Informatie voor studenten master bedrijfspsychologie en personeelsbeleid die stage lopen in het academiejaar 2019-2020

Stagehandleiding voor studenten

Neem voor je begint met de voorbereiding en de start van de stage grondig  "de stagehandleiding voor studenten” (gelieve eerst aan te melden) door. Je vindt daarin algemene informatie over de stage (visie, soorten, doelstellingen, begeleiding, intervisie, beoordeling, vinden van stageplaats, stage-administratie). Specifieke informatie voor de stage die je volgend academiejaar gaat volgen, vind je verder op de website hieronder. Het gaat dan over specifieke informatie inzake de voorbereidingsfase, soorten stages, de stageduur, de stage-administratie, de stagekalender en alle belangrijke links (naar formulieren of andere pagina’s) die van toepassing zijn voor de stage.

Voorbereiding 

  • Vrijdag 26 oktober 2018: deadline inschrijven op  Minerva cursussite Stage en deontologie 2018-2020.
  • Maandag 26 november 2018 ( 15:00 tot 19:00):  verplichte informatiesessie en workshops voor de studenten master bedrijfspsychologie en personeelsbeleid die in het academiejaar 2019-2020 stage op hun curriculum hebben staan. 
    • 15:00-15:45: plenaire informatiesessie in leszaal 1.2 (DUN 2)) over de organisatie van stage in academiejaar 2019-2020
    • 16:00-19:00: parallelle workshops ter voorbereiding van de stage gespreid over 3 leszalen.
  • Dinsdag 18 december 2018: Stagebeurs Get Recruited 
    • Deelname is verplicht en maakt deel uit van het practicum ‘Recente Trends in HRM’
  • Stageseminarie van studenten die in academiejaar 2018-2019 stage hebben gelopen
    • Als voorbereiding voor uw stage in academiejaar 2019-2020 bent u van harte welkom op het stageseminarie van de studenten die in het academiejaar 2018-2019 stage hebben gelopen. Via een presesntatie stellen ze hun stagegever en ervaringen voor. Planning en timing per sessie kan u hier raadplegen. Gelieve de timing en pauzes te respecteren.
  • Donderdag 19 september 2019: Inhoudelijk stage moment voor studenten
Door een beperkt aantal inschrijvingen wordt het inhoudelijk stage moment geannuleerd. Indien nog vragen, aarzel niet om contact op te nemen met stagecoördinator

 

Hoe verloopt de registratie en de voorbereiding van de Stagebeurs Get Recruited?

  •  vanaf dinsdag 27 november tot ten laatste vrijdag 30 november 2018 (23u59):registeren op Stagebeurs Get Recruited
    • Registeren betekent:
      1. invoeren van uw gegevens: Naam, voornaam, email en studentennummer (Let op: Indien u een studentennummer heeft dat start met een 0 dan de 0 weglaten)
      2. uw CV oplaadt
  • Vanaf dinsdag 27 november: lijst van deelnemende bedrijven aan Stagebeurs Get Recruited te raadplegen via Minerva cursussite
  • Vanaf zaterdag 1 december (09u00) tot ten laatste donderdag 6 december (17u00) kiest u 10 bedrijven om met te speeddaten door aan te melden op Get Recruited
    • de toekenning aan een bedrijf gebeurt op basis van het principe "first come first served"
    • de aan u toegewezen bedrijven zal u vanaf maandag 10 december kunnen raadplegen via de website Stagebeurs Get Recruited
  • Op dinsdag 18 december meldt u zich tussen 08u30 en 09u00 aan op de Stagebeurs Get Recruited

 

Sollicitatieperiode stage

  • u zoekt naar een potentiële stagegever die voldoet aan de vormelijke en inhoudelijke voorwaarden
    • via sollicitatiegesprekken worden wederzijdse verwachtingen in kaart gebracht
    • indien tot een akkoord wordt gekomen, vult u een taakomschrijving in. 
    • u kan potentiële stagegevers zoeken tot aan de deadline om de taakomschrijving in te dienen (15 juni 2019)
    • Pas nadat de taakomschrijving is goedgekeurd kan u een stageovereenkomst aanmaken
      • de taakomschrijving wordt goed- of afgekeurd op basis van:
        • voldoet de stagegever aan de voorwaarden
        • de leerdoelen en de doelstellingen
      • deadline indienen stageovereenkomst: 1 juli 2019

 

 Soorten stage wanted.png

Stage en deontologie

Student

Inzake de te volgen deontologie wordt verwezen naar de deontologische code beschreven voor Belgische Psychologen, zoals is voorgeschreven door de Belgische Federatie van Psychologen (BFP).
De student is verplicht deze code grondig te lezen vooraleer de stage aanvangt.

De code omvat vier luiken:

 Naleven van de deontologische code behoort tot de te evalueren competenties. In het geval de student de code overtreedt, is de stagegever verplicht de universitaire stageverantwoordelijke te verwittigen, die dan een klacht aan de Universitaire Ethische Commissie kan voorleggen.

Stagegever

  • Ook van de stagegevers verwachten we inzake deontologie een engagement
  • Externe stagegevers ondertekenen bij aanvang stage de gedragscode voor bedrijven
  • Met het ondertekenen van de code geeft men aan:
    1. Stagehandleiding voor begeleiders gelezen te hebben
    2. Op de hoogte te zijn van de stagekalender (zie website)
    3. Afspraken kennen en naleven (o.a. inzake begeleiding; feedback,…)
    4. Te zorgen voor een deontologisch correct en inhoudelijk interessante stage
Bij aanvang van de stage overloopt de student samen met de stagegever de gedragscode. De stagebegeleider van de stagegever ondertekent de gedragscode. De stagiair geeft de gedragscode af aan de interne stagebegeleider tijdens de eerste intervisiebijeenkomst.

 Stageduur en -periode

  • In het academiejaar 2019-2020:
    • Duur: 24 aaneensluitende weken van 5 dagen (= 120 dagen)
      • Periode:
        • start: maandag 23 september 2019 (start academiejaar 2019-2020)
          • Van de startdatum (nl. aanvang academiejaar) kan niet worden afgeweken voor een binnenlandse stage.
        • einde: vrijdag 6 maart 2020 
          • De einddatum kan verlengd worden tot maximum vrijdag 20 maart 2020 (mogelijke inhaalperiode vanwege ziekte)
    • Tijdens de stageperiode zijn er 8 terugkomdagen voor intervisiebijeenkomsten, waarbij de student/stagiair terug naar de universiteit komt. 
      • Deze terugkomdagen tellen mee als reguliere stagedag.
    • Ziekte:
      • moet direct worden gemeld aan de stagegever
      • moet steeds worden geregistreerd en verantwoord met een doktersattest via absent.ugent.be
      • moet steeds worden ingehaald
  • Verlof
      • Tijdens de stageperiode heeft de student recht op 4 vakantiedagen die in onderling overleg (student – stagegever)
      • vrij in te plannen zijn (bijv. aansluitend tussen kerst en nieuw, op een ander moment, of versnipperd over de stageperiode).
      • Collectieve sluiting en of feestdagen
        • worden gelijkgesteld met een stagedag
        • moeten niet worden ingehaald

Stage-administratie administratie.png

 

  • Gelieve onderstaande procedure te volgen:

  • Indien een akkoord wordt bereikt over uw stage dan vult u een taakomschrijving in.
  • u ontvangt via e-mail een exemplaar in pdf.
    • ook de stagegever ontvangt via e-mail een bevestiging hiervan
  • u laadt de taakomschrijving (in pdf formaat) op in Minerva (via dropbox  koppelen aan puntenboek taak) ten laatste op 15 juni 2019.
  • De taakomschrijving wordt goedgekeurd op basis van:
  • voldoet de stage aan de vormelijke en inhoudelijke voorwaarden (zie stagehandleiding)
  • de leerdoelen en de projecten
  • u ontvangt daarover tekstuele feedback in Minerva en u zal ook toegewezen worden aan een interne stagebegeleider en een intervisiegroep
  • Na goedkeuring van de taakomschrijving maakt u een stageovereenkomst aan via de web applicatie van de afdeling juridische zaken (Engelstalige overeenkomsten voor een buitenlandse stage)
    • U vult de stagegegevens in en u selecteert Prof. dr. Eva Derous als promotor
    • Na goedkeuring van de stageovereenkomst , print u de stageovereenkomst samen met de rechten en plichten uit en zorgt u voor de handtekening van de stagegever en uzelf.
    • U laadt de stageovereenkomst (ondertekend door de stagegever en uzelf)  op in pdf formaat in Minerva via portfolio  bestanden toevoegen, koppelen aan puntenboek opdrachtten laatste op 1 juli 2019.
      • de stageovereenkomst die u heeft aangemaakt via de web applicatie kan u niet wijzigen. Indien de stagegever daar toch om vraagt, neem dat contact op met de facultaire stagecoördinator.
  • De stagecoördinator zorgt voor:
    • de handtekening van de universitaire stageverantwoordelijke (= Prof. dr. Eva Derous) op de stageovereenkomst
    • dat u (=toekomstig stagiair) en de stagegever voor aanvang van de stage een door alle partijen ondertekende overeenkomsten goedgekeurde taakomschrijving ontvangen
      • Indien de stagegever een origineel exemplaar wenst van de stageovereenkomst, gelieve dit te melden aan de stagecoördinator.
  • Voor aanvang van de stage moet er ook een risicoanalyse opgemaakt worden.
    • u laadt de risicoanalyse zelf op via de webpagina van het departement medisch toezicht.
    • ten laatste op 1 juli
    • als contactpersoon voor de faculteit vult u de contactgegevens in van stagecoördinator Bart Verloo
    • risicoanalyses van de stagegever zelf worden ook aanvaard
    • u vult het document werkpostfiche pas in, indien blijkt uit de risicoanalyse dat een medisch onderzoek vereist is.

 

 Overzicht workflow voor de stageworkflow.png

Deadline opladen van de taakomschrijving in Minerva (via puntenboek dropbox taak)

 

Deadline opladen van de goedgekeurde taakomschrijving en de stageovereenkomst in Minerva (via portfolio bestand toevoegen en koppelen aan puntenboek opdracht)

Deadline opladen risicoanalyse

via DMT

Communicatie met o.a. de goedgekeurde taakomschrijving
en stageovereenkomst aan de stagegever en de student

15 juni 1 juli 1 juli voor aanvang van de stage

 Aanvragen attest korting abonnement openbaar vervoer

Het aanvragen van een attest om korting te verkrijgen bij de aankoop van een abonnement openbaar vervoer om u te verplaatsen van en naar de stage kan u aanvragen door een e-mail te sturen naar de Facultaire Dienst Onderwijsondersteuning. Stuur uw  stageovereenkomst mee als bewijs van uw stageperiode.

Stagekalender 2018-2020 

Omschrijving

Datum / deadline

Wie verantwoordelijk?

Registeren op Minerva cursussite Stage en Deontologie 2018-2020 Vrijdag 26 oktober (12u00) Student
Verplichte informatiesessie en workshops Maandag 26 november (15u00-19u00) Opleiding en student
Preview van deelnemende bedrijven aan Stagebeurs Get Recruited Vanaf dinsdag 27 november via Minerva cursussite Student
Registeren op Get Recruited Vanaf dinsdag 27 november tot vrijdag 30 november Student
Kiezen van bedrijven om met te speeddaten door aan te melden 
Get Recruited Stagebeurs

Van zaterdag 1 december (09u00) tot ten

laatste donderdag 6 december 2018 (17u00)
Student
Stagebeurs Get Recruited  Dinsdag 18 december Student, opleiding en stagegevers
Deadline aanvragen
stage op vakgroep  
31 maart 2019 Student

Stageseminarie van studenten die in het academiejaar 2018-2019 stage hebben gelopen

Woensdag 27 maart, donderdag 28 maart en woensdag 3 april 2019
Student, opleiding en stagegevers
Deadline aanvragen uitzondering diplomavoorwaarde stagegever 1 mei 2019 Student

Deadline indienen taakomschrijving via Minerva cursussite

15 juni 2019 

 Student

Deadline indienen stageovereenkomst via Minerva cursussite

1 juli 2019 

Student 

Deadline indienen risicoanalyse via departement medisch toezicht

1 juli 2019 

Student 

Start stageperiode buitenlandse stage

Maandag 2 september 2019

Student, stagegever en opleiding

Start stageperiode binnenlandse stage

Maandag 23 september 2019

Student, stagegever

en opleiding

Maandelijkse terugkomdagen met intervisies

Data zie documenten op Minerva cursussite en Ufora cursussite (vanaf AJ 2019-2020)

 

Student en interne stagebegeleiders

Gedragscode

Overlopen en ondertekenen van gedragscode en afgeven op 1ste intervisie

Student en stagegever

Registratie van een tussentijdse evaluatie

In de 12de week stage

Stagegever en student

Einde stageperiode

Vrijdag 6 maart 2020

Student en stagegever

Opladen stageverslag via
Ufora cursussite

 

Tot ten laatste
vrijdag 13 maart 2020

Student

2 mogelijke inhaalweken stage

wegens ziekte of overmacht

Tot ten laatste
vrijdag 20 maart 2020

Student en stagegever

Registratie van één eindevaluatie

Tot ten laatste
vrijdag 20 maart 2020

Student en stagegever

Feedback over de eindscore

Na afspraak met de interne stagebegeleider op de officiële feedback dag academiejaar 2019-2020

Student en interne stagebegeleiders

Update stagegegevens tijdens de stage

Indien er stagegegevens (bv. gegevens stagebegeleider, leerdoelen, projecten, ...) wijzigen tijdens uw stage en u wenst dit te registeren, gelieve dit te doen via het webformulier update taakomschrijving. Ook de interne en externe stagebegeleider ontvangen daar een bevestiging van.

Ziek tijdens de stage

Kan u tijdens uw stage wegens ziekte niet aanwezig zijn op stage of intervisie?
Verwittig dan zo vlug als mogelijk uw externe (stagegever) en meld jouw afwezigheid via absent.ugent.be.

Contact

Stagecoördinator:

Bart Verloo