Een afspraak maken met de stageaanbieder

Bellen of e-mailen?

Schrijf enkel noodzakelijke e-mails en vraag je af of je voor een afspraak voor kennismaking niet beter belt, dit kan persoonlijker overkomen en je hebt vaak sneller de nodige informatie.

Als je voor een telefonische afspraak kiest:

  • Bereid het telefoongesprek voor. Formuleer duidelijk waar je voor belt en wie je zou willen spreken. Verwijs eventueel naar de e-mail die je van de stagecoördinator kreeg
  • Anticipeer op vragen die je zouden kunnen gesteld worden
  • Houd iets bij de hand om te noteren
  • Soms kom je niet rechtstreeks bij je contactpersoon terecht. Je kan vragen om je door te verbinden met je contactpersoon of vragen of zij een afspraak kunnen geven voor een kennismakingsgesprek (soms zijn zij beter op de hoogte van de agenda) 

 Als je voor Email kiest:

  • Gebruik best je UGent-e-mailadres.
  • Vul een kort en duidelijk onderwerp in. Vb. "Kennismakingsgesprek stage”
  • Schrijf een gepaste aanspreking: steeds correct en beleefd!
  • Zeker niet: hoi, geachte, of beste,
  • Maar wel:

Geachte meester (Janssens) : voor advocaat en gerechtsdeurwaarder
Geachte heer notaris
Geachte mevrouw de notaris 


Als je de titel niet kent:
Geachte heer Janssens,
Geachte mevrouw Pieters

  • Hou het kort en bondig.
  • Verzorg de vorm: schrijf normale hoofdletters en leestekens, geen woorden volledig in KAPITALEN, geen uitroeptekens.
  • Verzorg de schrijfstijl: gebruik geen informele spreektaal, geen dialect. Denk daarbij aan je toon: ga na of je taalgebruik respectvol is.
  • Eventueel: sluit je bijlage(n), zoals. taakomschrijving en risicoanalyse in. Controleer de bijlage(n) voor je op 'Verzend' klikt.
  • Gebruik een gepaste slotgroet. Bv “ik kijk ernaar uit u te ontmoeten"
  • Onderteken met ‘Met vriendelijke groeten’, ‘Met vriendelijke groet’ ... en niet met ‘m.v.g.’ of onbestaande afkortingen zoals ‘gr.’, ‘mvrgr’ … Onderteken eerst met je voornaam en je familienaam, dan je studentennummer en ten slotte je opleiding. 

Jan Janssens
studentennummer  01602344
1e master rechten

  • Lees je e-mail na op taal- of tikfouten, vooraleer je die verzendt.