Diplomaverificatie
Vanaf deze aanvraagronde (start 1 oktober 2025) werkt de Universiteit Gent samen met Qualification Check, een wereldwijde verificatiedienst, om academische diploma’s en documenten te authenticeren. Dit betekent dat de legalisatie van documenten zoals eerder vereist geleidelijk wordt afgeschaft.
Wat betekent dit voor jou?
In plaats van gelegaliseerde kopieën van je diploma en puntenlijsten in te dienen, zal je gevraagd worden om een verificatie via Qualification Check uit te voeren als onderdeel van je aanvraag. Dit proces bevestigt de echtheid van je academische documenten rechtstreeks bij de uitgevende instelling of bevoegde autoriteit.
Waarom deze verandering?
- Snellere verwerking: geen bezoeken meer aan ambassades of apostilles nodig
- Veiliger: directe verificatie verkleint de kans op fraude
- Internationaal erkend: Qualification Check wordt wereldwijd vertrouwd door universiteiten en werkgevers
Wat wordt geverifieerd?
- Je basisdiploma (het diploma waarop je aanvraag is gebaseerd)
- De puntenlijst of het diplomasupplement
- In sommige gevallen kunnen bijkomende academische documenten worden opgevraagd
Diplomaverificatie: wat moet je doen?
- Start je aanvraag via het online aanvraagplatform van UGent
- Volg de instructies om Qualification Check te starten wanneer daarom gevraagd wordt
- Betaal de verificatiekost van €59 rechtstreeks aan Qualification Check (details worden tijdens het proces meegedeeld)
- Zorg ervoor dat je documenten beschikbaar zijn in het Engels, Nederlands, Frans of Duits. Zo niet, is een beëdigde vertaling nog steeds vereist
Overgangsperiode
Aanvragers die hun aanvraag zijn gestart vóór 1 oktober 2025 kunnen nog de traditionele legalisatieprocedure volgen zoals hieronder beschreven. Toch raden we sterk aan om het nieuwe Qualification Check-proces te gebruiken voor een snellere en veiligere verificatie.
Als je niet zeker weet welke procedure op jou van toepassing is, neem dan contact op met het Team International Admissions via admission@ugent.be.
Uitzonderingen
Aanvragers met vluchtelingenstatus, subsidiaire bescherming of asielzoekers kunnen nog een alternatieve procedure volgen. Raadpleeg het admissions office voor begeleiding.
Als je documenten niet via Qualification Check geverifieerd kunnen worden, kan UGent bijkomende bewijsstukken vragen of je vragen om de traditionele legalisatieprocedure te volgen.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Wat is Qualification Check?
Qualification Check is een veilige, internationale dienst die academische kwalificaties rechtstreeks verifieert bij de uitgevende instellingen of bevoegde autoriteiten.
Moet ik mijn documenten nog legaliseren?
Nee, als je onder het nieuwe systeem een aanvraag opstart. Legalisatie is enkel vereist voor aanvragen die gestart zijn vóór 1 oktober 2025
Hoeveel kost Qualification Check?
De verificatiekost van €59 wordt rechtstreeks aan Qualification Check betaald (details worden tijdens het proces meegedeeld)
Wat als mijn instelling niet reageert op Qualification Check?
In dat geval kan UGent bijkomende documenten opvragen of terugvallen op de traditionele legalisatieprocedure.
Kan ik eerder gelegaliseerde documenten gebruiken?
Ja, als je aanvraag gestart is vóór 1 oktober 2025. Anders is Qualification Check de standaardmethode.
Wat als mijn documenten niet in het Engels, Nederlands, Frans of Duits zijn?
Je moet een beëdigde vertaling in een van deze talen indienen.
Wie kan ik contacteren voor hulp?
Neem contact op met het Team International Admissions via admission@ugent.be.
Legalisatie: wordt geleidelijk afgeschaft
- Alvorens een officieel document (zoals een diploma) in een ander land kan gebruikt worden dan het land waar het werd uitgereikt, moet het origineel document worden geverifieerd.
- Bij het legaliseren van een document bevestigt een ambtenaar de echtheid van een handtekening op dat document.
- Authenticatie van je basisdiploma is vereist door de Vlaamse overheid als onderdeel van je aanvraag voor een opleiding aan de Universiteit Gent.
Welke documenten?
- Gelegaliseerde kopie van het basisdiploma.
- Beëdigde vertaling indien je diploma en puntenlijst niet in het Nederlands, Frans, Duits of Engels is opgesteld.
- De legalisatiepagina, met QR-code (in pdf-formaat - goede kwaliteit)
Hoe verkrijg ik een gelegaliseerde kopie van mijn diploma?
Belgische Ambassade
De legalisatie gebeurt door de Belgische Ambassade in het land waar het diploma werd uitgereikt. Het kost €20 per legalisatie.
Apostille
Het land waar het diploma werd uitgereikt heeft 'The Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents' (1961) ondertekend.
In dergelijke gevallen volstaat de 'Apostille'.
Om te zien of uw land de conventie heeft ondertekend en te zoeken wie er in uw land bevoegd is om de Apostille te plaatsen, ga naar de officiële website: The Hague Conventions on Private International Law
Voor eensluidende kopie
Het land waar uw diploma werd uitgereikt heeft een overeenkomst met België; wat de legalisering betreft.
Een vooreensluidende kopie van het diploma en de puntenlijst/diplomasupplement volstaat.
Uitzondering
Aan asielzoekers, vluchtelingen, subsidiair beschermden vragen wij niet om hun documenten te laten legaliseren, maar volstaat een beëdigde vertaling van de vereiste documenten: beëdigde vertaling gelegaliseerd door de dienst Nationaal Register.
Dit is niet van toepassing op als je reeds in België verblijft met een ander verblijfsstatuut, dan gelden de standaardregels.
Syrië
Legalisatie
- Van het origineel document door Ministerie van Buitenlandse Zaken in Syrië
- Door de Syrische ambassade in Beiroet
- Door Ministerie Buitenlandse Zaken van Libanon in Beiroet
- Door Belgische ambassade in Beiroet (met vertaling door beëdigd vertaler in een van de landstalen).
Irak
Legalisatie
- Van het origineel document door Ministerie van Buitenlandse Zaken in Irak
- Door de Iraakse ambassade in Amman
- Door Ministerie Buitenlandse Zaken van Jordanië in Amman
- Door Belgische ambassade in Amman (met vertaling door beëdigd vertaler in een van de landstalen).
Jemen
De Belgische Ambassade in Saoedi-Arabië heeft de legalisatie van Jemenitische documenten tijdelijk opgeschort.
De instelling waar je je diploma hebt behaald moet rechtstreeks een afstudeerattest en puntenlijst versturen naar admission@ugent.be. Je naam en dossiernummer moeten vermeld staan in het onderwerp van de email.
Kameroen, Nigeria
Helaas ontvangen wij op regelmatige basis vervalste documenten uit deze landen en zien we ons genoodzaakt om strengere voorwaarden op te leggen.
Naast de vereiste legalisatie door de Belgische ambassade, moet de instelling waar je je diploma hebt behaald rechtstreeks een afstudeerattest en puntenlijst versturen naar admission@ugent.be. Je naam en dossiernummer moeten vermeld staan in het onderwerp van de email.
Ghana
Legalisatie gebeurt door de Belgische ambassade in Abidjan, Ivoorkust
Helaas ontvangen wij op regelmatige basis vervalste documenten uit Ghana en zien we ons genoodzaakt om strengere voorwaarden op te leggen.
Naast de vereiste legalisatie door de Belgische ambassade, moet de instelling waar je je diploma hebt behaald rechtstreeks een afstudeerattest en puntenlijst versturen naar admission@ugent.be. Je naam en dossiernummer moeten vermeld staan in het onderwerp van de email.
China
Sinds november 2023 wordt een Apostille afgeleverd op de notariële kopie van je diploma, afstudeerattest en puntenlijst.
Rechtstreeks verstuurd door de uitreikende instelling
De universiteit kan ook een digitale versie van het diploma (afstudeerattest) en de puntenlijst rechtstreeks per e-mail naar admission@ugent.be sturen. In het onderwerp moeten je volledige naam en dossiernummer worden vermeld.
Dit moet vóór de deadline zijn ontvangen.
Als je wordt toegelaten, moet je de gelegaliseerde documenten bij inschrijving indienen.