
    • de stageovereenkomst die u heeft aangemaakt via de web applicatie kan u niet wijzigen. Indien de stagegever daar toch om vraagt, neem dat contact op met de facultaire stagecoördinator.
• De stagecoördinator zorgt voor:
  • de handtekening van de universitaire stageverantwoordelijke (= Prof. dr. Eva Derous) op de stageovereenkomst
  • dat u (=toekomstig stagiair) en de stagegever voor aanvang van de stage een door alle partijen ondertekende overeenkomsten goedgekeurde taakomschrijving ontvangen
    • Indien de stagegever een origineel exemplaar wenst van de stageovereenkomst, gelieve dit te melden aan de stagecoördinator.
• Voor aanvang van de stage moet er ook een risicoanalyse opgemaakt worden.
  
  • u laadt de risicoanalyse zelf op via de webpagina van het departement medisch toezicht.
  • ten laatste op 1 juli
  • als contactpersoon voor de faculteit vult u de contactgegevens in van stagecoördinator Bart Verloo
  • risicoanalyses van de stagegever zelf worden ook aanvaard
  • u vult het document werkpostfiche pas in, indien blijkt uit de risicoanalyse dat een medisch onderzoek vereist is.

 Overzicht workflow voor de stage

 Aanvragen attest korting abonnement openbaar vervoer

Stagekalender 2018-2020 

Update stagegegevens tijdens de stage

Indien er stagegegevens (bv. gegevens stagebegeleider, leerdoelen, projecten, ...) wijzigen tijdens uw stage en u wenst dit te registeren, gelieve dit te doen via het webformulier update taakomschrijving. Ook de interne en externe stagebegeleider ontvangen daar een bevestiging van.

Ziek tijdens de stage

Kan u tijdens uw stage wegens ziekte niet aanwezig zijn op stage of intervisie?
Verwittig dan zo vlug als mogelijk uw externe (stagegever) en meld jouw afwezigheid via absent.ugent.be.

Contact