Schematische voorstelling van de administratieve stageprocedure als aanloop op de stageperiode

Studenten starten in het academiejaar voorafgaand aan het stagejaar met de voorbereiding van de stage. In maart kiezen de 2de bachelorstudenten eerst voor een welbepaalde stagesector en duiden zij een top 3 aan van stageplaatsen waarvoor men zich kandidaat wenst te stellen. Zij moeten deze keuzes ook motiveren en maken daarvoor gebruik van de informatie uit stageverslagen van voorgaande jaren en 'open source information'.

pijl

In de maanden april, mei, juni, juli, augustus & september neemt de stagecoördinator contact op met potentiële stageplaatsen om het aanbod voor het betreffende academiejaar te registreren. Er wordt hierbij rekening gehouden met de opgegeven keuzes door de studenten maar ook daarbuiten worden interessante opties aangevraagd.

pijl
Enkel studenten die geslaagd zijn voor het 1ste bachelorjaar en het 2de bachelorjaar worden formeel toegelaten tot de stage. Eind september (na de beide zittijden) is pas duidelijk welke kandidaat-stagiair(e)s mogen verder gaan in het voorbereiden van de stage. Op dat moment stromen ook de studenten met een vooropleiding die studieduurverkorting genieten binnen in onze procedure én maken zij hun keuze voor stage bekend aan de stagecoördinator.
De stagecoördinator start met het “matchen” van vraag (studenten) en aanbod (stageplaatsen).

pijl
Begin oktober wijst de stagecoördinator elk van deze kandidaten een beschikbare stageplaats toe en stuurt hen voor een 1ste kennismakingsgesprek door naar de stagegever. Studenten rapporteren aan de stagecoördinator over het verloop van dit gesprek. Doorgaans fungeert dit 1ste gesprek zowel als selectiegesprek en als voorbereiding van het stageplan (Voorstel stageplan stageplaats (A)).

pijl
Na een positieve ‘match’ wordt in november een Ugentbegeleider (een assistent of wetenschappelijk medewerker) aangeduid die de stage van de student inhoudelijk zal begeleiden. Deze begeleider zal op basis van het overeengekomen stageplan tussen student en stagebegeleider op de stageplaats  leerdoelstellingen toevoegen aan het stageplan.

pijl
In de loop van december wordt de stageovereenkomst afgesloten en door alle partijen ondertekend. Studenten zijn tijdens de duur van de stage verzekerd door de Ugent voor persoonlijke lichamelijke ongevallen, burgerlijke aansprakelijkheid en arbeidsongevallen.