Vragen en antwoorden proclamatie 2020-2021

Vragen en antwoorden over de proclamaties 2020-2021 in de faculteit Recht en Criminologie

Wie dit academiejaar 2020-2021 afstudeert krijgt per e-mail een uitnodiging voor de plechtige proclamatie met de inschrijflink. Die uitnodigingen versturen we na de examencommissies van 2de zit (week 13/9). Iedereen die mogelijks kon afstuderen (of al zeker was na semester 1 of na 1ste zit) kreeg ook al eind augustus een mail.

Let op: we kozen ervoor om binnen de beperkte capaciteit ook familie en vrienden toe te laten. Gevolg is wel dat een covid-safe-ticket verplicht is.

Masters

Master in de Criminologische Wetenschappen: zaterdag 25/9 om 10u (Ufo)

Master in de Rechten 1ste zit: zaterdag 25/9 om 14u (Ufo)

Master in de Rechten 2de zit: zaterdag 25/9 om 17u (Ufo)

Manama's

International Master of Science in Advanced Research in Criminology: Border Crossing, Security and Social Justice: zaterdag 25/9 om 10u (samen met Criminologie; Ufo)

Master in het Notariaat: maandag 27/9 om 19u (Aula)

Andere manama's kregen hun info al via de opleiding.

>> Vragen en antwoorden over de formule

Alle praktische info lees je in de mails die je kreeg als (potentiële) afgestudeerde.

Dit jaar moeten we nog altijd (een beetje) afwijken van de formule die we vóór corona hanteerden.  Dat zorgt mogelijks enkele vragen. Hieronder lees je waarom we kozen voor de formule die het wordt (en waarom andere faculteiten mogelijks andere keuzes kunnen maken met meer of minder beperkingen).

Waarom slechts 2 extra gasten (familie of vrienden) per afgestudeerde?

Het Ufo-auditorium kan normaal gezien net geen 1000 mensen ontvangen. Daarmee is het de grootste ontvangstruimte van de UGent. Met de opleidingen aan onze faculteit komen we aan ongeveer 200 tot 300 afgestudeerden per proclamatie. Vóór corona kon elke afgestudeerde dus tot 3 mensen extra meenemen.

Momenteel is de event-capaciteit van het Ufo om veiligheidsredenen beperkt tot 750 plaatsen. Dat maakt dat je slechts tot 2 extra personen kan meenemen en mee-inschrijven. Om dezelfde reden kan je onmogelijk toch meer mensen meenemen dan je opgeeft bij je inschrijving. We controleren dit bij de inkom.

Heb je meer familie of vrienden die dit uniek moment voor jou willen meemaken? We voorzien daarvoor een professionele streaming. Zo kunnen zelfs méér mensen dan vroeger jou zien schitteren.

Waarom is er geen receptie?

Het Ufo-auditorium mag dan wel 750 mensen ontvangen. De foyer-ruimte is voor een receptie momenteel nog beperkt tot 249 mensen. Zelfs alleen met de afgestudeerden zou dat niet voldoende zijn voor elke sessie.

Bovendien: corona is nog verre van 100% voorspelbaar. Recepties plannen voor honderden aanwezigen blijft momenteel een iets te grote gok. Dan investeren we als faculteit liever in een professionele streaming en in jouw kans om een afstudeer-sweater te kopen met korting (opleiding Criminologie en Rechten). Daar krijg je bovendien geen kater van…

Waarom met een covid-safe-ticket?

Het antwoord is simpel: omdat het federaal verplicht is voor indoor-events boven de 200 aanwezigen. Zonder ouders en familie hadden we onder die drempel kunnen blijven. Maar we wilden je liever wél tot 2 extra gasten laten meenemen.

Elke aanwezige - dus ook je eventuele 2 extra gasten - móeten aan de inkom hun covid-certificaat én identiteitskaart of paspoort kunnen voorleggen. Er is géén mogelijkheid aan de inkom om een sneltest te laten afnemen.

Heb je je niet op tijd kunnen laten vaccineren of kan je jezelf niet binnen de nodige timing laten testen? Of kom je liever niet naar het Ufo-auditorium? Dan kan je de proclamatie van thuis uit (of elders) meevolgen via de professionele streaming. Zo kan iedereen meevolgen.

Hoe verloopt de toegangscontrole op jouw covid-certificaat en wat moet je absoluut meenemen?

Dit loopt identiek zoals bij elk ander event waar het covid-safe-ticket verplicht is.

  • Medewerkers scannen bij de inkom jouw covid-certificaat met de officiële CovidScanBE-app.
  • Je toont dit certificaat in een app op je telefoon of op papier. Alleen dit officiële certificaat telt. De regelgeving verbiedt ons om andere testresultaten of attesten in aanmerking te nemen.
  • Na het scannen zien de medewerkers in de CovidScanBE-app een groene of rode aanduiding.
  • We zijn verplicht om ook je identiteit te controleren aan de hand van je identiteitskaart of paspoort. De identiteit van je covid-certificaat moet overeenkomen met die op jouw identiteitskaart of paspoort.
  • De medewerkers aan de inkom krijgen een groene of rode aanduiding
  • Bij een rode aanduiding en/of als de identiteit niet overeenkomt en/of als je geen identiteitskaart of paspoort bijhebt, zijn we verplicht jou de toegang weigeren. Daar mogen we onder geen beding van afwijken! We mogen je gewoon niet binnenlaten want dan overtreden we de federale regels daaromtrent.
  • Er is géén mogelijkheid om aan de inkom een sneltest af te laten nemen.

Hoe kom ik aan een covid-certificaat voor een covid-safe-ticket?

O.a. op deze website vind je alle info: https://www.vlaanderen.be/cjm/nl/informatie-covid-19/covid-safe-ticket

Wat als de nationale  maatregelen verstrengen?

Laat ons hopen van niet! Door te kiezen voor de kans om familie of vrienden (tot 2 extra personen) te laten meekomen, hebben we nauwelijks marge. Als de lokaalcapaciteit zou verminderen, dan is het huidige programma niet meer haalbaar. Stel dat het wel lukt, maar zonder extra gasten, dan laten we dat asap weten. Mogelijks moeten we dan ook de uurregeling en indeling van de sessies anders regelen. Maar fingers crossed… 

Wat als de nationale maatregelen versoepelen?

Met of zonder familie of vriend(in), met of zonder receptie, de gehele opleiding of in kleine groepen,…? Het zijn beslissingen die impact hebben op zaken zoals de timing op de dag zelf, beschikbaarheid van de zaal, benodigd personeel, organisatie van de streaming,…  Het ene hangt ook samen met het andere.

Zelfs als de regels nog versoepelen zijn we dus gebonden door de keuzes die we nu maakten. We hebben daarom zo lang mogelijk gewacht om knopen door te hakken. Maar daarna is er niet veel kans om bij te sturen. We weten intussen allemaal dat er een altijd wat onzekerheid is rond verstrenging en versoepeling van corona-regels. Dus ja, het kan zijn dat we op de dag van jouw proclamatie vaststellen dat we enkele keuzes anders hadden kunnen maken met meer soepelheid. Maar we kiezen voor (relatieve) zekerheid.

Waarom niet méér proclamaties in kleinere groepen zodat er meer familie en vrienden meekunnen?

Inderdaad: als we een opleiding niet in één keer proclameren, maar opsplitsen in groepen, dan zijn er per sessie minder afgestudeerden. Daardoor zouden er meer externen in de zaal kunnen. Om een aantal redenen kozen we die optie niet. Ten eerste is het fijner om met je hele groep aanwezig te zijn als het kan. Ten tweede is er de beschikbaarheid van de lokalen. Niet alleen onze faculteit organiseert proclamaties. In totaal zijn er tientallen sessies voor duizenden afgestudeerden. De meest faculteiten moeten bovendien ook nog hun afgestudeerden van 2019-2020 nog proclameren. En vanaf eind september starten ook de lessen waarvoor ook de grote auditoria druk ingeroosterd zijn.

Waarom gelden er bij andere faculteiten (soms) andere regels?

Elke faculteit heeft een specifieke situatie. De ene telt meer afgestudeerden, de andere minder. Sommige faculteiten hebben veel opleidingen met telkens een kleine groep afgestudeerden. Zij kunnen hun proclamaties spreiden en misschien zelfs een receptie geven. Ander faculteiten tellen een beperkt aantal opleidingen, maar met eerder grote groepen afgestudeerden. Onze faculteit zit in die laatste situatie. We verwachten rond de 600 afgestudeerden in totaal. Een 550-tal daarvan komen uit slechts 2 opleidingen. We moeten dus grote groepen proclameren. En dat geeft enkele gevolgen die je leest in de andere Q&A.

Is een mondmasker verplicht?

Nee. Behalve de capaciteit van de zaal en het feit dat we met covid-safe-ticket moeten werken, zijn er geen restricties.

Wie wil mag een mondmasker dragen. Het is niet verplicht.

Uiteraard voorzien we wel voldoende ventilatie.

Kunnen mijn familie, partner, vrienden meevolgen via streaming?

Ja. Er is een professionele multi-camera-streaming voorzien voor de proclamaties in het Ufo. 2 bemande camera’s en 2 robotgestuurde camera’s capteren het event en een regisseur zorgt dat alles – en ook jij – goed in beeld komt. Op die manier kunnen zelfs meer mensen dan vroeger jouw huldiging meemaken. De link voor de streaming krijg je mee na jouw inschrijving. De opname is ook nadien nog te bekijken.

Voor de proclamatie in de Aula (Notariaat) werken we met de vaste opname-apparatuur van de ceremoniezaal. Die geeft ook een heel goede streaming.

Wie wil kijken naar de streaming, die schrijft zich daarvoor in. Je krijgt de link na inschrijving.

Waarom is de capaciteit van het Ufo beperkter voor een event dan voor onderwijs?

Je hoorde het vast wel. Normaal gezien starten de lessen terug op met volle capaciteit van de leslokalen. We blijven zorgen voor goede ventilatie. Voor events zijn die normen echter nog wat strenger. Voor elk lokaal maakte de UGent een technische berekening van de event-capaciteit om onder de 900 ppm (CO2) te blijven. Zo komt men voor het Ufo-auditorium uit op 750 aanwezigen (terwijl het er normaal bijna 1000 mogen zijn). Door die beperkte capaciteit kan je slechts tot 2 mensen meenemen in plaats van 3 zoals vroeger wel kon.

Waarom kan ik pas inschrijven nadat ik een mail krijg na 13/9 en waarom moet het dan snel gaan?

Pas na 2de zit kennen we de namen van alle afgestudeerden. Die verwerken we zo snel als we kunnen en we sturen een mail naar elke afgestudeerde met de details voor de inschrijving. We weten nu al wie geslaagd was in eerste zit. En wees gerust, daar tornen we niet aan. Toch wachten we ook voor die groep met de concrete inschrijfdetails. Niet alleen is het eenvoudiger om dat in één keer te doen voor alle afgestudeerden. Het geeft ook nog wat marge om aan details te sleutelen, nu in covid-tijden alles snel kan veranderen.

Daarna heb je wel maar enkele dagen om te reageren. De proclamatie komt er dan immers al snel aan en we moeten echt wel meerdere dagen op voorhand weten wie er aanwezig zal zijn en met hoeveel. Om de naamafroeping goed in beeld te brengen, moeten we bijvoorbeeld een seating plan opstellen.