Regelement examenfaciliteiten bijzonder statuut

1. Situering

Studenten met het bijzonder statuut omwille van functiebeperking of uitzonderlijke sociale of individuele omstandigheden kunnen één of meerdere faciliteiten krijgen. Mogelijke faciliteiten zijn: het vrijgesteld worden van onderwijsactiviteiten (met eventueel een vervangende taak); het verplaatsen van examens naar een ander tijdstip binnen hetzelfde academiejaar; feedback op een alternatief tijdstip; of andere modaliteiten met betrekking tot de concrete onderwijsmethode en evaluatie.

2. Bijzonder statuut omwille van functiebeperking

2.1. Wat?

Een student met een functiebeperking is een student bij wie er sprake is van een blijvende of langdurige uitval (de richtsnoer die hierbij gehanteerd wordt is: een uitval van minstens 12 maanden en/of er is uitval van 12 maanden in de toekomst te voorzien) of een blijvende uitval is op één of meerdere lichaamsfuncties.

2.2. De aanvraagprocedure bijzonder statuut omwille van functiebeperking

De aanvraagprocedure verloopt via oasis.ugent.be en moet gemotiveerd worden met de nodige bewijsstukken en officiële attesten.

Uiterste aanvraagdata:

  • 10 november 2017 voor de eerstesemesterexamenperiode
  • 30 maart 2018 voor de tweedesemesterexamenperiode
  • 6 juli 2018 voor de tweedekansexamenperiode

Uitzonderingen kunnen worden toegestaan wanneer de functie-uitval onverwacht optreedt en/of de diagnose later wordt gesteld.

2.3. Onderwijs- en examenfaciliteiten

In samenspraak met het Aanspreekpunt student en functiebeperking wordt nagegaan in welke mate de functiebeperking een impact heeft op onderwijs en examens en wat mogelijke ‘redelijke aanpassingen’ zijn. Redelijke aanpassingen bewaren een evenwicht tussen de opleidingsvereisten, de draagkracht van de opleiding en de mogelijkheden/noden van de student.

Mogelijke onderwijsfaciliteiten zijn het aanpassen van deadlines, een vervangende taak … Het aanvragen van onderwijsfaciliteiten moet bij voorkeur gebeuren zodra de onderwijsactiviteit aanvangt waarvoor men gebruik wil maken van faciliteiten.

Mogelijke examenfaciliteiten zijn extra tijd voor het afleggen van een examen, het gebruik van een laptop, een apart lokaal, … Het Aanspreekpunt bezorgt zijn advies met mogelijke examenfaciliteiten aan de lesgevers en aan het monitoraat.

Sommige faciliteiten zijn niet-weigerbaar, in dat geval is er sprake van een automatische goedkeuring.
In het geval van weigerbare faciliteiten, is een weigering tot toekenning van de faciliteit enkel mogelijk indien wordt geraakt aan de essentiële opleidingscompetenties en/of de toepassing ervan praktisch niet haalbaar is.

2.3.1. Aanvragen examenfaciliteiten door de student

Studenten die gebruik wensen te maken van hun examenfaciliteiten, moeten de koppeling tussen de examenfaciliteit(en) en het vak waarvoor ze de examenfaciliteit(en) wensen toe te passen, maken uiterlijk tegen de laatste vrijdag vóór de inhaalweek. Voor academiejaar 2017-2018 zijn de concrete data:

  • 15 december 2017 voor het 1ste semester
  • 18 mei 2018 voor het 2de semester
  • 10 augustus 2018 voor 2de zittijd

2.3.2. Goed/afkeuren examenfaciliteiten door de lesgever

Wat betreft de weigerbare faciliteiten, moet de betrokken lesgever de faciliteiten goed- of afkeuren, uiterlijk tegen de laatste vrijdag van de inhaalweek. Voor academiejaar 2017-2018 zijn de concrete data:

  • 22 december 2017 voor het 1ste semester
  • 25 mei 2018 voor het 2de semester
  • 17 augustus 2018 voor 2de zittijd

Weigeren van een faciliteit kan enkel gemotiveerd en na raadpleging van de onderwijsdirecteur of de voorzitter van de opleidingscommissie om een gefundeerde beslissing te kunnen nemen met betrekking tot de strijdigheid van de faciliteit met de opleidingscompetenties en/of de praktische onhaalbaarheid.
De student wordt zo snel mogelijk op de hoogte gesteld van de weigering.
Ook de voorzitter van de facultaire commissie Diversiteit en Gender wordt in kennis gebracht van de weigering en de achterliggende motivering.
Bemiddeling is mogelijk via het Aanspreekpunt het monitoraat en de ombudspersoon.

3. Bijzonder statuut omwille van uitzonderlijke sociale of individuele omstandigheden

Het bijzonder statuut omwille van uitzonderlijke sociale of individuele omstandigheden kan om diverse redenen worden toegekend, bijvoorbeeld:

  • Zwangerschap
  • Ziekte (geen langdurige ziekte, bv. klierkoorts), ziekenhuisopname, ongeval
  • Overlijden van een naaste. Hiervoor moet men tot op heden de procedure van art. 51, §2 OER volgen. Opgelet: deze procedure laat de decaan niet toe om erin toe te stemmen examens te verplaatsen naar een tijdstip buiten de reguliere examenperiode. Voor studenten waarbij dit toch noodzakelijk is, adviseert het monitoraat dan om een bijzonder statuut omwille van uitzonderlijke sociale of individuele omstandigheden aan te vragen.

4. Facultair beleidskader

De hierna volgende uitvoeringsmodaliteiten zijn een weergave van deze besprekingen en de daaruit voortvloeiende goedkeuring door de faculteitsraad:

  • Aan lesgevers wordt gevraagd studenten met bijzonder statuut zoveel als mogelijk in één auditorium te plaatsen. Toezichthouders op het examen krijgen vooraf een lijst van studenten met bijzonder statuut die aan het examen zullen deelnemen. Studenten zijn verplicht zich vóór de start van het examen vooraan bij de toezichthouder aan te melden waarna deze de student een plaats toewijst en 1-op-1 praktische afspraken maakt. Zo wordt vermeden dat studenten met bijzonder statuut zich voor de ganse examengroep kenbaar moeten maken.
  • Indien het niet mogelijk/praktisch haalbaar is om de studenten met een bijzonder statuut in één auditorium te plaatsen, wordt gevraagd aan de betrokken lesgevers en toezichthouders de nodige maatregelen te nemen om te vermijden dat studenten met een bijzonder statuut zich voor de volledige groep kenbaar moeten maken. Dit moet stigmatisering vermijden. Het afroepen van deze studenten voor de volledige groep is niet wenselijk. De verplichting voor de betrokken studenten om zich voor de start van het examen met de nodige documenten te melden bij de toezichthouder, kan dit opvangen.
  • De faciliteit ‘schriftelijk examen afleggen in een aparte ruimte’, wordt op vakgroepniveau geregeld. Wanneer er geen ruimte beschikbaar is, wordt overlegd met de onderwijsdirecteur.
  • In geval van mondelinge examens zonder schriftelijke voorbereiding wordt voorgesteld ‘de mogelijkheid tot schriftelijke voorbereiding’ toe te voegen als specifieke faciliteit. Dit wordt vermeld op het advies verstrekt door het Aanspreekpunt en moet gevolgd worden.
  • De faciliteit ‘verplaatsen van examen binnen reguliere examenperiode’ geeft de mogelijkheid tot het verplaatsen van een examen naar een datum in overleg met de betrokken lesgever, evenwel binnen de reguliere examenperiode. Dit kan de datum van het inhaalexamen voor zieke/afwezige studenten zijn, maar moet niet noodzakelijk dezelfde datum zijn. Deze faciliteit mag evenwel geen middel zijn om te komen tot een individueel examenrooster op maat, gecreëerd door de betrokken student.
  • In geval van faciliteit ‘mondelinge toelichting bij schriftelijk examen’, moet de student de kans krijgen om zijn/haar schriftelijke antwoorden te verduidelijken zonder dat er extra examenvragen worden gesteld. Daarbij kunnen wel verdiepende vragen worden gesteld om het antwoord op de examenvraag te verduidelijken, maar geen bijkomende vragen over een ander onderwerp.
  • De faculteit bekijkt of de mogelijkheid bestaat een laptop met voorleessoftware aan te kopen op facultair niveau. De facultaire IT-dienst volgt de reservaties van deze laptop op.

Om stigmatisering te vermijden en de privacy van studenten met een bijzonder statuut te garanderen, wordt aan de betrokken lesgevers en toezichthouders geadviseerd om ervoor te zorgen dat de aanwezigheidslijsten die ter ondertekening op de dag van het examen aan de studenten worden voorgelegd, geen vermelding bevatten van de bijzondere statuten. (Nu worden de lijsten vaak uit Oasis getrokken waarop dit wel wordt aangegeven).

De lesgever kan enkel ten voordele van de student afwijken van de centraal toegekende faciliteiten en het facultair beleidskader.

Volledig document