{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":6,"sheets":["HANDLEIDING","CHECKLIST","LIJST_OVERZ_AANREKENINGEN","LIJST_EXTRA_KOSTEN","MODEL_1C","selectievelden"],"not_rendered":{"charts":0,"images":25,"macros":1,"external_links":0,"defined_names":42,"comments":0,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

{"sheet":"HANDLEIDING","index":0,"n_rows":315,"n_cols":9,"rows_kept":315,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[61,1,62,8]]}
["HANDLEIDING OVERZICHT AANREKENINGEN"]
["ALGEMEEN"]
["STAP 1: Sla dit sjabloon steeds op als .xlsm (Excelwerkmap met macro's) en niet .xlsx of .xls."]
[]
["TABBLAD 'CHECKLIST'"]
["STAP 2: Vul bovenaan de nodige contactgegevens in. Gelieve de checklist aan te vinken/aan te vullen (kolom vakgroep) nadat u de MODEL1C heeft opgemaakt en alvorens u deze Excel indient bij de ICOS."]
[]
["TABBLAD 'LIJST OVERZ AANREKENINGEN'"]
["STAP 3: Vraag de te verantwoorden uitgaven voor het VLIR-UOS project op via SAP-transactie Y_DEV_85000019 'Overzicht Aanrekeningen'. "]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"Na dubbel klikken kom je op volgend beginscherm: "]
[]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"In dit voorbeeld vragen we een overzicht op van alle kosten die geboekt werden op wbs B/13204/02. Kosten die nog in bestelling staan en voorschotten naar partners zullen niet weergegeven worden. Afgeboekte voorschotten, steeds met 32/-nummer in de tekst worden dan weer wel weergegeven. In principe zouden nog geen afgeboekte kosten zichtbaar mogen zijn op het moment van indiening."]
[]
[]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Fonds zal steeds IV2 zijn."]
[]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"De peildatum hoeft niet aangepast te worden."]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Bij boekjaar neem je als periode het startjaar van het AP-jaar tot het huidige jaar. Zo krijg je alles dat vanaf 2013 tot 2015 op het wbs geboekt werd."]
[]
[]
[null,"Daarna klik je linksboven op het klokje. Het programma kan even lopen, afhankelijk van de hoeveelheid op te halen data. Uiteindelijk krijg je volgend resultaat:"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"Je kan een andere weergave-layout selecteren door op het middelste rooster te dubbelklikken. Kies voor de variant /VLIRRAP1C.  In deze lay-out wordt ook de BTW code meegegeven bij elke uitgave. Dit is van belang voor de btw-controle op goederen aangekocht door UGent en bestemd voor uitvoer naar het partnerland (zie uitleg 'kolom T' bij STAP 5). "]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"Je krijgt een lijst (waarvan onder maar een deel is weergegeven) met een totaal –op ogenblik van opmaak- van 30.827,72 Euro. "]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"Deze lijst dien je vervolgens te exporteren naar excel via het sjabloon bovenaan in de werkbalk. "]
[]
["STAP 4: Selecteer kolom G in de Excel en stel de opmaak van de cijfers in op 'Number'. "]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
["STAP 5: Selecteer en kopieer ENKEL de cellen met de over te nemen gegevens (zie voorbeeld hieronder: geen volledige rijen/kolommen en geen titel- of totaallijnen)"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
["STAP 6: Open het tabblad 'LIJST_OVERZ_AANREKENINGEN' in dit sjabloon en selecteer ENKEL de cel A3 alvorens u de plakoptie 'Aanpassen aan doelopmaak' aanklikt. De tabel staat nu klaar voor verdere verwerking (zie voorbeeld hieronder)."]
[null,"TIP: Als u de lijst uit SAP wenst te halen voor een tussentijdse controle, kan u bij de effectieve rapportering heel eenvoudig de duplicaten (die u reeds had opgeladen) eruit halen. ZIE UITLEG STAP 8"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"Kolommen A tem S (blauw): worden ingevuld met de gegevens die je uit SAP kopieert. Deze kolommen mogen NIET gewijzigd worden, zodat achteraf nog makkelijk een vergelijking gemaakt kan worden met SAP."]
[]
[null,"Kolommen T tem Z (excl. Y): in deze kolommen dien je zelf nog de nodige aanvullingen of wijzigingen toe te voegen."]
[]
[]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Kolom S: Deze kolom bevat de btw-codes. Als er btw gerekend wordt op de factuur licht de cel rood op."]
[]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Kolom T: Hier wordt gevraagd om aan te duiden of de goederen al dan niet voor uitvoer bestemd zijn  (bij 'ja' kleurt de cel rood). Als de cellen in kolom S en T beiden rood oplichten, dien je zeker de btw op de factuur nog te controleren en eventueel het bedrag aan te passen in kolom U."]
[]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Kolom U: deze kolom neemt automatisch de cijfers over van SAP (= kopie van kolom G), maar kan nog manueel aangepast worden voor de verantwoording."]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,null,null,null,null,null,null,"Kolom V: Hier wordt gevraagd de passende categorie in te vullen. Ook bestaat de optie 'NIET VERANTWOORDEN' voor kosten die niet dienen meegenomen te worden in het rapport."]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Kolom W (optioneel): Hier kan je de kosten groeperen met een nummer. Het sjabloon MODEL1C sorteert automatisch op deze kolom. Zo zullen alle kosten met hetzelfde nummer bij elkaar staan. Als je deze optie niet gebruikt, kan je de kosten ook groeperen door in Kolom X dezelfde omschrijving mee te geven. "]
[]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Kolom X: In deze kolom vul je de omschrijving in die ook in MODEL 1C zal verschijnen naast elke kost."]
[]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Kolom Y:  Deze kolom berekent automatisch het verschil tussen het geboekte (kolom G) en verantwoorde bedrag (kolom U). "]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Kolom Z:  In deze kolom kan je bijkomende opmerkingen meegeven (deze worden niet opgenomen in de Model 1C)"]
[]
["STAP 7: Eenmaal alle info is ingevuld, drukt u bovenaan op 'LIJST OVERZETTEN NAAR 1C'. Het resultaat kan u zien in het tabblad 'MODEL_1C' in dit sjabloon."]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"OPGELET: In het tabblad 'MODEL_1C' breng je geen wijzigingen aan. Dit is louter het eindresultaat (het enige dat nog mogelijk is, is het aanpassen van de sorteerfunctie op de tabbellen'."]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Als er achteraf nog wijzigingen aan de kosten dienen te gebeuren, selecteer je EERST alle lijnen (met uitzondering van titel- en totaallijn) in het MODEL 1C en druk je op 'verwijderen'. Daarna keer je terug naar het tabblad 'LIJST_OVERZ_AANREKENINGEN' om daar de gewenste aanpassingen te doen."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Tot slot druk je opnieuw op de knop 'LIJST OVERZETTEN NAAR 1C'."]
[]
[]
[]
[]
["STAP 8: Als je een reeds bewerkte lijst in het tabblad 'LIJST_OVERZ_AANREKENINGEN' een update wil geven (d.i. nagaan of er in tussentijd nog uitgaven zijn bijgekomen in SAP binnen de opgegeven periode), dan kan dit op de volgende manier:"]
[]
[null,"A) Selecteer in het tabblad 'LIJST_OVERZ_AANREKENINGEN' in kolom Y de laatste ingevulde cel (niet in de totaallijn)en druk op de                      -toets. Hierdoor wordt er een extra lege rij toegevoegd aan de tabel.  "]
[null,"B) Herhaal STAP 1 en STAP 2."]
[null,"C) Kleef de nieuwe excelgegevens in dit sjabloon (LIJST_OVERZ_AANREKENINGEN) in de meest linkse cel (kolom A) van de zonet toegevoegde rij."]
[null,"D) Zorg dat alle cijfers dezelfde opmaak hebben (m.n. 2 cijfers na de komma): Selecteer de kolom en klik bovenaan nog eens op 'Getal'."]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"E) Klik op de tabel en ga vervolgens naar 'Gegevens' > 'Duplicaten verwijderen'"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"F) Haal het vinkje weg bij alle (groene) kolommen die niet uit SAP gekopieerd worden. Druk op OK."]
[]
["TABBLAD 'LIJST_EXTRA_KOSTEN'"]
["STAP 9: In dit sjabloon worden alle gegevens manueel ingevuld."]
[]
[null,"Ter info: Als je een nieuwe lijn wenst te creëren, ga je op de laatste ingevulde cel in kolom K en druk je op de                      -toets."]
[]
["STAP 10 (CFR STAP 7): Als alle gegevens ingevuld zijn, druk je op de knop 'LIJST OVERZETTEN NAAR 1C'. Het resultaat vind je terug in tabblad 'MODEL_1C'"]

{"sheet":"CHECKLIST","index":1,"n_rows":27,"n_cols":10,"rows_kept":27,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,0,8,1],[26,0,27,0],[26,1,27,9],[0,0,0,1],[1,0,1,1],[2,0,2,1],[3,0,3,1],[4,0,4,1],[5,0,5,1],[7,3,7,9],[5,2,5,3],[4,2,4,3],[3,2,3,3],[2,2,2,3],[1,2,1,3],[0,2,0,3],[7,0,7,1]]}
["WBS: "]
["Contractnummer VLIR:"]
["Werkjaar:"]
["Prof:"]
["Proxy:"]
["Tel. Proxy:"]
[]
["Checklist MODEL 1C",null,null,"Opmerkingen"]
["Vink aan indien 'ok', motiveer indien '(nog) niet ok' ",null,null,"Vakgroep",null,"ICOS Nancy",null,"DOZA Cel FinPro",null,"DFIN"]
["1.","Komt het totaal van de uitgaven in SAP overeen met het totaal (kolom G) in tabblad 'LIJST_OVERZ_AANREKENINGEN'?"]
["2.","Zijn alle bestellingen doorgeboekt?"]
["3.","Zijn alle overboekingen uitgevoerd (indien van toepassing)?"]
["4.","Ligt de factuurdatum binnen de projectperiode?"]
["5.","Staan er nog kosten op voorgaande werkjaren die opgenomen moeten worden in deze 1C? "]
["6.","Btw kan niet verantwoord worden op aankopen die voor uitvoer bestemd zijn (tenzij kleine aankopen <125 EUR). "]
["7.","Investment Costs' zijn enkel mogelijk voor de lokale partner. Check of deze uitgaven in uw overzicht voor uitvoer bestemd zijn."]
["8.","Ineligble Costs zijn o.a.: Importtaksen/wisselkoersverschillen/waarborgen/alcoholische dranken en tabakproducten/…"]
["9.","Er kunnen geen personeelskosten aangerekend worden in de 1C."]
["10.","Er worden geen geldtransfers/voorschotten gerapporteerd in de 1C. Alle uitgaven van de lokale partner worden in detail opgelijst in de 1D."]
["11.","Check of bepaalde kosten niet abnormaal hoog zijn voor dat type kost."]
["12.","Representatiekosten kunnen per jaar niet hoger liggen dan 500 EUR (voor 1C en 1D samen)."]
["13.","Hotelfacturen: Verantwoord enkel de kost van de overnachtingen (maximum 21 nachten/hotel). Kosten voor minibar, maaltijden, telefoonkosten worden opgenomen in de per diem."]
["14.","Zijn de bedragen/aantallen van de beurzen en per diems conform de VLIR-UOS richtlijnen?"]
["15.","Was er actieve participatie (poster/presentatie) van de personen waarvoor deelnamekosten voor een congres worden gerapporteerd?"]
["16.","Zijn er budgetoverschrijdingen van toepassing die door VLIR-UOS goedgekeurd moeten worden? Dit doet zich voor als de verschuiving bij de categorieën Personnel Costs of Investment Costs hoger is dan 10 000 EUR en de verschuiving meer dan 30% bedraagt van het initiële budget (voor het volledige project) voorzien op die categorieën.  "]
["17.","Andere…"]
["Zie ook 'Guidelines and Forms': ","https://www.vliruos.be/en/project_funding/intervention_types_in_partner_countries/cooperation_between_departments_in_flanders_and_the_south_(team)/88"]

{"sheet":"LIJST_OVERZ_AANREKENINGEN","index":2,"n_rows":4,"n_cols":27,"rows_kept":4,"cut":false,"hidden":false,"merged":[]}
["Lijst getransporteerd uit SAP Overzicht Aanrekeningen"]
["FI-documentnummer","Pos. FI-documentnr.","Documentdatum","BM-boekingsdatum","Tekst waardetype","Budgetgroepvaluta","Bedrag (betalingenbudget) in BudGrVal","Tekst","Fonds","Budgetplaats","Gebruikersnaam","Budgetpositie","Grootboekrekening","Omschr. Grootboekrekening","Soort bedrag","Crediteur","Debiteur","Cred/Deb naam","BTW","Uitvoer?","Bedrag in 1C","Categorie 1C","Nummer in 1C","Tekst in 1C","VERSCHIL MET SAP","OPMERKINGEN VAKGROEP","OPMERKINGEN DOZA/DFIN"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,{"$f":"Tabel1[Bedrag (betalingenbudget) in BudGrVal]","v":0},null,null,null,{"$f":"Tabel1[Bedrag (betalingenbudget) in BudGrVal]-Tabel1[Bedrag in 1C]","v":0}]
["Totaal",null,null,null,null,null,{"$f":"SUBTOTAL(109,Tabel1[Bedrag (betalingenbudget) in BudGrVal])","v":0},null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,{"$f":"SUBTOTAL(109,Tabel1[Bedrag in 1C])","v":0},null,null,null,{"$f":"SUBTOTAL(109,Tabel1[VERSCHIL MET SAP])","v":0}]

{"sheet":"LIJST_EXTRA_KOSTEN","index":3,"n_rows":4,"n_cols":12,"rows_kept":4,"cut":false,"hidden":false,"merged":[]}
["Niet in Overzicht Aanrekeningen (in obligo of nog niet in SAP), bijv. BENCHFEES, SUPERVISION ALLOWANCES,…"]
["Budgetplaats (indien van toepassing)","Documentnummer","Cred/Deb naam","Documentdatum","Tekst","BTW op factuur","Uitvoer?","Bedrag in 1C (na doorboeken in SAP/eventueel weghalen BTW)","Categorie 1C","Nummer in 1C","OPMERKINGEN VAKGROEP","OPMERKINGEN DOZA/DFIN"]
[]
["Totaal",null,null,null,null,null,null,{"$f":"SUBTOTAL(109,Tabel14[Bedrag in 1C (na doorboeken in SAP/eventueel weghalen BTW)])","v":0}]

{"sheet":"MODEL_1C","index":4,"n_rows":8,"n_cols":10,"rows_kept":8,"cut":false,"hidden":false,"merged":[]}
["MODEL 1C - LIJST OVERZICHT AANREKENINGEN",null,null,null,null,null,null,null,"TOTAAL MODEL 1C:",{"$f":"Tabel28[[#Totals],[Amount EUR]]+Tabel259[[#Totals],[Amount EUR]]","v":0}]
["N°","Category","Inv. Date","classif n°","supplier","description","Amount EUR"]
[]
["Totaal",null,null,null,null,null,{"$f":"SUBTOTAL(109,Tabel28[Amount EUR])","v":0}]
["MODEL 1C - LIJST EXTRA KOSTEN"]
["N°","Category","Inv. Date","classif n°","supplier","description","Amount EUR"]
[]
["Totaal",null,null,null,null,null,{"$f":"SUBTOTAL(109,Tabel259[Amount EUR])","v":0}]

{"sheet":"selectievelden","index":5,"n_rows":11,"n_cols":9,"rows_kept":11,"cut":false,"hidden":true,"merged":[]}
[null,"uitvoer"]
[null,"N/A",null,null,"Engels","A. Investment costs","B. Operational costs","C. Personnel Costs","D. Scholarships costs"]
[null,"uitvoerbewijs OK",null,null,"Frans","A. Frais d'investissement","B. Frais de fonctionnement","C. Frais de personnel","D. Frais de Bourse"]
[null,"uitvoerbewijs niet aanwezig"]
[null,null,null,null,null,"Categorie"]
[null,null,null,null,null,"A. Investment costs"]
[null,"ja/nee",null,null,null,"B. Operational costs"]
[null,"ja",null,null,null,"C. Personnel Costs"]
[null,"nee",null,null,null,"D. Scholarship costs"]
[null,null,null,null,null,"VORIG JAAR VERANTWOORD"]
[null,null,null,null,null,"NIET VERANTWOORDEN"]