Compensaties uitgaande mobiliteitsbeurzen naar aanleiding van de Corona-pandemie in 1e semester academiejaar 2020-2021

De Corona-pandemie heeft een impact op heel wat geplande uitwisselingen in academiejaar 2020-2021. Op deze pagina vind je informatie omtrent de modaliteiten en procedure voor terugbetaling van kosten die je maakte in functie van je uitwisseling in het eerste semester van academiejaar 2020-2021.

Neem deze modaliteiten en het verloop van de terugbetalingsprocedure zorgvuldig door vooraleer je een terugbetaling van gemaakte kosten claimt.

Financiële compensaties kunnen enkel gegarandeerd worden indien voldaan is aan volgende voorwaarden:

  • Je uitwisselingsaanvraag werd door de faculteit geselecteerd vóór de deadline in maart;
  • Betreft uitwisseling met beurs in het kader van Erasmus+ (KA103) of beurs toegekend na aanvraag selectie beurzen voor uitwisseling buiten de Erasmuszone;
  • De mogelijke reis- en verblijfskosten werden gemaakt vóór 9 april 2020. Op 9 april 2020 werd namelijk aan alle toekomstige uitgaande studenten expliciet gecommuniceerd dat je geen toestemming had voor je uitwisseling en tot nader order dus geen grote uitgaven zoals vliegtuigticket of reservatie huisvesting te doen;
  • De mogelijke reis- en verblijfskosten werden niet vergoed door een andere instantie (bv. terugbetaling ticket/uitgave voucher vanwege luchtvaart-/treinmaatschappij, verzekering, andere compensaties...).

Procedure:

  1. Vul Excel in met gemaakte kosten die je niet hebt kunnen terugvorderen bij een andere partij;
  2. Verzamel bewijsstukken van je kosten (factuur, betalingsbewijs…). Let op: enkel kosten gedateerd vóór 09/04/2020 komen in aanmerking;
  3. Bezorg de ingevulde Excel + de bewijsstukken via e-mail aan international@ugent.be;
  4. Deadline voor de derde stap: 15/01/2021;
  5. Voor uitwisselingen buiten Europa is er een maximum terugbetaling van €750.

Financiële compensaties kunnen enkel gegarandeerd worden indien is voldaan aan volgende voorwaarden:

  • Je kreeg een bericht van de faculteit, international@ugent.be of actueel@ugent.be dat je op uitwisseling kon vertrekken;
  • Je kreeg vervolgens een bericht van actueel@ugent.be, je faculteit of je gastinstelling dat de toelating voor je uitwisseling werd ingetrokken vanwege Corona;
  • Je had recht op een Erasmus+ (KA103) beurs (voor studies of traineeships);
  • Je mogelijke reis- en verblijfskosten werden niet vergoed door een andere instantie (bv. terugbetaling ticket/uitgave voucher vanwege luchtvaart-/treinmaatschappij, verzekering, andere compensaties...).

Procedure:

  • Je kiest voor een forfaitair bedrag = 70% van je Erasmusbeurs
  1. Vul de verklaring op eer in
  2. Zoek de mail van , je faculteit of je gastinstelling dat de toelating voor je uitwisseling werd ingetrokken vanwege Corona
  3. Stuur de verklaring op eer en de mail waarin je toelating wordt ingetrokken naar
    Deadline voor deze laatste stap: vier maanden na gepland vertrek.

  • Je vraagt een terugbetaling van je reële kosten
  1. Vul Excel in met gemaakte kosten die je niet hebt kunnen terugvorderen bij een andere partij
  2. Verzamel bewijsstukken van je kosten (factuur, betalingsbewijs…)
  3. Zoek de mail van actueel@ugent.be, je faculteit of je gastinstelling dat de toelating voor je uitwisseling werd ingetrokken vanwege Corona
  4. Bezorg de ingevulde Excel + de bewijsstukken + de mail waarin je toelating wordt ingetrokken aan international@ugent.be
    Deadline voor deze laatste stap: vier maanden na gepland vertrek.