Compensaties uitgaande mobiliteitsbeurzen naar aanleiding van Covid-19 in 2e semester academiejaar 2019-2020

Je hebt je uitwisseling moeten afbreken vanwege de Covid-19 uitbraak

 

Modaliteiten

  • Je hebt recht op een volledige beurs voor de geplande duur van je Erasmusverblijf, ongeacht of je academische activiteiten aan je gastinstelling konden doorgaan (vb. via online lessen/activiteiten) of werden stopgezet.
  • Je beurs zou lopende kosten moeten dekken die rechtstreeks en uitsluitend verband houden met je verblijf in het land van bestemming (zoals huur, elektriciteit, gas, water…). Je behoudt de volledige beurs zodat deze kosten ook kunnen blijven betaald worden. Maar indien de beurs niet voldoende is om lopende kosten te vergoeden die rechtstreeks en uitsluitend verband houden met je verblijf in het land van bestemming (zoals huur, elektriciteit, gas, water…), kan je een aanvullende vergoeding krijgen om deze eventuele extra lopende kosten te dekken voor de periode dat je niet ter plaatse was.
  • Je kan extra reiskosten voor je terugreis terugkrijgen.
  • Ook extra verblijfskosten die je maakte om terug te keren, kan je indienen.
  • Achtergebleven spullen worden niet vergoed.

Bewijsstukken voor uitbetaling volledige beurs

  • Ondertekend beurscontract in Oasis.
  • Confirmation of Arrival ondertekend door partner of bewijs start academische activiteiten of verklaring op eer m.b.t. start van academische activiteiten in het buitenland is opgeladen in Oasis als document van type verblijfsperiode aankomst.
  • Confirmation of Departure ondertekend door partner of ander bewijs van het eind van je academische activiteiten (inclusief online lessen/examens) bij de partner of verklaring op eer is opgeladen in Oasis als document van type verblijfsperiode vertrek.

Procedure voor terugbetaling lopende kosten, extra reis- en verblijfskosten

  1. Stap 1: Je mailt een niet-UGent emailadres naar .
  2. Stap 2: Er wordt voor jou een “Refund-dossier” opgestart. Je krijgt op het opgegeven niet-UGent emailadres een bericht over de opstart van je dossier en toegang tot de Refund-app.
  3. Stap 3: Je bereidt je terugbetaling dossier administratief voor:
    • Je vult het Excel formulier in dat per e-mail werd meegeleverd. Je slaat deze Excel-file op onder volgende naam: Naam_Voornaam_Studentennummer.xlsx. Je maakt van deze Excel-file een PDF-file. Zonder dit formulier geen terugbetaling!
    • Indien je extra lopende kosten hebt, maak je een PDF-file aan met daarin alle bewijsstukken van deze extra lopende kosten en bewijs dat je beurs niet kost dekkend is: bijv. kopie huurcontract, betalingsbewijs doorlopende huur voor volledige periode, bewijs correspondentie dat de kosten van je accommodatie doorlopen, betalingsbewijs andere doorlopende kosten. Vergeet zeker het betalingsbewijs niet, enkel een huurcontract is onvoldoende! Deze PDF-file sla je op onder volgende naam: Naam_Voornaam_Studentennummer_Extra_Lopende_Kosten
    • Indien je extra reiskosten hebt gemaakt, maak je een PDF-file aan met daarin alle bewijsstukken van deze extra reiskosten in functie van je terugreis: bijv. factuur omboeking vlucht, schrapping transport, factuur nieuwe vlucht, betaling extra trein, wijziging vervoersmiddel, andere plaats van vertrek, … . Deze PDF-file sla je op onder volgende naam: Naam_Voornaam_Studentennummer_Extra_Reiskosten.
    • Indien je extra verblijfskosten hebt gemaakt, maak je een PDF-file aan met daarin alle bewijsstukken van deze extra verblijfskosten: bijv. Factuur extra overnachting. Deze PDF-file sla je op onder volgende naam: Naam_Voornaam_Studentennummer_Extra_Verblijfskosten.
    • Je voegt de PDF-file van het Excel formulier toe aan de Extra Lopende Kosten PDF-file, of als je geen extra lopende kosten hebt, voeg je hem toe aan de Extra Reiskosten PDF-file.
  4. Stap 4: Je vult je gegevens aan in de Refundapp op de volgende manier:
    • Per kost gebruik je een nieuwe beschrijving: Extra Lopende Kosten, Extra Reiskosten of Extra Verblijfskosten.
    • Per kost vul je het bedrag in.
    • Per kost vul je de datum van indiening in.
    • Per kost dien je de PDF-file met bewijsstukken in. Vergeet niet bij de eerste kost eveneens het Excel-formulier aan je PDF toe te voegen.
    • Deadline voor deze stap is 31/08/2020.

Voorbeelden
De geplande duur van je Erasmus+ Studies mobiliteit naar Wenen was van 1/02/2020 tot 1/06/2020. Je bent teruggekeerd op 13/03/2020. Je volgt nog de online lessen van Wenen of je doet een vervangende opdracht voor je stage of masterproef vanuit België. Je hebt een maandelijkse beurs van 329€ en je huurprijs is 400€.
Je hebt recht op de volledige beurs voor de periode 1/02/2020 – 1/06/2020 + eventuele lopende kosten die uitsluitend verband houden met je verblijf  (in dit geval 71€ extra kost voor huur voor maart, april en mei, 213€ in totaal  + eventuele andere bewezen doorlopende kosten die verband houden met je verblijf + aanvullende reis- en verblijfskosten terugreis volgens bovenstaande voorwaarden.

De geplande duur van je Erasmus+ Studies mobiliteit naar Denemarken was van 1/02/2020 tot 1/06/2020. Je bent teruggekeerd op 13/03/2020 en besloot over te schakelen op het UGent-online aanbod. Je hebt een maandelijkse beurs van 379€ en je huur bedraagt 350€.
Je hebt recht op de volledige beurs voor de periode 1/02/2020 – 1/06/2020 + eventuele lopende kosten die uitsluitend verband houden met je verblijf  (in dit geval geen extra lopende kosten, je beurs dekt volledig je huur) + reis- en verblijfskosten terugreis volgens bovenstaande voorwaarden.

Je geplande mobiliteit onder Erasmus+ Traineeships naar Praag vond plaats tussen 10/03/2020 en 10/05/2020. Je bent teruggekeerd op 15/03/2020 omdat het ziekenhuis geen stagairs meer toeliet.
Je hebt recht op de volledige beurs voor de periode 10/03/2020 – 10/05/2020 + eventuele lopende kosten die uitsluitend verband houden met je verblijf + reis- en verblijfskosten terugreis volgens bovenstaande voorwaarden.

Je geplande mobiliteit onder Erasmus+ Traineeships vond plaats tussen 15/02/2020 en 20/03/2020 in Parijs. Op 13/03/2020 heb je je stage-activiteiten moeten afbreken en ben je teruggekeerd naar Gent.
Je hebt recht op de volledige beurs voor de periode 15/02/2020 – 20/03/2020 + eventuele lopende kosten die uitsluitend verband houden met je verblijf + reis- en verblijfskosten terugreis volgens bovenstaande voorwaarden.

Je plande Erasmus+ traineeship mobiliteit naar Padua van 2/2/2020 tot 10/05/2020. Je bent teruggekeerd op 10/3 omdat het ziekenhuis geen stagiairs meer toeliet.
Je hebt recht op de volledige beurs voor de periode 2/02/2020 – 10/05/2020 + eventuele lopende kosten die uitsluitend verband houden met je verblijf + aanvullende reis- en verblijfskosten terugreis volgens bovenstaande voorwaarden.

 

 

Modaliteiten

  • Je behoudt het recht op een beurs. Het initieel toegekende bedrag voor de reiskosten kan je integraal behouden. Je krijgt een beursbedrag voor de effectief uitgevoerde studie-/stageperiode in het buitenland. Als einddatum wordt de datum van de terugvlucht genomen. De minimum verblijfsduur die van kracht is in het desbetreffende beurzenprogramma (1 maand) is niet van toepassing. De berekening van het beursbedrag van de laatste maand gebeurt op volgende wijze:
    • 0 tem 6 dagen: geen extra uitbetaling
    • 7 tem 13 dagen: 25% beurs
    • 14 tem 20 dagen: 50% beurs
    • 21 tem 25 dagen: 75% beurs
    • vanaf 26 dagen: 100% beurs
  • Indien je toegekende beurs niet alle lopende kosten dekt (zoals huur, elektriciteit, gas, water…), kan je een aanvullende vergoeding vragen voor deze extra lopende kosten van je buitenlands verblijf;
  • Je kan ook extra reiskosten voor je terugreis terugkrijgen;
  • Ook extra verblijfskosten in functie van je terugreis kan je indienen;
  • Achtergebleven spullen worden niet vergoed.

! Opgelet: Het totaal van de vergoedbare kosten dat je mag indienen, kan niet meer zijn dan de initieel toegekende beurs + 750 €. Indien nodig (en bewezen), krijg je dus een extra vergoeding van gemaakte onkosten tot max 750 €. Dit bedrag komt bovenop je initieel toegekende beursbedrag. Onder de initieel toegekende beurs wordt het totaalbedrag begrepen: initieel beursbedrag + reiskosten.

Bewijsstukken voor uitbetaling volledige beurs

  • Ondertekend beurscontract.
  • Confirmation of Arrival ondertekend door partner of bewijs start academische activiteiten of verklaring op eer m.b.t. start van academische activiteiten in het buitenland is opgeladen in Oasis als document van type verblijfsperiode aankomst.
  • Boarding pass of vluchtgegevens + bewijs dat je niet op oorspronkelijke datum kon vertrekken zijn opgeladen in Oasis als document van type verblijfsperiode vertrek.

Procedure voor terugbetaling lopende kosten, extra reis- en verblijfskosten terugreis

  1. Stap 1: Je mailt een niet-UGent emailadres naar .
  2. Stap 2: Er wordt voor jou een “Refund-dossier” opgestart. Je krijgt op het opgegeven niet-UGent emailadres een bericht over de opstart van je dossier en toegang tot de Refund-app.
  3. Stap 3: Je bereidt je terugbetaling dossier administratief voor:
    • Je vult het Excel formulier in dat per e-mail werd meegeleverd. Je slaat deze Excel-file op onder volgende naam: Naam_Voornaam_Studentennummer.xlsx. Je maakt van deze Excel-file een PDF-file.
    • Indien je extra lopende kosten hebt, maak je een PDF-file aan met daarin alle bewijsstukken van deze extra lopende kosten en bewijs dat je beurs niet kost dekkend is: bijv. kopie huurcontract, betalingsbewijs doorlopende huur voor volledige periode, bewijs correspondentie dat de kosten van je accommodatie doorlopen, betalingsbewijs andere doorlopende kosten. Deze PDF-file sla je op onder volgende naam: Naam_Voornaam_Studentennummer_Extra_Lopende_Kosten
    • Indien je extra reiskosten hebt gemaakt, maak je een PDF-file aan met daarin alle bewijsstukken van deze extra reiskosten in functie van je terugreis: bijv. factuur omboeking vlucht, schrapping transport, factuur nieuwe vlucht, betaling extra trein, wijziging vervoersmiddel, andere plaats van vertrek, … . Deze PDF-file sla je op onder volgende naam: Naam_Voornaam_Studentennummer_Extra_Reiskosten.
    • Indien je extra verblijfskosten hebt gemaakt, maak je een PDF-file aan met daarin alle bewijsstukken van deze extra verblijfskosten: bijv. Factuur extra overnachting. Deze PDF-file sla je op onder volgende naam: Naam_Voornaam_Studentennummer_Extra_Verblijfskosten.
    • Je voegt de PDF-file van het Excel formulier toe aan de Extra Lopende Kosten PDF-file, of als je geen extra lopende kosten hebt, voeg je hem toe aan de Extra Reiskosten PDF-file.
  4. Stap 4: Je vult je gegevens aan in de Refundapp op de volgende manier:
    • Per kost gebruik je een nieuwe beschrijving: Extra Lopende Kosten, Extra Reiskosten of Extra Verblijfskosten.
    • Per kost vul je het bedrag in.
    • Per kost vul je de datum van indiening in.
    • Per kost dien je de PDF-file met bewijsstukken in. Vergeet niet bij de eerste kost eveneens het Excel-formulier aan je PDF toe te voegen.
    • Deadline voor deze stap is 31/08/2020.

Voorbeelden
De geplande duur van je studieverblijf naar de VS was van 1/2/2020 tot 1/6/2020 en je had een generieke beurs. Je bent teruggekeerd op 13/3/2020 (datum terugvlucht).
Je behoudt je initieel toegekende reisvergoeding (op basis van afstand tot gastinstelling, in dit geval 820€). Je beursbedrag (maandelijkse toelage) zal er als volgt uitzien: maand 1 volledig (650€ (of 850€ indien uit ‘ondervertegenwoordigde groep’, bijv studiebeursgerechtigd) + 25% van je maandtoelage voor de maand maart. Extra lopende kosten, reis- en verblijfskosten voor je terugreis kunnen vergoed worden met een maximum van je initieel toegekende beurs + 750 euro.

De geplande duur van je stageverblijf naar India was van 1/3/2020 tot 1/5/2020. Je bent teruggekeerd op 10/3/2020 (datum terugvlucht).
Je behoudt je initieel toegekende reisvergoeding. Ook al is de duur van je verblijf nu minder dan 1 maand (voorwaarde voor het bekomen van een beurs), toch zal je een deel van je beurs ontvangen. Je zal 25% van je maandelijkse toelage ontvangen. Extra kosten kunnen vergoed worden volgens bovenstaande voorwaarden.

De geplande duur van je verblijf in het kader van je masterproef naar Japan was van 9/3/2020 tot 9/6/2020. Je bent teruggekeerd op 13/3/2020 (datum terugvlucht).
Je behoudt je initieel toegekende reisvergoeding. Voor je maandelijkse toelage val je onder de grens van 7 dagen, dus je zal geen maandelijkse toelage ontvangen. Extra kosten kunnen vergoed worden volgens bovenstaande voorwaarden.

De geplande duur van je studieverblijf in Egypte was van 20/11/2019 tot 20/3/2020. Je bent teruggekeerd op 16/3/2020 (datum terugvlucht).
Je behoudt je initieel toegekende reisvergoeding. Je behoudt je volledige maandelijkse toelage (4 x 650€ of 850€). Extra kosten kunnen vergoed worden volgens bovenstaande voorwaarden.

 

 

Modaliteiten

  • Je behoudt je initieel toegekende reisvergoeding;
  • Je kan extra reiskosten door annulering vlucht, omboeking, … die je maakte terugvorderen;
  • Je kan extra verblijfskosten n.a.v. je terugreis claimen.

! Opgelet: Het totaal van de vergoedbare kosten (extra reiskosten en extra verblijfskosten) kan maximaal 750 € bedragen.


Procedure terugbetaling extra reis- en verblijfskosten

  1. Stap 1: Je mailt een niet-UGent emailadres naar .
  2. Stap 2: Er wordt voor jou een “Refund-dossier” opgestart. Je krijgt op het opgegeven niet-UGent emailadres een bericht over de opstart van je dossier en toegang tot de Refund-app.
  3. Stap 3: Je bereidt je terugbetaling dossier administratief voor:
    • Je vult het Excel formulier in dat per e-mail werd meegeleverd. Je slaat deze Excel-file op onder volgende naam: Naam_Voornaam_Studentennummer.xlsx. Je maakt van deze Excel-file een PDF-file.
    • Indien je extra reiskosten hebt gemaakt, maak je een PDF-file aan met daarin alle bewijsstukken van deze extra reiskosten in functie van je terugreis: bijv. factuur omboeking vlucht, schrapping transport, factuur nieuwe vlucht, betaling extra trein, wijziging vervoersmiddel, andere plaats van vertrek, … . Deze PDF-file sla je op onder volgende naam: Naam_Voornaam_Studentennummer_Extra_Reiskosten.
    • Indien je extra verblijfskosten hebt gemaakt, maak je een PDF-file aan met daarin alle bewijsstukken van deze extra verblijfskosten: bijv. Factuur extra overnachting. Deze PDF-file sla je op onder volgende naam: Naam_Voornaam_Studentennummer_Extra_Verblijfskosten.
    • Je voegt de PDF-file van het Excel formulier toe aan de Extra Reiskosten PDF-file, of als je geen extra reiskosten hebt, voeg je hem toe aan de Extra Verblijfskosten PDF-file.
  4. Stap 4: Je vult je gegevens aan in de Refundapp op de volgende manier:
    • Per kost gebruik je een nieuwe beschrijving: Extra Reiskosten of Extra Verblijfskosten.
    • Per kost vul je het bedrag in.
    • Per kost vul je de datum van indiening in.
    • Per kost dien je de PDF-file met bewijsstukken in. Vergeet niet bij de eerste kost eveneens het Excel-formulier aan je PDF toe te voegen.
    • Deadline voor deze stap is 31/08/2020.

 

 

Je was op uitwisseling tijdens de Covid-19 uitbraak en besloot in het buitenland te blijven

 

Modaliteiten

  • Je hebt recht op een beurs voor de volledige duur van je Erasmusverblijf;
  • Je kan een aanvullende vergoeding ontvangen voor lopende kosten om een verlengd verblijf te dekken, buiten de oorspronkelijk geplande periode, omdat je in het buitenland zal moeten verblijven als gevolg van de uitbraak van Covid-19. Bijvoorbeeld kan het gebeuren dat je op 10/6/2020 geen terugvlucht vindt en pas kan terugkeren op 25/6/2020. Dan heb je recht op 15 dagen extra beurs.
  • Je kunt extra reiskosten door annulering vlucht, omboeking … die je zal maken of maakte, terugkrijgen.
  • Ook extra verblijfskosten die je maakte om terug te keren kan je indienen.

Bewijsstukken voor uitbetaling Erasmusbeurs

  • Ondertekend beurscontract in Oasis.
  • Confirmation of Arrival ondertekend door partner of ander bewijs start academische activiteiten of verklaring op eer m.b.t. start van academische activiteiten in het buitenland is opgeladen in Oasis als document van type verblijfsperiode aankomst.
  • Confirmation of Departure ondertekend door partner of ander bewijs van het eind van de academische activiteiten bij de partner of verklaring op eer is opgeladen in Oasis als document van type verblijfsperiode vertrek

Procedure voor terugbetaling lopende kosten verblijf en extra reis- en verblijfskosten

  1. Stap 1: Je mailt een niet-UGent emailadres naar .
  2. Stap 2: Er wordt voor jou een “Refund-dossier” opgestart. Je krijgt op het opgegeven niet-UGent emailadres een bericht over de opstart van je dossier en toegang tot de Refund-app.
  3. Stap 3: Je bereidt je terugbetaling dossier administratief voor:
    • Je vult het Excel formulier in dat per e-mail werd meegeleverd. Je slaat deze Excel-file op onder volgende naam: Naam_Voornaam_Studentennummer.xlsx. Je maakt van deze Excel-file een PDF-file.
    • Indien je extra lopende kosten hebt, maak je een PDF-file aan met daarin alle bewijsstukken van deze extra lopende kosten en bewijs dat je beurs niet kost dekkend is: bijv. kopie huurcontract, betalingsbewijs doorlopende huur voor volledige periode, betalingsbewijs andere doorlopende kosten. Deze PDF-file sla je op onder volgende naam: Naam_Voornaam_Studentennummer_Extra_Lopende_Kosten
    • Indien je extra reiskosten hebt gemaakt, maak je een PDF-file aan met daarin alle bewijsstukken van deze extra reiskosten in functie van je terugreis: bijv. factuur omboeking vlucht, schrapping transport, factuur nieuwe vlucht, betaling extra trein, wijziging vervoersmiddel, andere plaats van vertrek, … . Deze PDF-file sla je op onder volgende naam: Naam_Voornaam_Studentennummer_Extra_Reiskosten.
    • Indien je extra verblijfskosten hebt gemaakt, maak je een PDF-file aan met daarin alle bewijsstukken van deze extra verblijfskosten: bijv. Factuur extra overnachting. Deze PDF-file sla je op onder volgende naam: Naam_Voornaam_Studentennummer_Extra_Verblijfskosten.
    • Je voegt de PDF-file van het Excel formulier toe aan de Extra Lopende Kosten PDF-file, of als je geen extra lopende kosten hebt, voeg je hem toe aan de Extra Reiskosten PDF-file.
  4. Stap 4: Je vult je gegevens aan in de Refundapp op de volgende manier:
    • Per kost gebruik je een nieuwe beschrijving: Extra Lopende Kosten, Extra Reiskosten of Extra Verblijfskosten.
    • Per kost vul je het bedrag in.
    • Per kost vul je de datum van indiening in.
    • Per kost dien je de PDF-file met bewijsstukken in. Vergeet niet bij de eerste kost eveneens het Excel-formulier aan je PDF toe te voegen.
    • Deadline voor deze stap is 31/08/2020.

Voorbeelden
Je ging op traineeship naar Parijs van 15/1/20202 tot 25/3/2020. Je stage ging door en je kon de geplande termijn volmaken in Frankrijk. Je keerde zonder problemen terug naar België zoals voorzien en maakte geen onverwachte onkosten.
Je hebt recht op een Erasmusbeurs voor de volledige duur van je verblijf.

Je plande op studie mobiliteit te gaan naar Berlijn van 15/10/2019 tot 20/3/2020. Je was van plan op 22/03/2020 terug te keren maar je vlucht werd geannuleerd. Je geraakte pas op 04/04/2020 terug.
Je hebt recht op een Erasmusbeurs voor de volledige duur van je verblijf. Je kan de extra reiskosten (annulering vlucht of omboeking) terugkrijgen. Je kan een extra beurs ontvangen die de lopende kosten van je verlengd verblijf dekken. In bovenstaand voorbeeld heb je recht op 14 extra dagen beurs.

Je plande op study mobiliteit te gaan naar Madrid van 1/2/2020 tot 10/6/2020. Vanaf 10/3 ging je gastinstelling over op online lessen. Je blijft ter plaatse. Je weet nog niet of je op 10/6 een terugvlucht zal hebben.
Je hebt recht op een Erasmusbeurs voor de volledige duur van je verblijf. Je kan extra reiskosten (annulering vlucht of omboeking) terugkrijgen en ook extra verblijfskosten. Naargelang het moment waarop je kunt terugkeren, kan je een extra beurs ontvangen voor een verlengd verblijf.

 


Modaliteiten

  • Je het recht op de beurs voor de volledige (oorspronkelijke) duur van je verblijf (reisvergoeding + maandelijkse toelage van maximum 4 maanden).
  • Je kunt een aanvullende vergoeding ontvangen voor lopende kosten om een verlengd verblijf te dekken die je, buiten de oorspronkelijk geplande periode, in het buitenland zult moeten verblijven als gevolg van de uitbraak van Covid-19 (bijv. extra overnachtingskosten, verlenging huur kamer…).
  • Je kunt extra reiskosten door annulering vlucht, omboeking … die je zult maken of maakte, terugkrijgen.
  • Je hebt recht op extra verblijfskosten n.a.v. je terugreis.

! Opgelet: Het totaal van de vergoedbare kosten (lopende kosten, extra reiskosten en extra verblijfskosten kan maximaal € 750 euro bedragen.

Bewijsstukken voor uitbetaling beurs

  • Ondertekend beurscontract
  • Confirmation of Arrival ondertekend door partner of bewijs start academische activiteiten of verklaring op eer m.b.t. start van academische activiteiten in het buitenland is opgeladen in Oasis als document van type verblijfsperiode aankomst.
  • Confirmation of Departure ondertekend door partner of ander bewijs van het eind van je academische activiteiten bij de partner of verklaring op eer is opgeladen in Oasis als document van type verblijfsperiode vertrek

Procedure voor terugbetaling lopende kosten, reis- en verblijfskosten terugreis

  1. Stap 1: Je mailt een niet-UGent emailadres naar .
  2. Stap 2: Er wordt voor jou een “Refund-dossier” opgestart. Je krijgt op het opgegeven niet-UGent emailadres een bericht over de opstart van je dossier en toegang tot de Refund-app.
  3. Stap 3: Je bereidt je terugbetaling dossier administratief voor:
    • Je vult het Excel formulier in dat per e-mail werd meegeleverd. Je slaat deze Excel-file op onder volgende naam: Naam_Voornaam_Studentennummer.xlsx. Je maakt van deze Excel-file een PDF-file.
    • Indien je extra lopende kosten hebt, maak je een PDF-file aan met daarin alle bewijsstukken van deze extra lopende kosten en bewijs dat je beurs niet kost dekkend is: bijv. kopie huurcontract, betalingsbewijs doorlopende huur voor volledige periode, betalingsbewijs andere doorlopende kosten. Deze PDF-file sla je op onder volgende naam: Naam_Voornaam_Studentennummer_Extra_Lopende_Kosten
    • Indien je extra reiskosten hebt gemaakt, maak je een PDF-file aan met daarin alle bewijsstukken van deze extra reiskosten in functie van je terugreis: bijv. factuur omboeking vlucht, schrapping transport, factuur nieuwe vlucht, betaling extra trein, wijziging vervoersmiddel, andere plaats van vertrek, … . Deze PDF-file sla je op onder volgende naam: Naam_Voornaam_Studentennummer_Extra_Reiskosten.
    • Indien je extra verblijfskosten hebt gemaakt, maak je een PDF-file aan met daarin alle bewijsstukken van deze extra verblijfskosten: bijv. Factuur extra overnachting. Deze PDF-file sla je op onder volgende naam: Naam_Voornaam_Studentennummer_Extra_Verblijfskosten.
    • Je voegt de PDF-file van het Excel formulier toe aan de Extra Lopende Kosten PDF-file, of als je geen extra lopende kosten hebt, voeg je hem toe aan de Extra Reiskosten PDF-file.
  4. Stap 4: Je vult je gegevens aan in de Refundapp op de volgende manier:
    • Per kost gebruik je een nieuwe beschrijving: Extra Lopende Kosten, Extra Reiskosten of Extra Verblijfskosten.
    • Per kost vul je het bedrag in.
    • Per kost vul je de datum van indiening in.
    • Per kost dien je de PDF-file met bewijsstukken in. Vergeet niet bij de eerste kost eveneens het Excel-formulier aan je PDF toe te voegen.
    • Deadline voor deze stap is 31/08/2020.

Voorbeelden
Je plande een stageverblijf in Oeganda van 1/2/2020 tot 15/4/2020. Je stage kon zonder problemen worden verdergezet. Je maakte bij terugkeer geen onverwachte kosten.
Je hebt recht op je initieel toegekende beurs (voor de volledige duur van je verblijf).

Je plande een studieverblijf in Zuid-Korea van 25/2/2020 tot 5/7/2020. Je studie kon ter plaatse verder gezet worden (al dan niet via online learning aan de partnerinstelling). Bij de terugkeer ondervind je hinder (omwille van Covid-19-maatregelen) en je kan pas 2 dagen later vertrekken.
Je hebt recht op je initieel toegekende beurs (voor de volledige duur van je verblijf, met een maximum van 4 maanden maandelijkse toelage). Extra onkosten voor reis- en verblijfskosten (annulering vlucht, omboeking, extra overnachting) kunnen vergoed worden volgens bovenstaande voorwaarden.


Modaliteiten

  • Je behoudt je initieel toegekende reisvergoeding;
  • Je kunt extra reiskosten door annulering vlucht, omboeking, … die je maakte terugvorderen;
  • Je kunt extra verblijfskosten n.a.v. je terugreis claimen.
  • ! Opgelet: Het totaal van de vergoedbare kosten (extra reiskosten en extra verblijfskosten) kan maximaal € 750 euro bedragen.

Procedure voor terugbetaling extra reis- en verblijfskosten

  1. Stap 1: Je mailt een niet-UGent emailadres naar .
  2. Stap 2: Er wordt voor jou een “Refund-dossier” opgestart. Je krijgt op het opgegeven niet-UGent emailadres een bericht over de opstart van je dossier en toegang tot de Refund-app.
  3. Stap 3: Je bereidt je terugbetaling dossier administratief voor:
    • Je vult het Excel formulier in dat per e-mail werd meegeleverd. Je slaat deze Excel-file op onder volgende naam: Naam_Voornaam_Studentennummer.xlsx. Je maakt van deze Excel-file een PDF-file.
    • Indien je extra reiskosten hebt gemaakt, maak je een PDF-file aan met daarin alle bewijsstukken van deze extra reiskosten in functie van je terugreis: bijv. factuur omboeking vlucht, schrapping transport, factuur nieuwe vlucht, betaling extra trein, wijziging vervoersmiddel, andere plaats van vertrek, … . Deze PDF-file sla je op onder volgende naam: Naam_Voornaam_Studentennummer_Extra_Reiskosten.
    • Indien je extra verblijfskosten hebt gemaakt, maak je een PDF-file aan met daarin alle bewijsstukken van deze extra verblijfskosten: bijv. Factuur extra overnachting. Deze PDF-file sla je op onder volgende naam: Naam_Voornaam_Studentennummer_Extra_Verblijfskosten.
    • Je voegt de PDF-file van het Excel formulier toe aan de Extra Reiskosten PDF-file, of als je geen extra reiskosten hebt, voeg je hem toe aan de Extra Verblijfskosten PDF-file.
  4. Stap 4: Je vult je gegevens aan in de Refundapp op de volgende manier:
    • Per kost gebruik je een nieuwe beschrijving: Extra Reiskosten of Extra Verblijfskosten.
    • Per kost vul je het bedrag in.
    • Per kost vul je de datum van indiening in.
    • Per kost dien je de PDF-file met bewijsstukken in. Vergeet niet bij de eerste kost eveneens het Excel-formulier aan je PDF toe te voegen.
    • Deadline voor deze stap is 31/08/2020.

Voorbeelden
Je plande een studieverblijf in Zuid-Afrika van 1/02/2020 tot 3/06/2020. Je bleef ter plaatse en kon je uitwisseling online afwerken en legde ook examens af. Je terugvlucht kan zoals gepland plaatsvinden op 10/06/2020
Je hebt het recht op de initieel toegekende reisvergoeding.

Je plande een studieverblijf in Zuid-Afrika van 1/02/2020 tot 3/06/2020. Je bleef ter plaatse en kon je uitwisseling online afwerken en legde ook examens af. Je terugvlucht was gepland op 4/06/2020 maar moest worden omgeboekt naar 11/06/2020. Je kon je ticket gratis omboeken maar verblijft langer in je accommodatie en dit kost je 250 euro.
Je hebt het recht op de initieel toegekende reisvergoeding. Daarbovenop kan je de extra verblijfskosten claimen van 250 euro voor je verlengd verblijf.

Je bent niet op uitwisseling kunnen vertrekken vanwege de Covid-19 uitbraak


Modaliteiten

  • Je hebt automatisch recht op de uitbetaling van de 1e schijf = 70% van je Erasmusbeurs voor de in OASIS aangegeven geplande mobiliteitsperiode.
  • Indien de beurs niet voldoende is om de gemaakt kosten te vergoeden, kan je een aanvullende vergoeding krijgen om eventuele lopende kosten te dekken van je geplande verblijf in het buitenland.
  • Indien de beurs en de aanvullende vergoeding lopende kosten niet voldoende zijn om de gemaakte kosten te dekken, kan je reiskosten terugkrijgen.

Procedure voor terugbetaling lopende kosten en reiskosten

  1. Stap 1: Je mailt een niet-UGent emailadres naar .
  2. Stap 2: Er wordt voor jou een “Refund-dossier” opgestart. Je krijgt op het opgegeven niet-UGent emailadres een bericht over de opstart van je dossier en toegang tot de Refund-app.
  3. Stap 3: Je bereidt je terugbetaling dossier administratief voor:
    • Je vult het Excel formulier in dat per e-mail werd meegeleverd. Je slaat deze Excel-file op onder volgende naam: Naam_Voornaam_Studentennummer.xlsx. Je maakt van deze Excel-file een PDF-file.
    • Indien je extra lopende kosten hebt, maak je een PDF-file aan met daarin alle bewijsstukken van deze extra lopende kosten en bewijs dat je beurs niet kost dekkend is: bijv. kopie huurcontract, betalingsbewijs doorlopende huur voor volledige periode, betalingsbewijs andere doorlopende kosten. Deze PDF-file sla je op onder volgende naam: Naam_Voornaam_Studentennummer_Extra_Lopende_Kosten
    • Indien je extra reiskosten hebt gemaakt, maak je een PDF-file aan met daarin alle bewijsstukken van deze extra reiskosten in functie van je terugreis: bijv. factuur omboeking vlucht, schrapping transport, factuur nieuwe vlucht, betaling extra trein, wijziging vervoersmiddel, andere plaats van vertrek, … . Deze PDF-file sla je op onder volgende naam: Naam_Voornaam_Studentennummer_Extra_Reiskosten.
    • Je voegt de PDF-file van het Excel formulier toe aan de Extra Lopende Kosten PDF-file, of als je geen extra lopende kosten hebt, voeg je hem toe aan de Extra Reiskosten PDF-file.
  4. Stap 4: Je vult je gegevens aan in de Refundapp op de volgende manier:
    • Per kost gebruik je een nieuwe beschrijving: Extra Reiskosten of Extra Verblijfskosten.
    • Per kost vul je het bedrag in.
    • Per kost vul je de datum van indiening in.
    • Per kost dien je de PDF-file met bewijsstukken in. Vergeet niet bij de eerste kost eveneens het Excel-formulier aan je PDF toe te voegen.
    • Deadline voor deze stap is 31/08/2020.

 

 

Modaliteiten

  • Kosten die gepaard gaan met de annulering van de mobiliteit en die niet gerecupereerd kunnen worden, komen in aanmerking voor vergoeding, mits het voorleggen van de nodige bewijsstukken (zowel voor de kosten zelf als voor het feit dat die niet gerecupereerd kunnen worden) als extra lopende kosten die verband houden met je accommodatie van je geplande verblijf;
  • Voor kosten m.b.t. vervoer, kan je extra reiskosten claimen.

! Opgelet: Het totaal vergoedbare kosten dat je mag indienen, kan niet meer zijn dan de initieel toegekende beurs.

Procedure voor terugbetaling lopende kosten en reiskosten

  1. Stap 1: Je mailt een niet-UGent emailadres naar .
  2. Stap 2: Er wordt voor jou een “Refund-dossier” opgestart. Je krijgt op het opgegeven niet-UGent emailadres een bericht over de opstart van je dossier en toegang tot de Refund-app.
  3. Stap 3: Je bereidt je terugbetaling dossier administratief voor:
    • Je vult het Excel formulier in dat per e-mail werd meegeleverd. Je slaat deze Excel-file op onder volgende naam: Naam_Voornaam_Studentennummer.xlsx. Je maakt van deze Excel-file een PDF-file.
    • Indien je extra lopende kosten hebt, maak je een PDF-file aan met daarin alle bewijsstukken van deze extra lopende kosten en bewijs dat je beurs niet kost dekkend is: bijv. kopie huurcontract, betalingsbewijs doorlopende huur voor volledige periode, betalingsbewijs andere doorlopende kosten. Deze PDF-file sla je op onder volgende naam: Naam_Voornaam_Studentennummer_Extra_Lopende_Kosten
    • Indien je extra reiskosten hebt gemaakt, maak je een PDF-file aan met daarin alle bewijsstukken van deze extra reiskosten in functie van je terugreis: bijv. factuur omboeking vlucht, schrapping transport, factuur nieuwe vlucht, betaling extra trein, wijziging vervoersmiddel, andere plaats van vertrek, … . Deze PDF-file sla je op onder volgende naam: Naam_Voornaam_Studentennummer_Extra_Reiskosten.
    • Je voegt de PDF-file van het Excel formulier toe aan de Extra Lopende Kosten PDF-file, of als je geen extra reiskosten hebt, voeg je hem toe aan de Extra Reiskosten PDF-file.
  4. Stap 4: Je vult je gegevens aan in de Refundapp op de volgende manier:
    • Per kost gebruik je een nieuwe beschrijving: Extra Reiskosten of Extra Verblijfskosten.
    • Per kost vul je het bedrag in.
    • Per kost vul je de datum van indiening in.
    • Per kost dien je de PDF-file met bewijsstukken in. Vergeet niet bij de eerste kost eveneens het Excel-formulier aan je PDF toe te voegen.
    • Deadline voor deze stap is 31/08/2020.

Voorbeelden
Je plande een uitwisseling naar Japan voor de periode 1/04/2020 – 1/08/2020. Gezien het uitreisverbod tot op 1/04/20202 van kracht was, kan je de prijs van je vliegticket recupereren. De huur voor je kamer voor het volledige verblijf hoef je niet te betalen maar je betaalde wel een waarborg voor je kamer.
Je kunt de waarborg van je kamer terug claimen (bedrag mag max. je initiële beurs bedragen).

Je plande een uitwisseling voor stage naar Rusland van 15/03/2020 tot en met 15/05/2020. Je mocht niet vertrekken en je kon de kosten voor je vlucht niet recupereren. Daarnaast heb je reeds betaald voor je accommodatie voor twee maand.
Je kunt je vlucht en de kosten voor je accommodatie claimen. Maximum van terugbetaalbare kosten is het bedrag van je initieel toegekende beurs.

 

 

Modaliteiten

  • Je behoudt je initieel toegekende reisvergoeding en kunt geen extra kosten claimen.