Deel 12: Doctoraatsreglement

onder voorbehoud van goedkeuring op de FR van 21/8/2019

Algemeen

De volgende doctoraatstitels kunnen worden behaald aan de Faculteit Politieke en Sociale Wetenschappen (FPSW):

  • Doctor in de Communicatiewetenschappen
  • Doctor in de EU-studies
  • Doctor in de Politieke Wetenschappen
  • Doctor in de Sociologie

Dit reglement geldt voor alle doctoraatsstudenten aan de faculteit Politieke en Sociale Wetenschappen en dus ook voor doctoraatsstudenten die een gecombineerde doctorstitel (interdisciplinair doctoraat) van de Universiteit Gent beogen en die de PSW als hoofdfaculteit hebben opgegeven, tenzij door de betrokken faculteiten in onderling overleg anders is overeengekomen, en met inachtname van de bepalingen uit het Besluit van het Bestuurscollege van 29 april 2016. Doctoraatsstudenten ingeschreven voor een gezamenlijk doctoraat volgen dit facultair reglement en de samenwerkingsovereenkomst waarbij afwijkende regelingen kunnen zijn opgenomen.

Dit facultaire reglement doet geen afbreuk aan de geldende procedures en regels over onderwijs en doctoreren aan de UGent (www.ugent.be/oer) en moet worden beschouwd als een facultaire aanvulling op deze regelgeving. De Faculteitsraad kan dit reglement herzien. De laatste versie is beschikbaar op de facultaire website https://www.ugent.be/ps/nl/onderzoek/doctoreren/richtlijnen.htm

De toelatingsvoorwaarden

Artikel 1

De Faculteitsraad (FR) beslist over de toelating om te doctoreren aan de FPSW. De toelating van de Faculteitsraad wordt aangevraagd door het indienen van een volledige inschrijvingsaanvraag voor een doctoraat in oasis ten laatste 5 werkdagen vóór de faculteitsraad waarop de aanvraag wordt behandeld (http://www.ugent.be/ps/nl/voor-studenten/administratie/doctoreren-administratie).

Na de goedkeuring van de Faculteitsraad en de afwerking van de administratie door de FSA wordt de kandidaat automatisch ingeschreven als doctoraatsstudent in één van de Doctoral Schools van de UGent. Nadien hernieuwt de doctoraatsstudent de inschrijving jaarlijks totdat het doctoraatsproefschrift met succes is verdedigd.

Artikel 2

De doctorandus/a kan bij de FR schriftelijk een gemotiveerde vraag indienen tot wijziging van de eerder goedgekeurde aanvraag voor de beoogde doctoraatstitel, het doctoraatsonderwerp, de na(a)m(en) van de promotor (en), de taal van het proefschrift, de keuze van de doctoral school en/of een verandering in de samenstelling van de doctoraatsbegeleidingscommissie. De documenten kan men vinden op: http://www.ugent.be/ps/nl/voor-studenten/administratie/doctoreren-administratie. De FR beslist om de wijziging(-en) al dan niet toe te staan.

De promotor, de doctoraatsbegeleidingscommissie en de doctoraatsopleiding

Artikel 3

De administratief verantwoordelijk promotor vervult een centrale rol bij de begeleiding van de doctorandus/a en heeft een stimulerende, coördinerende en evaluerende rol voor de hele duur van het doctoraatsproces. De administratief verantwoordelijk promotor is bij voorkeur een ZAP-lid verbonden aan de FPSW. Daarnaast kunnen één of meerdere bijkomende promotor(en) meewerken van binnen of buiten de UGent. Als de administratief verantwoordelijk promotor geen ZAP-lid is die verbonden is aan de FPSW, moet in elk geval een mede-promotor verbonden zijn aan de FPSW.

Artikel 4

Bij elk doctoraat in de FPSW stelt de FR een doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) of meerdere promotoren aan op voorstel van de promotor en/of doctoranda/us volgens de bepalingen in het OER. Dit gebeurt ten laatste in maart van het academiejaar van de eerste inschrijving. De promotoren en de DBC zijn verantwoordelijk voor de ondersteuning en de beoordeling van de doctorandus/a doorheen de gehele studie- en onderzoeksperiode volgens de principes van het UGent charter voor doctoraatsstudenten en promotoren. https://www.ugent.be/nl/onderzoek/doctoreren/charter.htm De doctorandus/a rapporteert eenmaal per jaar over de voortgang van het onderzoek aan de promotoren en DBC.

Bij negatieve beoordeling van het voortgangsrapport van de doctorandus/a door de promotor(-en) en de DBC, wordt de doctorandus/a gehoord door promotor(en), DBC en ombudspersoon en stelt men een gemotiveerd verslag op. Dit verslag wordt ondertekend door alle betrokkenen (ook door de doctorandus/a) en overgemaakt aan de onderzoeksdirecteur van de faculteit. De onderzoeksdirecteur roept de FCWO samen die een advies uitbrengt aan de decaan. De decaan volgt verder de procedure zoals beschreven in artikel 89 van het OER. Ingeval van belangenconflict kan de facultaire ombudspersoon de voorzitter FCWO of decaan vervangen in deze procedure.

Artikel 5

De doctorandus/a heeft het recht om een doctoraatsopleiding te volgen. De organisatie van deze opleiding wordt gedragen door de Doctoral School waarin de doctorandus/a is ingeschreven. De promotor(-en) en DBC kunnen de doctorandus/a verplichten om de doctoraatsopleiding of een deel daarvan te volgen, aangepast aan de individuele noden van de doctorandus/a. De concrete invulling van het programma wordt bepaald door de promotor(en) en de DBC, zonder daarbij afbreuk te doen aan het algemene Doctoral Schools reglement en het reglement van de Doctoral School waartoe de doctorandus/a behoort. De promotor(-en) en DBC kunnen adviseren om de omvang van de doctoraatsopleiding te verminderen op grond van ‘Eerder Verworven Competenties' (EVC) of 'Eerder Verworven Kwalificaties' (EVK). Indien er wordt beslist om een (deel van de) doctoraatsopleiding te verplichten, wordt dit gemeld aan de FR.

Het proefschrift

Artikel 6

Een proefschrift kan de vorm aannemen van een klassiek doctoraat in boekvorm, maar kan ook bestaan uit een bundeling van min. 3 en max. 7 wetenschappelijke papers. Een afwijking van het aantal papers kan mits motivering worden aangevraagd aan de FR. De doctorandus/a hoeft niet noodzakelijk de enige of eerste auteur te zijn, maar de artikels moeten het resultaat zijn van het persoonlijke onderzoekswerk van de doctorandus/a.

Indien het doctoraat bestaat uit een bundeling van wetenschappelijke artikels geschreven door meerdere auteurs dan moet bij het indienen van het werk een document worden toegevoegd waarin een overzicht wordt gegeven van alle bijdragen met vermelding van auteurs en co-auteurs en waarin de doctorandus/a aangeeft wat precies zijn/haar aandeel is in elk artikel met meerdere auteurs. Van artikels waarvan de doctorandus/a niet de enige auteur is, moet de eigenlijke eerste auteur vooraf schriftelijk bevestigen dat hij/zij akkoord gaat met de opname van het artikel in het proefschrift. Deze bevestiging en het document met overzicht van alle bijdragen wordt in de bijlagen van het proefschrift toegevoegd. Publicaties die meer dan één jaar voor de inschrijving tot het doctoraat werden gepubliceerd komen niet in aanmerking. Er wordt verder geen publicatievereiste noch aanvaarding voor publicatie aan de gebundelde papers opgelegd, maar iedere paper moet wel publiceerbaar zijn in een tijdschrift met leescomité. Het is de bevoegdheid van de examencommissie om de geschiktheid en de kwaliteit van het werk te beoordelen (en te aanvaarden of te weigeren). De bundeling van artikels moet een inhoudelijk samenhangend geheel vormen. De bijdragen moeten worden voorafgegaan door een inleidend hoofdstuk met een situering van het bestaande werk in het relevante onderzoeksdomein. De bijdragen moeten worden gevolgd door een concluderend hoofdstuk.

Artikel 7

Om in te schrijven voor het doctoraatsexamen moet de doctorandus/a de goedkeuring vragen van de FR volgens de richtlijnen van de FSA. http://www.ugent.be/ps/nl/voor-studenten/administratie/doctoreren-administratie

De examencommissie wordt samengesteld volgens de richtlijnen opgenomen in de universitaire reglementen. De voorzitter van de examencommissie mag echter geen lid zijn van de onderzoeksgroep van de doctorandus/a.

De promotor zorgt ervoor dat in de doctorale examencommissie beide seksen vertegenwoordigd zijn (voorzitter of secretaris niet meegerekend). Indien dit niet het geval is, wordt de samenstelling van de examencommissie op de Faculteitsraad niet goedgekeurd.

Voor de aanvang van de FR doet de administratief verantwoordelijk promotor, in overleg met de doctorandus/a, een voorstel van mogelijke data waarop de eerste bijeenkomst van de examencommissie kan plaatsvinden, rekening houdend met de termijnen die zijn bepaald in het onderwijs- en examenreglement en het facultair doctoraatsreglement. Tijdens het eerste examengedeelte wordt vastgelegd wanneer de openbare verdediging doorgaat (zie art.8).

Ten laatste twee werkdagen na FR moet het secretariaat van de vakgroep de andere exemplaren van het proefschrift ontvangen om deze tijdig over te maken aan alle leden van de examencommissie. De doctorandus/a bezorgt eveneens één digitale versie aan de FSA. Deze versies moeten inhoudelijk identiek zijn aan het digitale versie ingediend voor de FR. Ten laatste één week na de openbare verdediging moet de doctorandus/a een digitale kopie opladen in de academische bibliografie van UGent (Biblio https://biblio.ugent.be/ ).

Het doctoraatsexamen

Artikel 8

§1. Het doctoraatsexamen bestaat uit:

  • de eerste beoordeling van het proefschrift door de examencommissie,
  • het in het openbaar verdedigen van dit proefschrift. Dit kan pas ten vroegste 3 weken na het eerste examengedeelte plaatsvinden (uitzondering mogelijk voor internationale doctoraatsstudenten of indien internationale onderzoekers deel uitmaken van de examencommissie).

§2. De kandidaat ontvangt het voor hem/haar bestemde gedeelte van de schriftelijke beoordeling van het proefschrift van de leden van de examenjury ten laatste 3 werkdagen voor het eerste examengedeelte. Indien de doctorandus/a niet alle schriftelijke beoordelingen tijdig ontvangt, kan op verzoek van de doctorandus/a het eerste gedeelte van het examen uitgesteld worden.

§3. De vergadering van het eerste gedeelte van het doctoraatsexamen verloopt in 3 delen.

  • De voorzitter van de examencommissie opent het eerste gedeelte van het examen door aan de leden een eerste beoordeling te vragen.
  • Daarna vervoegt de kandidaat de vergadering. De leden van de examencommissie geven feedback en stellen vragen aan de doctorandus/a. De kandidaat geeft toelichting bij de vragen en opmerkingen die de leden van de examencommissie formuleren.
  • Nadat de kandidaat is gehoord, verlaat de kandidaat de bijeenkomst. Daarna delibereert de commissie en deelt het resultaat mee aan de kandidaat.

§4. De deliberatie levert één van de volgende uitspraken op:

  • toelating tot het tweede gedeelte van het examen (openbare verdediging).
  • toelating tot het tweede gedeelte, na het aanbrengen van correcties in het proefschrift die binnen de door de examencommissie opgelegde termijn door de doctorandus uitgevoerd kunnen worden. De voorzitter en de promotor(en) zien er in samenspraak op toe dat aan de gevraagde correcties gevolg wordt gegeven. De examencommissie deelt heel duidelijk mee welke correcties en aanpassingen nodig zijn. Nadien worden de herwerkte en ingebonden exemplaren ingediend bij de FSA en het secretariaat van de vakgroep tenzij anders beslist door de examencommissie.
  • geen toelating tot het tweede gedeelte. In dit geval kan het proefschrift op een later tijdstip opnieuw worden ingediend bij de Faculteitsraad (zie art. 7).

§5. Als de kandidaat wordt toegelaten tot het tweede examengedeelte legt de examencommissie in overleg met de kandidaat de datum vast voor de openbare verdediging. De promotor en voorzitter van de examencommissie zien er op toe dat de voorgestelde correcties tijdig (i.e. minstens een week voor de vastgelegde datum van de openbare verdediging) zijn volbracht volgens de afspraak. Indien het proefschrift werd gewijzigd, bezorgt de kandidaat een finale versie aan alle leden van de examencommissie en de FSA.

§6. Tijdens het tweede examengedeelde verdedigt de doctorandus mondeling en in het openbaar het proefschrift. De publieke verdediging begint met een presentatie door de kandidaat over het proefschrift van maximum 30 minuten, gevolgd door een vragenronde van de stemgerechtigde leden van de examencommissie.

Ombudspersoon

Artikel 9

De facultaire ombudspersoon fungeert als ombudspersoon voor de doctorandi/ae van de Faculteit Politieke en Sociale Wetenschappen. Bij afwezigheid van de ombudspersoon treedt de voorzitter van de facultaire commissie onderzoek op als vervanger.

http://www.ugent.be/doctoralschools/en/quality/ombudspersons.htm

Veelgebruikte afkortingen:

DBC
Doctoraatsbegeleidingscommissie
FCWO
Facultaire commissie wetenschappelijk onderzoek
FPSW
Faculteit Politieke en Sociale Wetenschappen
FR
Faculteitsraad
FSA
Facultaire Studentenadministratie http://www.ugent.be/ps/nl/onderwijs/administratie
OASIS
Onderwijs Administratie- en Studenten Informatie Systeem van UGent
OER
Onderwijs- en Examenreglement https://www.ugent.be/student/nl/studeren/regelgeving
ZAP
Zelfstandig academisch personeel