Deel 15: Stagereglement Master EU-Studies

Algemene inleiding

Doel(en) van de stage

Hoofddoel van de stage georganiseerd in de Master in de EU Studies is om studenten de mogelijkheid te geven om de inzichten van het academisch onderwijs en onderzoek te confronteren met de levende werkelijkheid. De stage moet studenten toelaten om de verworven politiek-wetenschappelijke inzichten van de EU-studies toe te passen in het werkveld. Aan de stage is een stageverslag gekoppeld waarin de student een kritische reflectie maakt van (i) de stageplaats en (ii) zijn/haar inbreng in drie specifieke cases.

Bijkomend zullen studenten via de stage vaardigheden ontwikkelen, zoals werken in teamverband, communiceren, probleemoplossend denken, een planning opstellen, onderhandelen, enz., en concrete kennis opdoen, bijv. over machtsverhouding tussen de EU en andere private en publieke actoren, besluitvormingsmechanismen, netwerking, agendasetting, dagelijkse beleidsbeslissingen, link met het maatschappelijke veld enz. De stage beoogt dan ook de complementariteit van werkervaring en academische vorming.

Voor wie?

De stage is toegankelijk voor studenten Master EU Studies die kiezen voor het keuzevak ‘stage EU studies’. De stage vindt in principe plaats in het 2e semester omdat ze verder bouwt op de theoretische opleidingsonderdelen van de Master EU Studies die in het 1ste semester gedoceerd worden. De stage staat voor 5 studiepunten. Bijgevolg is het mogelijk dat de student in kwestie naast de stage ook nog een tweede keuzevak in het tweede semester dient op te nemen om aan voldoende studiepunten te komen.

Verplicht of niet?

De stage wordt opgenomen als keuzevak en is bijgevolg niet verplicht, maar wel sterk aan te raden.

Kenmerken stageplaats

Studenten zoeken zelf een stageplaats op basis waarvan zij veronderstellen bovenstaande doelstellingen te kunnen aantonen. De stageplaats moet een organisatie zijn die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken is met de brede Europese Unie (EU) dimensie. Bovendien moet de stageplaats betrokken zijn bij het nemen of uitvoeren van collectieve beslissingen, besluiten die in naam van en voor een politieke gemeenschap worden genomen, of deze beslissingen proberen beïnvloeden, bestuderen of hierover berichten.

Mogelijke stageplaatsen zijn bijvoorbeeld overheidsadministraties, studiediensten, politieke partijen, krantenredacties, middenveldorganisaties, bedrijven enz. die in contact komen met de EU, evenals de EU-instellingen zelf. Door te registreren op www.star.ugent.be krijgen studenten ook een vrijblijvend overzicht van alle stageplaatsen van de afgelopen academiejaren (via de tab ‘stageplaats info’). Vaste stageplaatsen (bv. VRT) of nieuwe stagevacatures worden gecommuniceerd via Minerva/Ufora met bijhorende procedures.

Indien er twijfels bestaan over de inhoudelijke invulling van een stage (bv. link met EU studies onvoldoende aanwezig) zal de stageverantwoordelijke voor eind oktober contact opnemen met de student en verdere verduidelijking vragen en hen eventueel vragen een nieuwe stageplaats te zoeken. Voor de begeleiding van de stage kan elke student binnen het Centrum voor EU Studies terecht bij de stageverantwoordelijke van de opleiding. Daarnaast moet de student op de stageplaats een stagebegeleider zoeken. De evaluatie van de stage gebeurt door (i) de stageverantwoordelijke en (ii) de stagebegeleider. De uiteindelijke beoordeling gebeurt op basis van alle elementen die met de stage zijn verbonden (zie infra), waarbij de stageverantwoordelijke steeds de eindverantwoordelijkheid behoudt.

Stagereglement

Duur

1. De stage start in principe na de zittijd van de examenperiode van het eerste semester. De stageduur bedraagt 140 uur. In regel wordt dit totaal bereikt door vier werkdagen, acht uren per dag, gedurende 4 tot 5 weken, op de stageplaats de afgesproken opdracht(en) uit te voeren. Indien gewenst door de stageplaats en student, kunnen studenten ook 5 werkdagen per week stage volgen. Indien dit deelname aan onderwijsactiviteiten in het tweede semester in de weg staat, moeten studenten hier toestemming voor vragen aan de betrokken lesgevers.

2. Studenten en stageaanbieders onderhandelen in hun overeenkomst een precieze afbakening van de stageperiode. Stages kunnen ook doorlopen tijdens de vakantieperiodes van het tweede semester, indien dat door beide partijen overeengekomen wordt. Door te kiezen voor een basispakket van drie of vier werkdagen, behoudt de student onderhandelingsruimte om minstens één dag per week te vrijwaren voor het verder werken aan zijn/haar masterproef alsook deel te nemen aan andere (mogelijke) onderwijsactiviteiten in het tweede semester (bv. werkcollege masterproef, tweede keuzevak).

3. Een stage mag ook langer duren dan 140 uur, tot maximaal 60 extra werkdagen. Dit deel van de stage wordt dan als ‘vrijwillig’ beschouwd en valt nog steeds onder de verzekering van de Universiteit Gent. Let op, de verlenging van deze stage dient gekaderd te worden in een aparte stage-overeenkomst. Het sjabloon is hier te vinden: https://www.ugent.be/student/nl/studeren/stage/stageovereenkomst/vrijwillige-stage.htm

Cumulatieve toelatingsvoorwaarden

4. De kandidaat stagiair is idealiter geslaagd voor de derde bachelor politieke wetenschappen of hij/zij moet het schakel- of voorbereidingsprogramma met goed gevolg hebben afgerond. Hiervan kan worden afgeweken mits goedkeuring van de stageverantwoordelijke. Om deze goedkeuring aan te vragen, neemt de student via mail contact op met de stageverantwoordelijke van de opleiding.

5. De ‘stage’ en het bijbehorende stageverslag kan als opleidingsonderdeel enkel gevolgd worden door studenten die ingeschreven zijn in de master EU Studies aan de Universiteit Gent.

Begeleiding

6. De stageverantwoordelijke staat in voor de begeleiding van de student en fungeert als aanspreekpunt en centraal contactpersoon van de Universiteit Gent.

7. De aangestelde stagebegeleider vanuit de Universiteit Gent, en specifiek het Centrum voor EU studies, is “Nathan Vandeputte, nathan.vandeputte@ugent.be, +32 9 264 69 50”

8. De stagebegeleider is verantwoordelijk voor de begeleiding van de stage op de stageplaats. Hij/zij helpt waar nodig en mogelijk en staat de student bij in de concrete werkzaamheden. De stagebegeleider op de werkvloer wordt niet vergoed of bezoldigd. Hij/zij contacteert de stageverantwoordelijke zo snel mogelijk bij eventuele problemen of vragen.

9. Er wordt binnen het Centrum voor EU-Studies een medewerker aangeduid die de student op de stageplaats zal bezoeken, dit is de stagebezoeker. Hij/zij is niet noodzakelijk de stageverantwoordelijke.

Voor de stage

Infosessie administratie stage

10. De eerste week van het academiejaar vindt een infosessie plaats waarin de administratieve verplichtingen voor de student en het stageregistratiesysteem STAR worden toegelicht.

Stagevoorstel

11. Elke student die stage wil lopen dient ten laatste op 8 oktober (of de eerstvolgende werkdag van het academiejaar) hiervan bericht te geven, dit door middel van een stagevoorstel of stagedocument.

12. Indien reeds een stageplaats werd gevonden, kan dit door een digitaal stagevoorstel in te dienen via www.star.ugent.be (voor technische procedures, zie powerpoint op Minerva / Ufora)

OF

Indien er nog geen stageplaats werd gevonden, dient de student bericht te geven door een stagedocument op te stellen. Dit stagedocument geeft een overzicht van de stageplaatsen weer waarmee de student in onderhandeling is.

13. In beide gevallen geeft de student beknopt weer welke EU-gerelateerde taken, conform de doelstellingen van de stage (supra), op de stageplaats aan bod zullen/kunnen komen. Het stagevoorstel wordt online ingediend via www.star.ugent.be in het daarvoor voorziene ‘hokje’ (zie PowerPoint op Minerva/Ufora). Voor het stagedocument maakt de student gebruik van een kort Word document waarin (i) de lijst van stageplaatsen wordt opgesomd waarmee hij/zij in onderhandeling is; alsook (ii) de EU-gerelateerde taken die hier aan bod kunnen komen.

14. Het stagedocument wordt in elektronische versie ingediend op de Ufora-website van het vak ‘stage’.

15. Om tijdig het stagevoorstel/stagedocument te kunnen indienen, is het aangewezen dat de student ten laatste in de zomer op zoek gaat naar een stageplaats.

16. Een student die na 8 oktober op basis van hun stagedocument een definitieve stageplaats gevonden heeft, legt deze zo snel mogelijk via www.star.ugent.be ter goedkeuring voor in de vorm van een digitaal stagevoorstel.

17. Elke student dient ten laatste 9 december (of de eerstvolgende werkdag) het digitaal stagevoorstel in via www.star.ugent.be. Wie voor deze datum er niet in slaagt een stageplaats vast te leggen, neemt contact op met de stageverantwoordelijke van de opleiding. Deze zal samen met de student bekijken wat alsnog mogelijk is. Indien er geen stageplaats gevonden kan worden, moet de student er rekening mee houden dat hij/zij zich alsnog zal moeten inschrijven voor twee opleidingsonderdelen – anders dan stage – in het 2de semester van de Master EU Studies.

18. De stageverantwoordelijke heeft het recht om niet in te stemmen met een stagevoorstel dat niet voldoet aan de beoogde doelstellingen, de tijdsindeling niet respecteert, dat onvoldoende inhoudelijke kwaliteitsgaranties biedt, of dat niet voldoet aan de vereiste link met EU. Hij/zij zal hierover in eerste instantie voor eind oktober contact opnemen met de student en bijkomende verduidelijking vragen. Wanneer wordt ingestemd met een stageplaats, zal dit online zichtbaar zijn via www.star.ugent.be.

Stageovereenkomst

19. De student is verantwoordelijk voor het afsluiten en ondertekenen van de stageovereenkomst vóór de aanvang van de stage. De stageovereenkomst is verplicht en wordt automatisch aangemaakt via www.star.ugent.be (nadat het stagevoorstel is goedgekeurd verschijnt automatisch de knop ‘contract’ naast de eigen stageplaats).

20. Voor de ondertekening van de stageovereenkomst wordt via mail een afspraak gemaakt met de stageverantwoordelijke.

21. De student dient de automatisch gegenereerde stageovereenkomst verder in een Word document correct aan te vullen met de volgende gegevens:

  • “Stagepromotor Universiteit Gent”: dit is de aangestelde stageverantwoordelijke, in casu “Nathan Vandeputte, nathan.vandeputte@ugent.be, +32 9 264 69 50”
  • “Stageverantwoordelijke”: dit is de aangestelde stagebegeleider op de stageplaats

22. Verder dient de student de lay-out van de overeenkomst te verzorgen (uitlijnen) en wordt de motivering voor de stageplaats verwijderd.

23. Voor een duurtijd langer dan 140 uur dient elke student een aparte overeenkomst te laten ondertekenen. Het sjabloon is hier te vinden: https://www.ugent.be/student/nl/studeren/stage/stageovereenkomst/vrijwillige-stage.htm

24. De student kan op vraag van de stageplaats ook een bijkomende overeenkomst afsluiten. Deze worden voor ondertekening digitaal doorgestuurd naar de stageverantwoordelijke zodat deze gecontroleerd kunnen worden door de juridische dienst van de Universiteit Gent.

25. Studenten die een Engels of anderstalige overeenkomst wensen af te sluiten nemen hiervoor contact op met de stageverantwoordelijke.

26. Indien een student langer stage wilt lopen dan 140 uur, dient hij/zij hier een aparte overeenkomst voor te ondertekenen.

27. Elke stageovereenkomst moet worden afgesloten tussen drie partijen: de student, de stageplaats en de stageverantwoordelijke vanuit de Universiteit Gent.

28. Elke student dient een risicoanalyse te laten invullen door de stageplaats (zie bijlage 1). Indien deze analyse één of meerdere risico’s opsomt, dient hier een werkpostfiche aan toegevoegd te worden.

29. De stageovereenkomst en de risicoanalyse moeten voor de start van de stage worden ingediend bij de stageverantwoordelijke.

Tijdens de stage

De stagefiche

30. Uiterlijk één week na de start van de stage dient de student een stagefiche in (zie Bijlage 2). Deze fiche is een verdere en concrete uitwerking van de overeengekomen stagetaken zoals opgenomen in de stageovereenkomst. De stagefiche wordt opgemaakt in overleg met de stagebegeleider en bevat een overzicht van taken en opdrachten die in het kader van de stage vervuld zullen worden, een aanduiding van de periode waarbinnen de stage zal plaatsvinden en welke dagen er stage zal gevolgd worden. Het document wordt in een elektronische versie ingediend op de Ufora-website van het vak ‘stage’.

31. De stagefiche wordt door de stagebegeleider ondertekend.

Logboek

32. De student houdt tijdens de stage een logboek bij, waarbij dagelijks genoteerd wordt wat hij/zij op de stageplaats gedaan heeft. Dit logboek wordt op het einde van de stageperiode als bijlage bij het stageverslag gevoegd (zie bijlage 4).

33. Het logboek wordt na afloop van elke week ondertekend door de stagebegeleider.

34. Het logboek beperkt zich tot de stageduurtijd van de eerste 140 uur. De rest wordt als ‘vrijwillig’ beschouwd.

Gedragscode student

35. De student eerbiedigt het in de stageplaats gebruikelijke werkschema en vervult naar best vermogen de hem/haar toevertrouwde opdrachten. De student is gebonden door de beroepscode van de stageplaats en door de regels van het beroepsgeheim die er gelden, alsook door de algemene gedragscode voor studenten van de Universiteit Gent.

36. De stagebegeleider kan in overleg met de student en de stageverantwoordelijke eventueel bijkomende regels, afspraken of verplichtingen voorstellen. Deze zijn enkel bindend na instemming ermee door de stageverantwoordelijke en de stagiair.

37. De student kan om ernstige en gegronde redenen verzoeken om van stageplaats te veranderen. Hij/zij richt dit verzoek zo snel mogelijk tot de stageverantwoordelijke en tot de stagebegeleider. De stageverantwoordelijke oordeelt over de gegrondheid van het verzoek. De student dient, in overleg met de stageverantwoordelijke, zo snel mogelijk een nieuwe stageplaats te vinden om de in punt 1 vermelde stageduur te realiseren.

38. Zowel de stagebegeleider als de stagiair kunnen een einde maken aan de overeenkomst. Dit kan enkel na een gemotiveerd schrijven. Ook zal er in dit geval eerst een bemiddelingsgesprek plaatsvinden om te proberen tot een oplossing te komen tussen alle betrokken partijen.

39. Afwezigheid door ziekte of om andere redenen moet steeds, de dag zelf, door de student aan de stageverantwoordelijke en de stagebegeleider gemeld worden. Afwezigheden van meer of 2 dagen moeten verplicht gemotiveerd worden met een doktersattest dat op de eerste dag van de ziekte naar de stageverantwoordelijke moet opgestuurd worden. Ook voor andere afwezigheden moet een motivering naar de stageverantwoordelijke en de stagebegeleider gestuurd worden. Na langdurige afwezigheid, vanaf één week, moet in samenspraak met de stageverantwoordelijke en de stagebegeleider nagegaan worden of een verlenging van de stageperiode en/of een bijkomende, vervangende opdracht noodzakelijk zijn.

40. Studenten die onreglementair afwezig zijn, of een ander onderdeel van dit algemeen reglement niet respecteren, zullen dat in de evaluatie van hun stage weerspiegeld zien.

41. Indien de student op enige wijze ongewenste omgangsvormen ondervindt op de stageplaats (zijnde agressie, geweld, discriminatie, pesten en/of (seksuele) intimidatie), dient hij/zij contact op te nemen met de vakgroepvoorzitter. Mogelijks kan ook de vertrouwenspersoon van de stageplaats of Universiteit Gent verder betrokken worden, afhankelijk van de ernst van het probleem.

Na de stage

Stageverslag

42. De student maakt na het afsluiten van de stage een stageverslag. Dit stageverslag bestaat uit drie onderdelen:

  • Beschrijving en situering stageplaats:
    Er wordt verwacht dat de student een duidelijk beeld schetst van de stageplaats en de ruimere context waarin deze actief is, met de nadruk op de EU dimensie. Hierbij gaat hij/zij in op volgende opdrachten en vragen. Situeer je dienst of directe werkomgeving binnen de grotere organisatie en/of sector waarin deze actief is. Wat zijn de algemene doelstellingen van je dienst? Hoe passen deze binnen de doelstellingen van de grotere organisatie waarin deze werkzaam is? Met welke EU-gerelateerde fenomenen en problemen wordt deze geconfronteerd?
  • Beschrijving stageopdracht
    Er wordt verwacht dat de student een algemene beschrijving van de inhoudelijke invulling van zijn/haar stage geeft en deze situeert binnen het functioneren van de organisatie. Hierbij gaat hij/zij in op volgende vragen. Wat waren je belangrijkste opdrachten? Hoe passen deze binnen de doelstellingen van je stageplek? Hoe heb je zelf bijgedragen aan de doelstellingen van je organisatie? Benadruk hierbij de internationale dimensie van je takenpakket.
  • Uitwerking van 3 case studies:
    De student werkt drie case studies uit naar eigen keuze. Voor elke case studie maakt de student een kritische koppeling tussen zijn/haar eigen inbreng uit de praktijk en het theoretisch-academisch debat. Mogelijke invalshoeken zijn wetenschappelijke artikels, reportages, academische concepten, beleidsnota’s, etc. Er mogen eventueel ook (vrijwillige) bijlagen aan de cases toegevoegd worden.

43. De student geeft doorheen het stageverslag ook aan welke aspecten en inzichten uit de opleiding nuttig bleken te zijn voor de stage. Mogelijke invalshoeken zijn bv. inzichten rond de besluitvorming van de EU, rol en betrokkenheid van lokale/regionale overheden of de invloed van het Europees middenveld, etc.

44. Het verslag is minimaal 3000 en maximaal 5000 woorden lang, exclusief eindnoten, bibliografie en eventuele bijlagen.

45. Het stageverslag omslaat minimaal ervaringen gebaseerd op 140 stage-uren. Indien de student nadien ook een deel vrijwillig stage heeft gelopen, mag dit ook mee in rekening gebracht worden.

46. Het stageverslag wordt digitaal ingediend op de Ufora-website van het vak ‘stage’, uiterlijk op 15 juni (of de eerstvolgende werkdag). In uitzonderlijke omstandigheden (bijv. als de stage nog bezig is) kan er beperkt uitstel verleend worden, maar het stageverslag moet in elk geval voor het einde van de eerste zittijd van het tweede semester worden ingediend.

47. Voor studenten die hun stageverslag in tweede zit indienen, geldt 25 augustus (of de eerstvolgende werkdag) als uiterste indiendatum. Uitzonderlijk is er een beperkt uitstel mogelijk, maar het stageverslag moet in elk geval voor het einde van de tweede zittijd worden ingediend.

48. De student is ervoor verantwoordelijk dat de stagebegeleider een kopie ontvangt van het stageverslag.

Zelfevaluatie

49. Uiterlijk op 15 juni (of de eerstvolgende werkdag) dient de student samen met het stageverslag het zelfevaluatieformulier (zie bijlage 6) in op de Ufora-website van het vak ‘stage’.

50. De stagebegeleider vult meteen na het einde van de stage het stagebegeleider-evaluatieformulier in en bezorgt dit via email terug aan de stageverantwoordelijke (zie bijlage 5). Dit is een vertrouwelijk document dat niet met de student meegegeven wordt.

Beoordeling

51. Het globale examencijfer – in het kader van permanente evaluatie – is het geheel van volgende evaluaties:

  • Stageverslag (10 punten): score wordt toegekend door de stageverantwoordelijke
  • De evaluatie door de stageaanbieder (5 punten)
  • De overige documenten en aspecten van de stage (het logboek, stagevoorstel, stagedocument, zelfevaluatie, stagefiche) (5 punten)

52. In het geval dat de student een onvoldoende behaalt moet deze het stageverslag herwerken en opnieuw indienen in de tweede zittijd.

53. De verantwoordelijk lesgever behoudt de eindverantwoordelijkheid om af te wijken van de mathematische optelling van onderstaande scores.

Overzicht deadlines

  • September, eerste lesweek: infosessie administratieve verplichtingen stage en handleiding STAR (eerste week academiejaar)
  • 8 oktober (of eerstvolgende maandag): indienen stagevoorstel/stagedocument
  • 9 december (of eerstvolgende maandag): uiterste deadline voor stagevoorstel
  • Voor aanvang stage: indienen ondertekend stageovereenkomst + risicoanalyse
  • Eerste week stage: Indienen stagefiche
  • Na afloop stage: evaluatieformulier stagebegeleider
  • 15 juni of de eerstvolgende maandag:
    • Stageverslag
    • Logboek
    • Zelfevaluatieformulier
  • 25 augustus indienen stageverslag indien 2de zit

Bijlagen

Bijlage 1: deel15-risico-analyse.docx

Bijlage 2: deel15-stagefiche.docx

Bijlage 3: deel15-stageverslag.docx

Bijlage 4: deel15-logboek.docx

Bijlage 5: deel15-evaluatieformulier-voor-stagebegeleider.docx

Bijlage 5bis: deel15-engelstalige-versie-evaluatieformulier.docx

Bijlage 6: deel15-zelfevaluatie-door-de-stagiair.docx