Deel 16: Stagereglement Communicatiewetenschappen

Verantwoordelijk lesgever/stagepromotor: Prof. dr. Karin Raeymaeckers

Stagebegeleiders: Johan Vermeire[1] (johan.vermeire@ugent.be, administratief medewerker vakgroep communicatiewetenschappen) en Marc Dewilde[2] (marc.dewilde@ugent.be, praktijkassistent) 

1. Algemene inleiding

De stage is toegankelijk voor studenten uit de vier afstudeerrichtingen van de Master Communicatiewetenschappen.

Via een stage kan de student/e kennis maken met het werkveld en de inzichten van het academisch onderwijs en onderzoek in praktijk toepassen.

Op deze manier ontwikkelt de student/e vaardigheden, zoals werken in teamverband, communiceren, probleemoplossend denken, een planning opstellen, onderhandelen, enz.

Anderzijds doet de student/e via deze stage ook concrete kennis op, bijvoorbeeld over netwerking, agendasetting, dagelijkse beleidsbeslissingen, link met het maatschappelijk veld, de ‘praktische’ toepassing van onderzoeksmethodes enz. 

 Aan de stage is een stageverslag gekoppeld waarin het werkveld in kaart gebracht wordt via een uitgewerkte analyse van takenclusters . 

Naast het stageverslag dient de student ook  een academisch essay in waarbij men kritisch reflecteert over de opgedane stage ervaring in relatie tot theoretische perspectieven die tijdens de opleiding aan bod kwamen.

 Het takenpakket op de stageplaats is bij voorkeur gerelateerd aan de  afstudeerrichting die de student/e volgt.

 2. Algemene terminologie

 

2.1.  Stage promotor en stagebegeleiders 

Prof. Dr. K. Raeymaeckers is als stage promotor eindverantwoordelijk voor de stages.

Stagebegeleiders zijn Johan Vermeire en Marc Dewilde. Zij staan als aanspreekpunt in voor de opvolging van de stappen in het stageproces.  

2.2. Stage verantwoordelijke van de stagegever 

De stageverantwoordelijke is de persoon uit het stagebedrijf die de student opvangt tijdens het verloop van de stage. Hij/zij wijst de taken en contactpersonen toe, en volgt de student/e op. Hij/zij is het aanspreekpunt binnen de organisatie voor de promotor en/of de stagebegeleider. De stage verantwoordelijke geeft na afloop ook een evaluatie van de stagiair(e). 

3. Stagereglement

3.1. Algemene voorwaarden en registratie (deadline medio oktober) 

Er zijn enkele voorwaarden om een stage te kunnen aanvatten, zoals ook bepaald in de Studiefiche: 

  • Enkel studenten van de master communicatiewetenschappen kunnen stage volgen.
  • Studenten mogen max.  12 studiepunten van vakken uit de bachelor meenemen; bij voorkeur uit het eerste semester om geen overlap met de stage te hebben. Het is ook wenselijk dat studenten geslaagd zijn voor de onderzoekspaper. 

Studenten die stage willen opnemen binnen het curriculum registreren zich vanaf de eerste week van het academiejaar op Ufora voor het vak ‘stage’. Via dat kanaal wordt alle informatie over de stages en  de procedure gepost. Ook invuldocumenten voor registratie (inclusief datum deadline) zijn op Ufora terug te vinden.  

3.2. Algemene bepalingen 

Een stage omvat 12 studiepunten en bedraagt tussen de min. 250 en max. 280 uur.

In regel wordt dit totaal bereikt door vier werkdagen,  gedurende minimaal 7 tot maximaal 9 weken op de stageplaats de afgesproken opdracht(en) uit te voeren. Deze termijn mag niet overschreden worden.

Door dit basispakket van vier werkdagen, is er één dag gereserveerd voor onderwijs.  Het deelnemen aan onderwijsactiviteiten mag nooit in het gedrang komen; de stageaanbieder dient hiervoor de nodige flexibiliteit aan de dag te leggen. 

Stageplaatsen die studenten ook tijdens het weekend inschakelen en vijf- tot zesdaagse werkweken verwachten, moeten de totale duur van de stageperiode berekenen conform het aantal gepresteerde uren waarbij het maximum van 280 uur niet mag overschreden worden. Deze optie kan enkel mits garantie op vrije dag voor onderwijsgebonden aangelegenheden. Stages kunnen doorlopen tijdens de vakantieperiodes van het tweede semester, indien dit door beide partijen overeengekomen wordt.  

De stage vindt plaats in het tweede semester van het academiejaar omdat ze verder bouwt op richtingspecifieke opleidingsonderdelen van de afstudeerrichting.  Enkel voor onderzoeksstages kan een uitzondering gevraagd worden.

De studenten en stageverantwoordelijke in het werkveld onderhandelen in hun stagevoorstel en -overeenkomst een precieze afbakening van de stageperiode. De stage is afgerond voor de start van de examenperiode van de eerste zittijd. Indien er in uitzonderlijke omstandigheden toch een latere einddatum zou gewenst zijn, moet goedkeuring gevraagd worden aan de promotor en/of stagebegeleider.  

Buitenlandse stages zijn enkel mogelijk als onderzoeksstages bij wetenschappelijke instellingen. Studenten dienen echter altijd voorafgaand met prof. Raeymaeckers te overleggen of de begeleiding van die stages gegarandeerd kan worden. 

3. 3 Op zoek naar een stageplaats 

De student is zelf verantwoordelijk voor het zoeken naar een stageplaats. Studenten kunnen zelf een stageplek aanbrengen of zoeken in het aanbod dat via de online tool STAR wordt beschikbaar gesteld.

UGent ontwikkelt modaliteiten voor het ondersteunen van stages binnen Ufora. Meer informatie zal later via Ufora verspreid worden. 

Stageplaatsen kunnen op drie manieren gevonden worden: 1) stageplaatsen door de student zelf aangebracht, 2) via de lijst die beschikbaar wordt gesteld door de vakgroep in STAR, zie http://www.star.ugent.be/ of 3) via vacatures van potentiële stagebedrijven op het Alumni vacature forum, https://www.ugent.be/nl/careercenter.

Studenten kunnen ook een onderzoeksstage lopen bij één van de vier onderzoeksgroepen van de vakgroep (ook dit aanbod is terug te vinden via STAR);  

Het STAR platform wordt regelmatig aangevuld met nieuw stageaanbod, maar stage aanbod van vorige jaren blijft wel ter inspiratie staan, wat betekent dat niet alle details van contactpersonen daar up to date zijn. 

De student neemt zelf contact op met de potentiele stageplaats en kandideert voor een specifiek takenpakket.  Zorg ervoor dat het onderhandelde takenpakket conform is met de taken die van een academische master mogen verwacht worden. Voorstellen die weinig garantie bieden op een boeiend leerproces worden door de UGent stageverantwoordelijken niet aanvaard.

Let er ook op dat de stage aanbieder over voldoende expertise beschikt om je leerproces te ondersteunen.

We weerhouden ook enkel die stageplaatsen die de studenten de garantie bieden dat er voldoende schaalgrootte is om bij ziekte/afwezigheid van de stagebegeleider deze taken over te nemen.

De inhoudelijke invulling van de stageplaats hangt bij voorkeur samen met de gekozen afstudeerrichting. Deze samenhang dient gemotiveerd te worden bij de toelichting van het stagevoorstel bij de promotor en/of stagebegeleiders (zie verder). 

In afwachting van de nieuwe procedure (die zal uitgelegd worden op UFORA eens ze beschikbaar is) verduidelijken we in dit reglement de werkwijze bij procedure via STAR

Indien een student zelf een stage aanbrengt, dient een stagefiche aangemaakt te worden.  Let op! Eens een stagefiche is bewaard, kan de student die niet meer wijzigen of geen elementen meer toevoegen. Zorg er dus voor dat alle vereiste informatie zeker wordt opgeladen voor er op “Bewaar” wordt geklikt: 

Werkwijze:

Inloggen met UGent account op STAR en juiste afstudeerrichting selecteren.  Daarna klikken op “Stageplaats info” links in het menu. Onder het menu verschijnt een knop “Nieuwe aanbieder”.  Let er op dat je deze gegevens indient op de pagina voor het correcte academiejaar.

Klikken op “Nieuwe aanbieder” en minstens deze elementen invoeren:

o             Naam

o             Typering (dropdown menu’s)

o             verduidelijking bij de stagemogelijkheden: korte omschrijving van het bedrijf en vooral van  het onderhandelde takenpakket

o             Adresgegevens

o             Algemeen telefoonnummer, e-mailadres en website URL

Klikken op knop “Bewaar” helemaal onderaan dit scherm: de stagefiche is nu aangemaakt en kan in volgende stap (zie hieronder) geselecteerd worden om er een stagevoorstel van te maken. 

Let op! Eens een stagefiche is bewaard, kan de student die niet meer wijzigen of geen elementen meer toevoegen. Zorg er dus voor dat alle vereiste informatie zeker wordt opgeladen voor er op “Bewaar” wordt geklikt.  

3.4. Een stageplaats gevonden, takenpakket onderhandeld, dan volgt het opstellen van een stagevoorstel in STAR.

De tweede week van november is de laatste week dat voorstellen kunnen worden opgeladen. 

Werkwijze voor het opladen:

Inloggen op STAR met UGent account via http://www.comwet.ugent.be. Klikken op “Mijn stages”, daarna klikken op “Nieuwe stage”.

  • Je ziet nu alle stages in het systeem. Zoek de stagefiche die je wilt selecteren:

▪              door je afstudeerrichting te kiezen (dropdown menu)

▪              door een bepaalde categorie van stages te kiezen (dropdown menu)

▪              door manueel in de stagelijst te zoeken

▪              en/of via het zoekveld

Ter info: het kan gaan om een stagefiche die eerder zelf aangemaakt werd (zie supra) of die al in het systeem zat.

  • likken op “fiche” bij de gewenste stageplaats om die stagefiche in detail te kunnen bekijken.
  • Klikken op “Kies deze stageplaats” en je krijgt een invulformulier te zien:

o             selecteer het correcte academiejaar

o             vink “1ste keuze” aan

o             de andere 4 keuzes zijn optioneel; enkel vereist in geval van afkeuring eerdere keuze(s);

o             motivatie en opdrachten/taken verplicht in te vullen

  • Klikken op “Bevestig” (helemaal onderaan scherm).
  • Opnieuw klikken op “Mijn stages”: je keuze(s) zijn nu zichtbaar in volgorde van voorkeur.
  • Klikken op tweede vakje (naast “fiche”) en vul je stageperiode in (start- en einddatum); vul tevens je vrije dag in (opmerkingenveld).
  • Klikken op “Leg vast”.
  • Klikken op derde vakje (naast “fiche”) en vul je de naam van de stageverantwoordelijke in. 

3.5 Stagevoorstel ter goedkeuring voorleggen 

Het ingediende stagevoorstel wordt beoordeeld tijdens een intake gesprek.

De promotor en stagebegeleiders organiseren tot midden november elke donderdag intake gesprekken waarbij studenten en de UGent stagebegeleiders in dialoog gaan over de inhoud van de stage die ze voor ogen hebben. Deze gesprekken verlopen bij voorkeur digitaal via MS Teams. Je krijgt hiervoor een uitnodiging van de stagebegeleiders.

De intakegesprekken leiden tot een oordeel over de inhoudelijke kwaliteitskenmerken van het voorgestelde takenpakket.

Indien er onduidelijkheid is over de kwaliteitskenmerken van de taken, worden meer garanties gevraagd van de stage aanbieder. Bij het intake gesprek leggen de studenten ook de documenten voor waaruit blijkt dat het onderhandelde pakket daadwerkelijk wordt gegarandeerd (voorbeeld prints van gevoerde mailverkeer dat via MS teams gedeeld kan worden op het scherm, of ze sturen deze via mail door voor het gesprek).

Studenten die verder moeten onderhandelen of op zoek moeten naar een nieuwe stage aanbieder, dienen opnieuw een voorstel in en doorlopen opnieuw de procedure van het intake gesprek. Stel dus het indienen van een stagevoorstel niet onnodig lang uit . Ten laatste wordt groen licht gegeven de derde week van december. Check Ufora voor de correcte deadline

Eens er groen licht is gegeven kan een stageovereenkomst opgemaakt worden in Star. 

3.6 De stageovereenkomst 

Wanneer het stagevoorstel goedgekeurd is door de Ugent stageverantwoordelijken na het intakegesprek stelt de student online in STAR een stageovereenkomst op

Werkwijze: 

-              Inloggen op STAR met UGent account via http://www.star.ugent.be. De stageovereenkomst wordt in STAR automatisch aangemaakt na goedkeuring van het stagevoorstel. Studenten zien naast hun stageplaats de knop “Stagecontract” verschijnen. Klikken op de knop om de 3 vooringevulde overeenkomsten te controleren.

-              Kijk deze  vooringevulde gegevens goed na want van de overeenkomst kan later niet meer worden afgeweken.

-              Druk de 3 overeenkomsten af (één voor de stageplaats, één voor de student, en één voor de vakgroep).

-              Vul eventuele ontbrekende gegevens manueel aan. Het gaat hier om gegevens (zoals officiële contactpersoon van de stageplaats) die misschien nog kunnen wijzigen in de periode tussen goedkeuring van het stagevoorstel en de eigenlijke ondertekening van de stageovereenkomst.

-              Merk op dat STAR spreekt van stagegever, wat gelijk staat aan stageplaats of stageverantwoordelijke.

-              De stageovereenkomst vraagt de handtekening van de stageverantwoordelijke op de stageplaats, de UGent verantwoordelijke (in praktijk zijn dit Johan Vermeire of Marc Dewilde die deze handtekening zetten) en de student.

-              Print zelf de contracten in drievoud af en zorg alvast voor de handtekening van jezelf en van de stage-aanbieder. Daarna wordt alles gefinaliseerd met een handtekening van de Ugent begeleiders. Tijdsmomenten waarop deze documenten ondertekend kunnen worden zullen via Ufora gecommuniceerd worden. 

DEADLINE van stageovereenkomst:  voor de laatste vrijdag van januari. 

Aangifte DIMONA

De gegevens van student-stagiairs moeten verstuurd worden naar Dimona. Dat is een online tool voor onmiddellijke aangifte van tewerkstelling bij de Rijksdienst voor de Sociale Zekerheid. Deze aangifte gebeurt door de universitaire centrale diensten. Om dit mogelijk te maken zal de nieuwe toepassing in Ufora alle stageaanvragen moeten beheren. Bij de opmaak van dit stagereglement kan daar nog niet op ingegaan worden. Alle informatie en eventuele bijkomende stappen voor de student zullen bekend gemaakt worden via Ufora. 

3.7  De eigenlijke stage 

De student/e eerbiedigt het in de stageplaats gebruikelijke werkschema en vervult naar zijn/haar beste vermogen de hem/haar toevertrouwde opdrachten. De student/e is gebonden door de beroepscode van de stageplaats en door de regels van het beroepsgeheim die er gelden, alsook door de algemene gedragscode voor studenten van de UGent.

De stageverantwoordelijke staat in  voor  de begeleiding op de stageplaats. De stageverantwoordelijke op de werkvloer wordt niet bijkomend vergoed of bezoldigd voor deze begeleiding. Hij/zij contacteert de stagebegeleiders aan de UGent zo snel mogelijk bij eventuele problemen of vragen. 

Studenten verwittigen de promotor (en stagebegeleiders)  bij problemen. Het is immers belangrijk zo vroeg als mogelijk tijdens de stage te kunnen bijsturen.

We kunnen niet garanderen dat stages waarvoor een stagecontract werd afgesloten, daadwerkelijk kunnen opgenomen worden in geval van overmacht. Indien zich bv. opnieuw een situatie van lockdown zou voordoen, zal in overleg tussen student/e en de UGent verantwoordelijke voor stage een alternatieve invulling voorgesteld worden. Wij verbinden er ons toe om maximaal in te zetten voor het vinden van oplossingen, al is in sommige omstandigheden studieduurverlenging omwille van overmacht niet uit te sluiten. 

Indien de student/e op enige wijze ongewenste omgangsvormen ondervindt op de stageplaats (zijnde agressie, geweld, discriminatie, pesten en/of (seksuele) intimidatie), dient hij/zij contact op te nemen met professor Raeymaeckers. Ook de vertrouwenspersoon van de stageplaats of van UGent kunnen verder betrokken worden. 

Overeenkomst vroegtijdig beëindigen: zowel de stageverantwoordelijke als de stagiair(e) kunnen een vroegtijdig einde maken aan de stageovereenkomst. Dit kan enkel na een gemotiveerd schrijven. Ook zal er in dit geval eerst een bemiddelingsgesprek plaatsvinden om te proberen tot een oplossing te komen tussen alle betrokken partijen. De promotor (en/of stagebegeleiders)  oordeelt over de gegrondheid van het verzoek. Indien in overleg besloten wordt om de stage vroegtijdig te beëindigen dient de student/e zo snel mogelijk een nieuwe stageplaats te vinden teneinde de verplichte vermelde stagetermijn te realiseren. In situaties van overmacht kan aan de termijnen gewijzigd worden in onderling overleg. Indien de stage te kort heeft gelopen, kan een extra onderzoeksopdracht worden toegevoegd. 

Studenten die een beroepsbezigheid hebben, kunnen mits motivering en na voorafgaande goedkeuring van de promotor (en/of stagebegeleiders) hun stage op hun werkplaats vervullen. De inhoudelijke invulling van de stageperiode moet evenwel voldoen aan de criteria en doelstellingen van de stage. Alle andere bepalingen van het reglement blijven onverkort geldig. 

Afwezigheid door ziekte of om andere redenen moet steeds, de dag zelf aan de stageverantwoordelijke en de promotor (via stagebegeleiders)  gemeld worden. Afwezigheden wegens ziekte worden gemotiveerd  met een doktersattest.

Na afwezigheid, vanaf één week, moet in samenspraak met de promotor (en/of stagebegeleiders)  en de stageverantwoordelijke nagegaan worden of een verlenging van de stageperiode dan wel een bijkomende, vervangende opdracht noodzakelijk is. 

4. Het stageverslag 

Het stageverslag beslaat tussen de 4000 – 6500 woorden. Het stageverslag is geschreven met respect voor de regels van spelling en grammatica en getuigt van  een goede schrijfstijl, opbouw en opmaak.

Studenten vermelden duidelijk op het voorblad naast hun naam en de referenties van de stageplek ook  binnen welke afstudeerrichting ze stage hebben gelopen.

Het stageverslag bestaat uit volgende verplichte onderdelen. 

A.           Beschrijving en reflectie over de stageplaats: situering van het bedrijf/instelling binnen de sector, situering van de afdeling binnen de organisatie, situering van de inhoudelijke invulling van de stage binnen het functioneren van de organisatie. Er wordt verwacht dat de student/e een uitgebreid en gedetailleerd beeld schetst van de sector en de opgedane ervaring.

B.            Analyse van drie verschillende takenclusters: je werkt drie “takenclusters” uit naar  eigen keuze. Hierbij reflecteer je over je eigen inbreng. Er mogen eventueel ook (vrijwillige) bijlagen aan toegevoegd worden. 

Het is de bedoeling om via die drie analyses een beter beeld te krijgen van het takenpakket op jouw stageplaats. Kies drie takenclusters die representatief zijn, die m.a.w. een concreet beeld schetsen van wat je nu eigenlijk op die stageplaats hebt mogen/moeten doen.

Volgende vragen kunnen daar aan bod komen. Wat was de concrete opdracht? Hoe werd je daarop voorbereid en op welke begeleiding kon je rekenen. Wat was je eigen inbreng en vond je dat zelf voldoende? Hoe kijk je er achteraf op terug; waar heb je gefaald of wat kon beter? Heb je het daarna (voor gelijkaardige opdrachten) anders en beter aangepakt?

We willen geenszins dat je enkel drie takenclusters uitwerkt waarbij de feedback achteraf unaniem lovend was. Aangezien een stage een continu leerproces is, is het ook veel logischer om in dit onderdeel zowel positieve als minder positieve ervaringen af te wisselen.

 Concrete voorbeelden: 

  • Film en televisie: productieteam assisteren op de filmset / voorbereiding van een castingdag / brainstormsessie nieuw programma op Canvas 
  • Journalistiek: research weekendbijlage voor De Morgen / het leiden van de opname van een Ketnet-wrap / voorgesprek met een interviewgast voor Radio 2
  • Communicatiemanagement: voorbereiding persconferentie tentoonstelling / interne communicatie rond bedrijfsevenement / achterafevaluatie van een reclamecampagne 

·              Nieuwe media en maatschappij: onderzoek rond online leerplatform / invoering van een nieuw dataportaal 

Het stageverslag telt twee verplichte bijlagen:  een uitgebreid logboek en een  zelfevaluatie.

Tijdens de stage houdt de student/e een logboek bij waarin de dagelijkse taken op een overzichtelijke wijze bijgehouden worden. Dit logboek wordt op het einde van de stageperiode aan het stageverslag toegevoegd als bijlage. Het logboek dient ondertekend en gedateerd te worden door de stageverantwoordelijke op de werkplek met de melding “Gelezen en goedgekeurd”. 

De tweede bijlage is de zelfevaluatie. Het sjabloon voor deze zelfevaluatie is toegevoegd aan het einde van deze informatiebrochure (cf. bijlage 3). Belangrijk is dat dit formulier ingevuld wordt met een zelfkritische blik.               

Daarnaast schrijft de student ook een  academisch reflectief essay, een opiniërende bijdrage waarbij een ervaring tijdens de stage wordt afgezet tegen een academisch topic.  

Het reflectief essay is een stellingname waarbij de student argumenten uitwerkt in een opiniërende vorm.  Het kan zo bijvoorbeeld gaan over factoren van nieuwsselectie, tabloidisering,  de representatie en beeldvorming van diversiteit of andere maatschappelijke topics, opzet en/of implementatie van innovatie-onderzoek en –strategieën. Het kan ook handelen over businessmodellen en –theorieën van de nieuwe media, de implementatie van een CSR strategie, merkenbeleid, segmentatiestrategie, de analyse van een marketingstrategie, of over reputatiebeleid. In het essay kan ook gereflecteerd worden over gebruikte communicatiekanalen, over productieprocessen of elementen van onderzoeksvaardigheden.

De student/e reflecteert over de gelijkenissen en verschilpunten tussen de praktische implementatie en de academische kadering van het specifieke topic/aspect en vertrekt hiervoor vanuit een wetenschappelijke bron (maximaal twee). Een essay heeft een opiniërende insteek en vertrekt van een duidelijke stellingname van de student die afgetoetst wordt met argumenten pro en contra, geïllustreerd met voorbeelden uit de stagepraktijk.

Het essay omvat maximaal 1500 woorden. Specifieke richtlijnen inzake het schrijven van dit essay zijn terug te vinden in bijlage 2 van dit reglement. 

Hoe indienen?

Het stageverslag wordt ingediend via Ufora.  Het logboek en de zelfevaluatie mogen gebundeld ingediend worden bij het stageverslag in éénzelfde document, als addendum. Het titelblad vermeldt zeker volgende gegevens: je naam, afstudeerrichting, naam van je stageplek en stagebegeleider.

Het is belangrijk dat de stagebegeleider op de werkplek het logboek valideert. Dit kan door zelf je logboek door te sturen naar de begeleider met de drie UGent begeleiders in cc. Je vraagt dan om via reply to all te bevestigen of dit logboek een correcte weergave is van de taken en activiteiten tijdens de stage. 

Het reflectief essay wordt ook ingediend via Ufora.  Het krijgt een titel naar keuze maar met een verplichte ondertitel. Deze ondertitel luidt: “Een bespiegeling over de stage-ervaring bij xxx (naam bedrijf) in het perspectief van de communicatiewetenschappen”.  

Wanneer indienen?

Het stageverslag en het essay  worden ingediend uiterlijk twee weken na het beëindigen van de stage.

Indien de stage laat in het tweede semester wordt ingepland, is overleg met de verantwoordelijken nodig om een deadline vast te leggen opdat het verslag en essay beoordeeld kunnen worden voor eerste dan wel tweede zittijd.

De student/e is ervoor verantwoordelijk dat de stagebegeleider op de werkplek een kopie ontvangt van het stageverslag. 

5. Evaluatie van de stage 

Voor dit reglement gelden onverminderd de bepalingen van het algemene en de bijzondere examenreglementen van de UGent.

Studenten die een negatieve evaluatie krijgen voor hun stage moeten er rekening mee houden dat een tweede examenkans enkel mogelijk is in gewijzigde vorm. Indien de student aan de contractvoorwaarden voldeed kan in afspraak met de stagebegeleiders gekozen worden voor een volledige herwerking van stageverslag en/of het herschrijven van het academisch essay. 

Het examencijfer voor het opleidingsonderdeel stage is het geheel van evaluaties op verschillende onderdelen:  25 % op basis van reflectief essay, 50 % op basis van het stageverslag (incl. logboek, zelfevaluatie) en 25% op basis van de externe beoordeling door  stageaanbieder. 

Opvolging tijdens het verloop van de stage: tijdens de stage, contacteert Marc Dewilde de stageverantwoordelijke telefonisch of via mail. Er wordt onder meer gepeild naar de inhoudelijke invulling van de stage, aandachtspunten en de integratie in het team.

De stagiair(e) krijgt een vragenlijst via mail waarin kan aangegeven worden hoe de stage en de begeleiding verloopt.

Bij problemen wordt het overleg met de stage aanbieder intensiever aangegaan. 

Na het beëindigen van de stage bezorgt de stagebegeleider op de stageplek zijn evaluatieformulier (zie verder in dit reglement bijlage 4 voor Nederlandstalige en bijlage 5 voor Engelstalige versie) ten laatste twee weken na de laatste stagedag.   Deze documenten worden in een gedeelde mail gestuurd naar de drie UGent verantwoordelijken: karin.raeymaeckers@ugent.be , johan.vermeire@ugent.be en marc.dewilde@ugent.beMarc Dewilde is enkel verbonden aan de vakgroep voor 20% en is enkel  beschikbaar op donderdag. 

Bijlage 1: Veelgestelde vragen

  • Hoe solliciteren voor een stage?

Hou er rekening mee dat stage aanbieders een drukke agenda hebben en dat je vaak zelf veel initiatief moet ontwikkelen om tijdig je aanvraagprocedure rond te hebben. Mailen is vaak niet voldoende en je kan best telefonisch de eerste contacten leggen. Vervolgens kan je je CV en motivatiebrief mailen en de contactpersoon voorstellen om langs te komen voor face-to-face gesprek. Creativiteit loont, zeker in de communicatiesector. Denk daaraan bij het opstellen van je motivatiebrief en je cv. 

  • Hou rekening met de ligging van je stageplaats

Een aspect dat je moet overwegen is de bereikbaarheid van je stageplek. Wanneer je met openbaar vervoer naar je stage wil, is een check inzake bereikbaarheid nodig, zeker wanneer het bedrijf activiteiten verwacht buiten de normale werkurenregeling. 

  • Hoe moet het logboek eruit zien?

Je houdt overzichtelijk een logboek per dag bij. Je kan hiervoor  www.funkytime.com gebruiken of zelf een voor jou handig format opmaken. 

  • Wat houdt een stage in bij één van de onderzoekscentra van onze vakgroep?

Onze vakgroep telt 4 actieve onderzoekscentra (MICT, CIMS, CJS, en CEPEC) waar je als student ook stage kan lopen. Op STAR kan je voor deze onderzoeksgroepen interessante stagevoorstellen vinden. Indien je binnen de vakgroep een onderzoekstage wil lopen, dan kan je best tijdig via mail contact opnemen met de verantwoordelijke professoren binnen deze onderzoeksgroepen: Prof. Van Leuven (journalistiek), Prof. Biltereyst (FTV), Prof De Marez (NMM) of Prof Hudders (CM). 

  • Wat wordt er van mij verwacht op een stage?

Dat je meedraait in de dagelijkse werking en dat je een relevante meerwaarde betekent. Bij het onderhandelen van de stage inhoud kan men van je verwachten dat je praktische uitvoerende taken opneemt, maar er moet ook zeker ruimte zijn voor taken die passen binnen het meer strategische niveau dat correspondeert met de academische masteropleiding die je volgt. 

  • Welke dag neem ik best als vrije dag?

De vrije dag is noodzakelijk om te kunnen deelnemen aan de verplichte lesactiviteiten. Ook het overleg met de promotor van je masterproef in het kader van werkcollege masterproef is bij het kiezen van deze dag belangrijk. De meeste stage aanbieders zijn flexibel in het toekennen van dagen die voor UGent activiteiten moeten besteed worden. Let wel dat deze dagen dienen gecompenseerd te worden indien deze een impact zouden hebben op uur-omvang van het stagecontract. 

  • Op de stageovereenkomst die ik uitprint worden er bijlagen vermeld, wat moet ik hiermee doen?

De bijlagen waarvan sprake is, zijn de taakomschrijving, risicoanalyse en reglementering.

Taakomschrijving staat op het stagevoorstel, reglement staat op de website

http://www.ugent.be/nl/onderwijs/administratie/verzekering/stage/rechten-plichten.htm 

  • Wat is de risicoanalyse van een stageplaats?

De wetgeving ter bescherming van stagiair(e)s bepaalt dat de werkgever een analyse moet uitvoeren van de risico's waaraan de stagiair(e)s kunnen worden blootgesteld en welke preventiemaatregelen in acht moeten worden genomen.

-              Daartoe wordt enerzijds een risicoanalyse en anderzijds een werkpostfiche opgesteld.

-              Op basis daarvan zal eventueel gezondheidstoezicht (arbeidsgeneeskundige controle) worden uitgevoerd zoals het arbeidsgeneeskundig onderzoek en eventuele inentingen.

-              Concreet moet je bij het eerste kennismakingsgesprek op de stageplaats de nodige formulieren hebben waarop de stageplaats/stageverantwoordelijke kan aanduiden of en zo ja welke risico’s er aan de stage zijn verbonden.

-              Risicoanalyses zijn voor de stageplaatsen aan onze faculteit meestal niet van toepassing.

-              Meer info: https://www.ugent.be/nl/univgent/welzijnmilieu/gezondheid/studenten 

  • Wat als een bedrijf een bewijs van verzekering aanvraagt?

Sowieso is je stageduur verzekerd door UGent, zolang je de maximale stageduur niet overschrijdt.

Het verzekeringsbewijs is aan te vragen via verzekeringen@ugent.be

Ook verplaatsingen voor je stagegever zijn verzekerd maar geef die verplaatsingen op voorhand duidelijk door via verzekeringen@ugent.be 

  • Wat te doen indien de startdatum en/of einddatum (vb. met een paar dagen) van de stage zou wijzigen?

Het volstaat dat er e-mailcorrespondentie of enig ander schriftelijk bewijs, kan worden voorgelegd (vb. op vraag van een verzekeraar) tussen de stageverantwoordelijke bij het bedrijf, de stagiair en de stagepromotor (en/of stagebegeleiders) bij de UGent waaruit het akkoord met de gewijzigde data blijkt. U hoeft de afdeling Juridische Zaken niet te verwittigen. De stageperiode moet wel nog altijd overeenstemmen met de periode toegelaten in het curriculum van de student. 

  • Wat te doen bij verlof of een variabel werkrooster/werkrooster waarbij niet 5 dagen/week wordt gewerkt?

De stageverantwoordelijke bij het bedrijf, de stagiair en de stagebegeleiders bij de UGent zullen vóór de aanvang van de stage een dag- en uurrooster uitwisselen van de tijdstippen waarop de stage zal worden volbracht. Wordt dit gewijzigd, dan moet dit opnieuw schriftelijk worden opgesteld (e-mailcorrespondentie of ondertekend document). Het is immers aangewezen dat er een schriftelijk bewijs is waaruit het werkrooster van de student blijkt (zodat er achteraf met de verzekeraar geen discussies zijn over het feit of de student op een bepaalde dag wel of niet op stage was of op weg van of naar de stageplaats was). U hoeft de afdeling Juridische Zaken niet te verwittigen. 

  • Wat te doen bij een verplaatsing (al of niet naar het buitenland) in het kader van de stage?

Hiervoor verwijzen we naar: http://www.ugent.be/student/nl/administratie/verzekering/activiteiten.htm 

  • Krijg ik een vergoeding of een auto voor verplaatsingen in opdracht van het bedrijf?

In principe is een stage tijdens je opleiding onbezoldigd d.w.z. dat er geen loon noch een vergoeding voor zelfstandige prestaties betaald worden, zo niet dient de betrokken student beschouwd te worden als werknemer (bijv. jobstudent), respectievelijk zelfstandige dienstverlener (met alle sociaal- en fiscaalrechtelijke gevolgen van dien) en dient de werkgever/zelfstandige te zorgen voor de nodige verzekeringen (en niet de UGent). 

  • Krijg ik een onkostenvergoeding voor het openbaar vervoer?

Studenten die stage lopen en zich daartoe met de trein verplaatsen, kunnen bij de NMBS een belangrijke korting genieten op hun treinabonnement via de UGent.

Een attest hiervoor bekom je bij de Facultaire Studentenadministratie https://www.ugent.be/nl/onderwijs/administratie/fsa na opgave van vertrekplaats, eindbestemming, aanvangsdatum en einddatum. 

  • Mag ik tijdens mijn stage aan mijn masterproef werken?

Uiteraard kan je je stageplaats zo selecteren dat deze een meerwaarde heeft voor je het onderwerp van je masterproef. De dataverzameling, het schrijven van stukken  of de analyse van data  tijdens de uren van je stage zijn niet toegelaten. Beiden zijn immers verschillende opleidingsonderdelen die onafhankelijk van elkaar opgenomen zijn in de opleiding. 

  • Mag ik mijn stage over een langere periode spreiden?

Indien je stageplaats vraagt om vb. slechts 3 dagen/week te werken, maar gedurende een langere periode is dit toegestaan. Uiteraard dient dit duidelijk vermeld te worden in het contract zodat je verzekering ook in orde is.  

Bijlage 2: Richtlijnen bij het schrijven van het reflectief essay 

Het essay is een bespiegelend werk dat inzoomt op de relatie tussen de stage en academische inzichten. Een essay is een ‘probeersel’ (cf. het Franse woord ‘essai’): een beschouwend stuk proza waarin de schrijver probeert (essayer…) om een overtuigend betoog op te stellen. Essentieel in het essay zijn daardoor het beschouwende karakter, de persoonlijke visie, de dwarsverbanden in de argumentatie, de wetenschappelijke benadering en de nodige diepgang. 

De student selecteert één aspect, een probleem, een uitdaging, een stelling, … dat/die aan bod kwam tijdens de stage. Dat topic wordt in het essay kritisch belicht en persoonlijk geïnterpreteerd. Op die manier moet het stage-essay een duidelijke link leggen tussen de academische opleiding en de praktijk van het werkveld. Het resultaat is een opiniërende bijdrage gebaseerd op argumenten pro en contra om tot de persoonlijke stellingname te staven. Het essay telt maximaal 1.500 woorden en is gebaseerd op maximaal twee academische bronnen. Een essay is in hoofdzaak bespiegelend en opiniërend. 

Hoe ga je te werk bij de opstart van je essay? Hieronder een praktische leidraad die je moet helpen om deze opdracht tot een goed einde te brengen. 

3.1. Keuze van het onderwerp

Essentieel is een geschikt onderwerp dat zowel academische reflectie als een verband met je praktijkstage mogelijk maakt. Bovendien moet het een topic zijn waarover je een persoonlijke visie kan ontwikkelen en verdedigen. 

3.2. Opbouw van je argumentatie

Het is belangrijk dat je je eigen visie ontwikkelt rond het gekozen thema. Bouw een stelling op die betwistbaar is, maar zorg er tegelijkertijd ook voor dat je goede argumenten aanhaalt om je mening te onderbouwen. Doe dat eerst in een kladversie schematisch, gebruik pijltjes, lijnen die verbanden tonen, zet pro’s en contra’s tegen elkaar, zorg voor argumentatie én contra-argumentatie, …

Gebruik wetenschappelijke literatuur om je argumenten te staven maar een essay is geen academische tekst waardoor het aantal geraadpleegde bronnen begrensd is tot maximaal twee. En schrijf dan een vlot leesbare bijdrage, een eigen opiniestuk dat nauw verbonden is met de stage-ervaring. 

3.3. Opstellen graatstructuur 

Als je een goed onderwerp gevonden hebt én een stevige persoonlijke argumentatie rond dat onderwerp ontwikkeld hebt, volgt de fase waarin je de structuur van je essay op papier zet. Gebruik bij voorkeur volgende graatstructuur: 

-              Introductie: hierin geef je het onderwerp weer, de link tussen stage en academische opleiding én je persoonlijke visie die je in dit essay wil verdedigen. 

-              Argumentatie: gebruik elementen in een logische volgorde.  

-              Conclusie: hierin vat je nog eens samen en geef je eventuele suggesties om het onderwerp van je essay verder uit te spitten. 

Let op, je schrijft een opiniebijdrage, dus die hoofdingen van die graatstructuur zijn niet zichtbaar in je eindtekst. Als je toch met tussentiteltjes werkt, krijgen die een inhoudelijke lading. Dus niet ‘introductie’, ‘argumentatie’ of ‘conclusie’.  

Heb je een goed thema, goed uitgewerkte argumentatie en stevige structuur op poten? Rest je nog het concrete uitschrijven van je tekst. Wie wat schrijfervaring heeft, zal dit vast tot een goed einde brengen. Verwachte lengte schommelt tussen de 1.000 en 1.500 woorden (met een voorkeur voor 1.500). 

Wees kritisch voor jezelf. Laat je tekst enkele dagen liggen, zodat je hem nadien met de frisse blik van een kritische buitenstaander opnieuw kan lezen en beoordelen.

Bij het herlezen van je essay moet je extra aandacht besteden aan taal, stijl, logische opbouw, grammatica. Niet alleen de inhoud – hoe essentieel die ook is – maar ook de verpakking speelt mee! Durf in deze fase herwerken, bijspijkeren, corrigeren.

Een essay is geen opstel, geen krantenartikel en ook geen wetenschappelijk traktaat. Het is dus zaak de juiste taal en stijl te hanteren. Schrijf helder. Gebruik geen langere zinnen dan nodig. Gebruik geen moeilijkere woorden dan nodig. Houd je lezer voor ogen en probeer het hem/haar makkelijk te maken om je redeneringen te volgen.

Tot slot nog een grabbelton aan suggesties, tips, do’s en don’ts. Het is een in willekeurige volgorde opgelijste reeks aanbevelingen om de kwaliteit van je stage-essay te verbeteren. 

Kies een niet té evident thema, want dan riskeer je om in te oppervlakkige algemeenheden te blijven steken. Hoe scherper de focus en hoe specifieker het (deel)thema, hoe beter.

Zorg voor een duidelijke link met je thema. Te vaak is het voor de stageverantwoordelijke gissen geblazen hoe je essay nu in verband staat met je stage. Geef duidelijk aan hoe je vanuit je stage-ervaring een communicatiethema kan uitspitten, hoe je theorie aan praktijk kan koppelen (of vice-versa).

Bijlage 3: Zelfevaluatie stage in te vullen door stagiair(e)

Bijlage 4:Evaluatie van stage in te vullen door stagebegeleider (NEDERLANDS) 

Bijlage 5. Intern evaluation to be completed by the company supervisor (ENGLISH)